費用報銷以及資金使用管理制度

1、費用報銷以及資金使用管理制度1.目的為為了加強公司財務(wù)管理的工作，完善公司的報銷程序及規(guī)定，合理控制公司經(jīng)營費用，根據(jù)國家有關(guān)財務(wù)法規(guī)的規(guī)定及公司對財務(wù)規(guī)章制度的要求，結(jié)合本公司的實際經(jīng)營情況制定本制度。2.使用范圍本制度適用于公司全體員工。3.職責(zé)與權(quán)限3.1采購部門負責(zé)根據(jù)批準后的物資采購計劃，對需要采購的物資，按規(guī)定的程序進行購銷比價和合同的簽訂工作，對物資采購的過程與結(jié)果負責(zé)。3.2各部門業(yè)務(wù)人員對經(jīng)辦業(yè)務(wù)的真實性、發(fā)票的真實性、金額的準確性負全責(zé)；要嚴格按照本程序規(guī)定履行費用報銷、發(fā)票入賬以及資金使用的審批手續(xù)。3.3各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人對本部門業(yè)務(wù)的真實性負責(zé)，包括業(yè)務(wù)內(nèi)容、費用的支出

2、以及資金使用的申請等。3.4分管副總批準業(yè)務(wù)活動及其內(nèi)容，監(jiān)督控制費用支出和資金使用的審核把關(guān)，對分管職能業(yè)務(wù)的真實性負責(zé)。3.5財務(wù)部負責(zé)接收各單位的報銷單據(jù)、入賬發(fā)票等，并進行進一步的審核把關(guān)，對單據(jù)的完整性、安全性負責(zé)。4.工作程序及要求4.1費用單據(jù)報銷的審核及傳遞程序4.1.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將所經(jīng)辦業(yè)務(wù)索取的報銷單據(jù)原始憑證、物資采購計劃、物資入庫驗收單，按照單據(jù)報銷審批單或差旅費報銷單的要求粘貼好，使用仿宋體、碳素筆逐項認真填寫。4.1.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)將粘貼完整、填寫齊全的單據(jù)報銷審批單或差旅費報銷單報部門負責(zé)人審核簽字。4.1.3經(jīng)部門負責(zé)人審核后的報銷單據(jù)憑證，經(jīng)分管副總審核簽字

3、，然后報送財務(wù)部門復(fù)核簽字后送綜合部。 4.1.4總經(jīng)辦負責(zé)將單據(jù)上報總經(jīng)理統(tǒng)一審批。4.1.5財務(wù)部按照總經(jīng)理的審批意見，通知業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理報銷、入賬等相關(guān)手續(xù)。為簡化手續(xù)下列費用在正常開支范圍內(nèi)無須報批，但當(dāng)費用開支異常時必須向總經(jīng)理匯報。4.1.6.1各種應(yīng)交稅金（不包括印花稅、車輛使用稅）；.2各月發(fā)放工資（夏總在匯總表上簽字）；.3各月應(yīng)交養(yǎng)老保險金、失業(yè)保險金等；.4向金融機構(gòu)辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時發(fā)生的郵電、手續(xù)費、貸款利息。附：費用單據(jù)簽批流程圖主辦部門財務(wù)部總經(jīng)辦董事長經(jīng)辦人填寫費用報銷單審核未通過經(jīng)辦人簽字經(jīng)辦部門部長簽字主管領(lǐng)導(dǎo)簽字主管會計審核單據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人整理單據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字分

4、管副總簽字財 務(wù)部 門總 經(jīng) 理 綜合部 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人財務(wù)部長簽字財務(wù)根據(jù)資金情況通知經(jīng)辦人報銷單據(jù)收集董事長簽批業(yè)務(wù)經(jīng)辦人整理單據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字分管副總簽字財 務(wù)部 門總 經(jīng) 理 綜合部 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人 審核發(fā)現(xiàn)不符合單據(jù) 通 知 報銷入賬審 批 核 準 簽收后 后 后 批準后4.2采購貨物需要辦理入庫手續(xù)的單據(jù)報銷、審核及傳遞程序4.2.1經(jīng)批準需要采購的物資，由物資采購部門負責(zé)按照購銷比價管理規(guī)定的程序進行招標(biāo)，堅持貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉的原則選擇合格供方，并按規(guī)定程序簽訂購貨合同。4.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，將審簽后的合同以及購銷比價表分別報送倉儲部門和財務(wù)部備案，業(yè)務(wù)完成后要及時（2個月內(nèi)）取得有效發(fā)

