聯(lián)想集團(tuán)會議組織和管理制度 (2)

1、會議的組織和管理2000年8月1 會議的組織和管理 目錄一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理目錄2 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 目錄會前準(zhǔn)備 策劃案的內(nèi)容 Team小組 會場勘察 起草協(xié)議 會務(wù)分工 制定會議費(fèi)預(yù)算3 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時(shí)間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動的推進(jìn)時(shí)間等策劃案的內(nèi)容4 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容案例：99年代理會及聯(lián)歡會策劃實(shí)施案5 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作要保證

2、策劃案的順利實(shí)現(xiàn)6 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組組織落實(shí)，成立TEAM組7 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱“踩點(diǎn)”是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作8 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察原則勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會議 順利進(jìn)行9 注意 事項(xiàng) 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察 會場方面賓館的軟硬件10 注意 事項(xiàng) 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察 餐飲方面租車問題價(jià)格問題11起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項(xiàng) 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 協(xié)議是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)

3、致、全面、對等、漏洞。12 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 1、 會議日期2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、 場地安排及費(fèi)用內(nèi)容涉及13 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 4、 餐飲及費(fèi)用5、 甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定7、 結(jié)算等內(nèi)容涉及14 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 會議的組織和管理 案例：2000與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議15 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工16 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工案例：99代理會人員分 工職責(zé)17 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工案例：2000年代理會邀請信內(nèi)容：1、前言2、會議日程3、注

4、意事項(xiàng)4、入住賓館地點(diǎn)及電話5、回執(zhí)18 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工 工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心 溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng) 任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) 服從分配協(xié)作意識好 原則性強(qiáng) 應(yīng)變能力強(qiáng)對會務(wù)人員的要求19 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算會議費(fèi)預(yù)算的制定必須注意的問題年初有預(yù)算；全面、精細(xì)、節(jié)約；距開會日期前兩周，做出預(yù)算送審批； 20 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算會議費(fèi)預(yù)算的制定必須注意的問題 距開會日期前一周，務(wù)必匯出 所需款項(xiàng)；提前行文，寫明規(guī)則。21 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算案例：99年代理會預(yù)算表 99年代理會費(fèi)用申 請文件22

5、會議的組織和管理 案例案例：西安活動費(fèi)用使用 審批、報(bào)銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活 動的人員通知23 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 會務(wù)組：出發(fā)時(shí) 間及工作內(nèi)容 簽到注意事項(xiàng) 會議期間的工作 會議結(jié)束的工作24 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 出發(fā)時(shí)間 會務(wù)組的工作 提前兩天出發(fā) 熟悉環(huán)境檢查工作 熟悉各自接口人 購物及準(zhǔn)備工作 開預(yù)備會 25 注意 事項(xiàng) 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙簽到臺住房分配其它26 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 簽到 案例： 簽到程序界面演示27 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 開會期間開會期間的工作 與餐廳的聯(lián)系 與會場的聯(lián)系 與服務(wù)臺的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件28 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 會議結(jié)束會議結(jié)束的工作 1 退房； 整理物品； 結(jié)帳； 回收問卷。29 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 會議結(jié)束案例：意見反饋樣式30 會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn)會后的總結(jié)和決算案例：匯款、99年總結(jié)、公 務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn)31 會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算統(tǒng)計(jì)分析參會情況會后的總結(jié)和決算案例：2000年代理會分析32 會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會議費(fèi)的報(bào)銷、決算和分?jǐn)倳蟮?/p>