檔案管理與案卷格式規(guī)范--王燕英

1、 房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式標準房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式標準一、概述一、概述二、公司現(xiàn)有檔案資料的分類二、公司現(xiàn)有檔案資料的分類三、歸檔范圍三、歸檔范圍四、案卷整理的幾個表格重點四、案卷整理的幾個表格重點五、保管與移交重點五、保管與移交重點六、案卷的整理與組織六、案卷的整理與組織七、案卷號的編制七、案卷號的編制八、結(jié)語八、結(jié)語 二、公司現(xiàn)有檔案文件的分類 1、會計檔案、會計檔案 2、文書檔案組織類，行政類、文書檔案組織類，行政類 3、人事檔案、人事檔案 4、工程經(jīng)營管理類、工程經(jīng)營管理類 本錢計算本錢計算 土建工程和裝飾工程土建工程和裝飾工程 水電工程水電工程 招商工程招商工程 售樓工程售樓工程

2、 物業(yè)管理物業(yè)管理 1、會計檔案 會計檔案是機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他組織在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算材料。 ?方法?第五條規(guī)定：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 檔案形成責任部門：財務(wù)部 會計憑證會計憑證：是各單位經(jīng)費收支的原始記錄，是明確經(jīng)濟責任的書面證明，是會計記賬的依據(jù)。 會計賬本：會計賬本：是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿冊。 財務(wù)報告：財務(wù)報告：是總括和反映機關(guān)、企事業(yè)單位在一定時期內(nèi)經(jīng)濟活動和財務(wù)收支情況的報

3、告性文件。 2、文書檔案的定義 文書檔案的責任部門是公司行政人事部。 其大概可以分成二大類 1組織類 主要是關(guān)于公司成立公司章程，股東決議，董事會決定和公司重大決策、方針等方面的文字記錄。 2行政類 主要是行政日常工作中形成的各類文書，包括上級單位文書和本公司制定的文書，會議紀要、公司各項規(guī)章制度和后勤管理工作中形成的各種記錄。 3財務(wù)預(yù)算、方案、制度等文件材料，不屬會計檔案歸檔范圍，應(yīng)當歸文書檔案管理。 3、人事檔案的定義 是指是指 人事招聘、管理、聘用、升職、調(diào)人事招聘、管理、聘用、升職、調(diào)薪、任免等方面的重要人事信息。包括在薪、任免等方面的重要人事信息。包括在職人員人事信息和非在職人員人

4、事信息。職人員人事信息和非在職人員人事信息。 4、經(jīng)營管理類檔案 1工程工程檔案 土建、水電、裝飾工程等 相關(guān)責任部門：工程部 工程工程檔案的定義：建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價值的工程資料。 參考和指導(dǎo)文件： JGJ/T185-2021?建筑工程資料管理標準? DA/T282002 ?國家重大建設(shè)工程文件歸檔要求與檔案整理標準? ?福建省重點建設(shè)工程檔案驗收實施細那么? 3、經(jīng)營管理類檔案 2銷售類檔案 相關(guān)責任部門：銷售部 銷售類定義：銷售部在銷售公司開發(fā)的產(chǎn)品過程中形成的重要歷史紀錄。 3、經(jīng)營管理類檔案 3物業(yè)管理類檔案 相關(guān)責任部門：物業(yè)管理部 銷售類定義：物業(yè)管理部在公司產(chǎn)品完工后

5、，對業(yè)主或者客戶進行物業(yè)管理過程中形成的關(guān)于工程保修、維修、投訴管理等方面的各種紀錄。 3、經(jīng)營管理類檔案 4本錢計算：包括本錢預(yù)算和本錢結(jié)算，責任部門是工程預(yù)算部； 5招商工程 租賃等 三、歸檔范圍1 1、會計檔案的歸檔范圍、會計檔案的歸檔范圍2 2、文書檔案的歸檔范圍、文書檔案的歸檔范圍3 3、工程工程檔案的歸檔范圍、工程工程檔案的歸檔范圍4 4、人事檔案的歸檔范圍、人事檔案的歸檔范圍5 5、實物、聲像檔案的歸檔范圍、實物、聲像檔案的歸檔范圍會計檔案歸檔范圍及保管期限 1、會計檔案歸檔范圍1、歸檔范圍：但凡在會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他類的會計專業(yè)核算材料等，都必須歸

