第12講B秘書辦文工作41

1、秘書“辦文”工作 教學(xué)教學(xué)目的 本章主要學(xué)習(xí)秘書撰擬文稿的范圍、過(guò)程及要求；掌握文書處理程序和文書整理歸檔的基本知識(shí)；能夠運(yùn)用所學(xué)的“辦文”知識(shí)完成日常工作。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)文稿撰擬的過(guò)程2、教學(xué)難點(diǎn)u收文與發(fā)文處理程序的規(guī)范化操作；u案例分析；u技能訓(xùn)練。一一. .文書的撰擬文書的撰擬 1 .1 .文書的概念文書的概念 文書是國(guó)家機(jī)關(guān)，企、事業(yè)單位在管理文書是國(guó)家機(jī)關(guān)，企、事業(yè)單位在管理活動(dòng)過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式活動(dòng)過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書的統(tǒng)稱，是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方的文書的統(tǒng)稱，是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實(shí)施

2、行政措施、針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實(shí)施行政措施、指導(dǎo)，商洽工作，匯報(bào)情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重指導(dǎo)，商洽工作，匯報(bào)情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。要工具。 2.2.文書的種類文書的種類 通用文書、專用文書、常用事務(wù)文書。通用文書、專用文書、常用事務(wù)文書。 一. 文書的撰擬 3 3、 基本要求基本要求 主題正確、鮮明；語(yǔ)言準(zhǔn)確、精煉；主題正確、鮮明；語(yǔ)言準(zhǔn)確、精煉； 體式規(guī)范。體式規(guī)范。 4 4、行文關(guān)系、行文關(guān)系 上行文上行文: : 報(bào)告、請(qǐng)示、函。報(bào)告、請(qǐng)示、函。下行文：命令、決定決議、通知、通報(bào)、批下行文：命令、決定決議、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要。復(fù)、會(huì)議紀(jì)要。平行文：議案、通知、函、會(huì)議紀(jì)要平行文

3、：議案、通知、函、會(huì)議紀(jì)要。 5.文稿撰擬的范圍文稿撰擬的范圍法定公文的撰擬法定公文的撰擬常用文書的撰擬常用文書的撰擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿的撰擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿的撰擬公關(guān)文書的撰擬公關(guān)文書的撰擬二二. . 文書處理文書處理 1、 文書處理的涵義 文書處理是指機(jī)關(guān)單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進(jìn)行的系列工作。 2、文書處理的原則 及時(shí)；準(zhǔn)確；安全；統(tǒng)一 規(guī)范。 二二 文書處理文書處理3.3.行文關(guān)系行文關(guān)系文書的行文關(guān)系是指文書的發(fā)文機(jī)關(guān)及受文機(jī)關(guān)之文書的行文關(guān)系是指文書的發(fā)文機(jī)關(guān)及受文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。各級(jí)行政機(jī)關(guān)、單位必須按各自的權(quán)間的關(guān)系。各級(jí)行政機(jī)關(guān)、單位必須按各自的權(quán)限、智能及隸屬關(guān)系行

4、文。除特殊情況，不能越限、智能及隸屬關(guān)系行文。除特殊情況，不能越級(jí)行文。級(jí)行文。4 4、在具體辦理行文的工作時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：、在具體辦理行文的工作時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：（1 1）各級(jí)機(jī)關(guān)、單位應(yīng)根據(jù)其隸屬關(guān)系及職權(quán)范）各級(jí)機(jī)關(guān)、單位應(yīng)根據(jù)其隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍行文。圍行文。 （2 2）一般情況下不得越級(jí)行文。）一般情況下不得越級(jí)行文。二二 文書處理文書處理（3 3）向下級(jí)機(jī)關(guān)或系統(tǒng)內(nèi)的行文需抄報(bào)上）向下級(jí)機(jī)關(guān)或系統(tǒng)內(nèi)的行文需抄報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)并抄送同級(jí)相應(yīng)平級(jí)機(jī)關(guān)。要正確級(jí)機(jī)關(guān)并抄送同級(jí)相應(yīng)平級(jí)機(jī)關(guān)。要正確確定抄送機(jī)關(guān)。確定抄送機(jī)關(guān)。 （4 4）需各級(jí)機(jī)關(guān)、單位協(xié)調(diào)一致的事項(xiàng)，）需各級(jí)機(jī)關(guān)、單位協(xié)調(diào)

