用友T3采購模塊操作手冊

1、采購系統(tǒng)日常業(yè)務流程采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關聯(lián)：1。1 部門職責采購部門的日常工作在ERP系統(tǒng)中主要有：1. 對供應商進行詢價,做到貨比三家，進行供應商資料的維護；2. 及時根據(jù)與供應商之間的采購合同或其它采購協(xié)議錄入采購訂單,修改并完善采購訂單信息，審核，為生產(chǎn)部門安排采購和生產(chǎn)做依據(jù);3. 根據(jù)供應商到貨情況在采購系統(tǒng)中參照采購訂單生成采購入庫單；4. 采購助理在系統(tǒng)中參照采購入庫單生成虛擬采購發(fā)票,并做采購結算處理；5. 跟蹤采購訂單、采購發(fā)票的執(zhí)行情況;6. 作好各種采購統(tǒng)計，為決策層提供分析數(shù)據(jù)；1。2 日常操作流程：(1) 采購訂單: 流程：錄入訂單 訂單審核 關閉訂單（即訂單執(zhí)行完

2、畢）采購訂單是企業(yè)與供應商之間簽訂的一種協(xié)議。主要包括采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時間到貨、到貨地點、運輸方式、價格、運費等。（2） 采購入庫單： 采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進出倉庫方向劃分為:藍字采購入庫單、紅字采購入庫單。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發(fā)票產(chǎn)生。此處建議采購入庫單參照采購訂單生成，這樣能在訂單與入庫單之間建立關聯(lián)。單擊選單選擇參照采購訂單 1) 表頭項目中，入庫單號由系統(tǒng)自動生成或手工編號，入庫日期為實際入庫日期,倉庫選擇實際入庫倉庫，收發(fā)類別選擇“采購入庫”；2) 表體項目中,錄入具體的“存貨編碼"，其中

3、填明“單價”、“金額”欄. 注：表頭的入庫類別注意填寫正確，入庫類別決定著核算模塊生成憑證時帶出的會計科目. (3）采購發(fā)票： 采購發(fā)票按發(fā)票類型分為：專用發(fā)票、普通發(fā)票、運費發(fā)票。貨款結算如果是現(xiàn)結：要整單結清,否則形成應付。采購發(fā)票在復核后會形成應付賬款。與入庫單進行自動結算對發(fā)票進行確認 （4）采購結算: 采購結算 采購結算也叫采購報賬,在手工業(yè)務中，采購業(yè)務員拿著經(jīng)主管領導審批過的采購發(fā)票和倉庫確認的入庫單到財務部門，由財務人員確認采購成本。采購結算從操作處理上分為自動結算、手工結算兩種方式；從單據(jù)處理上分為正數(shù)入庫單與負數(shù)入庫單結，正數(shù)發(fā)票與負數(shù)發(fā)票結，正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結,費用發(fā)

4、票單獨結算等方式。采購結算的結果是采購結算單,它是記載采購入庫單記錄與采購發(fā)票記錄對應關系的結算對照表. （取消結算在結算列表中“刪除”即可)自動結算：自動結算是由計算機系統(tǒng)自動將相同供貨單位的,存貨相同且數(shù)量相等采購入庫單和采購發(fā)票進行結算.手工結算：A使用“手工結算”功能可以進行正數(shù)入庫單與負數(shù)入庫單結算，正數(shù)發(fā)票與負數(shù)發(fā)票結算,正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結算，費用發(fā)票單獨結算。B手工結算時可以結算入庫單中部分貨物,未結算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結算?？梢酝瑫r對多張入庫單和多張發(fā)票進行報賬結算.C手工結算支持到下級單位采購，付款給其上級主管單位的結算，支持三角債結算，即支持甲單位的發(fā)票可以結

5、算乙單位的貨物。說 明：采購貨物與采購發(fā)票（普通發(fā)票）大多情況下不會同時收到，但不管兩者在時間上相差多長時間,只要采購貨物與采購發(fā)票（專用發(fā)票）都收到,就必須進行采購結算處理. 注：做完采購結算，即入庫成本已經(jīng)確定，對于后期給供應商付款時出現(xiàn)的付款金額與結算金額不同的情況，可單獨錄入相應的紅字或藍字采購發(fā)票，與已經(jīng)結算過的采購入庫單做費用折扣結算。紅字或藍字采購發(fā)票會沖減或增加相應供應商的應付賬款。做完費用折扣結算后,在核算模塊對相應的采購入庫單做暫估成本處理后,系統(tǒng)會自動生成一張入庫或出庫調整單，相應的增加或減少存貨的結存成本（5)采購中的各種賬表的查詢： 采購模塊中的賬表查詢主要包括各種單據(jù)列表，如采購訂單列表，采購入庫單列表，采購發(fā)票列表，采購結算單列表；以及采購明細表和采購統(tǒng)計表。通過采購統(tǒng)計表中的訂單執(zhí)行統(tǒng)計表，可以以每一張訂單為核心，追蹤此訂單的入庫數(shù)量，收到發(fā)票的數(shù)量，付款及欠款情況。(6）月末結賬 1、月末結賬是逐月將每月的單據(jù)數(shù)據(jù)封存,并將當月的采購數(shù)據(jù)記入有關賬表中,不允許跨月結賬。月末結賬后，該月的單據(jù)將不能修改、刪除。該月未輸入的單據(jù)只能視