職業(yè)素養(yǎng)課程系列-有效會(huì)議和匯報(bào)技巧 課件

1、TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 1/67職業(yè)素養(yǎng)課程系列-有效會(huì)議和匯報(bào)技巧1TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 2/67學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握有效的會(huì)議組織技巧和步驟 呈現(xiàn)更有結(jié)構(gòu)和邏輯思路的PPT匯報(bào)材料 掌握有效的寫作總結(jié)和演講技巧TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 3/67模塊1：有效會(huì)議組織TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 4/67我們組織或參與過哪些會(huì)議？我們期望通過會(huì)議

2、達(dá)到什么結(jié)果？我們的期望都能達(dá)到嗎？做出決定尋求支持分享信息研討會(huì) 諸葛亮?xí)^腦風(fēng)暴會(huì)）分享會(huì) 報(bào)告會(huì) 協(xié)商會(huì) 跟蹤會(huì) 發(fā)布會(huì) 溝通會(huì) 表彰會(huì) 項(xiàng)目會(huì) TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 5/67會(huì)議成本：會(huì)議有成本嗎？會(huì)議成本= 直接費(fèi)用+間接費(fèi)用+其他費(fèi)用直接費(fèi)用：會(huì)議室占用/租賃+設(shè)施+差旅+水電+餐飲 間接費(fèi)用：會(huì)前準(zhǔn)備，參與會(huì)議以及會(huì)后跟蹤的時(shí)間成本其他費(fèi)用：因參加會(huì)議導(dǎo)致其他工作暫停效率下降的費(fèi)用 有些費(fèi)用看不見，但是它確實(shí)存在！TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 6/67有效

3、會(huì)議的6步曲通知準(zhǔn)備實(shí)行/控制總結(jié)/記錄跟蹤計(jì)劃有效會(huì)議TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 7/67步驟1：計(jì)劃計(jì)劃是有效會(huì)議的第一要件“開會(huì)沒有計(jì)劃就如同在沒有藍(lán)圖的情況下造房子。最后房子能建好，但是結(jié)果將會(huì)不如預(yù)期，過程昂貴并且令人精神崩潰”“Conducting a meeting without a plan is much like building a house without blueprints. It can be done, of course, but the end result is likely to be le

4、ss than desirable and the process can be expensive and nervewracking.”TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 8/67計(jì)劃請(qǐng)考慮： p會(huì)議目的：通知，報(bào)告，收集信息，確認(rèn)下一步行動(dòng)，下決定，解決問題，取得關(guān)于某項(xiàng)的支持，激勵(lì)，說服，獲取信息 p 類型：解決問題，做出決定，溝通p 頻次：一次性，每日，每周，每月，每季度 p 參與者：知識(shí)，貢獻(xiàn)，決定，代表，實(shí)施者p 會(huì)議開幾次: 取決于目的TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 9/

5、67計(jì)劃如果存在如下情況，請(qǐng)不要開會(huì)：p 可以通過其他途徑例如電話，郵件，面對(duì)面溝通就能達(dá)成的p 你還沒準(zhǔn)備好p 關(guān)鍵人員（比如決定者）不能參與的p 事情已經(jīng)決定好，不必再要開會(huì)的p 會(huì)議投入和產(chǎn)出不成比的TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 10/67有效會(huì)議的6步曲通知準(zhǔn)備實(shí)行/控制總結(jié)/記錄跟蹤計(jì)劃有效會(huì)議TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 11/67通知為什么/什么時(shí)間/在哪里/誰/什么事項(xiàng)確認(rèn)每個(gè)參會(huì)者都明白會(huì)議的如下事項(xiàng)p 時(shí)間p 地點(diǎn)p 日程安排p 討論事項(xiàng)p 各與會(huì)者需要準(zhǔn)備的

6、事項(xiàng)詢問參會(huì)者是否有需要在會(huì)議中討論的事項(xiàng)TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 12/67有效會(huì)議的6步曲通知準(zhǔn)備實(shí)行/控制總結(jié)/記錄跟蹤計(jì)劃有效會(huì)議TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 13/67準(zhǔn)備作為會(huì)議的組織者，您需要同時(shí)考慮會(huì)議的內(nèi)容和組織p會(huì)議內(nèi)容： 關(guān)于“什么”- 會(huì)議中討論什么事項(xiàng)，處理哪些問題，以何種順序進(jìn)行p會(huì)議組織： 關(guān)于“怎么做”- 會(huì)議中討論如何進(jìn)行，如何做出決定，以及參會(huì)者如何互動(dòng)TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page