5、一致的事項(xiàng)，未經(jīng)協(xié)調(diào)一致不能單獨(dú)發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文須未經(jīng)協(xié)調(diào)一致不能單獨(dú)發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文須經(jīng)會(huì)簽。經(jīng)會(huì)簽。 （5 5）必須正確使用文書種類，確保行文質(zhì)）必須正確使用文書種類，確保行文質(zhì)量。量。 （6 6）經(jīng)公開(kāi)發(fā)布的黨和國(guó)家公文，如公告、）經(jīng)公開(kāi)發(fā)布的黨和國(guó)家公文，如公告、通告等應(yīng)視為正式公文，遵照?qǐng)?zhí)行，可不通告等應(yīng)視為正式公文，遵照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。再行文。 案例分析案例分析1 場(chǎng)景：場(chǎng)景：XXXX廠辦公室廠辦公室 情景：情景：XXXXXX管理局通信員李給管理局通信員李給XXXXXXXXXX廠廠遞送一份遞送一份XXXX省財(cái)政廳、省財(cái)政廳、 XXXX省審計(jì)省審計(jì)局關(guān)于開(kāi)展局關(guān)于開(kāi)展XXXXXX財(cái)務(wù)專

6、項(xiàng)資金檢查的通財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檢查的通知知(X(X財(cái)字財(cái)字(2003)34(2003)34號(hào)號(hào)) )。廠辦公室文書小王收到文件后，怎樣廠辦公室文書小王收到文件后，怎樣迅速處理該文件迅速處理該文件? ? XXXX大學(xué)人事處秘書林強(qiáng)，參加省教育廳召大學(xué)人事處秘書林強(qiáng)，參加省教育廳召開(kāi)的開(kāi)的20002000年度職稱評(píng)審工作會(huì)議，帶回五份文年度職稱評(píng)審工作會(huì)議，帶回五份文件，辦完工作后，將上述文件鎖進(jìn)文件柜中。件，辦完工作后，將上述文件鎖進(jìn)文件柜中。第二年進(jìn)行第二年進(jìn)行20002000年度文件立卷歸檔時(shí)，年度文件立卷歸檔時(shí)， 林強(qiáng)告林強(qiáng)告訴檔案室訴檔案室20002000年沒(méi)有收到上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件，年沒(méi)有

7、收到上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件，只將本部門的發(fā)文整理后，立卷歸只將本部門的發(fā)文整理后，立卷歸 檔。檔。20012001年，學(xué)校又要進(jìn)行職稱評(píng)審工作，評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)仍年，學(xué)校又要進(jìn)行職稱評(píng)審工作，評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)仍沿用沿用20002000的文件。秘書林強(qiáng)已于前一個(gè)月調(diào)到的文件。秘書林強(qiáng)已于前一個(gè)月調(diào)到X X省林業(yè)廳工作。新來(lái)的秘書小陳找不到原來(lái)的省林業(yè)廳工作。新來(lái)的秘書小陳找不到原來(lái)的文件。文件。請(qǐng)指出錯(cuò)誤所在。請(qǐng)指出錯(cuò)誤所在。 案例分析案例分析2 2 相關(guān)知識(shí)相關(guān)知識(shí): : 收文辦理程序收文辦理程序 簽收簽收拆封拆封 登記登記 分辦分辦傳閱傳閱 擬擬辦辦 批辦批辦 承辦承辦 催辦催辦 注辦注辦歸檔歸檔注意：傳閱、擬

8、辦、催辦為非必選項(xiàng)。注意：傳閱、擬辦、催辦為非必選項(xiàng)。文件處理單文件處理單來(lái)文標(biāo)題來(lái)文標(biāo)題 擬辦意見(jiàn)擬辦意見(jiàn) 領(lǐng)導(dǎo)批示領(lǐng)導(dǎo)批示 辦理結(jié)果辦理結(jié)果 備備 注注 文件處理單文件處理單共收份共收份收文號(hào)：辦、閱人簽名：收文號(hào)：辦、閱人簽名：已分發(fā)給已分發(fā)給：收文時(shí)間：收文時(shí)間：擬辦意見(jiàn)擬辦意見(jiàn)：批辦意見(jiàn)批辦意見(jiàn)：辦理結(jié)果辦理結(jié)果： 案例分析案例分析4 溫州市旅游局接到浙江省旅游局轉(zhuǎn)發(fā)的溫州市旅游局接到浙江省旅游局轉(zhuǎn)發(fā)的中華人民共和國(guó)國(guó)家旅游局令中華人民共和國(guó)國(guó)家旅游局令( (第第1818號(hào)號(hào)) )文件中發(fā)布的文件中發(fā)布的出境旅游領(lǐng)隊(duì)人員管理辦出境旅游領(lǐng)隊(duì)人員管理辦法法。小張核查、登記完文件后，交給吳

