第六章原材料采購跟單

1、第六章第六章 原材料（零部件、輔料）原材料（零部件、輔料）采購跟單采購跟單掌握原材料采購跟單的含義與要求1知曉原材料采購跟單的流程2能填制采購單；能進(jìn)行原材料采購的申請、跟蹤、質(zhì)量檢驗(yàn)、進(jìn)倉入庫等的跟單3知識與技能目標(biāo)理論框架理論框架要求要求一般一般流程流程管理管理方法方法適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格制作采購原材料申請單制作采購原材料申請單審查采購原材料申請單審查采購原材料申請單擬定并發(fā)出采購單擬定并發(fā)出采購單跟蹤采購單跟蹤采購單原材料原材料/零部件檢驗(yàn)零部件檢驗(yàn)原材料原材料/零部件

2、入庫零部件入庫采購跟催的方法采購跟催的方法采購跟催的規(guī)劃采購跟催的規(guī)劃催單跟蹤要點(diǎn)催單跟蹤要點(diǎn)采購跟單常見問題采購跟單常見問題一、原材料采購跟單的概述一、原材料采購跟單的概述（一）何為采購？（一）何為采購？v “采購采購”的的“采采”，即選擇，是從眾多對象中選擇若干的意思；，即選擇，是從眾多對象中選擇若干的意思； “購購”，即購買或取得，是通過商品交易的手段把所選對象從對，即購買或取得，是通過商品交易的手段把所選對象從對方手上轉(zhuǎn)到自己手上的一種活動(dòng)。方手上轉(zhuǎn)到自己手上的一種活動(dòng)。v 采購，即在一定的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，通過交易手段，實(shí)現(xiàn)從多采購，即在一定的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，通過交易手段，實(shí)現(xiàn)

3、從多個(gè)備選對象中選擇并取得能滿足自身需求的物品的活動(dòng)過程。個(gè)備選對象中選擇并取得能滿足自身需求的物品的活動(dòng)過程。v 采購的特征：采購的特征：1、所有采購都是從資源市場獲取資源的過程；、所有采購都是從資源市場獲取資源的過程；2、采購是一個(gè)信息流、商流、資金流和物流相結(jié)合的過程；、采購是一個(gè)信息流、商流、資金流和物流相結(jié)合的過程；3、采購是一種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。、采購是一種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。一、原材料采購跟單的概述一、原材料采購跟單的概述（二）何為原材料采購？（二）何為原材料采購？v 資源市場是指經(jīng)過買家認(rèn)可的、信得過的采購資源，由一些供應(yīng)商組成。資源市場是指經(jīng)過買家認(rèn)可的、信得過的采購資源，由一些供應(yīng)商組成。v

4、 資源可能是一個(gè)有形的物品，如一顆螺絲，一塊集成電路；資源也可能資源可能是一個(gè)有形的物品，如一顆螺絲，一塊集成電路；資源也可能是一個(gè)無形的物品，或者是參與一個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的組成部分，如一個(gè)軟件，是一個(gè)無形的物品，或者是參與一個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的組成部分，如一個(gè)軟件，一項(xiàng)服務(wù)。有形物品的采購稱之為一項(xiàng)服務(wù)。有形物品的采購稱之為“有形采購有形采購”；無形物品的采購稱之為；無形物品的采購稱之為“無形采購無形采購”。v 在有形采購中僅用于生產(chǎn)目的的采購，稱之為在有形采購中僅用于生產(chǎn)目的的采購，稱之為“原材料采購原材料采購”。v 原材料采購的起因：原材料采購的起因：生產(chǎn)企業(yè)因生產(chǎn)交貨需要，在接單備貨生產(chǎn)前，為控制和

5、計(jì)算成本生產(chǎn)企業(yè)因生產(chǎn)交貨需要，在接單備貨生產(chǎn)前，為控制和計(jì)算成本 ，需進(jìn)行原，需進(jìn)行原材料采購備料。材料采購備料。生產(chǎn)企業(yè)因產(chǎn)品（成套）配套生產(chǎn)需要，需采購相應(yīng)零部件、組件、輔料。生產(chǎn)企業(yè)因產(chǎn)品（成套）配套生產(chǎn)需要，需采購相應(yīng)零部件、組件、輔料。外貿(mào)公司等因來料加工需要，需采購原材料提供給生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)加工，有利降外貿(mào)公司等因來料加工需要，需采購原材料提供給生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)加工，有利降低出口成本。低出口成本。外貿(mào)公司等因成套出口需要，需采購物料、設(shè)備、零部件等，供生產(chǎn)企業(yè)配套，外貿(mào)公司等因成套出口需要，需采購物料、設(shè)備、零部件等，供生產(chǎn)企業(yè)配套，有利降低出口成本。有利降低出口成本。外貿(mào)公司在物料價(jià)

