會(huì)議接待培訓(xùn)講義(PPT-36張)課件

1、節(jié)會(huì)議接待一、案例展示陸一帆主編的語言美，講到一位年輕的大學(xué)老師經(jīng)歷的一件事： 有一次，我去某市政府參加座談會(huì)，因?yàn)槿嚕t到了15分鐘，以至于在市政府門口不知何去何從。這時(shí)一位年近半百的大姐迎上前來。 “請(qǐng)問，您是某某老師嗎？” “是的?！?“我是市政府接待室的。請(qǐng)跟我來，會(huì)議室在這邊兒?！彼茏匀坏厣斐鲇沂郑中南蛏?，手指朝著會(huì)議室方向。“路上車子擠吧？您辛苦了?！币弧咐故?“噢，不好意思，我遲到了?！?“請(qǐng)不必介意，您那么忙，能來參加座談會(huì)，我們已經(jīng)很感激的了?！?到了會(huì)議室門口，她關(guān)切地問：“里面冷氣很猛，您要不要休息一下，收收汗再進(jìn)去呢？” 真是“慧于心而秀于言”，年輕老師深深感

2、嘆著。這位秘書沉穩(wěn)端莊、平實(shí)優(yōu)雅的氣質(zhì)和口才風(fēng)格顯然產(chǎn)生了一種無形的魅力，以致事后年輕老師回味她的談吐，仍有親切、甘甜的感覺。 1.誠懇熱情 2.講究禮儀 3.細(xì)致周到 4.按章辦事二、會(huì)議接待的基本原則1.誠懇熱情 俗話說：情暖三冬雪，善待天下客 “有朋自遠(yuǎn)方來，不亦樂乎” “上交不諂，下交不瀆”（孔子） 1.請(qǐng) 2.您好 3.非常感謝（謝謝） 4.勞駕 5.打擾了 6.好的 7.幸會(huì) 8.非常榮幸 9.對(duì)不起 10.XX先生或小姐 11. XX經(jīng)理或主任 12.貴公司 13.XX的父親或母親 14.久仰 15.歡迎光臨 16.請(qǐng)問 17.后會(huì)有期 18.請(qǐng)稍等（候） 19.抱歉 20.沒關(guān)

3、系 21.不客氣 22.見到您很高興 23.請(qǐng)多指教 24.有勞您了 25.請(qǐng)多關(guān)照 26.拜托 27.麻煩您 28.再見（再會(huì)） 29.您慢走 30.請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)我的問候 秘書要掌握常用的接待語言2.講究禮儀（1）儀表：面容整潔，衣著得體，面帶微笑（2）舉止：穩(wěn)重端莊，風(fēng)度自然，從容大方（3）言語：聲音適度，語氣溫和，禮貌文雅1.穿著不得體 職業(yè)秘書的衣著不應(yīng)有一點(diǎn)點(diǎn)的不得體。過短的襯衫、透明的衣服都表明你不夠職業(yè)化。在你早晨上班走出家門之前，彎下腰夠一下腳趾頭，看看你露出多少身體？秘書濃妝艷抹、發(fā)型新潮都是不 合適的。在講究“包裝”的今天，秘書著裝講究莊重、保守，應(yīng)與時(shí)尚拉開一定的距離，不能一味

4、地追趕潮流，將所有的流行頂尖元素都帶入辦公空間。 職業(yè)秘書的無形禁忌2.辦事拖拖拉拉 秘書要強(qiáng)化時(shí)間觀念，提高辦事效率，反對(duì)作風(fēng)疲沓，辦事拖拉。即使上司什么也不說，也 不代表他并不在乎你遲到。要盡量遵守時(shí)間，最好比規(guī)定上班時(shí)間提前10-15分鐘到達(dá)辦公室。3.性格大大咧咧，言語過多，大聲說話 不要在上班時(shí)間與同事過多聊天。滔滔不絕，不但表明你沒事兒可做，還會(huì)耽誤別人的工作進(jìn)度。單位的休息室、洗手間是可以放松的場所，但不要以為在這里就可以放松地隨意說笑或議論人非。在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會(huì)議中或會(huì)見客人等正式的場合中，要注意謹(jǐn)言慎行，不要給人留下魯莽唐突的印象。接打電話、與人