5、票和必需的物資檢驗、計量、驗收等手續(xù)，按要求進行規(guī)范粘貼。4.2.3業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將粘貼好的報銷單據(jù)，按照單據(jù)報銷審批單的要求，使用仿宋體、碳素筆逐項認真填寫。4.2.4業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將單據(jù)報銷審批單經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報分管副總審核簽字，然后報送財務(wù)部，并辦理交接手續(xù)。4.2.5財務(wù)部根據(jù)發(fā)票、驗收入庫證明、計量單據(jù)等，對照物資購銷比價表或合同等相關(guān)材料進行認真審核把關(guān)，無誤后登記單據(jù)入庫登記臺賬。4.2.6入庫手續(xù)辦理完畢后，由采購部門將單據(jù)報銷審批單和“入庫單”及質(zhì)檢、過磅單一起報送財務(wù)部。4.2.7財務(wù)部收到物資采購報銷單據(jù)，應(yīng)進行認真審核，并及時登記單據(jù)報銷登記臺賬；對物資采購發(fā)票的真實

6、性、合法性、合規(guī)性、附件的完整性進行嚴格審核，對其業(yè)務(wù)的真實性進行監(jiān)督。4.2.8經(jīng)財務(wù)部長簽字蓋章后報送綜合部，由綜合部負責(zé)將單據(jù)上報總經(jīng)理統(tǒng)一審批。4.2.9財務(wù)部負責(zé)對經(jīng)總經(jīng)理批準后的單據(jù)，按規(guī)定程序通知業(yè)務(wù)經(jīng)辦人親自到財務(wù)部門辦理報銷、入賬等相關(guān)手續(xù)。附：單據(jù)傳遞流程圖合同及購銷比價表等報倉儲部門、財務(wù)部門備案 倉儲部門 分 管 副總 簽 字業(yè) 務(wù)經(jīng)辦人財 務(wù)部 部 門 領(lǐng)導(dǎo) 簽 字 發(fā)現(xiàn)不符合單據(jù)通知 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人整理單據(jù) 入帳審 批 核 準 后 后 總 經(jīng) 理綜合部 簽收后送審 批準后 3.3工程施工需要辦理入庫手續(xù)的單據(jù)報銷、審核及傳遞程序各項目部需要土建、裝修等工程施工時，必須按

7、規(guī)定的程序進行審批，審批手續(xù)及施工合同應(yīng)及時轉(zhuǎn)財務(wù)部進行備案。工程完工驗收后業(yè)務(wù)部門、安質(zhì)部及使用單位應(yīng)同時出具驗收證明;并根據(jù)工程結(jié)算情況開具合格發(fā)票。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將完工發(fā)票及驗收證明按規(guī)定的格式粘貼,并經(jīng)部門負責(zé)人、分管副總逐級把關(guān)審簽后轉(zhuǎn)財務(wù)部；并登記單據(jù)報銷登記臺賬。財務(wù)部在對工程發(fā)票驗收證明等結(jié)算單據(jù)審核無誤后，經(jīng)財務(wù)部部長簽字蓋章后報送綜合部，由綜合部負責(zé)及時將單據(jù)上報總經(jīng)理統(tǒng)一審批。財務(wù)部負責(zé)對經(jīng)總經(jīng)理批準后的單據(jù)，按規(guī)定程序辦理入賬等相關(guān)手續(xù)。附：單據(jù)傳遞流程圖工程施工審批表及一口價合同及驗收證明報財務(wù)部門備案 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人整理單據(jù) 財 務(wù)部分 管 副總 簽 字部 門 領(lǐng)導(dǎo) 簽

8、 字 入賬 審 批 核 準 后 后 綜合部總 經(jīng) 理 簽收后送審 批準后3.4資金使用審批及單據(jù)傳遞程序因公出差或辦理貨物采購業(yè)務(wù)需預(yù)借差旅費或支付貨款時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人按要求使用仿宋體、碳素筆填寫（）款單據(jù)、采購匯款審批單，并經(jīng)單位主管、分管副總審核批準。經(jīng)辦人持分管副總批準的（）款單據(jù)、采購匯款審批單到財務(wù)部門核對賬面欠款情況，經(jīng)總經(jīng)理批準后，再到財務(wù)部門辦理借款或匯款手續(xù)。業(yè)務(wù)辦理完成后，按以上規(guī)定的程序辦理報銷，預(yù)借剩余款項及時交財務(wù)沖賬。對不按時交款沖賬的由財務(wù)按規(guī)定處理。財務(wù)不能及時處理的追究財務(wù)責(zé)任人的責(zé)任。4.單據(jù)報銷要求： 4.1各部門當(dāng)期發(fā)生的當(dāng)月25日前結(jié)算的費用，經(jīng)辦人必須