7、14/67準(zhǔn)備內(nèi)容p日程表p時(shí)間分配和先后次序 （依照各項(xiàng)的重要度）僅考慮與會(huì)議結(jié)果有關(guān)的必要事項(xiàng)。p校對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)和材料p將相關(guān)的信息分發(fā)給參會(huì)者組織p 您如何啟動(dòng)會(huì)議？p 誰負(fù)責(zé)什么：參會(huì)者的角色和職責(zé)分別是什么？p 如何下決定：領(lǐng)導(dǎo)決策？投票表決？專家決策？p 如何鼓勵(lì)成員準(zhǔn)備好參與討論/決定？TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 15/67有效會(huì)議的6步曲通知準(zhǔn)備實(shí)行/控制總結(jié)/記錄跟蹤計(jì)劃有效會(huì)議11:50TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 16/67實(shí)行和控制遵守時(shí)間，按時(shí)開始遵守

8、會(huì)議流程以及時(shí)間表會(huì)議的前10分鐘：設(shè)置會(huì)議的基調(diào)p 一個(gè)令人印象深刻的開場(chǎng)p 回顧日程表，目標(biāo)，以及會(huì)議期望達(dá)成的結(jié)果p 會(huì)議的主要談及到的項(xiàng)目遵守時(shí)間遵守時(shí)間TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 17/67實(shí)行以及控制p 確保討論不跑題p 遵守會(huì)議的基本準(zhǔn)則p 鼓勵(lì)每個(gè)成員參與p 控制時(shí)間p 鼓勵(lì)不一樣的意見，管理好互動(dòng)環(huán)節(jié)p 控制會(huì)議的基調(diào)，處理有可能出現(xiàn)的困難TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 18/67p 如果有人超時(shí)了怎么辦？p 如果討論偏題了怎么辦？p 如果團(tuán)隊(duì)無法立即達(dá)成一致意

9、見怎么辦？p 如果會(huì)議中出現(xiàn)了爭(zhēng)吵或者情緒化的狀況怎么辦？p 如果現(xiàn)場(chǎng)中有很難對(duì)付的人怎么辦？p 出現(xiàn)其他難以把控的情況怎么辦？難點(diǎn)：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 19/67在會(huì)議中起到推動(dòng)作用者：p鼓勵(lì)者：鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)中比較安靜害羞的成員，歡迎其他成員的意見，感謝成員的努力p澄清者：詢問澄清性的問題，當(dāng)意見接近一致的時(shí)候進(jìn)行總結(jié)p實(shí)施者：負(fù)責(zé)實(shí)施復(fù)雜或基本的工作。沒有他們決定就無法實(shí)施p活躍氣氛者：知道什么時(shí)候可以開個(gè)無傷大雅的玩笑以緩解緊張的氣氛p信息提供者：為會(huì)議勤奮準(zhǔn)備。在在會(huì)議中如果無法提供答案將在后續(xù)進(jìn)行跟蹤。p指引者：幫助會(huì)議

10、主持人控制會(huì)議. 引導(dǎo)討論回到正軌。TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 20/67在會(huì)議中起到反面作用者：p知曉一切者：對(duì)答案充滿自信者，經(jīng)常強(qiáng)加意見給別人，如果有機(jī)會(huì)的話會(huì)占據(jù)整個(gè)會(huì)議時(shí)間p打斷者：似乎擁有所有的答案，不等到其他人完成表述即進(jìn)行打斷p閑聊者：在會(huì)議中閑聊，找尋其他人聊跟會(huì)議無關(guān)的話題p悲觀者：只會(huì)指出哪里不對(duì)，一旦決定作出后就會(huì)說注定失敗的言辭。p靜默者： 在會(huì)議中一言不發(fā)，不知道他們?cè)趺聪氲?。p終結(jié)者：在會(huì)議中一言不發(fā)，在會(huì)議后告訴其他人會(huì)議中的決定有多么愚蠢。Any Hints?TOGETHER, WE TURN KNO

11、WLEDGE INTO POWER.Page 21/67有效會(huì)議的6步曲通知準(zhǔn)備實(shí)行/控制總結(jié)/記錄跟蹤計(jì)劃有效會(huì)議TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 22/67會(huì)議記錄/會(huì)議紀(jì)要記錄：p 參與者p 目標(biāo)p 關(guān)鍵討論項(xiàng)目p 產(chǎn)出以及決定p 需要后續(xù)實(shí)施的任務(wù)p 負(fù)責(zé)人p 任務(wù)需要完成的時(shí)間p 下次會(huì)議的日期/時(shí)間/地點(diǎn)記錄作用：p 對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)p 確保相關(guān)方了解會(huì)議的結(jié)果p 為下次會(huì)議提供回顧材料TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 23/67對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)價(jià)哪些地方做得很好，哪些地方還需

