淮南礦業(yè)集團(tuán)煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

1、淮南礦業(yè)集團(tuán)基于信息化的 煤炭運(yùn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化趙濟(jì)東（淮南礦業(yè)集團(tuán)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部，安徽省淮南市洞山中路1號(hào)，232001）摘要煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息化的成功應(yīng)用得益于正確有效的業(yè)務(wù)流程，而煤炭運(yùn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化也需要借助于現(xiàn)代信息技術(shù)與手段。兩者結(jié)合，才能真正幫助煤炭運(yùn)銷(xiāo)企業(yè)提升管理層次，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。本文以淮南礦業(yè)集團(tuán)煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息化為例，從兩者結(jié)合的必要性、煤炭運(yùn)銷(xiāo)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程用例分析、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、實(shí)施效果四個(gè)方面，闡述了兩者結(jié)合的方法和效果。 關(guān)鍵字 煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息化業(yè)務(wù)流程優(yōu)化實(shí)施效果1 兩者結(jié)合的必要性1.1 概念煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息化是煤炭運(yùn)銷(xiāo)企業(yè)在煤炭運(yùn)輸銷(xiāo)售過(guò)程中利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高業(yè)務(wù)效率和管理能力

2、，實(shí)現(xiàn)煤炭銷(xiāo)售數(shù)量和利潤(rùn)最大化目標(biāo)的持續(xù)性過(guò)程。從靜態(tài)的應(yīng)用看，煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息化等同于煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息系統(tǒng)。當(dāng)今，煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅作為煤炭運(yùn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的后勤支持系統(tǒng)，而是越來(lái)越成為煤炭運(yùn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的核心組成部分。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是煤炭運(yùn)銷(xiāo)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中對(duì)管理進(jìn)行改造的必然要求，其主要目標(biāo)是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的主要業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化，在高效快捷地完成煤炭運(yùn)輸銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，為客戶(hù)以及企業(yè)自身增加價(jià)值。在管理方式上，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化力求打破組織邊界，將直線職能式的縱向傳遞為主的模式轉(zhuǎn)化成一種較少層次的扁平組織結(jié)構(gòu)和管理模式。1.2 結(jié)合的必要性傳統(tǒng)的煤炭運(yùn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程以手工作業(yè)方式為主，以分階段和串行化業(yè)務(wù)

3、處理為特點(diǎn)，信息無(wú)法連續(xù)流動(dòng)和充分共享，業(yè)務(wù)流程中存在大量重復(fù)錄入的數(shù)據(jù)和一些無(wú)效的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)處理效率低下。而煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，促進(jìn)了企業(yè)“平面流程式”管理模式的形成。信息和業(yè)務(wù)在信息系統(tǒng)中能夠跨越組織和層次界限，連續(xù)快速流轉(zhuǎn)。不斷改進(jìn)的煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息系統(tǒng)，能夠真正幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)并行處理，徹底消除業(yè)務(wù)流程中的無(wú)效環(huán)節(jié)和勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的最佳目標(biāo)。另一方面，煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的成功應(yīng)用，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化具有決定性的作用。傳統(tǒng)手工業(yè)務(wù)流程在很多方面無(wú)法適應(yīng)信息化管理的特點(diǎn)，如果沒(méi)有進(jìn)行必要的梳理、分析和優(yōu)化，將無(wú)法充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，甚至?xí)箻I(yè)務(wù)流程更加復(fù)雜，降低處理效率和速

4、度，產(chǎn)生令人失望的效果。即使現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)流暢，沒(méi)有明顯與信息化管理相悖的地方，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化也是必要的。因?yàn)楹?jiǎn)單復(fù)制手工業(yè)務(wù)流程的信息系統(tǒng)，其靈活性和可擴(kuò)展性都比較差。而企業(yè)由于市場(chǎng)和政策的變化，無(wú)法避免對(duì)組織機(jī)構(gòu)、管理方式或運(yùn)作模式進(jìn)行改動(dòng)，對(duì)信息系統(tǒng)也要進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。而缺乏靈活性和可擴(kuò)展性的信息系統(tǒng)，進(jìn)行改進(jìn)的代價(jià)非常大，甚至?xí)o(wú)法完成，從而導(dǎo)致信息系統(tǒng)的失效。因此，煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是相輔相成、相得益彰的兩個(gè)過(guò)程。兩者的結(jié)合，才是提升企業(yè)管理層次、實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的根本途徑。2 關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程用例分析2.1 關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程煤炭運(yùn)銷(xiāo)企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程是訂單處理，關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程有訂單

