管理體系審核技巧

1、管理體系審核技巧Page 2目錄目錄CONTENTSCONTENTS前言前言01第一節(jié)第一節(jié) 時(shí)間管理時(shí)間管理02第二節(jié)第二節(jié) 尋找事實(shí)尋找事實(shí)03第三節(jié)第三節(jié) 溝通技巧溝通技巧04第四節(jié)第四節(jié) 執(zhí)行審核技巧總結(jié)執(zhí)行審核技巧總結(jié)05嘉企盾嘉企盾 J Q DPage 3嘉企盾嘉企盾 J Q D時(shí)間管理時(shí)間管理第一節(jié)第一節(jié)Page 4嘉企盾嘉企盾 J Q Dn 編制妥當(dāng)?shù)臋z查表或幫助管理時(shí)間，因?yàn)闄z查表顯示其進(jìn)度情況。（有關(guān)檢查表的預(yù)備以后再談）。然而一旦有超過審核員可立即控制的因素發(fā)生，很可能會(huì)妨礙時(shí)間控制，所以審核員要特別注意這些因素。受審核方因?yàn)楦鞣N緣故，會(huì)經(jīng)常運(yùn)用手段來降低審核員的時(shí)間效率

2、。因?yàn)閷徍藛T每天的實(shí)際審核時(shí)間不可能超過六小時(shí)，所以稍微的拖延都會(huì)有很大的影響。1.時(shí)間管理時(shí)間管理Page 5嘉企盾嘉企盾 J Q Dn事先通知： 受審核的有關(guān)范圍及人士必須得到審核日期及時(shí)間的預(yù)先通知，以便他們作好預(yù)備。這樣可確保有關(guān)人士的出席及文件已預(yù)備齊全。n對(duì)彼此關(guān)心的作友善的交談： 對(duì)于資料交流而言，審核員與受審核方之間能建立融洽關(guān)系是必要的；但應(yīng)以不影響手上的工作為重。1.時(shí)間管理時(shí)間管理Page 6嘉企盾嘉企盾 J Q Dn避免錯(cuò)誤追蹤與“過多瑣碎”n注意虛假的線索和“并不重要的細(xì)節(jié)”n浪費(fèi)時(shí)間的討論亦應(yīng)避免；審核員可于審核時(shí)將觀察所得記下，由陪審員/或受審核方見證。這樣做并不

3、是要陪審員接受觀察所得情況為不符合，陪審員只是同意事實(shí)的存在。1.時(shí)間管理時(shí)間管理Page 7嘉企盾嘉企盾 J Q D尋找事實(shí)尋找事實(shí)第二節(jié)第二節(jié)Page 8嘉企盾嘉企盾 J Q Dn這是審核的整體目的。以下是一些提示：這是審核的整體目的。以下是一些提示：受審核過程的粗略流程圖： 倘若你不熟悉受審核的范圍，流程圖對(duì)你尤其有用。對(duì)于最初的討論，要從流程圖開始。 2.尋找事實(shí)尋找事實(shí)Page 9嘉企盾嘉企盾 J Q Dn首個(gè)問題十分重要： 發(fā)問與人及工作有關(guān)的問題，因?yàn)檫@兩個(gè)是他們最熟知的題目。而且這個(gè)題目是沒有威嚇性的，使受審核方可以說話，隔膜打破后，其他事項(xiàng)就容易跟從。另一個(gè)能有效開始審核的方

4、法，就是請(qǐng)受審核方描述其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的工作過程。 有甚么起始的問題能幫助受審核方舒緩緊張，并使審核容易進(jìn)行n向前追溯/由上而下： 剛討論過和流程圖使用，可根據(jù)流程圖進(jìn)行向前追溯（從輸入到輸出）。2.尋找事實(shí)尋找事實(shí)Page 10嘉企盾嘉企盾 J Q Dn 向后追溯/由下而上： 可查看一個(gè)過程的輸出結(jié)果，界定問題，然后查看所界定問題出現(xiàn)的原因。n現(xiàn)場(chǎng)檢查：現(xiàn)場(chǎng)檢查并抽樣檢查，如檢查涉密設(shè)備時(shí)，根據(jù)設(shè)備清單，追溯涉密設(shè)備、使用人員、現(xiàn)場(chǎng)的保護(hù)措施。2.尋找事實(shí)尋找事實(shí)Page 11嘉企盾嘉企盾 J Q Dn 重點(diǎn)檢查及抽樣檢查： 針對(duì)受審核方的主要職能進(jìn)行重點(diǎn)檢查，明確抽樣的方法及容量。n審核員于審

