財務報銷審批流程20101208

1、華勝連鎖財務報銷管理規(guī)定華勝連鎖財務報銷管理規(guī)定 目目 錄錄l付款規(guī)定l出差管理及報銷規(guī)定l員工借款管理規(guī)定l費用報銷審批程序l配件采購付款程序l禮品管理規(guī)定n請求付款程序；n請款標準；n發(fā)票及費用報銷填單要求；n付款時間；n其它注意事項；付款規(guī)定付款規(guī)定n應付款項金額在5000元以上的付款，應提前3 3天天通知財務；n應付款項金額在5000元以下的付款，應提前1 1天天通知財務；n要求：按公司授權及審核流程申請付款，并提供已批準的合同；所有采購付款應提供供應商開具的發(fā)票和有倉管員和驗貨人簽名的有效入庫單及送貨憑證； 付款規(guī)定付款規(guī)定-請求付款程序請求付款程序n員工報銷時應在“華勝專修連鎖管理

2、系統(tǒng)中”填寫“費用報銷單”；n配件采購付款填寫“配件采購付款單”；n差旅費報銷應填寫“費用報銷單”和“出差申請表”；n按公司授權審核簽字；n前臺業(yè)務支款填寫“支付證明單”；付款規(guī)定付款規(guī)定-請款標準請款標準經辦人發(fā)起申請部門負責人審核分店總經理審核/批片區(qū)總經理審核/批主管副總裁審批總裁審批總部總監(jiān)審批會計、出納付款付款規(guī)定付款規(guī)定- -發(fā)票及費用報銷填單要求發(fā)票及費用報銷填單要求舉例說明費用報銷單填寫舉例說明費用報銷單填寫有實物形態(tài)的報銷有實物形態(tài)的報銷-填制行政采購入庫單填制行政采購入庫單/入庫單入庫單n注意事項：注意事項：1、單據(jù)填寫應在系統(tǒng)中填列；摘要填寫要簡明扼要，費用的歸類要準確，

3、使審批人對付款事項清楚明了；2、經手人、證明人、部門經理審核、總經理審批人、會計審核、受款人簽字齊全后方可支取款項，一般情況經手人與受款人應為同一人。3、審批回避規(guī)定：有權審批的總經理，不能審批自己及與自己有親屬關系的人的支出及報銷。分店總經理或其親戚經辦的支出，在總經理權限內的，由費用歸屬部門主管經理（股東優(yōu)先）簽名證明后報銷。超權限的由區(qū)域運營總經理或總部總裁/副總裁審批；4、緊急情況下需要報銷而有權限審批人又無法操作系統(tǒng)時，需電話或短信或QQ聯(lián)系當事人同意后方可辦理，并在事后五天內由審批人完成審批流程（由總裁或者副總裁審批的除外）； 付款規(guī)定付款規(guī)定- -發(fā)票及費用報銷填單要求發(fā)票及費用

4、報銷填單要求5、所有付款、報銷均應提供合法的發(fā)票作為有效的報銷憑據(jù)；6、油路費、差旅費的支出應注明目的地及事由；7、餐費的支出應注明事由及人數(shù)、姓名；付款規(guī)定付款規(guī)定- -發(fā)票及費用報銷填單要求發(fā)票及費用報銷填單要求付款規(guī)定付款規(guī)定- -發(fā)票及費用報銷填單要求發(fā)票及費用報銷填單要求合法有效的憑據(jù)：合法有效的憑據(jù)：1、合法的發(fā)票應套印有縣（市）以上稅務機關發(fā)票監(jiān)制章， 或財政機關票據(jù)監(jiān)制章， 或國家允許用票單位（如郵政、電訊、鐵路、公路、航空等部門）自行確認式樣的票據(jù)。2、維修用配件，輔料、精品等貨品的采購需盡量提供正式的增值稅專用發(fā)票；3、小額零星配件、輔料等貨品的采購確實不能取得正式發(fā)票的，