5、交談時(shí)不能大喊大叫，影響他人工作。4.言行舉止過于隨意 工作場合一定要懂得尊敬他人。在一起工作的時(shí)間長了，秘書與同事之間的關(guān)系會(huì)變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯(cuò)誤，就是言行上過于隨意。有的秘書對(duì)上司常常直呼其名，上司一般也不會(huì)介意。但是遇到有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶來的時(shí)候，秘書仍然對(duì)上司直呼其名，這樣做就會(huì)讓上司非常尷尬，也會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱 兄道弟，稱呼他人綽號(hào)，將上司稱呼為“老大”。 與他人勾肩搭背、拍拍打打，或在工作時(shí)間，隨意串崗，亂動(dòng)他人的電腦，亂翻他人的抽屜和文件資料，都是過于隨意的做法。5.性格過于孤僻 逃避面對(duì)面的交流，

6、會(huì)把你和其他可以信任的人隔絕開來。每天都在辦公室里走一圈，向大家問個(gè)好，比你什么事情都通過電話、微信交流、電子郵箱、網(wǎng)上表達(dá)，要溫暖得多。6.當(dāng)眾化妝 修飾避人，這是一條重要的禮儀原則。化妝、補(bǔ)妝屬于個(gè)人私事，只能在私人空間或無人在場的情況下進(jìn)行。7.貪圖小便宜 在工作中應(yīng)嚴(yán)格做到“公私分明”，不貪圖小便宜，否則會(huì)導(dǎo)致單位利益和個(gè)人形象受損。如，不要用單位的電話打私人長途，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張復(fù)印私人文本等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，吃工作餐時(shí)，不要隨意讓別人給自己付賬；女性平時(shí)不要總是讓男士請(qǐng)客。8.與異性相處時(shí)不注意分寸 要尊重異性，不能對(duì)異性“動(dòng)手動(dòng)腳”或有

7、言語上的騷擾。避免不必要的身體碰觸，不隨意侵犯對(duì)方的私人空間。單獨(dú)寒暄時(shí)，不要涉及兩性之間的話題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或?qū)Ψ诫[私；不宜送貼身物品（如香水、首飾、內(nèi)衣、皮帶、領(lǐng)帶等）給異性同事。9.在辦公室吃零食 經(jīng)常把零食帶到辦公室來，上班時(shí)間拿出來吃，不僅影響觀瞻和公共場所衛(wèi)生，而且會(huì)在他人心目中形成你工作不專心的印象。10.粗枝大葉 辦事不細(xì)心，寫作或打印文稿總是出現(xiàn)錯(cuò)別字、文理不通、數(shù)字不準(zhǔn)的現(xiàn)象。不能叫人放心。11.酗酒抽煙 酗酒傷身，還容易誤事，影響工作。在公共場所抽煙，違反國家規(guī)定，污染空氣，影響辦公室環(huán)境，讓同事唯恐避之不及。這都是一些極為不良的習(xí)慣。18喂！喂，找誰！給我找一下x

8、xx。你等著！ 他不在這兒 。 他現(xiàn)在不在。 你是誰呀？你有什么事？你說完了嗎？那樣可不行。什么？再說一遍！把你的地址、姓名告訴我。你的聲音太小了！ 12.接打電話時(shí)不得體的語言交流3.細(xì)致周到第一，制訂周密完整的接待方案，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批（重點(diǎn)：確定接待規(guī)格）（參見教材53-54頁）3.細(xì)致周到第二，迎來送往，有始有終 迎接，是給前來參加會(huì)議的重要嘉賓形成良好第一印象的關(guān)鍵一環(huán)。迎接嘉賓應(yīng)注意：對(duì)前來參加會(huì)議、訪問、洽談業(yè)務(wù)的外國、外地客人，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)有禮貌地解釋說明。3.細(xì)致周到

9、主人到車站、機(jī)場去迎接客人，應(yīng)提前到達(dá)，恭候客人的到來。決不可遲到，讓客人久等。否則即是一種失職和不守信譽(yù)的表現(xiàn)。接到客人后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您的到來”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對(duì)方。送名片的禮儀：當(dāng)你與長者、尊者交換名片 時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說 “請(qǐng)多關(guān)照”。你想得到對(duì)方名片時(shí)，可以用請(qǐng)求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？” 作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，不能看都不看就放入 口袋。 3.細(xì)致周到迎接客人，應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙聯(lián)系交通工具，那樣會(huì)讓客人久等而誤事。3.細(xì)致周到送客的地點(diǎn)