6、格上漲行情中，為鎖定內(nèi)外銷合同成本，確保對外合同的簽外貿(mào)公司在物料價(jià)格上漲行情中，為鎖定內(nèi)外銷合同成本，確保對外合同的簽訂及簽訂后的正常履行，需進(jìn)行原材料采購，向生產(chǎn)企業(yè)直接提供原材料。訂及簽訂后的正常履行，需進(jìn)行原材料采購，向生產(chǎn)企業(yè)直接提供原材料。思考題：思考題：作為一名跟單員，你認(rèn)為在實(shí)際工作過作為一名跟單員，你認(rèn)為在實(shí)際工作過程中，需要為企業(yè)采購哪些原材料？程中，需要為企業(yè)采購哪些原材料？企業(yè)的原材料采購主要有以下內(nèi)容：企業(yè)的原材料采購主要有以下內(nèi)容：（一）原料（一）原料（二）輔助材料（二）輔助材料（三）半成品（三）半成品（四）成品（四）成品（五）固定設(shè)備（五）固定設(shè)備（六）（六）MR

7、O物品（即：物品（即：Maintenance維護(hù)、維護(hù)、Repair維維修、修、Operation運(yùn)行運(yùn)行 (MRO)。通常是指在實(shí)際的生產(chǎn)。通常是指在實(shí)際的生產(chǎn)過程不直接構(gòu)成產(chǎn)品，只用于維護(hù)、維修、運(yùn)行設(shè)備過程不直接構(gòu)成產(chǎn)品，只用于維護(hù)、維修、運(yùn)行設(shè)備的物料和服務(wù)。的物料和服務(wù)。MRO是指非生產(chǎn)原料性質(zhì)的工業(yè)用是指非生產(chǎn)原料性質(zhì)的工業(yè)用品。）品。）（三）何為原材料采購跟單？ 原材料（面料、零部件、輔料等）采購跟單是指跟單員根據(jù)國際貿(mào)易合同所列明的品質(zhì)、數(shù)量、交貨期等條款向國內(nèi)有關(guān)原材料供應(yīng)商進(jìn)行采購，并及時(shí)向加工生產(chǎn)企業(yè)提供，保證出口商品的有序生產(chǎn)的采購跟進(jìn)工作。一、原材料采購跟單的概述一、

8、原材料采購跟單的概述供應(yīng)商方面的原因采購企業(yè)方面的原因1 1、管理能力：生產(chǎn)交貨時(shí)間計(jì)算、管理能力：生產(chǎn)交貨時(shí)間計(jì)算錯(cuò)誤；生產(chǎn)、采購進(jìn)程管理不健全；錯(cuò)誤；生產(chǎn)、采購進(jìn)程管理不健全；質(zhì)量管理不到位；對再轉(zhuǎn)包管理不質(zhì)量管理不到位；對再轉(zhuǎn)包管理不嚴(yán)；交貨期責(zé)任意識不強(qiáng)；嚴(yán)；交貨期責(zé)任意識不強(qiáng)；2 2、生產(chǎn)能力：超過產(chǎn)能接單；臨、生產(chǎn)能力：超過產(chǎn)能接單；臨時(shí)急單插入；小批量訂單需合起來時(shí)急單插入；小批量訂單需合起來生產(chǎn)；需調(diào)度的材料、零配件采購生產(chǎn)；需調(diào)度的材料、零配件采購延遲，生產(chǎn)量掌握不準(zhǔn)確；不合格延遲，生產(chǎn)量掌握不準(zhǔn)確；不合格產(chǎn)品產(chǎn)生較多；產(chǎn)品產(chǎn)生較多；3 3、技術(shù)能力：超過技術(shù)工藝標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)能