9、。小張核查、登記完文件后，交給吳主任。吳主任看完文件，批注了擬辦意見(jiàn)，主任。吳主任看完文件，批注了擬辦意見(jiàn)，交給李局長(zhǎng)。李局長(zhǎng)當(dāng)即批示，責(zé)成吳秘交給李局長(zhǎng)。李局長(zhǎng)當(dāng)即批示，責(zé)成吳秘書起草一份學(xué)習(xí)該書起草一份學(xué)習(xí)該辦法辦法的文件，下發(fā)的文件，下發(fā)給市屬各旅游公司，組織員工學(xué)習(xí)。給市屬各旅游公司，組織員工學(xué)習(xí)。吳秘書接受該項(xiàng)任務(wù)后，該怎樣進(jìn)行發(fā)文吳秘書接受該項(xiàng)任務(wù)后，該怎樣進(jìn)行發(fā)文程序各環(huán)節(jié)的操作程序各環(huán)節(jié)的操作? ? XXXX省文物局為配合國(guó)家文物局的文物普查省文物局為配合國(guó)家文物局的文物普查工作，需向全省各地市發(fā)一份工作，需向全省各地市發(fā)一份XXXX省文物局省文物局關(guān)于認(rèn)真做好文物普查工作的通

10、知關(guān)于認(rèn)真做好文物普查工作的通知。局領(lǐng)。局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初導(dǎo)責(zé)成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目。但領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)，稿后，本想找領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目。但領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)，需五天后才能回來(lái)。小陳覺(jué)得這份文件內(nèi)容需五天后才能回來(lái)。小陳覺(jué)得這份文件內(nèi)容簡(jiǎn)單，不會(huì)出什么差錯(cuò)。就自作主張，將草簡(jiǎn)單，不會(huì)出什么差錯(cuò)。就自作主張，將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯(cuò)，稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯(cuò)，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒(méi)室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒(méi)有填寫發(fā)文稿紙，也沒(méi)

11、經(jīng)局長(zhǎng)簽發(fā)，遂沒(méi)給有填寫發(fā)文稿紙，也沒(méi)經(jīng)局長(zhǎng)簽發(fā)，遂沒(méi)給該文件蓋印、注冊(cè)和登記，等局長(zhǎng)回來(lái)后再該文件蓋印、注冊(cè)和登記，等局長(zhǎng)回來(lái)后再作處理。作處理。請(qǐng)指出錯(cuò)誤所在。請(qǐng)指出錯(cuò)誤所在。案例分析案例分析5相關(guān)知識(shí)相關(guān)知識(shí) 發(fā)文處理程序：擬稿擬稿審核審核簽發(fā)簽發(fā)編號(hào)編號(hào)繕印繕印校對(duì)校對(duì)蓋章蓋章登記登記封發(fā)封發(fā)立卷、立卷、歸檔歸檔 發(fā)文登記簿發(fā)發(fā)文文日日期期發(fā)發(fā)文文號(hào)號(hào)密密級(jí)級(jí)文文件件標(biāo)標(biāo)題題收收文文單單位位共印共印份數(shù)份數(shù)發(fā)發(fā)出出份份數(shù)數(shù)擬擬稿稿單單位位簽簽發(fā)發(fā)人人備備注注 技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練 1 1某機(jī)關(guān)為局級(jí)單位，下設(shè)各個(gè)處。該局局某機(jī)關(guān)為局級(jí)單位，下設(shè)各個(gè)處。該局局長(zhǎng)為了防止辦文不出差錯(cuò)，凡事都事