12、要改進(jìn)？ +日程表很清晰按時(shí)結(jié)束討論有成效-房間太小太多的私下交談?dòng)腥藳]參加TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 24/67有效會(huì)議的6步曲通知準(zhǔn)備實(shí)行/控制總結(jié)/記錄跟蹤計(jì)劃有效會(huì)議TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 25/67跟蹤p 對(duì)會(huì)議達(dá)成事項(xiàng)立即進(jìn)行跟蹤。p 聯(lián)系各相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)他們開展行動(dòng)。p 在下次會(huì)議前對(duì)行動(dòng)方案進(jìn)行更新。p 對(duì)團(tuán)隊(duì)的貢獻(xiàn)進(jìn)行肯定。TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 26/67福特會(huì)議的 7個(gè)準(zhǔn)則p Dont

13、be late p Be prepared p Listen to each otherp Respect each otherp No humor at anyone elses expense p No mobile phonesp No sideline Discussion 不要遲到準(zhǔn)備好相互傾聽相互尊重不要開不尊重人的玩笑不要打手機(jī)不要開小會(huì)TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 27/67TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 28/67請(qǐng)對(duì)如下物品進(jìn)行選擇，選擇5種種對(duì)你們最為重要的物

14、品。TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 29/67TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 30/67模塊2 有效表達(dá)講師講師: 方俊方俊TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 31/67神結(jié)構(gòu)性表達(dá)體表達(dá)的結(jié)構(gòu)和強(qiáng)化形表達(dá)身體語言TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 32/67小組討論：p成功的表達(dá)需要具備哪些要素？p不成功的表達(dá)通常由哪些因素導(dǎo)致？影響表達(dá)成功的因素TOGETHER, WE TUR

15、N KNOWLEDGE INTO POWER.Page 33/67您是李總，您怎么回答TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 34/67眾眾眾眾結(jié)論思想結(jié)論思想結(jié)構(gòu)五核五個(gè)核心原則TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 35/67以上統(tǒng)下以上統(tǒng)下邏輯遞進(jìn)邏輯遞進(jìn)歸類分組歸類分組結(jié)論先行結(jié)論先行分析需求分析需求原則一：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 36/67Demographic聽眾的 DNANeed Attitude TOGETHER, WE

16、 TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 37/67您的目標(biāo)決定了您如何開始，進(jìn)行以及結(jié)束您的目標(biāo)決定了您如何開始，進(jìn)行以及結(jié)束您的表達(dá)的目標(biāo)是什么？定目標(biāo)定目標(biāo)根據(jù)DNA，您的目標(biāo)容易讓聽眾買單？TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 38/67以上統(tǒng)下以上統(tǒng)下邏輯遞進(jìn)邏輯遞進(jìn)歸類分組歸類分組結(jié)論先行結(jié)論先行分析需求分析需求原則二：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 39/67結(jié)論先行三步法結(jié)論先行三步法總總分分總總總總- -分分- -總結(jié)構(gòu)總結(jié)構(gòu)TOGETHER, WE

17、 TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 40/67以上統(tǒng)下以上統(tǒng)下邏輯遞進(jìn)邏輯遞進(jìn)歸類分組歸類分組結(jié)論先行結(jié)論先行分析需求分析需求原則三：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 41/67N330亮點(diǎn)亮點(diǎn)標(biāo)標(biāo)配配四四驅(qū)驅(qū)回回字字型型大大燈燈渦渦輪輪增增壓壓發(fā)發(fā)動(dòng)動(dòng)機(jī)機(jī)六六速速手手自自變變速速箱箱蜂蜂窩窩式式進(jìn)進(jìn)氣氣格格柵柵肌肌肉肉感感腰腰線線TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 42/67結(jié)論事實(shí)依據(jù)1以上統(tǒng)下：事實(shí)依據(jù)2事實(shí)依據(jù)3事實(shí)依據(jù)1-1事實(shí)依據(jù)1-2事實(shí)依據(jù)2-1

18、事實(shí)依據(jù)2-2事實(shí)依據(jù)3-1事實(shí)依據(jù)3-2TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 43/67以上統(tǒng)下以上統(tǒng)下邏輯遞進(jìn)邏輯遞進(jìn)歸類分組歸類分組結(jié)論先行結(jié)論先行分析需求分析需求原則四：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 44/67劃分標(biāo)準(zhǔn)：劃分標(biāo)準(zhǔn)：MECEMECE原則原則TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 45/67以上統(tǒng)下以上統(tǒng)下邏輯遞進(jìn)邏輯遞進(jìn)歸類分組歸類分組結(jié)論先行結(jié)論先行分析需求分析需求原則五：TOGETHER, WE TURN KNOW