9、力：超過技術(shù)工藝標(biāo)準(zhǔn)接單；對新下單產(chǎn)品不熟悉；機(jī)器接單；對新下單產(chǎn)品不熟悉；機(jī)器設(shè)備故障率高；設(shè)備故障率高；4 4、其他方面：員工工資低造成工、其他方面：員工工資低造成工作不努力；春節(jié)期間員工流動(dòng)性大，作不努力；春節(jié)期間員工流動(dòng)性大，節(jié)后招工不足；企業(yè)經(jīng)營業(yè)績不佳，節(jié)后招工不足；企業(yè)經(jīng)營業(yè)績不佳，經(jīng)營者考慮調(diào)整經(jīng)營方向等經(jīng)營者考慮調(diào)整經(jīng)營方向等1 1、管理能力：對原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)能、管理能力：對原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)能力或技術(shù)能力調(diào)查不深入，出現(xiàn)原材料力或技術(shù)能力調(diào)查不深入，出現(xiàn)原材料供應(yīng)商選定失誤；采購方提供材料、零供應(yīng)商選定失誤；采購方提供材料、零部件給生產(chǎn)方加工的供應(yīng)延遲，造成生部件給生產(chǎn)

10、方加工的供應(yīng)延遲，造成生產(chǎn)方下道工序耽誤；采購方對供應(yīng)商生產(chǎn)方下道工序耽誤；采購方對供應(yīng)商生產(chǎn)工藝等技術(shù)指導(dǎo)、圖紙接洽、變更說產(chǎn)工藝等技術(shù)指導(dǎo)、圖紙接洽、變更說明等不到位，質(zhì)量要求不明，造成產(chǎn)品明等不到位，質(zhì)量要求不明，造成產(chǎn)品交貨不符要求；交貨不符要求；2 2、信息溝通方面：采購方與供應(yīng)商溝通、信息溝通方面：采購方與供應(yīng)商溝通存在問題，采購單或指示聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)闡述存在問題，采購單或指示聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)闡述不清，單方面指定交貨期，業(yè)務(wù)手續(xù)不不清，單方面指定交貨期，業(yè)務(wù)手續(xù)不全造成工作耽誤；全造成工作耽誤；3 3、其他方面：跟單員經(jīng)驗(yàn)不足，確保貨、其他方面：跟單員經(jīng)驗(yàn)不足，確保貨期意識不強(qiáng)，未能掌握供應(yīng)商產(chǎn)

11、能的變期意識不強(qiáng)，未能掌握供應(yīng)商產(chǎn)能的變動(dòng)，對進(jìn)度掌握與督促不夠。動(dòng)，對進(jìn)度掌握與督促不夠。一、原材料采購跟單的概述一、原材料采購跟單的概述（四）原材料采購跟單的必要性（四）原材料采購跟單的必要性適時(shí)適時(shí)適量適量適質(zhì)適質(zhì)適價(jià)適價(jià)適地適地夠用就好，不產(chǎn)生更多的庫存。夠用就好，不產(chǎn)生更多的庫存。盡可能保有三個(gè)以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，然后比價(jià)，盡可能保有三個(gè)以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，然后比價(jià)，議價(jià)，最后定合適的價(jià)格。議價(jià)，最后定合適的價(jià)格。只要離企業(yè)最近，方便企業(yè)裝卸只要離企業(yè)最近，方便企業(yè)裝卸運(yùn)輸?shù)牡攸c(diǎn)。運(yùn)輸?shù)牡攸c(diǎn)。一、原材料采購跟單的概述一、原材料采購跟單的概述（五）原材料采購跟單的基本要求（五）原材料采購跟

12、單的基本要求適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間是跟單員進(jìn)行原材料采購跟單的中心任務(wù)。應(yīng)使所采購適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間是跟單員進(jìn)行原材料采購跟單的中心任務(wù)。應(yīng)使所采購的原材料在規(guī)定的時(shí)間獲得有效的供應(yīng)。的原材料在規(guī)定的時(shí)間獲得有效的供應(yīng)。所謂適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的物料可以滿足所謂適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的物料可以滿足企業(yè)使用要求。質(zhì)量不宜過高也不宜過低。企業(yè)使用要求。質(zhì)量不宜過高也不宜過低。一、原材料采購跟單的概述一、原材料采購跟單的概述（五）原材料采購跟單的基本要求（五）原材料采購跟單的基本要求原材料質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)使用要求的后果有：原材料質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)使用要求的后果有：1、會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費(fèi)大量的

