常用公文寫作培訓(xùn)課件(共-43張PPT)

1、深圳市星河物業(yè)管理有限公司 常用公文寫作課程內(nèi)容一、公文概述二、公文寫作步驟及要求三、常用公文的寫作要點四、公文寫作常見錯誤 一、公文概述廣義公文:是同私人文書相對而言的，包括行政公文、規(guī) 章文書、事務(wù)文書等部門或機關(guān)常用應(yīng)用文。狹義公文:專指行政公文，是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、 社會團體等法定社會組織在行使職權(quán)和實施管 理的過程中，依據(jù)特定的程序、規(guī)劃、格式撰 制出來，表達表述自己意志以發(fā)揮行政管理效 能的文書；是企業(yè)公文，具有一定約束力的企 業(yè)文書。公文的作用規(guī)范和準繩作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用宣傳和教育作用聯(lián)系和知照作用依據(jù)和憑證作用1.從公文來源分：對外公文、收來公文、內(nèi)部公文。2.從公文作用分

2、：指揮、規(guī)范、報請、知照、記錄性公文。3.從公文行文關(guān)系分：上行文、平行文、下行文。4.從公文處理要求分：需辦件、參閱件；急件、平件；秘密 件、普通件。公文的分類5.從適用范圍分： 根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，行政公文主要分為十三類，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。公文的分類文書的語言特點： 準確、簡明、莊重、樸實、規(guī)范。公文的主體格式1.公文標題2.主送單位3.公文正文4.附件5.發(fā)文單位署名6.成文日期7.生效標識（用?。ㄉ喜粔赫摹⑾买T年壓月） 8.附注二、公文寫作的步驟與要求1.明確發(fā)文主旨2.收集有關(guān)材料，進行調(diào)查研究3

3、.擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)4.起草正文5.反復(fù)檢查，認真修改擬寫公文的基本要求1.格式要求2.內(nèi)容要求3.文字要求符合國家行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定要求符合公司相關(guān)規(guī)定要求符合黨和國家路線、方針政策符合上級機關(guān)的有關(guān)要求符合領(lǐng)導(dǎo)意圖實用、嚴謹、準確、簡練。編號規(guī)則1、下發(fā)文不采用“發(fā)”，上報文不采用字”；2、發(fā)文號由發(fā)文單位代字、年度和順序號三部分組成， 年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份標全稱，用六角 括號“”括入；3、序號不編虛位（即不編為001），不加“第”字。編號規(guī)則公司發(fā)文： 深星物XXXX年XXX號總經(jīng)辦發(fā)文： 深星物總辦XXXX年XXX號財務(wù)部發(fā)文： 深星物財務(wù)XXXX年XXX號物業(yè)部發(fā)

4、文： 深星物物業(yè)XXXX年XXX號品質(zhì)部發(fā)文： 深星物品質(zhì)XXXX年XXX號編號規(guī)則分公司發(fā)文： 深星物XXXXXX年XXX號例如：“深星物常州2011年1號”。深圳轄區(qū)管理處發(fā)文：深星物XXXXXX年XXX號例如：“深星物明居2011年1號”。字體和格式要求 編號： 宋體四號字標題： 黑體二號字章標題： 宋體四號加粗正文： 宋體四號主題詞： 宋體四號，每個主題詞之間空一個字 間距報、抄送：宋體小四號字頁碼： 宋體五號，居中行間距： 標準字間距： 標準三、常用公文的寫作要點日常工作中常用的公文文種請示報告通知通報函會議紀要三、常用公文的寫作要點一、請示二、報告 這兩種公文均屬上行文。所謂上行文

5、是指下級部門向上級領(lǐng)導(dǎo)部門（包括有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級部門在內(nèi)）的行文。 請 示 請示是下級部門向所屬上級部門請求指示、批準事項時使用的呈請性上行公文。請示的分類： 請求指示的；請求批示的；請求審核的； 請求解決的；請求批轉(zhuǎn)的。 請 示請示的寫作結(jié)構(gòu)：標題通常由發(fā)文部門、事由、文種三要素組成。 例：總經(jīng)辦關(guān)于內(nèi)部培訓(xùn)師外出參觀的請示主送部門或單位正文：請示事由或起因+請示事項+請求落款 一般有較為固定的結(jié)語如：妥否（可否，是否可行），請批示。請示的寫作技法1、 “請示”的內(nèi)容一般較多涉及的是“人、財、物、機構(gòu)、編制、出境以及工作中遇到的需要上級作出決定的重大問題或應(yīng)由上級加以審批的事項等具體問題

