文書管理制度

1、文書管理制度文書管理制度制度名稱文書管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第一章 總則第1條 目的為使文書管理制度化、規(guī)范化，以增進文書處理的品質(zhì)及效率，特制定本制度。第2條 范圍本單位各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負責。第二章 收文第3條 簽收文件時，要確認收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。第4條 簽收文件時，要對文件的份數(shù)、標題等內(nèi)容逐份清查核對，如發(fā)現(xiàn)其中一項不對口，應及時報告主管領導。第5條 簽收文件應簽寫姓名并注明時間。第6條 文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在收文登記簿上詳細登記。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標題。參加各

2、種會議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結束后應交行政管理部保管，個人不得存放。第7條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。第三章 發(fā)文第8條 企業(yè)的文件由行政管理部負責起草和審核，由總經(jīng)理簽發(fā)；企業(yè)本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，由總經(jīng)理簽發(fā)。第9條 以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。第10條 在企業(yè)日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用企業(yè)文件的形式發(fā)布。第四章 分文第11條 外來文件由行政管理部登記收文后，根據(jù)業(yè)務性

3、質(zhì)分送各有關部門處理。第12條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉時，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。第五章 會簽第13條 需多部門或多人會簽處理的文件應附上收文處理單。第14條 各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。第15條 文件收文后，再依收文處理單內(nèi)所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送行政管理部。第16條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及企業(yè)總體協(xié)調(diào)或應由總經(jīng)理審核的文件，由行政管理部匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交其他授權者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關部門予以執(zhí)行。第六章 立檔第17條 經(jīng)辦理歸檔后的文

4、件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理，業(yè)務文件由業(yè)務辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。第18條 立檔按年度、機構、問題分類立卷，卷中按規(guī)定編頁碼號，卷首有案卷目錄。第19條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。第七章 文書日常管理第20條 借閱（1）凡因工作需要借閱文件時，必須履行手續(xù)，一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意，重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。（2）文件借出室外需登記，借閱期間應保證文件的完整與安全，閱后在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（3）翻印（復?。┤缧鑿陀∥募?，應經(jīng)領導同意方可復印。第21條 保管（1）文件應妥善保管，防蟲、防霉、防丟失，保證文件的安全。（2）所有文件應有專柜存放，加鎖，定期清理翻動、通風、防濕。（3）機密文件按密級保管，不得隨便放置于公共場所，不得私自摘錄或對外泄露。第22條 文件的銷毀文件的銷毀應請示領導簽字同意，并建賬登記，經(jīng)兩人以上監(jiān)督銷毀，任何人不