5、生成、客戶(hù)繳款、組織發(fā)運(yùn)和結(jié)算開(kāi)票。關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程再向下分層的時(shí)候，還會(huì)有更加具體的分類(lèi)，如運(yùn)輸方式上的、運(yùn)作模式上的區(qū)別，還有一些是為關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程服務(wù)的業(yè)務(wù)流程，如質(zhì)量化驗(yàn)是為結(jié)算開(kāi)票服務(wù)的，簽定合同和制定計(jì)劃是為洽談?dòng)唵畏?wù)的。具體業(yè)務(wù)流程不下幾百個(gè)，我們沒(méi)有必要一一細(xì)化說(shuō)明。我們僅從核心業(yè)務(wù)流程及關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程入手，使用UML應(yīng)用模式的用例分析，以淮南礦業(yè)集團(tuán)煤炭運(yùn)銷(xiāo)信息系統(tǒng)為例，來(lái)給出優(yōu)化方案，并分析改進(jìn)的原因，讓我們更好地理解對(duì)煤炭運(yùn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)和管理的提升。2.2 相關(guān)概念用例分析及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中提到了以下概念：鐵路運(yùn)輸方式：簡(jiǎn)稱(chēng)車(chē)運(yùn)；汽車(chē)運(yùn)輸方式：簡(jiǎn)稱(chēng)汽運(yùn)或地銷(xiāo)；水路運(yùn)輸方式（汽車(chē)短途運(yùn)輸

6、到內(nèi)河碼頭，直接裝船發(fā)運(yùn)）：簡(jiǎn)稱(chēng)水運(yùn)；港口裝船運(yùn)輸（煤炭經(jīng)港口中轉(zhuǎn)發(fā)運(yùn)）：簡(jiǎn)稱(chēng)船運(yùn)；皮帶運(yùn)輸方式（直接經(jīng)皮帶傳送給客戶(hù)）：簡(jiǎn)稱(chēng)皮帶（運(yùn)輸）；2.3 “訂單處理”用例圖2.4 “訂單處理”用例主要參與者各類(lèi)銷(xiāo)售人員，客戶(hù) 參與者的主要目標(biāo)和興趣各類(lèi)銷(xiāo)售人員：計(jì)劃員希望快速準(zhǔn)確地錄入合同、計(jì)劃，希望系統(tǒng)能提示一些明顯的錄入錯(cuò)誤；收款員希望通過(guò)統(tǒng)一的系統(tǒng)界面快速準(zhǔn)確地錄入完成收款操作；結(jié)算員希望能夠快速準(zhǔn)確地結(jié)算開(kāi)票，同時(shí)希望系統(tǒng)能夠顯示相關(guān)聯(lián)的結(jié)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如化驗(yàn)單、發(fā)運(yùn)記錄等）；客戶(hù)希望整個(gè)購(gòu)買(mǎi)過(guò)程（洽談?dòng)唵?、繳款、發(fā)運(yùn)（提貨）、結(jié)算開(kāi)票）方便省時(shí)省力，能夠得到較好的服務(wù)，同時(shí)希望得到購(gòu)買(mǎi)方面的

7、憑證和信息（訂單、繳款、提貨憑證以及相關(guān)信息）；公司希望完整準(zhǔn)確地記錄整個(gè)銷(xiāo)售過(guò)程，滿(mǎn)足客戶(hù)的要求，同時(shí)滿(mǎn)足公司管理和業(yè)務(wù)監(jiān)管的需求。 基本流程(1)簽訂合同；(2)制定計(jì)劃；(3)洽談?dòng)唵危?4)客戶(hù)繳款；(5)組織發(fā)運(yùn)；(6)結(jié)算開(kāi)票擴(kuò)展流程(1)與客戶(hù)洽談，打印合同文本，簽訂合同；(2)車(chē)運(yùn)、水運(yùn)、汽運(yùn)、船運(yùn)制定用戶(hù)銷(xiāo)售計(jì)劃；車(chē)運(yùn)錄入鐵路到車(chē)計(jì)劃；汽運(yùn)制定分礦銷(xiāo)售計(jì)劃；(3)車(chē)運(yùn)根據(jù)實(shí)際到車(chē)生成訂單；汽運(yùn)、水運(yùn)根據(jù)與客戶(hù)的洽談結(jié)果生成訂單；船運(yùn)根據(jù)實(shí)際裝船生成訂單；皮帶根據(jù)實(shí)際發(fā)運(yùn)生成訂單；(4)客戶(hù)繳現(xiàn)款；客戶(hù)交承兌匯票；客戶(hù)交抵款憑證；客戶(hù)用其它方式繳款；(5)車(chē)運(yùn)監(jiān)裝員根據(jù)訂單重復(fù)