6、，也就是人們通常所說的硬件方面的問題。2、請示的行文對象必需是自己的上級部門。3、要把握請示的內(nèi)在邏輯不論內(nèi)容長短，要講清楚兩個問題，即“為什么要請示” “請示什么問題” 。4、“香燒一股，佛敬一尊”。前者比喻寫請示要堅持一文一事，即 一篇請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一 地進行處理。后者比喻請示的主送部門只能是一個，不能多頭 請示。請示的寫作注意事項寫請示要一文一事，切忌一文數(shù)事。請示的主送部門只能是一個，不能多頭主送。不要錯用文種，尤其要與報告區(qū)別使用。要選準請示事項，考慮到上級批準的可能性。請示理由要充分，能引人注目，有說服力。 報 告報告是下級向上級匯報工作、反映情況

7、、提出建議、答復(fù)上級詢問的上行公文。報告的種類：工作報告、情況報告、建議報告、答復(fù)報告、報送報告。報告由標題、主送部門、正文、簽署構(gòu)成。報告正文由開頭（報告目的）、中間（報告內(nèi)容）、結(jié) 尾（結(jié)束語）組成。報告的寫作結(jié)構(gòu)標題 通常由發(fā)文部門、事由、文種三要素組成。 如：*部處關(guān)于管理費收繳工作情況的報告正文 1.報告引據(jù)：報告正文的開頭部分，簡明扼要的語句報交代出全文的主要內(nèi)容或基本情況。，然后用一句過渡語“先將有關(guān)情況報告如下”。 2.報告事項：分三步，工作的基本情況；主要做法和成績； 存在的問題及今后的打算。結(jié)尾 另起一段，獨占一行。有固定的結(jié)語，如“以上報告如有不妥，請指示”、“特此報告”

8、等。報告的寫作技法1.切實把握報告寫作的通用規(guī)則 三段式： （1）情況做法問題 （2）情況（做法）問題今后意見 （3）情況原因（責(zé)任）下一步做法2.注重實效，情況真實 注重實效指用報告向上級反映情況、匯報工作、提出建議，必須及時、迅速，不能拖沓。報告承擔(dān)著向上級部門反映信息及決策反饋的作用，必須原原本本地反映實際情況。3.語言要簡潔、篇幅要短小 請示與報告的異同相同之處：同屬一個行文方向上行文不同之處： 1.行文要求不同：報告不要求上級批復(fù)，而請示則要求上級批復(fù)。 2.行文時間不同：報告是事中或事后行文，而請示只能是事前行文。 3.文種性質(zhì)不同：報告屬陳述性的上行公文，而請示屬請求性的 上行公

9、文。 4.結(jié)尾用語不同：報告的結(jié)尾一般用“特此報告”或不用，對上級沒 有明確的回復(fù)要求。請示一般用“可否，請批 示”，對上級的要求十分肯定。通 知通知是上級部門對下級部門、平行部門以及部門內(nèi)部發(fā) 布規(guī)章、布置工作、傳達指示、任免人員等經(jīng)常使 用的一種公文。 通知由標題、受文單位、正文（通知原由、通知事項、 執(zhí)行要求）、落款組成。通 知三種類型的通知1、批轉(zhuǎn)性通知2、轉(zhuǎn)發(fā)性通知3、發(fā)布性通知通 知擬寫通知的注意事項（“三忌三要”）：一忌啰嗦，二忌條理不清，三忌無謂的客套寒喧；內(nèi)容要明確具體，語言要簡潔肯定，要使用一定的專用語。通 報通報：是表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情 況的一種公文。通報

10、的特點：知照性、教育性、政策性、針對性、 典型性。通報的類別：表揚性通報、批評性通報、情況通報。通報由標題、主送部門、正文、落款組成。通 報通報的正文：引據(jù)、主體（事實與評析、決定）、結(jié)語。通報寫作的基本要求：行文要及時；事例要真實、典型；敘述要詳略得當；提出要求要可行；要突出教育性，注意掌握政策。函函是不相隸屬部門之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請求批準等的公文。私函與公函的區(qū)別：口語化與書面語化寒喧用語與禮貌用語 函函的分類：1、從函的內(nèi)容來分：商洽工作函；詢問情況或 征詢意見函；答復(fù)問題函；互通情況函；請 批函。2、從函的格式來分：公函；便函。3、從函的發(fā)文方向來分：發(fā)函