5、核時(shí)獲取資料： 審核員借查看、觀察及聆聽取得資料。審核員亦有需要一問問題， 除此以外，審核員應(yīng)盡量少說話。2.尋找事實(shí)尋找事實(shí)Page 12嘉企盾嘉企盾 J Q D溝通技巧溝通技巧第三節(jié)第三節(jié)Page 13嘉企盾嘉企盾 J Q D當(dāng)說話時(shí)：目的是什么？于審核時(shí)，你想得到其甚么資料？可以在哪里得到信息？在準(zhǔn)備的問題中，確定需要哪種信息，可以在哪里得到?？紤]環(huán)境及聽眾哪一程序的資料應(yīng)為審核方所知？他們的經(jīng)驗(yàn)程序到哪里？整理你的問題去獲取所想得到的資料說話前先細(xì)想。花點(diǎn)時(shí)間整理思緒及預(yù)備問題。檢查你的訊息是否得到明白，這可借向被審核方發(fā)問或觀察非語言性的提示。你或許需要再次發(fā)問或舉出例子。3.溝通技

6、巧溝通技巧Page 14嘉企盾嘉企盾 J Q D執(zhí)行審核技巧總結(jié)執(zhí)行審核技巧總結(jié)第四節(jié)第四節(jié)Page 15嘉企盾嘉企盾 J Q D4.1觀查、發(fā)現(xiàn)事實(shí)觀查、發(fā)現(xiàn)事實(shí)4.執(zhí)行審核技巧總結(jié)執(zhí)行審核技巧總結(jié)問話形式 引導(dǎo)式 封閉式 開放式 澄清疑問式 假設(shè)式問話順序 知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針、目標(biāo) 工作職責(zé)（職務(wù)說明書） 如何完成工作職責(zé)（程序、制度） 完成了工作職責(zé)否（記錄） 如果一旦出了問題，如何處理（假設(shè)性問題）問話技巧 運(yùn)用5W1H1S 應(yīng)用開放式問題，避免用引導(dǎo)式、封閉式問題 1次只問題個(gè)問題 每1個(gè)問題拿到答案之后一定要拿證據(jù) 掌握追蹤路線來回追蹤 多問1個(gè)問題去肯定你的理解 若被審方不了解問題，應(yīng)

7、用不同方法敘述 若被審方感到壓力大，可適度休息片刻 勿自問自答Page 16嘉企盾嘉企盾 J Q D4.執(zhí)行審核技巧總結(jié)執(zhí)行審核技巧總結(jié) 分析所說過的話總結(jié)所說過的話記錄簡(jiǎn)單但具資訊性質(zhì)的筆記切勿評(píng)價(jià)講者留意言外之意注意: 聽的時(shí)候，要讓對(duì)方 知道你留心在聽 （利用適當(dāng)?shù)闹w語言來協(xié)助對(duì)方） 做筆記的時(shí)候，一定要對(duì)方先停 （記憶能力） Page 17嘉企盾嘉企盾 J Q D4.執(zhí)行審核技巧總結(jié)執(zhí)行審核技巧總結(jié)涉密區(qū)域（保護(hù)措施）涉密人員（進(jìn)出）涉密設(shè)備（標(biāo)識(shí)、使用）涉密信息（標(biāo)識(shí)、妥善保管）Page 18嘉企盾嘉企盾 J Q D4.執(zhí)行審核技巧總結(jié)執(zhí)行審核技巧總結(jié)完整性正確性真實(shí)性Page 19嘉企盾嘉企盾 J Q D4.執(zhí)行審核技巧總結(jié)執(zhí)行審核技巧總結(jié)4.2時(shí)間管理時(shí)間管理 事先準(zhǔn)備（查檢表控制）事先準(zhǔn)備（查檢表控制） 事先通知（審核通知單）事先通知（審核通知單） 茶水及用膳休息時(shí)間茶水及用膳休息時(shí)間 對(duì)彼此關(guān)心的話題作友善的交談對(duì)彼此關(guān)心的話題作友善的交談 避免錯(cuò)誤的追蹤與避免錯(cuò)誤的追蹤與“過多鎖碎過多鎖碎” 注意虛假的線索和注意虛假的線索和“并不