12、必躬親，長(zhǎng)為了防止辦文不出差錯(cuò)，凡事都事必躬親，所有文件都自己簽發(fā)。所有文件都自己簽發(fā)。 2 2A A、B B、C C機(jī)關(guān)準(zhǔn)備聯(lián)合發(fā)文，但就處理某機(jī)關(guān)準(zhǔn)備聯(lián)合發(fā)文，但就處理某一問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)議，一問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)議，A A機(jī)關(guān)是主辦機(jī)關(guān)，為提高機(jī)關(guān)是主辦機(jī)關(guān)，為提高辦事效率，以免耽誤公事，經(jīng)辦事效率，以免耽誤公事，經(jīng)A A機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人同機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人同意，以意，以A A、B B、C C三機(jī)關(guān)名義制發(fā)出了文件。三機(jī)關(guān)名義制發(fā)出了文件。 3 3某機(jī)關(guān)局辦公室主任王某，新局長(zhǎng)到任后，某機(jī)關(guān)局辦公室主任王某，新局長(zhǎng)到任后，每次將來(lái)文都徑自交給局長(zhǎng)，局長(zhǎng)最后嚴(yán)厲地每次將來(lái)文都徑自交給局長(zhǎng)，局長(zhǎng)最后嚴(yán)厲地批評(píng)了他。批評(píng)了

13、他。 技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練4 4某機(jī)關(guān)辦公室文書小李，每次都將來(lái)文按照文某機(jī)關(guān)辦公室文書小李，每次都將來(lái)文按照文書業(yè)務(wù)性質(zhì)分送給各個(gè)部門，為了不出差錯(cuò)，她特書業(yè)務(wù)性質(zhì)分送給各個(gè)部門，為了不出差錯(cuò)，她特別注意文書應(yīng)送的業(yè)務(wù)部門，文書一律在辦公室壓別注意文書應(yīng)送的業(yè)務(wù)部門，文書一律在辦公室壓六天。六天。 5 5某單位辦公室擬辦秘書崔某單位辦公室擬辦秘書崔x xx x，經(jīng)常在擬辦單上，經(jīng)常在擬辦單上寫道：寫道：“請(qǐng)某同志處理。請(qǐng)某同志處理。” 6 6某領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在文件上批示：某領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在文件上批示：“知道了知道了”，或畫，或畫圈。圈。 7 7某單位領(lǐng)導(dǎo)，為了辦公方便，要求機(jī)關(guān)印章歸某單位領(lǐng)導(dǎo)，為了辦公方便

14、，要求機(jī)關(guān)印章歸他自己保管。他自己保管。 三三 文件整理與歸檔文件整理與歸檔 辦結(jié)文件的處置是指對(duì)辦理完畢的文件按機(jī)關(guān)工作的需要、文件與檔案工作的有關(guān)規(guī)定及文件本身的保存價(jià)值等因素進(jìn)行歸類、管理和處理。概念辦理完畢的文件 歸類、管理和處理歸歸卷卷清清退退銷銷毀毀暫暫存存有利于日常工作中對(duì)辦結(jié)文件有利于日常工作中對(duì)辦結(jié)文件的調(diào)閱與利用；的調(diào)閱與利用；有利于保護(hù)機(jī)密；有利于保護(hù)機(jī)密；有利于排除無(wú)用信息的干擾。有利于排除無(wú)用信息的干擾。歸檔文件歸檔文件整理方法整理方法立卷立卷以以“件件”為單位為單位整理整理通過(guò)立卷，形成案卷，通過(guò)立卷，形成案卷，以案卷作為基本保管單以案卷作為基本保管單位，是目前歸檔

15、文件的位，是目前歸檔文件的主要整理方法。主要整理方法。 適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化環(huán)境下適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要，文件歸檔整理工作的需要，國(guó)家檔案局推薦采用的新的國(guó)家檔案局推薦采用的新的整理方法。整理方法。 概念 文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢的、具有查考價(jià)值的文件，按其形成規(guī)律、特點(diǎn)、價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作。通過(guò)對(duì)歸檔文件的分類和組通過(guò)對(duì)歸檔文件的分類和組合，將單份文件組合成符合合，將單份文件組合成符合檔案質(zhì)量要求的檔案質(zhì)量要求的 案卷案卷是組是組卷（立卷）的實(shí)質(zhì)卷（立卷）的實(shí)質(zhì)。一、定一、定 義義 平時(shí)歸卷是指文件辦結(jié)后文件管理人員按一定的原則與方法