5、 應提供加蓋供貨單位財務章的正式收據(jù)（金額小于500元）； 4、費用報銷、行政采購、維修用工具、所有設備、工程款項的支付等需提供正式發(fā)票（普通發(fā)票或增值稅發(fā)票均可）；5、除小額零星采購外， 收據(jù)均不能作為報銷或付款的依據(jù)。6、原始發(fā)票應妥善保管及時報銷， 以避免遺失。 原則上財務不受理丟失發(fā)票的報銷業(yè)務。 特殊情況如發(fā)生原始發(fā)票遺失，被盜等情況，應取得原簽發(fā)加蓋公章的單位證明，并說明原始憑證的號碼，簽發(fā)日期、金額和內容，由經辦單位負責人簽字批準后，方能代作原始憑證履行報銷程序。如確無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，應由當事人寫出詳細情況，出具相關證明，經本部門負責人、財務部經理和公司

6、總經理簽字批準后，代作原始發(fā)票報銷。公司報銷、付款時間為：每星期二、五全天，其他時間均不予報銷；除規(guī)定時間內允許報銷外，其他時間一般不給予報銷（特殊情況經批準除外）；每月的最后一個工作日不受第一條規(guī)定的限制，工作時間均可到財務部報銷；采用月結方式結算的供應商的貨款應在月度13日-20日付款完畢；報銷憑證填寫必須規(guī)范，如填寫不符合要求，財務部有權拒絕報銷。出現(xiàn)以下情況之一, 財務部將不予付款：在支付款項時沒有取得發(fā)票；財務部所簽出支票一律填寫支票抬頭，如不能確認收款人則不予付款；結帳時各部門的申請人未協(xié)同供應商或收款人一起辦理結帳手續(xù)；報銷規(guī)定具體詳見報銷相關制度與規(guī)定。付款規(guī)定付款規(guī)定- -付

7、款時間付款時間n固定資產必須要有使用部門提前報批的預算及保管部門簽字確認的入庫單據(jù)；n所有實物形態(tài)資產的采購均應提供有行政或者庫房管理員簽字確認的入庫單；n為了保證零星配件及輔料采購的質量能及時聯(lián)系供應商，應在發(fā)票的背后用簽字筆或鋼筆寫上供應商、聯(lián)系人及供應商電話后才給予付款；付款規(guī)定付款規(guī)定- -其它注意事項其它注意事項 擬出差的人員應提交出差計劃，明確出差目的與工作事項，審核通過后填寫出差申請單，明確出差交通工具以及時間，可預支出差的費用； 總部人員出差由部門負責人審核出差申請單，并提報至行政備案作為考勤依據(jù)方可預定車票，分店由總經理批準； 出差人員根據(jù)出差實況編制出差報告 （公司統(tǒng)一安排

8、會議不需提交），主要對其出差期間進行的工作和工作進展進行總結； 出差報告提交總經理/總監(jiān)/總裁批準后，交分店或總部行政備案 ； 出差費用報銷。出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -出差申請流程出差申請流程 原則上一會一人； 各部門人員出差，原則上要定任務、定時間、定地點、定人數(shù)，實際出差天數(shù)超過原計劃天數(shù)的費用，需經分公司總經理批準，否則，財務部不報銷； 出差天數(shù)的計算，原則為：當天12時以前出發(fā)，12時以后返回的按一天計算；當天12時以后出發(fā)，12時以前返回的，按半天計算； 各分店也不得超標準接待出差人員或違反上述規(guī)定，對超過標準的，財務有權拒絕報銷，并對相關接待人員按違紀予以處理； 總

9、部工程人員短期外派到分店時，由分店負責食宿安排，不報銷酒店住宿及餐費補貼。 報銷時須提供已獲批準的出差申請表、出差報告。出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定-一般規(guī)定一般規(guī)定餐費標準餐費標準: : n原則上出差應在各分店或總部食堂就餐，會議伙食集中提供；n如分店沒有伙食提供，則餐費報銷標準為：早餐10元/餐，中餐20元/餐，晚餐20元/餐 ；n乘火車出差的，按餐費標準補貼。 n招待餐費的支出應在差旅報銷單中列明客戶姓名、人數(shù)及相關項目；n招待餐費開支前應事先得到總經理的批準，大額（超過2000元招待費用需提報總部事前審批）；n如餐費中包含以下用餐費用時, 不應再報銷餐費:公司支付的公共用餐費用