10、 會(huì)議室或辦公室的門口；電梯（樓梯）口；公司大門口；停車場或公共交通停車點(diǎn)等。若是遠(yuǎn)道 而來的貴賓 ，可送至車站、機(jī)場、輪船碼頭。 如何引導(dǎo)客人？會(huì)議接待人員帶領(lǐng)嘉賓到達(dá)會(huì)場時(shí)，應(yīng)有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)走在嘉賓的左手側(cè)前方大約1米遠(yuǎn)的地方遇到拐彎處或上樓，要有手勢(shì)指引，并說：“這邊請(qǐng)”不能自顧自走，要時(shí)時(shí)照顧到客人。 步伐不宜過快或過慢，根據(jù)客人的速度，適時(shí)調(diào)整自己的步伐如客戶不止一人且在交談，需走在客戶側(cè)前方2米左右邊走邊回頭看看客戶是否跟上，或者是否有其他需要。引導(dǎo)需注意的事項(xiàng)第三，對(duì)會(huì)議室的準(zhǔn)備工作反復(fù)核查事先準(zhǔn)備好會(huì)議需使用的物品：紙、筆、臺(tái)簽、計(jì)算器、投影儀、電腦、白板、麥克風(fēng)、

11、鮮花、投票箱、產(chǎn)品樣本等檢查各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備是否到位（比如麥克風(fēng)效果，是否將麥克風(fēng)固定）檢查會(huì)議室衛(wèi)生（“灑掃門庭，以迎嘉賓”），提前開窗通氣，或噴灑空氣清新劑如有必要，提前1小時(shí)將空調(diào)打開將鮮花噴灑水后，放于主席臺(tái)位置準(zhǔn)備好茶水及紙杯，部分領(lǐng)導(dǎo)使用玻璃杯會(huì)前30分鐘，按照辦會(huì)人員的分工，接待組人員（或迎賓員）在電梯口做好接待準(zhǔn)備，指引與會(huì)客人前往會(huì)議室組織好會(huì)議簽到，發(fā)放會(huì)議資料課堂練習(xí)：不定項(xiàng)選擇題1.迎送外賓一般采?。ˋ）的規(guī)格 A.對(duì)等接待 B.低格接待 C.高格接待 D.無所謂2.年會(huì)組織中必須首先確定的要素是（D） A.會(huì)議時(shí)間 B.餐標(biāo) C.禮品 D.酒店3.為達(dá)到會(huì)見和會(huì)談的目的，

12、應(yīng)首先（B） A.定好會(huì)見會(huì)談的時(shí)間 B.充分了解雙方的情況 C.布置好會(huì)談室 D.準(zhǔn)備會(huì)見和會(huì)談資料4.正確使用稱謂禮節(jié)必須避免（ABCD） A.無視年齡的稱呼 B.直呼其名 C.直呼職務(wù) D.無視性別的稱呼課堂練習(xí)：不定項(xiàng)選擇題5.接待工作的三項(xiàng)主要任務(wù)是安排好來賓的工作事宜、生活服務(wù)和（A） A.文化娛樂活動(dòng) B.培訓(xùn)活動(dòng) C.學(xué)習(xí) D.參觀訪問6.擬定會(huì)議的飲食工作方案要制訂明確的（ABCD） A.伙食標(biāo)準(zhǔn) B.衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn) C.用餐座次 D.菜單 7.擬訂會(huì)場的布置方案應(yīng)注意（BCD） A.豪華性 B.科學(xué)性 C.合理性 D.藝術(shù)性課堂練習(xí)：不定項(xiàng)選擇題8.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算除會(huì)議費(fèi)之外，還包

