管理表格制作基礎(chǔ)培訓(xùn)

1、主要內(nèi)容主要內(nèi)容一、前 言 在日常工作中，隨著辦公電腦的應(yīng)用普及，經(jīng)常會(huì)在日常工作中，隨著辦公電腦的應(yīng)用普及，經(jīng)常會(huì)制作各種管理表格，包括制作各種管理表格，包括日常管理表格日常管理表格、周日程周日程項(xiàng)目進(jìn)度管理表項(xiàng)目進(jìn)度管理表、項(xiàng)目大日程推進(jìn)計(jì)劃項(xiàng)目大日程推進(jìn)計(jì)劃、項(xiàng)目項(xiàng)目改善報(bào)告改善報(bào)告等，了解和掌握制作管理表格基本方法和技等，了解和掌握制作管理表格基本方法和技巧，能有效地推動(dòng)業(yè)務(wù)的開展，開拓自己的思維，提高巧，能有效地推動(dòng)業(yè)務(wù)的開展，開拓自己的思維，提高工作能力。下面工作能力。下面何為何為5W1H5W1H目的是什么做什么地點(diǎn)參加人員怎樣做在什么時(shí)間段進(jìn)行Why Why What What

2、When When Where Where Who Who How to How to 通過使用用通過使用用5W1H5W1H方法制作管理表格，使用表格所描述的內(nèi)容更全方法制作管理表格，使用表格所描述的內(nèi)容更全面、更有條理，讓人一目了然明白其中的含義。面、更有條理，讓人一目了然明白其中的含義。二、5W1H的在管理表格中應(yīng)用的在管理表格中應(yīng)用實(shí)例：供應(yīng)商考察計(jì)劃表第一步、考察的目的。即“Why”Why”第二步、考察的時(shí)間。即“WhenWhen”第三步、行程安排。即“How How to”to”第四步、考察的公司和項(xiàng)目。即“What”What”第六步、考察的人員。即“Who”Who”第五步、考察公司

3、地址。即“Where”Where”一、PDCA是什么 。n管理循管理循環(huán)環(huán)n持持續(xù)續(xù)改改進(jìn)進(jìn)模式模式三、PDCA的在管理表格中應(yīng)用的在管理表格中應(yīng)用 PDCAPDCA管理活管理活動(dòng)動(dòng)循循環(huán)環(huán) PDCAPDCA是一是一種種管理意管理意識(shí)識(shí) ACTIONACTIONPLANPLANCHECKCHECKDODO計(jì)劃計(jì)劃 實(shí)實(shí)施施檢查檢查 運(yùn)運(yùn)作作Plan計(jì)劃：確定組織的方針、目標(biāo)。Do實(shí)施：按照計(jì)劃所規(guī)定的程序加以實(shí)施。Check檢查：為確保計(jì)劃的有效實(shí)施，需要對(duì)計(jì)劃實(shí)施效果進(jìn)行檢查衡量，并對(duì)過程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結(jié)果進(jìn)行檢查；Action改進(jìn)：針對(duì)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)的缺陷、不足變化 的內(nèi)外部條件，不斷對(duì)管理

4、活動(dòng)進(jìn)行調(diào)整、完善。對(duì)取得的成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并確定新的目標(biāo)，制定下一輪計(jì)劃。二、二、PDCAPDCA定義：定義： 維持維持 維持維持 改進(jìn)改進(jìn) 改進(jìn)改進(jìn) 創(chuàng)新創(chuàng)新 績(jī)效提升績(jī)效提升P計(jì)劃A措施D實(shí)施C檢查P計(jì)劃A措施D實(shí)施C檢查P計(jì)劃A措施D實(shí)施C檢查三、三、PDCAPDCA運(yùn)行模式：運(yùn)行模式：PDCA是旨在改善的一系列持是旨在改善的一系列持續(xù)續(xù)活活動(dòng)動(dòng) 比比較較 沒有遠(yuǎn)見的公司很少做計(jì)劃，大多數(shù)情況是直接實(shí)施， 從不檢查實(shí)施情況，此后對(duì)每件事都是如此 P計(jì)劃D實(shí)施REACT重復(fù)NGNGP計(jì)劃D實(shí)施C檢查 A運(yùn)作OKOK四、舉例：四、舉例：世界級(jí)的大公司會(huì)做非常周詳?shù)挠?jì)劃，對(duì)每件工作進(jìn)行世界級(jí)

5、的大公司會(huì)做非常周詳?shù)挠?jì)劃，對(duì)每件工作進(jìn)行跟蹤檢查以便及時(shí)采取糾正措施并按進(jìn)度表運(yùn)行跟蹤檢查以便及時(shí)采取糾正措施并按進(jìn)度表運(yùn)行五、應(yīng)用實(shí)例：五、應(yīng)用實(shí)例：實(shí)例1：周日程進(jìn)度管PDCA表制作“”是時(shí)間結(jié)點(diǎn)，項(xiàng)目到此完結(jié)，“”表示過程這里是對(duì)所屬項(xiàng)目現(xiàn)狀的描述，力求語言簡(jiǎn)練，描述準(zhǔn)確詳盡。這里是對(duì)所屬項(xiàng)目中所出現(xiàn)的影響項(xiàng)目進(jìn)度的異常情況的描述，要求語言簡(jiǎn)練，描述準(zhǔn)確詳盡。這里是對(duì)所出現(xiàn)問題提供的一些可行的解決提案，要針對(duì)問題的本質(zhì)進(jìn)行分析。這里是對(duì)所屬項(xiàng)目完成度的描述，是以工程總進(jìn)度為參照的。這里是對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容、完成時(shí)間、計(jì)劃達(dá)成目標(biāo)的把握。日期：不同月份工/休日不同，注意及時(shí)更新。項(xiàng)目進(jìn)度評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