10、；賓館、酒店房費中已含的餐費；會議提供的用餐；已經得到批準的招待餐費；食堂就餐出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -出差標準出差標準住宿標準：住宿標準：n除會議提供外，應優(yōu)先選擇“如家”、“7天”等經濟連鎖酒店 ，由公司行政部統(tǒng)一安排預訂；出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -出差標準出差標準 備注：備注：一類城市范圍：上海、廣州、深圳、北京、大連等國內消費水平最高類城市 ；二類城市范圍：除一類城市以外的所有省會城市、直轄市及寧波、蘇州、無錫、廈門、青島、東莞、 溫州等市區(qū)；三類城市范圍：除一二類城市以外的地域。 職務一類城市二類城市三類城市總部總監(jiān)及分店總經理260200160經理級

11、人員200180150一般人員外派學習當?shù)氐甑膯T工宿舍住宿標準：住宿標準：n 如出差人員個人或其他原因需調整住房標準時,應事先得到批準；n 若出差人員個人原因需調整住房所產生的高于標準房費的差額需要自已承擔付款；n 兩人(同性別)一同出差，住宿標準按各出差人員產生住宿標準的費用總和的60%予以報銷；n 連續(xù)在分公司所在城市出差3天以上的，由分公司行政安排入住公司宿舍；n 住宿費憑住宿發(fā)票、入住酒店明細賬單，在規(guī)定標準范圍內按實際住宿天數(shù)計算報銷，超標準的，超出部分自理；出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -出差標準出差標準交通交通標準：標準：出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -出差標

12、準出差標準職務火車飛機其他交通工具（不含市內交通）市內交通費總部總監(jiān)及分店總經理硬臥經濟倉按實報銷按實報銷經理級及以下硬臥按實報銷按實報銷，每天不超過20元實習生硬座按實報銷按實報銷，每天不超過20元交通交通標準：標準：n 自帶交通工具或接待單位提供交通工具的出差人員不報銷市內交通費； ；n 凡不符合乘坐飛機條件的人員，因公事緊急需乘坐飛機的，總部人員須副總裁及以上人員事前批準，分店人員須經分公司總經理事前批準，否則超出規(guī)定的費用個人自理 ；出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -出差標準出差標準出差不允許報銷的費用包括但不限于以下項目：出差不允許報銷的費用包括但不限于以下項目：n客房酒吧；

13、n酒店洗衣費用；n禮品（除非事先取得批準）；n未經允許的招待餐費；n其他未經允許的費用；出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -出差標準出差標準差旅費借款及報銷程序：差旅費借款及報銷程序：n出差計劃應事先得到規(guī)定授權的批準，總經理的出差應提報區(qū)域經理審批或無區(qū)域經理的報總部人力資源總監(jiān)；n應提前一天到財務申請借款；n出差費用借款應及時報銷或還款，出差結束后最長不超過10天結清款項；n只有結清前次費用，才有可能再次借支差旅費。注意事項：注意事項：n國內出差人員報銷差旅費時，應詳細填寫費用報銷單；n將原始發(fā)票按類別貼在紙上，在邊上注明明細項目及金額；n早餐費用可不提供發(fā)票，中餐及晚餐的報銷應提供

14、用餐發(fā)票；n按發(fā)票金額報銷，但最高限度不超過上述國內出差補助標準。出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -程序及注意事項程序及注意事項關于出差的特別規(guī)定關于出差的特別規(guī)定 總經理出差非因總部統(tǒng)一會議安排的要提前寫書面報告到人資部門申請； 出差是去工作的，是要有效果的，是需要回來交流信息的； 不允許把對員工的獎勵和出差混為一談。獎勵就獎勵；出差是去工作的； 出差者在外要維護店和連鎖體系的名聲和利益； 總裁、副總裁出差的交通、住宿及伙食費用實報實銷； 隨領導出差或總經理指定陪客戶前往外地考察參觀者 ，按特殊情況處理； 利用出差或調動工作之便，回家探親辦事的，相關費用個人自理。繞道和探親期間一律不