6、檔。1會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證包括工資表。2會計帳簿：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿。3財務(wù)報告：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報表。4其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)材料，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。注意：采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔。 2、文書檔案的歸檔范圍 4、人事檔案的歸檔范圍 5、實物、聲像檔案的歸檔范圍 四、案卷整理的幾個表格四、案卷整理的幾個表格 1 1、會計檔案整理的幾個表格、會計檔案

7、整理的幾個表格 參照參照 DA/T39-2021? DA/T39-2021?會計檔案案卷格式會計檔案案卷格式? ? GB/T970588 GB/T970588 文書檔案案卷格式文書檔案案卷格式 財會字財會字199819983232號號? ?會計檔案管理方法會計檔案管理方法? ? 1 1會計檔案的案卷目錄會計檔案的案卷目錄 2 2會計檔案的卷內(nèi)文件目錄會計檔案的卷內(nèi)文件目錄 3 3會計檔案的卷內(nèi)備考表會計檔案的卷內(nèi)備考表會計檔案的案卷目錄會計檔案卷內(nèi)文件目錄會計檔案卷內(nèi)備考表 2文書檔案卷案卷目錄格式文書檔案卷案卷目錄格式 2文書檔案案卷目錄格式文書檔案案卷目錄格式 2文書檔案卷內(nèi)備考表格式文書

8、檔案卷內(nèi)備考表格式 3工程工程檔案案卷目錄格式工程工程檔案案卷目錄格式 3工程工程檔案卷卷內(nèi)目錄格式工程工程檔案卷卷內(nèi)目錄格式 3工程工程檔案備考表工程工程檔案備考表3、關(guān)于卷內(nèi)備考表填寫 2備考表的填寫 備考表工程的填寫方法 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標注時間。 立卷人：由負責立卷者簽名。 檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。 立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。 檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。 五、檔案的保管與移交按照公司檔案管理五、檔案的保管與移交按照公司檔案管理制度執(zhí)行制度執(zhí)行 1、文件資料移交

9、、文件資料移交 1工程資料每季度向行政人事部檔案工程資料每季度向行政人事部檔案室移交室移交 2工程工程竣工檔案備案后工程工程竣工檔案備案后15天內(nèi)，天內(nèi)，向行政人事部檔案室移交。向行政人事部檔案室移交。 3工程承包合同原件由檔案室保管。工程承包合同原件由檔案室保管。 4圖紙設(shè)計資料包括電子文檔，圖紙設(shè)計資料包括電子文檔，工程部應(yīng)在收到資料的第一時間向檔案工程部應(yīng)在收到資料的第一時間向檔案室移交，經(jīng)檔案專員登記復(fù)印，交復(fù)印室移交，經(jīng)檔案專員登記復(fù)印，交復(fù)印件給工程部；審圖中心批準的圖紙原件，件給工程部；審圖中心批準的圖紙原件，竣工圖原件一律由檔案室保管，各部門竣工圖原件一律由檔案室保管，各部門原

10、那么使用圖紙復(fù)印件，原件借閱按照原那么使用圖紙復(fù)印件，原件借閱按照檔案管理制度執(zhí)行；檔案管理制度執(zhí)行； 5營銷部對外簽署的廣告、籌劃合同，營銷部對外簽署的廣告、籌劃合同，簽署完畢，于每月初向檔案室移交。簽署完畢，于每月初向檔案室移交。 6銷售合同在簽署完畢的第一時間移銷售合同在簽署完畢的第一時間移交檔案室，并永久保存。交檔案室，并永久保存。 1、文件資料移交文件資料移交2、文件資料保管、文件資料保管歸檔范圍外的請示、報告、方案、總歸檔范圍外的請示、報告、方案、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門按二級檔案管理指定專人保管。按二級檔案管理指定專人保管。各部門形成的文