16、將具有查考保存價(jià)值的文件歸入有關(guān)卷夾妥善保管的工作。意味著意味著文件由辦理文件由辦理階段進(jìn)入管理階段。階段進(jìn)入管理階段。實(shí)質(zhì)是實(shí)質(zhì)是對(duì)文件初步的分類對(duì)文件初步的分類與整理，歸檔前有符合科與整理，歸檔前有符合科學(xué)分類的、相對(duì)固定的位學(xué)分類的、相對(duì)固定的位置。置。意義：意義：1 1、有利于加強(qiáng)對(duì)辦結(jié)文件的日常管理；、有利于加強(qiáng)對(duì)辦結(jié)文件的日常管理；2 2、有利于保證文件材料的齊全完整；有利于保證文件材料的齊全完整；3 3、有利于單、有利于單位日常工作中的調(diào)閱與利用；位日常工作中的調(diào)閱與利用；4 4、有利于防止文、有利于防止文件丟失與泄密；件丟失與泄密；5 5、為立卷歸檔工作奠定了基礎(chǔ)。、為立卷歸檔

17、工作奠定了基礎(chǔ)。 上海市區(qū)教育局歸卷類目 上海市區(qū)教育局歸卷類目一、辦公室11. 本局2003年度局辦公會(huì)議記錄 永久12. 本局召開(kāi)學(xué)校校長(zhǎng)會(huì)議記錄 永久 13. 二、中教科21. 本局關(guān)于調(diào)整中學(xué)布局、新設(shè)、撤并、 改名等請(qǐng)示和上級(jí)的批復(fù) 永久22. 本局關(guān)于中學(xué)招生工作的計(jì)劃總結(jié) 永久23. 三、幼小教科31. 本局關(guān)于小學(xué)視導(dǎo)工作情況報(bào)告 永久32. 本局關(guān)于小學(xué)招生工作計(jì)劃和總結(jié) 永久33. 四、總務(wù)科41. 2003年度教育經(jīng)費(fèi)預(yù)算決算表 永久42. 2003年各類學(xué)校核定年度預(yù)算表 長(zhǎng)期43. 條目類別設(shè)置：按組織機(jī)構(gòu)和按問(wèn)題設(shè)類兩種，可設(shè)置屬類。設(shè)置要求：與檔案室檔案分類保持一

18、致。條目是歸卷類目的主體。設(shè)置要求：1、不遺漏歸檔范圍內(nèi)的文件，還應(yīng)略寬于歸檔范圍；2、區(qū)別價(jià)值；3、結(jié)合職能、文件數(shù)量設(shè)置相應(yīng)的條目。注意的問(wèn)題：1、類按照本單位檔案類別排列；2、類內(nèi)條目按文件內(nèi)容重要程度分主次；3、保持歷史聯(lián)系，內(nèi)容相近的條目排列在一起；3、排列完畢，編號(hào)時(shí)一般采用分類小流水號(hào)，方便根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)增加或拆分條目。一、歸檔文件的保管一、歸檔文件的保管期限期限 歸檔文件的歸檔文件的保管期限保管期限，是指檔案保，是指檔案保管的最長(zhǎng)時(shí)（年）限。管的最長(zhǎng)時(shí)（年）限。 19871987年國(guó)家檔案局發(fā)布的年國(guó)家檔案局發(fā)布的機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定檔案保管期限的規(guī)定明確的文明確的文書

19、檔案的保管期限：書檔案的保管期限：長(zhǎng)期為長(zhǎng)期為1616年至年至5050年年 短期為短期為1515年以下年以下 問(wèn)題問(wèn)題特征特征即將即將內(nèi)容為反映同一事件、內(nèi)容為反映同一事件、問(wèn)題、人物、工作活動(dòng)、案問(wèn)題、人物、工作活動(dòng)、案件等件等文件組合成一個(gè)案卷。文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系；便保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系；便于歷史檢索。于歷史檢索。 注意：注意：1 1、使用頻率雖最高，但并不是、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；任何文件都能使用（如綜合性文件）；2 2、應(yīng)準(zhǔn)確劃分、應(yīng)準(zhǔn)確劃分“問(wèn)題問(wèn)題”。 使用最頻繁使用最頻繁的立卷特征的立卷特征 問(wèn)題要適度