13、括（ACD） A.資料費(fèi) B.培訓(xùn)費(fèi) C.住宿費(fèi) D.交通費(fèi)9.會(huì)議的名稱可以由以下幾部分構(gòu)成（ABC） A.主辦單位的名稱 B.會(huì)議的主題 C.會(huì)議的類型 D.會(huì)議的范圍10.提高會(huì)議有效性的關(guān)鍵是（C） A.會(huì)務(wù)人員的執(zhí)行力 B.與會(huì)人員的積極配合 C.會(huì)前的籌備工作 D.會(huì)后的全面總結(jié)提前準(zhǔn)備會(huì)議簽到事宜做好會(huì)議簽到和資料發(fā)放對(duì)外會(huì)議簽到表（參考樣式）序號(hào)姓名性別年齡單位職務(wù)聯(lián)系地址電話房間號(hào)備注123奉茶一般來說，如果是召開小型會(huì)議，在與會(huì)人員就座后，應(yīng)快速上茶。茶杯影響公司形象，不要使用沒洗干凈、有缺口或裂縫的茶杯?？梢允褂靡淮涡缘募埍Ｓ瞄_水泡茶，使茶葉充分張開。茶水的溫度應(yīng)在七十

14、攝氏度左右，不能太燙或太涼。茶色均勻，濃淡適中，沏入茶杯七八分滿（“酒滿茶半”；云南大理：“酒滿敬人，茶滿欺人”之說）。注意茶水不要滴在茶幾上。召開小型會(huì)議時(shí)，敬茶應(yīng)從身份高的客人開始，如不明身份，則按一定順序依次進(jìn)行。在客人未上完茶時(shí)，不能先給本單位的人上茶。4.按章辦事不得擅自離開會(huì)議接待崗位，會(huì)議期間，辦會(huì)人員、會(huì)議服務(wù)員不得到處走動(dòng)，不能在參會(huì)人員中間穿梭重要問題向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和請(qǐng)示對(duì)職責(zé)范圍以外的事項(xiàng)不隨意表態(tài)根據(jù)不同國家、民族、地區(qū)的風(fēng)俗習(xí)慣接待與會(huì)者保守秘密，不擴(kuò)大會(huì)議資料的發(fā)放范圍謝謝大家1、聰明的人有長的耳朵和短的舌頭。 弗萊格 2、重復(fù)是學(xué)習(xí)之母。 狄慈根 3、當(dāng)你還不能對(duì)自己

15、說今天學(xué)到了什么東西時(shí)，你就不要去睡覺。 利希頓堡 4、人天天都學(xué)到一點(diǎn)東西，而往往所學(xué)到的是發(fā)現(xiàn)昨日學(xué)到的是錯(cuò)的。 B.V 5、學(xué)到很多東西的訣竅，就是一下子不要學(xué)很多。 洛 克 6、學(xué)問是異常珍貴的東西，從任何源泉吸收都不可恥。 阿卜日法拉茲 7、學(xué)習(xí)是勞動(dòng)，是充滿思想的勞動(dòng)。 烏申斯基 8、聰明出于勤奮，天才在于積累 華羅庚 9、好學(xué)而不勤問非真好學(xué)者。 10、書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟。 11、人的大腦和肢體一樣，多用則靈，不用則廢 茅以升 12、你想成為幸福的人嗎？但愿你首先學(xué)會(huì)吃得起苦 屠格涅夫 13、成功艱苦勞動(dòng)正確方法少說空話 愛因斯坦 14、不經(jīng)歷風(fēng)雨，怎能見彩虹 真心英

16、雄 15、只有登上山頂，才能看到那邊的風(fēng)光。 16只會(huì)幻想而不行動(dòng)的人，永遠(yuǎn)也體會(huì)不到收獲果實(shí)時(shí)的喜悅。 17、勤奮是你生命的密碼，能譯出你一部壯麗的史詩。 1 8成功，往往住在失敗的隔壁！1 9 生命不是要超越別人，而是要超越自己2 0命運(yùn)是那些懦弱和認(rèn)命的人發(fā)明的！1人生最大的喜悅是每個(gè)人都說你做不到，你卻完成它了！2世界上大部分的事情，都是覺得不太舒服的人做出來的3昨天是失效的支票，明天是未兌現(xiàn)的支票，今天才是現(xiàn)金4一直割舍不下一件事，永遠(yuǎn)成不了!5掃地，要連心地一起掃！6不為模糊不清的未來擔(dān)憂，只為清清楚楚的現(xiàn)在努力7當(dāng)你停止嘗試時(shí)，就是失敗的時(shí)候8心靈激情不在，就可能被打敗9凡事不要說我不會(huì)或不可能，因