9、在五天內(nèi)（領(lǐng)導(dǎo)出差可順延）持分管副總簽字的合格發(fā)票到財務(wù)部門辦理審核手續(xù)，因公不能回來的業(yè)務(wù)人員費用,必須在月度結(jié)賬前將各項費用單據(jù)，轉(zhuǎn)給本部門人員報銷入賬。每出現(xiàn)一次跨月入賬的費用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對經(jīng)辦人處以報銷額5不低于20元的罰款。4.2各部門發(fā)生的當(dāng)期25日后（含25日）結(jié)算的費用，經(jīng)辦人必須在次月的15日前，持分管副總簽字的合格發(fā)票到財務(wù)部門報銷入賬。每出現(xiàn)一次跨期入賬的費用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對經(jīng)辦人處以報銷額5不低于20元的罰款。4. 3財務(wù)部在報銷跨期費用時，必須先按規(guī)定開出罰款收據(jù)，經(jīng)辦人交納罰款后，方可辦理報銷入賬手續(xù)。4. 4各部門當(dāng)月先付款后采購的物資，物資采購部門必須于次月的結(jié)賬前將

10、發(fā)票及入庫單據(jù)按程序?qū)徍灪笏偷截攧?wù)部，財務(wù)部必須立即入賬，每跨期一個月入賬，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以50元罰款，依次類推。4.5各部門的各項工程費用（如防腐保溫費、零星基建費用等）要及時入賬。項目完工后5日內(nèi)，由項目負責(zé)人組織完成項目初審，必須保證本月發(fā)生的防腐保溫、零星基建費用次月入賬。否則，對業(yè)務(wù)主管部門、財務(wù)部，按照各自職責(zé)每拖延一天各罰款5元。4.6除以上因素外對于跨年度的費用單據(jù)進行報銷的按票面金額的40對經(jīng)辦人進行罰款。 4.7各部門出庫物資必須在財務(wù)結(jié)賬日前及時入賬。4.8財務(wù)部必須嚴格按照公司相關(guān)文件或國家的有關(guān)規(guī)定，準確列支各項成本和費用（包括一級會計科目及其所屬的明細科目），每出現(xiàn)

11、一筆錯誤列支罰財務(wù)部長10元，罰審核人及制單人各20元。4.9以上各種報銷發(fā)票，必須為國家統(tǒng)一發(fā)票，經(jīng)營性收款收據(jù)一律不能報銷入賬。 2、發(fā)票上抬頭必須和報銷單位一致，否則不能報銷。 3、各種開支必須符合國家財稅法規(guī)，報銷時經(jīng)辦人員應(yīng)盡可能注明用途。 4、超過現(xiàn)金結(jié)算限額（2000元）的費用，應(yīng)通過銀行結(jié)算，特殊情況要使用現(xiàn)金必須由使用人提出申請，財務(wù)部經(jīng)理同意后方可支付，對數(shù)額較大應(yīng)提請總經(jīng)理審批。 5、對各種報銷單據(jù)，財務(wù)部必須進行審核，對不符合報銷規(guī)定的單據(jù)，財務(wù)應(yīng)要求更換。無法更換的，財務(wù)可拒絕報銷。 6、報銷單據(jù)一般不得涂改，如有改動，外來發(fā)票應(yīng)由對方單位加蓋公章，自制憑證應(yīng)由經(jīng)手人蓋章，否則不得報銷。 7、當(dāng)年費用必須當(dāng)年報銷，如：通訊費、核定的業(yè)務(wù)費、書報費、核定的汽車費等，當(dāng)年不報銷視作自愿放棄（12月份通訊費除外）。 8、對外簽訂的各種合同、協(xié)議及內(nèi)部職工與公司簽訂的各種協(xié)議需送財務(wù)部一份，作為財務(wù)收、付款依據(jù)，對無依據(jù)的支