13、時(shí)間與精力去處理，導(dǎo)致管理費(fèi)用增加；2、會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力，造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加；3、會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；4、會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃推遲，有可能導(dǎo)致不能按承諾的時(shí)間向客戶交貨，降低客戶對企業(yè)的信任度；5、會(huì)引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴(yán)重?fù)p失，嚴(yán)重的會(huì)丟失客戶。一、原材料采購跟單的概述一、原材料采購跟單的概述（六）原材料采購的目標(biāo)（六）原材料采購的目標(biāo)1 1、降低生產(chǎn)成本；、降低生產(chǎn)成本；2 2、提高產(chǎn)品質(zhì)量；、提高產(chǎn)品質(zhì)量；3 3、提供最新信息；、提供最新信息；4 4、推進(jìn)產(chǎn)品開發(fā)；、推進(jìn)產(chǎn)品開發(fā)；5 5、提升企業(yè)競爭力。、提升企業(yè)競爭力。二、原材料采購流程二、原

14、材料采購流程 確認(rèn)需求確認(rèn)需求 貨物跟催貨物跟催選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商 支付貨款支付貨款描述需求描述需求 驗(yàn)收貨物驗(yàn)收貨物 訂單安排訂單安排確定價(jià)格確定價(jià)格記錄并維護(hù)檔案記錄并維護(hù)檔案結(jié)案結(jié)案 采購實(shí)施是指采購工作的具體過程，主要包括采購認(rèn)證、采購實(shí)施是指采購工作的具體過程，主要包括采購認(rèn)證、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同跟蹤、付款操作等幾個(gè)方選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同跟蹤、付款操作等幾個(gè)方面。面。 一個(gè)完整的采購流程一個(gè)完整的采購流程一個(gè)完整的采購流程應(yīng)該包括以下具體環(huán)節(jié)：一個(gè)完整的采購流程應(yīng)該包括以下具體環(huán)節(jié)：（一）確認(rèn)需求（一）確認(rèn)需求 采購的起點(diǎn)是確認(rèn)需求。在采購之前，應(yīng)先確定需要采購哪些貨

15、品、需要多少、采購的起點(diǎn)是確認(rèn)需求。在采購之前，應(yīng)先確定需要采購哪些貨品、需要多少、何時(shí)需要、何時(shí)采購、由誰決定等。何時(shí)需要、何時(shí)采購、由誰決定等。 采購部門應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)部門預(yù)測物料需求。采購部門應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)部門預(yù)測物料需求。（二）描述需求（二）描述需求描述需求是指對所需的物品、商品或服務(wù)的特點(diǎn)和數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的敘述。描述需求是指對所需的物品、商品或服務(wù)的特點(diǎn)和數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的敘述。在采購部門保留一份文件，列出經(jīng)常購買的物品名稱。在采購部門保留一份文件，列出經(jīng)常購買的物品名稱。PS：在采購申請中應(yīng)包含以下內(nèi)容：在采購申請中應(yīng)包含以下內(nèi)容：（）采購日期；（）采購日期；（）采購品的編號；（）采購品的編號；

16、（）采購申請的發(fā)出部門；（）采購申請的發(fā)出部門；（）采購所涉及的金額；（）采購所涉及的金額；（）對于所需采購品本身的型號、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述；（）對于所需采購品本身的型號、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述；（）采購品需要的日期。（）采購品需要的日期。（三）選擇供應(yīng)商（三）選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供應(yīng)商的質(zhì)量直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交選擇供應(yīng)商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供應(yīng)商的質(zhì)量直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價(jià)格和售后服務(wù)等。付、數(shù)量、價(jià)格和售后服務(wù)等。供應(yīng)商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素，包括歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、供應(yīng)商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素，包括

17、歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、通信、位置和供應(yīng)柔性等也是采購部門要關(guān)注的。組織管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、通信、位置和供應(yīng)柔性等也是采購部門要關(guān)注的。PS:為了有效地進(jìn)行采購，采購部門必須做到：為了有效地進(jìn)行采購，采購部門必須做到：u 對合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控；對合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控；u 提供多購貨品項(xiàng)目的分類表；提供多購貨品項(xiàng)目的分類表；u 做好供應(yīng)商記錄；做好供應(yīng)商記錄；u 提供合同樣本。提供合同樣本。（四）確定價(jià)格（四）確定價(jià)格確定價(jià)格是采購過程中的一項(xiàng)重要決策。確定價(jià)格是采購過程中的一項(xiàng)重要決策。選定可能的供應(yīng)商后，對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，與供應(yīng)商談判，選擇好供

18、應(yīng)商，選定可能的供應(yīng)商后，對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，與供應(yīng)商談判，選擇好供應(yīng)商，最后發(fā)出訂單。最后發(fā)出訂單。（五）訂單安排（五）訂單安排價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件，價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權(quán)利、義務(wù)要明確列出。對買賣雙方的要求及權(quán)利、義務(wù)要明確列出。在采購過程中，如果使用的訂單不是供應(yīng)商的銷售協(xié)議或總括訂單，采購人員就要在采購過程中，如果使用的訂單不是供應(yīng)商的銷售協(xié)議或總括訂單，采購人員就要擬定采購訂單。擬定采購訂單。PS:采購訂單應(yīng)包括以下幾個(gè)基本要素：采購訂單應(yīng)包括以下幾個(gè)基本要