15、報銷出差伙食補助費、住宿費和市內交通費； 出差者如要在當?shù)芈糜危〞螅?，可報總經理批，但要自費。出差管理及報銷規(guī)定出差管理及報銷規(guī)定- -特別規(guī)定特別規(guī)定n借支款項對象須是本公司內部人員，外部單位人員原則上不允許借支任何款項 ；n特殊情況，外部單位人員借支款項，不能使用本公司借支單等財務相關單據(jù)，須與本公司另行簽訂借款合同或借款協(xié)議，審批權屬總部總裁辦 ；員工借款管理規(guī)定員工借款管理規(guī)定- -借款對象借款對象n員工借款指公司預付因工作需要，用于差旅費及零星采購等用途的費用；n借支款項不允許代他人或者以他人名義辦理借款； n借款必須按指定用途使用，不允許用于私人支出；n借款時應填寫“借款單”，注

16、明用途，預計金額，以及還款時間，由相應的有權限審批人簽字批準，方可領用；n借款人工作地點發(fā)生變動，原則上須在變動前及時結清款項或辦理轉戶手續(xù)，否則后果由原借款人承擔 。n前款不清，后款不借，杜絕一事多借、一借多用、長期掛賬，及個人占用公司資金的現(xiàn)象發(fā)生 ；n特殊情況，員工不能及時核銷前款而需要兩次及以上借款的， 必須由總經理/公司副總裁批準 ；員工借款管理規(guī)定員工借款管理規(guī)定- -借款規(guī)定借款規(guī)定差旅費借款：差旅費借款：n根據(jù)已經批準的出差申請預計出差費用。2000元以下的借款， 總經理批準；n超過2000元-8000元的借款由區(qū)域總經理審批，超過8000元以上的由總部總監(jiān)或分管副總裁、總裁審

17、批；零星采購借款：零星采購借款： n零星采購主要由行政部、精品采購人員、配件采購人員負責采購；n其他部門原則上沒有零星采購的職責， 特殊情況由副總裁批準后方可借款；財務部備用金：財務部備用金：n收銀員可以申請備用金200元， 以備找零；日常經營費用借款日常經營費用借款：n預算內、或無預算1萬元內， 由總經理批準；n預算外且1萬元以上（含1萬元）、2萬元以內的借款由區(qū)域總經理批準；n預算外且2萬元及以上的借款由華勝總部副總裁批準；n預算外的借款事項列入公司審計重點項目；員工借款管理規(guī)定員工借款管理規(guī)定- -借款原則借款原則員工借款管理規(guī)定員工借款管理規(guī)定- -借款流程借款流程還款時間要求：還款時

18、間要求：n出差借款：借款人須在返回公司上班第一天開始計算，十天內按費用報銷流程辦理手續(xù)，憑經有權審批人簽字審批后的單據(jù)到財務部辦理還款手續(xù)；n其他非備用金借款：借款人須在費用發(fā)生之日起一周內結清款項 ；n備用金借款：按備用金相關規(guī)定執(zhí)行。n特殊情況不能及時結清借款的，須向公司提出書面申請，說明原因，注明預計歸還日期，經公司總經理或副總裁同意批準后，可延后還款；否則對逾期不結清借款的，財務部將從其工資中直接扣回，直到結清為止。 員工借款管理規(guī)定員工借款管理規(guī)定- -還款規(guī)定還款規(guī)定副總裁或總裁批準方可支付的費用：副總裁或總裁批準方可支付的費用：n總經理個人經辦費用=500元（總經理原則上不直接經

19、辦費用支出）；n工資及獎金發(fā)放；n預算外且累計金額=5萬借款及員工因私借款；n維修擔保掛賬金額超擔保人工資2倍的；n業(yè)務部折扣費、預提費、業(yè)務費、賠款等單筆金額=5000元或占維修金額比例超過30%（含30%）；n預算外廣告、媒體活動、促銷品金額2000元的；n其他特殊事項，如不良資產管理、二手車買賣、員工意外支出、分店專項預算等；n具體詳見“連鎖體系店財務授權表”。費用報銷審批程序費用報銷審批程序總經理批準方可支付的費用：總經理批準方可支付的費用：n原則上公司所有發(fā)生的費用均應有總經理批準；n生產性常規(guī)性開支 ；n分店財產保費金額1萬元的支出；n具體詳見“連鎖體系店財務授權表”。費用報銷審批