20、。例：業(yè)務(wù)督導(dǎo)，可分為文書檔案、科技檔案，文書檔案又可以分機(jī)關(guān)文書檔案、企事業(yè)文書檔案、重要活動(dòng)檔案，科技檔案又分為重大工程項(xiàng)目檔案、重大科研項(xiàng)目檔案等。（一）（一）“六個(gè)特征六個(gè)特征”立卷法立卷法名稱名稱特征特征即將即將相同名稱相同名稱的的文件組合成文件組合成一個(gè)案卷。一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：由于不同名稱的文件反映了文件由于不同名稱的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等方面的不同，因此按名稱特征立卷，能方面的不同，因此按名稱特征立卷，能反映案卷重要程度和價(jià)值。反映案卷重要程度和價(jià)值。 適用：適用：會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、總

21、結(jié)、情況簡(jiǎn)報(bào)等綜合性文件；命令、指示、情況簡(jiǎn)報(bào)等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；合同、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)計(jì)表等專業(yè)性很強(qiáng)的文件。協(xié)議書、統(tǒng)計(jì)表等專業(yè)性很強(qiáng)的文件。 名稱即文種名稱即文種（一）（一）“六個(gè)特征六個(gè)特征”立卷法立卷法時(shí)間時(shí)間特征特征即將即將針對(duì)同一年度或同一針對(duì)同一年度或同一時(shí)期（相同時(shí)間段）的時(shí)期（相同時(shí)間段）的文文件組合成一個(gè)案卷。件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：保持文件在時(shí)間上的聯(lián)系；反映保持文件在時(shí)間上的聯(lián)系；反映特定時(shí)間范圍內(nèi)的工作情況與特點(diǎn)。特定時(shí)間范圍內(nèi)的工作情況與特點(diǎn)。 注意：注意：跨年度的文件形成年度與文件內(nèi)跨年度的文件

22、形成年度與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不同的文件。容所針對(duì)的年度不同的文件。 指文件針對(duì)時(shí)間指文件針對(duì)時(shí)間（一）（一）“六個(gè)特征六個(gè)特征”立卷法立卷法通訊者通訊者特征特征即將即將本單位與某一單位之間就一定本單位與某一單位之間就一定問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問(wèn)復(fù)性問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問(wèn)復(fù)性函件函件組合成一個(gè)案卷。組合成一個(gè)案卷。構(gòu)成條件：構(gòu)成條件：作者：本單位與某一單位；作者：本單位與某一單位；內(nèi)容：同一問(wèn)題；文件：?jiǎn)枏?fù)性函件。內(nèi)容：同一問(wèn)題；文件：?jiǎn)枏?fù)性函件。 注意：注意：1 1、不能將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)互、不能將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)互發(fā)的其它文件按此特征組卷；發(fā)的其它文件按此特征組卷；2 2、不能、不能

23、將本機(jī)關(guān)與上下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)按將本機(jī)關(guān)與上下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)按此方法組卷。此方法組卷。 優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：有利于了解兩個(gè)單位就解決某一有利于了解兩個(gè)單位就解決某一具體問(wèn)題的要求與態(tài)度具體問(wèn)題的要求與態(tài)度（一）（一）“六個(gè)特征六個(gè)特征”立卷法立卷法地區(qū)地區(qū)特征特征即將即將內(nèi)容反映同一內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些文件地區(qū)的某些文件組組合成一個(gè)案卷。合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：便于反映地區(qū)工作情況。便于反映地區(qū)工作情況。 適用：適用：多用于上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)下屬機(jī)關(guān)的多用于上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)資料和某些專門文件的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)資料和某些專門文件的立卷。立卷。 可以是行政區(qū)域、可以是行政區(qū)域、也可以