19、素：（1）采購品序列編號；（）采購品序列編號；（2）采購訂單發(fā)出的日期；（）采購訂單發(fā)出的日期；（3）接受訂單的供應(yīng)商名稱和）接受訂單的供應(yīng)商名稱和地址；（地址；（4）所需貨品的數(shù)量和描述；（）所需貨品的數(shù)量和描述；（5）發(fā)貨日期；（）發(fā)貨日期；（6）運(yùn)輸要求；（）運(yùn)輸要求；（7）價(jià)格；）價(jià)格；（8）付款條件；（）付款條件；（9）對訂單有約束的各種條件。）對訂單有約束的各種條件。（六）貨物跟催（六）貨物跟催采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按量交貨，應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定，督采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按量交貨，應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定，督促供應(yīng)商按規(guī)定交運(yùn)。促供應(yīng)商按規(guī)定交運(yùn)。 （七

20、）驗(yàn)收貨物（七）驗(yàn)收貨物貨物驗(yàn)收的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查貨物驗(yàn)收的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查是否完好無損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合。是否完好無損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合。 （八）支付貨款（八）支付貨款供應(yīng)商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，采購部門應(yīng)核查發(fā)票的供應(yīng)商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，采購部門應(yīng)核查發(fā)票的內(nèi)容是否正確后財(cái)務(wù)部門才能付清貨款。內(nèi)容是否正確后財(cái)務(wù)部門才能付清貨款。（九）不符與退貨處理（九）不符與退貨處理凡供應(yīng)商所交貨品與合同不符的，應(yīng)依照合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購手

21、續(xù)，予凡供應(yīng)商所交貨品與合同不符的，應(yīng)依照合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予以結(jié)案。以結(jié)案。 （十）結(jié)案（十）結(jié)案凡驗(yàn)收合格付款或驗(yàn)收不合格退貨的采購事項(xiàng)，均需辦理結(jié)案手續(xù)，查清各項(xiàng)書面凡驗(yàn)收合格付款或驗(yàn)收不合格退貨的采購事項(xiàng)，均需辦理結(jié)案手續(xù)，查清各項(xiàng)書面資料有無缺失，審查采購成效好壞等，簽報(bào)高級管理部門或權(quán)責(zé)部門校閱批示。資料有無缺失，審查采購成效好壞等，簽報(bào)高級管理部門或權(quán)責(zé)部門校閱批示。（十一）記錄并維護(hù)檔案（十一）記錄并維護(hù)檔案經(jīng)過上述所有步驟后，對于一次完整的采購活動(dòng)而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)過上述所有步驟后，對于一次完整的采購活動(dòng)而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案的采購

22、事項(xiàng)均應(yīng)列入檔案、登記編號分類予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問經(jīng)結(jié)案的采購事項(xiàng)均應(yīng)列入檔案、登記編號分類予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問題時(shí)查考。題時(shí)查考。 業(yè)務(wù)員或用業(yè)務(wù)員或用料部門制作料部門制作原材料采購原材料采購申請單申請單跟單員審跟單員審查原材料查原材料采購申請單采購申請單跟單員擬定采跟單員擬定采購單并報(bào)批購單并報(bào)批跟蹤跟蹤采購單采購單原材料入原材料入庫前檢驗(yàn)庫前檢驗(yàn)原材料入原材料入庫庫發(fā)出發(fā)出采購單采購單三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程 原材料原材料采購單跟蹤是外貿(mào)跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對于采購單跟蹤是外貿(mào)跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商

23、，可以不進(jìn)行物料采那些長期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行物料采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的物料的物料采購單，外購單跟蹤。但對一些重要或緊急的物料的物料采購單，外貿(mào)跟單員則應(yīng)全力跟蹤。貿(mào)跟單員則應(yīng)全力跟蹤。（一）制作采購單并進(jìn)行內(nèi)部報(bào)批（一）制作采購單并進(jìn)行內(nèi)部報(bào)批v作為外貿(mào)跟單員，在制作采購單之前，需要做好相應(yīng)的前期準(zhǔn)備工作，具體如下：供應(yīng)商調(diào)查價(jià)格調(diào)查（詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、定價(jià)）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)調(diào)查原材料采購量的調(diào)查v采購單的主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認(rèn)的價(jià)格及付款條件、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的采購量、確認(rèn)的交貨地點(diǎn)、交貨方式、驗(yàn)收方式、處罰條款、履約保證、品質(zhì)保證、仲裁或訴訟 ，另附有必要的圖