20、程序費用報銷審批程序各審批人職責各審批人職責:(:(按照按照財務審批規(guī)定財務審批規(guī)定執(zhí)行）執(zhí)行）n出納人員：對所有費用報銷單據(jù)的合法性、審批流程作最終的審核；n各部門經理：對本部門人員所報銷費用內容發(fā)生的真實性、必要性、支出合理性進行審核；n人事行政部經理：對所屬范圍內發(fā)生的費用的真實性、必要性、合理性、合規(guī)性進行審核；n財務部主管或者經理：對公司所有費用報銷的合理性、合法性以及真實有效性監(jiān)督， 對超出標準或連鎖體系有關部門規(guī)定的額度范圍外的，向連鎖體系申報。對于雖然在費用標準之內但費用支出存在重大問題或缺陷的費用， 財務經理應及時提出質疑， 并報總經理解決， 同時報連鎖體系各相關部門備案；n

21、總經理：對公司在經營過程中所有費用控制和審批；超過總經理審批權限的要報總裁或者副總裁審批；任何人不得越權審批；n總經理的個人費用支出應報副總裁或總裁審批后財務方可支付。費用報銷審批程序費用報銷審批程序授權規(guī)定：授權規(guī)定：n各審批人在符合以下條件的可以授權他人代為審批；n審批人外出前以書面形式將被授權人以及權限等報財務部和財務部備案；n總經理對重要項目的授權必須取得其總裁的批準；n審批人必須對被授權人在授權范圍內的行為負責；n有明確管理制度并能準確計量的審核項目可授權專人負責；n有明確管理制度的固定費用可授權專人負責審批。費用報銷審批程序費用報銷審批程序配件中心采購配件：配件中心采購配件：n配件

22、款項采用月結的付款方式。月底分店配件部整理配件發(fā)貨單和入庫單，匯總合計并和系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對無誤后交分店財務部；會計人員核實配件部交來的單據(jù)是否準確，并在配件采購月結付款單上的財務主管出簽字確認會審；每月的13號-20號，財務部支付上個月供應商的配件款，支付前，分店財務要和總部配件中心財務進行對賬，核實付款金額和發(fā)票開具情況，交配件部經理或者維修部經理簽字審核，分店總經理簽字審批后，財務部出納支付該筆款項。 配件采購付款程序配件采購付款程序非配件中心采購配件：非配件中心采購配件：n日常零星現(xiàn)結采購配件，倉管員辦理入庫手續(xù)，填寫配件采購月結付款單，在經辦人處簽字，配件主管證明，財務主管審核，維

23、修經理或者副總經理審核，并由總經理審批后財務出納或者收銀員支款，要求受款人簽字，支款者本人在支款人處簽字。 n非配件中心月結采購配件 月底分店配件部整理配件發(fā)貨單和入庫單，匯總合計并和系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進 行核對無誤后交分店財務部；會計人員核實配件部交來的單據(jù)是否準確，并在配件采購月結付款單上的財務主管出簽字確認會審；配件部經理或者維修部經理簽字審核，分店總經理簽字審批后，財務部出納在每月的13號-20號，支付上個月供應商的配件款。月底，財務部匯總統(tǒng)計非配件中心采購的配件的供應商明細以及采購金額的匯總表，分別提交至總部配件中心和總部財務部備案。配件采購付款程序配件采購付款程序禮品管理原則：禮品管理原則： n禮品管理應遵循購買、保管、使用部門分別管理原則， 既發(fā)放部門與管理禮品部門分開， 采購人與管理人分開原則；n禮品的采購、領用、發(fā)放應嚴格按公司費用預算進行管理；n公司組織活動需要發(fā)放禮品時， 應盡量取得供應商的支持和贊助；n原則上各公司不備有禮品庫存；n本規(guī)定所述禮品不包括精品部的汽車精品， n財務部和行政部將不定期對公司的禮品采購、