8、裝車(chē)，直到訂單中的每節(jié)車(chē)廂裝齊；汽運(yùn)、水運(yùn)司磅員根據(jù)訂單重復(fù)裝車(chē)，起到訂單全部發(fā)運(yùn)完成；(6)給內(nèi)部單位開(kāi)內(nèi)部結(jié)算票給客戶(hù)開(kāi)增值稅發(fā)票3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化3.1 汽運(yùn)訂單生成原業(yè)務(wù)流程汽運(yùn)根據(jù)與客戶(hù)的洽談結(jié)果以及類(lèi)型不同，有多種訂單生成方式，如正常類(lèi)型、調(diào)撥單類(lèi)型、實(shí)發(fā)量類(lèi)型（先發(fā)運(yùn)后開(kāi)票）以及自用煤類(lèi)型；還有一些特殊類(lèi)型，如折噸類(lèi)型（低價(jià)品種折算成高價(jià)品種）、寄存煤補(bǔ)差價(jià)等改進(jìn)業(yè)務(wù)流程汽運(yùn)根據(jù)客戶(hù)的洽談結(jié)果以及訂單類(lèi)型，統(tǒng)一生成訂單，使用訂單類(lèi)型來(lái)相應(yīng)地控制后續(xù)業(yè)務(wù)流程的進(jìn)行；特殊業(yè)務(wù)類(lèi)型折噸類(lèi)型訂單中保留實(shí)際發(fā)運(yùn)品種數(shù)據(jù)和結(jié)算（銷(xiāo)售）品種數(shù)據(jù)兩部分；寄存煤補(bǔ)差價(jià)訂單發(fā)運(yùn)量和結(jié)算量均為零，但結(jié)算

9、金額不為零，同時(shí)能夠聯(lián)系到原訂單改進(jìn)原因分析統(tǒng)一訂單生成模塊，簡(jiǎn)便操作，提高速度，減少軟件維護(hù)中的關(guān)聯(lián)錯(cuò)誤。3.2 船運(yùn)訂單生成3.2.1原業(yè)務(wù)流程船運(yùn)訂單生成通過(guò)運(yùn)費(fèi)分配過(guò)程將源頭回溯到礦發(fā)到港的記錄，名稱(chēng)定義為鐵水聯(lián)運(yùn)；改進(jìn)業(yè)務(wù)流程船運(yùn)根據(jù)實(shí)際裝船生成訂單；改進(jìn)原因分析礦發(fā)到港是鐵路運(yùn)輸中的重復(fù)發(fā)運(yùn)（發(fā)到內(nèi)部單位）部分；港口中轉(zhuǎn)銷(xiāo)售過(guò)程起始于港口裝船發(fā)運(yùn)，訂單生成無(wú)需回溯到礦發(fā)到港記錄。其它需要的處理和統(tǒng)計(jì)都可以都過(guò)一定的方式來(lái)進(jìn)行。這樣恢復(fù)了業(yè)務(wù)流程的本質(zhì)，減少了業(yè)務(wù)操作的復(fù)雜度，提高了效率和準(zhǔn)確性。3.3客戶(hù)繳款原業(yè)務(wù)流程(1)收款員根據(jù)各自所屬的部門(mén)（駐礦銷(xiāo)售科、公司財(cái)務(wù)結(jié)算科、公司