24、紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程（一）制作采購單并進(jìn)行內(nèi)部報(bào)批（一）制作采購單并進(jìn)行內(nèi)部報(bào)批 跟單員在接到所需部門的采購申請單后，要在其基礎(chǔ)上制成采購單傳給供應(yīng)商。采購單是原材料采購跟單的重要依據(jù)之一，是雙方交貨、驗(yàn)收、付款的依據(jù)。 制作采購單時(shí)，須注意的問題如下：1 1、審查采購原材料、輔料申請單、審查采購原材料、輔料申請單跟單員在審查采購原材料、輔料申請單時(shí)，應(yīng)著重以下內(nèi)容：（1）適當(dāng)?shù)牟少徣恕２少徦璧膬?nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購。（2）以書面方式提出原材料的采購。（為什么

25、不是口頭？）（3）確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護(hù)等以及售后的速度、次數(shù)、地點(diǎn)等。（4）以型號規(guī)格表明采購的標(biāo)準(zhǔn)。（5）原材料需求日期的確認(rèn)。采購部門采購部門采購日期采購日期 年年 月月 日日需要日期需要日期 年年 月月 日日制造單號制造單號采購編號采購編號承辦人承辦人序號序號商品名稱商品名稱型號規(guī)格型號規(guī)格數(shù)量數(shù)量單價(jià)單價(jià) 入庫入庫時(shí)間時(shí)間總價(jià)總價(jià)使用時(shí)間使用時(shí)間預(yù)算金額預(yù)算金額 元元總價(jià)合計(jì)總價(jià)合計(jì)一、采購原因簡述：一、采購原因簡述：_二、是否需要指定品牌：否二、是否需要指定品牌：否 是是 理由如下：理由如下：_ 三、需

26、維護(hù)服務(wù)？否三、需維護(hù)服務(wù)？否 是是四、交貨地點(diǎn)：四、交貨地點(diǎn)：_五、質(zhì)量要求：五、質(zhì)量要求：_七、驗(yàn)收時(shí)間須超過七、驗(yàn)收時(shí)間須超過7 7天以上？否天以上？否 是是八、審核批準(zhǔn)簽字八、審核批準(zhǔn)簽字申請部門領(lǐng)導(dǎo)簽字申請部門領(lǐng)導(dǎo)簽字復(fù)核人簽字復(fù)核人簽字財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)人簽字批準(zhǔn)人簽字采購原材料、輔料申請單采購原材料、輔料申請單三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程（一）制作采購單并進(jìn)行內(nèi)部報(bào)批（一）制作采購單并進(jìn)行內(nèi)部報(bào)批2 2、熟悉采購的原材料。、熟悉采購的原材料。首先，跟單員應(yīng)熟悉原材料輔料申請單，充分了解所需采購原材料的內(nèi)容及要求。其次，跟單員應(yīng)該對采購環(huán)境

27、有一定的了解，需花一定時(shí)間去了解原材料采購技術(shù)等。3 3、價(jià)格確認(rèn)。、價(jià)格確認(rèn)。價(jià)格是原材料采購中的敏感問題，因?yàn)樵牧系膬r(jià)格直接影響產(chǎn)品的價(jià)格。作為合格的跟單員，應(yīng)對采購原材料的最終價(jià)格負(fù)責(zé)，應(yīng)多渠道地尋找供應(yīng)商，“貨比三家”，盡量尋找最佳的供應(yīng)商，以維護(hù)企業(yè)最大利益。4 4、確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。符合外貿(mào)合同的要求。5 5、確認(rèn)原材料采購量。、確認(rèn)原材料采購量。原材料的采購數(shù)量應(yīng)與對外合同、訂單總量相匹配。對需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購量進(jìn)行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，跟單員應(yīng)及時(shí)提出并進(jìn)行彌補(bǔ)工作。6 6、制定采購單。、制定采購單。企業(yè)的原材料采購單常用于有長期合作關(guān)系的供應(yīng)商。對于新發(fā)展的