19、LEDGE INTO POWER.Page 46/67TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 47/67表達(dá)的一般結(jié)構(gòu)介紹/ABCD結(jié)論主體類別 邏輯 總結(jié)提問以及回答結(jié)語/行動(dòng) 結(jié)論先行歸類分組與邏輯遞進(jìn)再次總結(jié)與行動(dòng)以上統(tǒng)下TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 48/67介紹 怎么做？ABCD原則p Grab ATTENTION p Tell them the BENEFITS p Show CREDIBILITY p Give DIRECTION 最常用的開頭a) 今天我要說的主題是b) 下

20、午好，我的名字是c) 我來自d) 一些有趣的或者積極的信息TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 49/67表達(dá)的強(qiáng)化S.H.A.R.P S ：故事H：幽默A：類比R：引用P：形象化TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 50/67情境1 有一些重要客戶將會(huì)在下周來訪，你有5分鐘的時(shí)間介紹您的公司，并給對(duì)方留下深刻印象。注意，你只有5分鐘的時(shí)間。情境2你的團(tuán)隊(duì)提議對(duì)車門鎖具的設(shè)計(jì)進(jìn)行更改。這個(gè)更改將有助于本系列車型降低5%的制造成本，并降低8%的不良率。但是這個(gè)設(shè)計(jì)變更需要對(duì)現(xiàn)有庫存的500車門開孔

21、進(jìn)行調(diào)整，你有充分的理由相信你的團(tuán)隊(duì)的設(shè)計(jì)變更是必要的。你有5分鐘的時(shí)間說服管理團(tuán)隊(duì)。練習(xí)TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 51/67情境3我們即將組織新車型的發(fā)布會(huì)。你需要向管理層陳述發(fā)布會(huì)的所有準(zhǔn)備工作，并使管理層信服你們的所有準(zhǔn)備工作都已經(jīng)就緒，一切都會(huì)按照計(jì)劃進(jìn)行。你有5分鐘的時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)。情境4我們的新車型零部件供應(yīng)商選擇面臨抉擇：如果使用A供應(yīng)商，產(chǎn)能和質(zhì)量沒有問題，但是價(jià)格會(huì)超出預(yù)算1.0%. 如果選擇B供應(yīng)商，產(chǎn)能和價(jià)格沒有問題，但是對(duì)方良率還需要提升。如果選擇C供應(yīng)商，質(zhì)量和價(jià)格沒有問題，但是對(duì)方產(chǎn)能一下子還跟不上。你需要

22、領(lǐng)導(dǎo)層決策究竟是用哪一家。你有5分鐘的時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)。TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 52/67提示：在開始的時(shí)候提問不要過于復(fù)雜，從簡(jiǎn)單的或者封閉式的問題開始例如：培訓(xùn)能幫助到員工績(jī)效提升嗎？例如：同意培訓(xùn)能幫助到員工提升績(jī)效的請(qǐng)舉手TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 53/67問：為什么培訓(xùn)能幫助提升員工績(jī)效？答：我不認(rèn)為培訓(xùn)能提升員工績(jī)效TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 54/67提示：追問問：為什么培訓(xùn)能幫助提升員工績(jī)效？答：我

23、不認(rèn)為培訓(xùn)能提升員工績(jī)效追問：為什么你會(huì)這么認(rèn)為？ TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 55/67提示：詢問其他人的意見問：為什么培訓(xùn)能幫助提升員工績(jī)效？答：我不認(rèn)為培訓(xùn)能提升員工績(jī)效問：其他同事是怎么認(rèn)為的呢？TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 56/67提示：詢問專家意見問：為什么培訓(xùn)能幫助提升員工績(jī)效？答：我不認(rèn)為培訓(xùn)能提升員工績(jī)效問：請(qǐng)問，XX你是怎么認(rèn)為的呢？TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 57/67提示：求同問：為什么培訓(xùn)能

24、幫助提升員工績(jī)效？答：我不認(rèn)為培訓(xùn)能提升員工績(jī)效答：我的意見和你是一樣的TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 58/67其他的提示p 預(yù)測(cè)你可能面臨的問題（并準(zhǔn)備好相應(yīng)對(duì)策）p 對(duì)你的提問保持一定的靈活度（采用多種方法提問）p 你的答案在合適的時(shí)候再進(jìn)行分享 （在你希望得到與會(huì)者的廣泛認(rèn)同，或者你需要先征詢大家意見的情況下）TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 59/67模塊3：PPT必備講師講師: 喻盈喻盈TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 60/67什么是PPT Power PointPPT的用途是什么？PPTTOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 61/67PP = PPKISSTOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 62/67人類的人類的溝通溝通思考表達(dá)媒介收