10、煤炭交易中心等）分別進(jìn)入不同的收款模塊進(jìn)行收款，并且公司財(cái)務(wù)結(jié)算科的收款模塊根據(jù)運(yùn)輸方式的不同分為車(chē)運(yùn)、水運(yùn)和汽運(yùn)等模塊，駐礦銷(xiāo)售科根據(jù)地銷(xiāo)訂單的類(lèi)型不同分為多個(gè)收款模塊；(2)查詢(xún)用戶(hù)余額不是一個(gè)動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)的結(jié)果，需要進(jìn)行“重算余額”操作后才可能是正確的結(jié)果，并且要依賴(lài)于期初余額是正確的；(3)收款內(nèi)部調(diào)整分為兩個(gè)模塊，一個(gè)是同一用戶(hù)不同收款部門(mén)之間的調(diào)整，另一個(gè)是同一用戶(hù)不同運(yùn)輸方式之間的調(diào)整改進(jìn)業(yè)務(wù)流程(1)統(tǒng)一收款入口（模塊），系統(tǒng)根據(jù)登錄用戶(hù)所屬部門(mén)寫(xiě)入收款部門(mén)，同時(shí)限制運(yùn)輸方式的選擇和繳款類(lèi)型的選擇。如駐礦銷(xiāo)售科、公司煤炭交易中心運(yùn)輸方式僅限于地銷(xiāo)、收款類(lèi)型僅限于現(xiàn)款，公司財(cái)務(wù)結(jié)算

11、科則可以選擇多種運(yùn)輸方式及繳款類(lèi)型；(2)查詢(xún)用戶(hù)余額分收款部門(mén)、運(yùn)輸方式、用戶(hù)的不同，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地統(tǒng)計(jì)出結(jié)果，不再依賴(lài)于其它條件；(3)統(tǒng)一收款內(nèi)部調(diào)整入口（模塊），可以是不同收款部門(mén)、不同運(yùn)輸方式、不同用戶(hù)之間的調(diào)整。改進(jìn)原因分析統(tǒng)一收款入口和收款內(nèi)部調(diào)整入口，簡(jiǎn)化收款員操作；實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地查詢(xún)用戶(hù)收款余額，方便收款員及客戶(hù)查詢(xún)。3.4收貨人3.4.1原業(yè)務(wù)流程客戶(hù)表分為結(jié)算人、收貨人兩個(gè)獨(dú)立的概念，無(wú)法相互對(duì)應(yīng)；改進(jìn)業(yè)務(wù)流程收貨人同時(shí)對(duì)應(yīng)到結(jié)算人和實(shí)際客戶(hù)，收貨人僅具有名稱(chēng)上的屬性，其余屬性均通過(guò)對(duì)應(yīng)關(guān)系從結(jié)算人和實(shí)際客戶(hù)取得。（客戶(hù)和結(jié)算人是同一概念的兩種稱(chēng)呼）改進(jìn)原因分析統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售、結(jié)算和收

12、款方面的數(shù)據(jù)時(shí)，使用對(duì)應(yīng)的結(jié)算人；統(tǒng)計(jì)發(fā)運(yùn)量時(shí)，使用對(duì)應(yīng)的客戶(hù)。如收貨人淮南洛河發(fā)電廠（省電）、大唐淮南洛河發(fā)電廠、淮南洛河發(fā)電廠（省物能），在結(jié)算時(shí)，分別對(duì)應(yīng)到安徽省電力燃料公司、大唐發(fā)電有限公司、安徽省物資能源有限公司；在統(tǒng)計(jì)實(shí)際發(fā)運(yùn)量時(shí)，都對(duì)應(yīng)到淮南洛河發(fā)電廠。3.5 汽運(yùn)發(fā)運(yùn)3.5.1原業(yè)務(wù)流程(1)客戶(hù)提交紙質(zhì)提貨憑證（提貨單），空車(chē)過(guò)磅；(2)裝煤后,客戶(hù)提交紙質(zhì)提貨憑證，重車(chē)過(guò)磅；(3)打印過(guò)磅記錄（出門(mén)證），蓋章；(4)司磅員在提貨憑證上手工登記提貨記錄，交客戶(hù)簽字；(5)過(guò)磅記錄（出門(mén)證）交客戶(hù)；(6)客戶(hù)出礦門(mén)時(shí)將過(guò)磅記錄（出門(mén)證）交門(mén)崗。改進(jìn)業(yè)務(wù)流程（IC卡方式）(1)客