6、：=達(dá)成率100以上 =達(dá)成率80%-100 =達(dá)成率60-80 達(dá)成率60以下 四、大日程表格制作解析四、大日程表格制作解析項(xiàng)目名稱“”表示計(jì)劃；“”表示項(xiàng)目完成節(jié)點(diǎn)。 實(shí)績(jī)線：若有推遲事項(xiàng)，就用“”表示，反之則用“”表示?；景从?jì)劃推進(jìn)的情況下用直線表示。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人日期：以月為單位。五、項(xiàng)目改善報(bào)告的制作五、項(xiàng)目改善報(bào)告的制作第一步第一步選定課題第二第二步步 現(xiàn)狀把握一、步驟：一、步驟：第三第三步步 目標(biāo)設(shè)定第四步第四步 制定活動(dòng)計(jì)劃第五第五步步 要因分析第六步第六步 對(duì)策擬定與實(shí)施第七第七步步效果確認(rèn)第八第八步步標(biāo)準(zhǔn)化第九步第九步反省和今后課題二、報(bào)告格式（二、報(bào)告格式（A4A4或或A3

7、A3）：）：一.選題理由：二.現(xiàn)狀把握：三、目標(biāo)設(shè)定：五、要因分析：六、對(duì)策擬定與實(shí)施：四、制定活動(dòng)計(jì)劃：九、反省和今后課題：八、標(biāo)準(zhǔn)化：七、效果確認(rèn)：三、分步說明：三、分步說明：1、選定課題：（1）歸納問題點(diǎn)：（2）選定課題：從重要度、緊急性、經(jīng)濟(jì)性、可參與性、可解決性、時(shí)間因素等方面來選擇。（3）設(shè)定課題名稱：課題應(yīng)簡(jiǎn)潔、明確、直接針對(duì)所要解決的問題。 例1：2、把握現(xiàn)狀1、通過調(diào)查要徹底掌握現(xiàn)狀 2、對(duì)掌握的現(xiàn)狀數(shù)據(jù)分層分析 為設(shè)定目標(biāo)提供依據(jù)用數(shù)據(jù)或圖表表示找出問題的癥結(jié)所在4、目標(biāo)設(shè)定：1、設(shè)定目標(biāo)：用柱狀圖或其它圖表示：2、設(shè)定目標(biāo)的依據(jù)（1）考核要求（標(biāo)準(zhǔn)要求）；（2）水平對(duì)比；

8、（3）通過對(duì)分析出并要解決的癥結(jié)問題預(yù)計(jì)；能解決的程度進(jìn)行測(cè)算；（4）不要用“虛”的內(nèi)容來作所謂的論證?，F(xiàn)狀目標(biāo)5、要因分析（1）抽出原因 在現(xiàn)場(chǎng)、對(duì)現(xiàn)物、用現(xiàn)實(shí)的眼光進(jìn)行觀察。 反復(fù)思考“為什么”、 “為什么”，一層一層展開分析原因。 選用合適的工具 要全面分析，展示影響因素的全貌，避免遺漏。(4M1E)例：?jiǎn)栴}人設(shè)備材料方法環(huán)境6、對(duì)策擬定和實(shí)施： （1）提出對(duì)策：針對(duì)每一條要因提出改進(jìn)的想法 （2） 確定采取的對(duì)策：從可實(shí)現(xiàn)性、經(jīng)濟(jì)性、有效性、技術(shù)性、難易度等方面考慮。 （3）制定對(duì)策表：規(guī)定由誰、何時(shí)、做什么、具體怎么做，期限是何時(shí)。 （4）實(shí)施對(duì)策：嚴(yán)格按照對(duì)策表列出的改進(jìn)措施計(jì)劃加以實(shí)施。例：n 要按5W1H的要求來設(shè)定此表n 對(duì)策與措施分為兩欄7、效果確認(rèn)： 將對(duì)策實(shí)施后的數(shù)據(jù)與對(duì)策實(shí)施前的現(xiàn)狀及制定的目標(biāo)進(jìn)行比較，明確改善的程度，看是否達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。 現(xiàn)狀目標(biāo)改進(jìn)后目標(biāo)達(dá)到！8、標(biāo)準(zhǔn)化： 將已被實(shí)踐證明了的有效措施寫進(jìn)日常工作規(guī)定中，防止問題出現(xiàn)反復(fù)。 抓住工作的重點(diǎn)，將其要點(diǎn)明確形成文字。 要讓實(shí)施的人易于理解和遵守。9、反省和今后課