28、供應(yīng)商，一般需要雙方在初次合作時(shí)做一個(gè)總采購合同，明確一系列交易行為。在初次合作成功后，一般就轉(zhuǎn)用采購單形式。7 7、內(nèi)部報(bào)批并發(fā)出采購單。、內(nèi)部報(bào)批并發(fā)出采購單。填制好的采購單，跟單員應(yīng)呈交給相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并將簽章完畢的采購單及時(shí)送達(dá)原材料供應(yīng)商。三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程（二）采購單（采購合同）的跟蹤（二）采購單（采購合同）的跟蹤物料采購單跟蹤的項(xiàng)目物料采購單跟蹤的項(xiàng)目 外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容1跟蹤跟蹤原材料原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝工工藝原材料原材料生產(chǎn)加工工藝是進(jìn)行加工生產(chǎn)的第一步，對生產(chǎn)加工工藝是進(jìn)行加工生產(chǎn)的第一步，對任

29、何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的原材料）的原材料任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的原材料）的原材料采購單，外貿(mào)跟單員都應(yīng)對供應(yīng)商的加工工藝進(jìn)行采購單，外貿(mào)跟單員都應(yīng)對供應(yīng)商的加工工藝進(jìn)行跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)加工工藝和能力，跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)加工工藝和能力，或者加工工藝和能力不足，應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商改進(jìn)，或者加工工藝和能力不足，應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商改進(jìn)，并提醒供應(yīng)商如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)交貨，則并提醒供應(yīng)商如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)交貨，則要按照物料采購單條款進(jìn)行賠償，甚至取消今后的要按照物料采購單條款進(jìn)行賠償，甚至取消今后的原材料采購。原材料采購。2跟蹤原材料跟蹤原材料備齊原材料是供應(yīng)商執(zhí)行工

30、藝流程的第一步，有經(jīng)備齊原材料是供應(yīng)商執(zhí)行工藝流程的第一步，有經(jīng)驗(yàn)的外貿(mào)跟單員會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，供應(yīng)商有時(shí)會(huì)說謊，驗(yàn)的外貿(mào)跟單員會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，供應(yīng)商有時(shí)會(huì)說謊，因此外貿(mào)跟單員必須實(shí)地考察了解實(shí)際情況，遇到因此外貿(mào)跟單員必須實(shí)地考察了解實(shí)際情況，遇到與供應(yīng)商所述不符的情況時(shí)，外貿(mào)跟單員必須提醒與供應(yīng)商所述不符的情況時(shí)，外貿(mào)跟單員必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，不能存在馬虎心理，特別供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。是對一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程（二）采購單（采購合同）的跟蹤（二）采購單（采購合同）的跟蹤3跟

31、蹤加工跟蹤加工過程過程不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，外貿(mào)跟單員需要對加工過程進(jìn)行監(jiān)控。貨期、質(zhì)量，外貿(mào)跟單員需要對加工過程進(jìn)行監(jiān)控。對有些原材料采購，其加工過程的質(zhì)檢小組要有外對有些原材料采購，其加工過程的質(zhì)檢小組要有外貿(mào)跟單員參加。對于一次性大開支的項(xiàng)目原材料采貿(mào)跟單員參加。對于一次性大開支的項(xiàng)目原材料采購、設(shè)備原材料采購、建筑材料原材料采購等，外購、設(shè)備原材料采購、建筑材料原材料采購等，外貿(mào)跟單員要特別重視。貿(mào)跟單員要特別重視。4跟蹤組裝跟蹤組裝總測總測外貿(mào)跟單員有時(shí)需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批外貿(mào)跟單員有時(shí)需向產(chǎn)品零

32、部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進(jìn)行組裝零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進(jìn)行組裝檢測。對這些零部件組裝總測是完成整機(jī)產(chǎn)品生產(chǎn)檢測。對這些零部件組裝總測是完成整機(jī)產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的完成，需要跟單員有較好的重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的完成，需要跟單員有較好的電子技術(shù)專業(yè)知識和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，否則，即使的電子技術(shù)專業(yè)知識和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，否則，即使跟蹤也達(dá)不到效果。跟蹤也達(dá)不到效果。5跟蹤包裝跟蹤包裝入庫入庫此環(huán)節(jié)是整個(gè)原材料、零部件跟蹤環(huán)節(jié)結(jié)束點(diǎn)，外此環(huán)節(jié)是整個(gè)原材料、零部件跟蹤環(huán)節(jié)結(jié)束點(diǎn)，外貿(mào)跟單員要與供應(yīng)商聯(lián)系，了解原材料、零部件最貿(mào)跟單員要與供應(yīng)商聯(lián)系，了解原材料