11、；復(fù)函。函函的格式：一般由標題、正文、落款和成文時間構(gòu)成。正文包括原由、事項、結(jié)語三部分。 函擬寫函的注意事項：無論主動發(fā)函或復(fù)函，均應(yīng)開宗明義，不用客套話；要有鮮明的針對性，做到一函一事；態(tài)度誠懇，語氣平和，切忌發(fā)號施令；復(fù)函要直接回答對方來函提出的問題，不宜提出執(zhí)行要求。 會 議 紀 要會議紀要是記載和傳達會議情況與議定事項的公文。會議紀要與會議記錄的區(qū)別： 會議記錄不是公文，而紀要是正式公文； 會議記錄是一種“過程記錄”，而紀要是一種“精神 傳達”。 會 議 紀 要會議紀要的作用：溝通情況；交流經(jīng)驗；統(tǒng)一認識；指導(dǎo)工作。會議紀要的特點：概括性；紀實性；系統(tǒng)性；約束力。 會 議 紀 要1、

12、單式標題： 會議名稱+文種 會議部門+會議名稱+文種 會議部門+事由+會議名稱+文種2、復(fù)式標題： 由正題和副題組成。 會 議 紀 要會議紀要的正文： 1、集中概述法。 2、分項敘述法。 3、發(fā)言提要法。 會議情況概述+會議內(nèi)容摘要 會 議 紀 要會議紀要的撰寫要求：實事求是，真實準確突出重點，簡明精煉層次分明，條理清楚 四、公文寫作常見錯誤一、文種使用不當二、格式不規(guī)范三、行文規(guī)則混亂 四、提法不當五、名稱表述混亂 六、時間表述含糊 七、用詞不當 八、不符合語法 九、數(shù)字使用不統(tǒng)一 常見錯誤解析一、語句不合語法規(guī)范例1、*（部處）優(yōu)先提高有突出貢獻的員工生活待遇的通知。 例2、*（部處）關(guān)于

13、認真做好09年表彰優(yōu)秀員工的通知。例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。其辦文意圖應(yīng)是面向公司的，但也可理解為只是面向本部處的，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文部門與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補上。例2缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補上。 常見錯誤解析二、請示、函、報告三者混淆 例3、*（部處）關(guān)于申請解決更換一臺電梯并大修一臺空調(diào)的報告。 例3的標題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。 常見錯誤解析二、請示、函、報告三者混淆例4、*（部處）關(guān)于申請E區(qū)A棟房屋鑒定的報

14、告。 例4的標題內(nèi)容是某管理處請求某部門批準“房屋鑒定”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。 常見錯誤解析二、請示、函、報告三者混淆例5、*（部處）關(guān)于2010年元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的請示報告。例5的標題顯然是下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。謝謝大家！激勵學(xué)生學(xué)習(xí)的名言格言220、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會向那些有目標和遠見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進身之階。223、銷售世界上第一號的

15、產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說的多一倍。227、別想一下造出大海，必須先由小河川開始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦關(guān)終歸楚；苦心人，天不負；臥薪嘗膽，三千越甲可吞吳。229、以誠感人者，人亦誠而應(yīng)。230、積極的人在每一次憂患中都看到一個機會，而消極的人則在每個機會都看到某種憂患。231、出門走好路，出口說好話，出手做好事。232、旁觀者的姓名永遠爬不到比賽的計分板上。233、怠惰是貧窮的制造廠。234、莫找借口失敗，只找理由成功。（不為失敗找理由，要為成功找方法）235、如果我們想要更多的玫瑰花，就必須種植更多的玫瑰樹。236、偉人之所以偉大，是因為他與別人共處逆境時，別人失去了信心，他卻下決心實現(xiàn)自己的目標。237、世上沒有絕望的處境，只有對處境絕望的人。238、回避現(xiàn)實的人，未來將更不理想。239、當你感到悲哀痛苦時，最好是去學(xué)些什么東西。學(xué)習(xí)會使你永遠立于不敗之地。240、偉人所達到并保持著的高處，并不是一飛就到的，而是他們在同伴們都睡著的時候，一步步艱辛地向上爬241、