13、戶(hù)驗(yàn)證IC卡，空車(chē)過(guò)磅；(2)裝煤后,客戶(hù)驗(yàn)證IC卡，重車(chē)過(guò)磅；(3)打印過(guò)磅記錄（出門(mén)證），蓋章；(4)如果用戶(hù)需要提貨記錄，系統(tǒng)打印提貨記錄，交客戶(hù)簽字；(5)過(guò)磅記錄（出門(mén)證）交客戶(hù)；(6)客戶(hù)出礦門(mén)時(shí)將過(guò)磅記錄（出門(mén)證）交門(mén)崗。改進(jìn)原因分析通過(guò)IC卡標(biāo)識(shí)客戶(hù)身份，節(jié)省紙質(zhì)提貨記錄的登記時(shí)間，方便客戶(hù)，方便司磅員。IC卡的客戶(hù)身份標(biāo)識(shí)功能也可以延伸到訂單生成和收款業(yè)務(wù)流程，真正方便操作。3.6重車(chē)過(guò)磅后，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，需要重新過(guò)磅或修改3.6.1原業(yè)務(wù)流程(1)刪除錯(cuò)誤的過(guò)磅記錄；(2)補(bǔ)錄空車(chē)過(guò)磅信息；(3)重新磅重車(chē)或補(bǔ)錄過(guò)磅信息改進(jìn)業(yè)務(wù)流程(1)刪除錯(cuò)誤的重車(chē)過(guò)磅記錄（空車(chē)過(guò)磅記錄仍然

14、保留）；(2)重新磅重車(chē)或補(bǔ)錄改進(jìn)原因分析空車(chē)過(guò)磅是重車(chē)過(guò)磅的基礎(chǔ)，但應(yīng)該是兩個(gè)獨(dú)立的業(yè)務(wù)，因此刪除重車(chē)過(guò)磅記錄時(shí)，應(yīng)保留空車(chē)過(guò)磅記錄，這樣符合實(shí)際業(yè)務(wù)，同時(shí)也節(jié)省了操作時(shí)間；單獨(dú)保留空車(chē)過(guò)磅記錄，在業(yè)務(wù)查詢(xún)時(shí)可以清楚區(qū)分這兩個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程，符合業(yè)務(wù)管理的需要。3.7車(chē)運(yùn)結(jié)算開(kāi)票原業(yè)務(wù)流程車(chē)運(yùn)結(jié)算具體到車(chē)廂，結(jié)算（銷(xiāo)售）數(shù)據(jù)均從車(chē)廂表中統(tǒng)計(jì)；改進(jìn)業(yè)務(wù)流程車(chē)運(yùn)結(jié)算以訂單（發(fā)運(yùn)記錄）為基礎(chǔ)，結(jié)算（銷(xiāo)售）數(shù)據(jù)均從訂單（發(fā)運(yùn)記錄）表中統(tǒng)計(jì)特殊情況車(chē)運(yùn)部分結(jié)算（實(shí)際可能性很?。梢源蜷_(kāi)具體車(chē)廂列表進(jìn)行勾選，具體車(chē)廂記錄中存儲(chǔ)結(jié)算標(biāo)志；對(duì)訂單（發(fā)運(yùn)記錄）已結(jié)算，而部分車(chē)廂未結(jié)算的情況，重新生成補(bǔ)充訂單（發(fā)運(yùn)量為0，結(jié)算量為車(chē)廂運(yùn)量總和）改進(jìn)原因分析車(chē)運(yùn)結(jié)算根據(jù)訂單（發(fā)運(yùn)記錄）來(lái)進(jìn)行，減少了程序復(fù)雜度（至少減少1個(gè)數(shù)量級(jí)以上），從根本上解決了程序運(yùn)行速度慢的問(wèn)題（至少提高速度1個(gè)數(shù)量級(jí)以上）4 實(shí)施效果4.1 提高了查詢(xún)速度通過(guò)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，大幅度提高了關(guān)聯(lián)查詢(xún)和復(fù)雜查詢(xún)的速度。例如，原來(lái)與車(chē)運(yùn)銷(xiāo)售和結(jié)算數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)報(bào)表，運(yùn)行速度非常緩慢。通過(guò)對(duì)車(chē)運(yùn)結(jié)算業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)，從原來(lái)的統(tǒng)計(jì)到具體車(chē)廂，改為以訂單為統(tǒng)計(jì)依據(jù)，運(yùn)行速度取得了質(zhì)的提高。在10秒內(nèi)完成復(fù)雜的關(guān)聯(lián)統(tǒng)計(jì)和分析，如煤質(zhì)煤價(jià)分析等。4.2 理順了業(yè)務(wù)關(guān)系通過(guò)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，理順了業(yè)務(wù)操作關(guān)系。例如原船運(yùn)