33、、零部件最終完成的包裝入庫信息。對重要的原材料、零部件終完成的包裝入庫信息。對重要的原材料、零部件外貿(mào)跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。外貿(mào)跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。進(jìn)行原材料檢驗(yàn)：正常檢驗(yàn)&嚴(yán)加檢驗(yàn)&放寬檢驗(yàn)合格材料&不合格材料3處理質(zhì)量檢驗(yàn)問題：嚴(yán)重缺陷、輕微缺陷等相應(yīng)措施42通知檢驗(yàn)人員確定檢驗(yàn)日期與地點(diǎn)1（三）原材料（零部件）檢驗(yàn)的流程三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程質(zhì)量檢驗(yàn)問題的處理對策：質(zhì)量檢驗(yàn)問題的處理對策：1.對于有嚴(yán)重缺陷的原材料，應(yīng)要求供應(yīng)商換貨；2.對于有輕微缺陷的原材料，應(yīng)與質(zhì)管員、設(shè)計(jì)工藝員協(xié)商，同時(shí)考慮生產(chǎn)的緊急情況，確定是否可以

34、代用；3.對于偶然性的質(zhì)量問題，要以正式的書面形式通知供應(yīng)商處理；4.對于多次存在的質(zhì)量問題，應(yīng)向企業(yè)質(zhì)管部門申請正式向供應(yīng)商發(fā)出質(zhì)量改正通知書，要求供應(yīng)商限期改正質(zhì)量問題；5.對于出現(xiàn)重大質(zhì)量問題的，則由采購方企業(yè)組織專題會(huì)議，參與人員應(yīng)有設(shè)計(jì)人員、工藝人員、質(zhì)量管理人員、跟單員等，負(fù)責(zé)討論質(zhì)量問題對策，確定原因是出于設(shè)計(jì)方案問題還是供應(yīng)商的問題，前者要修改設(shè)計(jì)方案，后者要對供應(yīng)商進(jìn)行處理，包括扣款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應(yīng)商資格等。三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程（四）原材料（零部件）進(jìn)倉入庫的步驟（四）原材料（零部件）進(jìn)倉入庫的步驟1協(xié)調(diào)送貨送貨時(shí)間需要跟單員與供應(yīng)商

35、溝通協(xié)調(diào)確定。2協(xié)調(diào)接收在供應(yīng)商送貨前，跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉庫部門的接收工作，否則會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商送貨人員及運(yùn)輸車輛需要等待較長時(shí)間的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)原材料被拉回供應(yīng)商所在地的情況。3通知送貨跟單員在經(jīng)過以上兩項(xiàng)工作后，即可通知供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商在得到送貨通知后，應(yīng)立即組織專職人員進(jìn)行處理，將原材料送至指定倉庫。4原材料(零部件)入庫三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程（四）原材料（零部件）進(jìn)倉入庫的步驟（四）原材料（零部件）進(jìn)倉入庫的步驟 原材料的庫房接收過程：原材料的庫房接收過程：(1)檢查即將送達(dá)的貨物清單信息是否完整(包括原材料的采購單、型號、數(shù)量等)；(2)接收原材料，對應(yīng)采

36、購單進(jìn)行核查；(3)檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；(4)檢查包裝與外觀； (5)清點(diǎn)原材料的數(shù)量；(6)協(xié)助倉庫管理人員填寫“原材料入庫單據(jù)”，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能填寫原材料入庫單；(7)將原材料入庫信息錄入存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。原材料入庫檢驗(yàn)單原材料入庫檢驗(yàn)單入庫入庫時(shí)間時(shí)間原材料原材料名稱名稱編號編號原材料原材料產(chǎn)地產(chǎn)地性能指標(biāo)性能指標(biāo)數(shù)量數(shù)量采購人采購人驗(yàn)收人驗(yàn)收人倉庫管理員：倉庫管理員：三、原材料采購跟單的流程三、原材料采購跟單的流程（四）原材料（零部件）進(jìn)倉入庫的步驟（四）原材料（零部件）進(jìn)倉入庫的步驟 處理原材料（零部件）接收問題：處理原材料（零部件）接收問題：(1)原材料（零部件）型號與采購單中的要求不一致；(2)未按照采購單中指定的原材料數(shù)量送貨；(3)交貨日期不正確；(4)原材料的包裝質(zhì)量不符合要求等。如果遇到以上問題，跟單員應(yīng)協(xié)同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同解決問題，處理方法要如果遇到以上問題，跟單