11、件材料原那么上由本各部門形成的文件材料原那么上由本部門負責立卷和歸檔，行政人事部檔部門負責立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責任向二級檔案管理工作案管理員有責任向二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對二級檔進行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對二級檔案管理工作進行一次檢查和驗收。案管理工作進行一次檢查和驗收。1在會計年度終了后，可暫由財在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制務(wù)部保管一年，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。移交清冊，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。2保管期限保管期限5年以下含年以下含5年的年的會計檔案，可由財務(wù)部自行保管至期會計檔案，可由財務(wù)部自行保管至期滿

12、銷毀。滿銷毀。六、六、案卷的整理和組織案卷的整理和組織六、六、案卷的整理和組織案卷的整理和組織六、六、案卷的整理和組織案卷的整理和組織六、六、案卷的整理和組織案卷的整理和組織組卷：組卷： 會計人員在完成報帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同會計人員在完成報帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，每月裝訂成一冊或數(shù)冊，后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，每月裝訂成一冊或數(shù)冊，每冊厚度一般不超過每冊厚度一般不超過2 2厘米，一冊即是一個保管單位厘米，一冊即是一個保管單位( (卷卷) )。六、六、案卷的整理和組織案卷的整

13、理和組織六、六、案卷的整理和組織案卷的整理和組織六、六、案卷的整理和組織案卷的整理和組織六、六、案卷的整理和組織案卷的整理和組織七、檔案號的構(gòu)成七、檔案號的構(gòu)成七、檔案號的構(gòu)成工程代號七、檔案號的構(gòu)成工程代號+大類大類+屬類屬類+案案卷目錄號卷目錄號+案卷順序號案卷順序號八、結(jié)語重在思想，重在平時 謝謝大家！ 再見！再見！9、靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。4月-224月-22Thursday, April 21, 202210、雨中黃葉樹，燈下白頭人。15:57:0615:57:0615:574/21/2022 3:57:06 PM11、以我獨沈久，愧君相見頻。4月-2215:57:0615:57A

14、pr-2221-Apr-2212、故人江海別，幾度隔山川。15:57:0615:57:0615:57Thursday, April 21, 202213、乍見翻疑夢，相悲各問年。4月-224月-2215:57:0615:57:06April 21, 202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。21 四月 20223:57:06 下午15:57:064月-2215、比不了得就不比，得不到的就不要。四月 223:57 下午4月-2215:57April 21, 202216、行動出成果，工作出財富。2022/4/21 15:57:0615:57:0621 April 202217、做前，能夠環(huán)視四周；做

15、時，你只能或者最好沿著以腳為起點的射線向前。3:57:06 下午3:57 下午15:57:064月-229、沒有失敗，只有暫時停止成功！。4月-224月-22Thursday, April 21, 202210、很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。15:57:0615:57:0615:574/21/2022 3:57:06 PM11、成功就是日復(fù)一日那一點點小小努力的積累。4月-2215:57:0615:57Apr-2221-Apr-2212、世間成事，不求其絕對圓滿，留一份缺乏，可得無限完美。15:57:0615:57:0615:57Thursday, April 21,

16、202213、不知香積寺，數(shù)里入云峰。4月-224月-2215:57:0615:57:06April 21, 202214、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。21 四月 20223:57:06 下午15:57:064月-2215、楚塞三湘接，荊門九派通。四月 223:57 下午4月-2215:57April 21, 202216、少年十五二十時，步行奪得胡馬騎。2022/4/21 15:57:0615:57:0621 April 202217、空山新雨后，天氣晚來秋。3:57:06 下午3:57 下午15:57:064月-229、楊柳散和風(fēng)，青山澹吾慮。4月-224月-22Thu

17、rsday, April 21, 202210、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。15:57:0615:57:0615:574/21/2022 3:57:06 PM11、越是沒有本領(lǐng)的就越加自命非凡。4月-2215:57:0615:57Apr-2221-Apr-2212、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。15:57:0615:57:0615:57Thursday, April 21, 202213、知人者智，自知者明。勝人者有力，自勝者強。4月-224月-2215:57:0615:57:06April 21, 202214、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。21 四月 20223:57:06 下午15:57:064月-2215、最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。四月 223:57 下午4月-2215:57April 21, 202216、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2022/4/21 15:57:0615:5