24、是地理區(qū)域也可以是地理區(qū)域注意：注意：不能和作者特征混淆。不能和作者特征混淆。 （一）（一）“六個(gè)特征六個(gè)特征”立卷法立卷法（二）文件組卷應(yīng)注意的問(wèn)題（二）文件組卷應(yīng)注意的問(wèn)題結(jié)合運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上特征組卷結(jié)合運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上特征組卷除通訊者特征外，結(jié)合特除通訊者特征外，結(jié)合特征越多，形成案卷的專指性越強(qiáng)。征越多，形成案卷的專指性越強(qiáng)。 針對(duì)文件具體情況，保持文件間針對(duì)文件具體情況，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，靈活選用立卷特征的有機(jī)聯(lián)系，靈活選用立卷特征1 1、保持文件之間、保持文件之間固有的不可分散性；固有的不可分散性；2 2、區(qū)分不同價(jià)值區(qū)分不同價(jià)值的文件。的文件。卷內(nèi)文卷內(nèi)文件排列件排列按重

25、要程度排列：按重要程度排列：重要排前，次要排后；重要排前，次要排后；上級(jí)單位來(lái)文排前，下級(jí)單位來(lái)文排后；上級(jí)單位來(lái)文排前，下級(jí)單位來(lái)文排后；綜合性排前，專題性排后；方針、政策綜合性排前，專題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。指對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行系列化排列，固定每份指對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便檢索。文件的位置，使其排列有序，方便檢索。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列：批復(fù)批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)

26、發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。轉(zhuǎn)發(fā)件在后。擬寫案擬寫案卷題名卷題名題名基本結(jié)構(gòu)：題名基本結(jié)構(gòu)：責(zé)任者（通訊者）責(zé)任者（通訊者）（時(shí)間）（地區(qū)）問(wèn)題名稱。（時(shí)間）（地區(qū)）問(wèn)題名稱。題名擬寫要求：題名擬寫要求：責(zé)任者必須用全稱或通責(zé)任者必須用全稱或通用簡(jiǎn)稱；問(wèn)題要概括準(zhǔn)確、文字簡(jiǎn)練；用簡(jiǎn)稱；問(wèn)題要概括準(zhǔn)確、文字簡(jiǎn)練；名稱按文種的重要程度順序標(biāo)注二三個(gè)，名稱按文種的重要程度順序標(biāo)注二三個(gè)，兼顧不同性質(zhì)的文種。兼顧不同性質(zhì)的文種。案卷題名是揭示卷內(nèi)文件主要內(nèi)容與成分的案卷題名是揭示卷內(nèi)文件主要內(nèi)容與成分的案卷名稱，是重要的文件檢索信息，也是案案卷名稱，是重要的文件檢索信息，也是案卷編目和編制各種檢索工具的主

27、要依據(jù)。卷編目和編制各種檢索工具的主要依據(jù)。專門術(shù)語(yǔ)用法：專門術(shù)語(yǔ)用法：案卷，限于某個(gè)案卷、案卷，限于某個(gè)案卷、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲?wèn)題的調(diào)查處理事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲?wèn)題的調(diào)查處理形成的所有文件材料；來(lái)往文書，限于形成的所有文件材料；來(lái)往文書，限于機(jī)關(guān)之間一般工作問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文；機(jī)關(guān)之間一般工作問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文；時(shí)間，題名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)時(shí)間，題名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間。間。卷內(nèi)文卷內(nèi)文件編號(hào)件編號(hào)裝訂的案卷編頁(yè)號(hào)：裝訂的案卷編頁(yè)號(hào)：位置在每頁(yè)有文字位置在每頁(yè)有文字文件正面的右上角、背面的左上角。文件正面的右上角、背面的左上角。 不裝訂的案卷編件號(hào)：不裝訂的案卷編件號(hào)：先在每一份

28、文件先在每一份文件首頁(yè)上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。首頁(yè)上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。指卷內(nèi)文件系列化排列后通過(guò)逐頁(yè)（件）編號(hào)，指卷內(nèi)文件系列化排列后通過(guò)逐頁(yè)（件）編號(hào)，固定排列順序，以便文件的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢索。固定排列順序，以便文件的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢索。圖表和聲像材料：圖表和聲像材料：在裝具上或材料背面在裝具上或材料背面逐件編號(hào)。逐件編號(hào)。全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)填寫文填寫文件目錄件目錄卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來(lái)源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，來(lái)源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，便于對(duì)歸檔文件的查閱和統(tǒng)計(jì)。便于對(duì)歸檔文件的查閱和統(tǒng)計(jì)。卷內(nèi)文件目錄位置：卷內(nèi)文件目錄位置：案卷首頁(yè)。案卷首頁(yè)。順序號(hào)順序號(hào)