第1516課時 項目三(文書的處理)

1、項目三 第二部分 文書的處理 熟悉行文制度，掌握現(xiàn)行行政機關(guān)的行文要求。加深對行文關(guān)系和行文方式的理解。掌握發(fā)文處理、收文處理的環(huán)節(jié)。能獨立進行收文和發(fā)文處理。2 21 13 34 4文書處理應(yīng)及時、確、善始善終，事辦所宜。知識點二 文書的處理程序 知識點三 發(fā)文處理 知識點四 收文處理 知識點一 行文制度 知識點一 行文制度 機關(guān)文書部門必須按照黨和國家有關(guān)文書工作規(guī)章、準則來處理文書，以保證機關(guān)行文有條不紊地進行，提高機關(guān)的辦事效率。 文件的行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間文件的往來關(guān)系。我國行政機關(guān)的行文關(guān)系包括兩個種類，見圖5-1。 一、行文關(guān)系 （一）隸屬關(guān)系 即同一系統(tǒng)的機關(guān)，既

2、有上級領(lǐng)導機關(guān)，又有下級被領(lǐng)導機關(guān)，上下級機關(guān)之間構(gòu)成的領(lǐng)導與被領(lǐng)導的隸屬關(guān)系。機關(guān)之間相互行文必須使用上行文或下行文。一、行文關(guān)系 （二）非隸屬關(guān)系 行文機關(guān)之間，不是上下級關(guān)系，沒有領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系。機關(guān)之間相互行文用平行文。這包括以下三種關(guān)系： 第一，上級主管業(yè)務(wù)部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導關(guān)系； 第二，非同一系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，既無領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系，又無上下級業(yè)務(wù)部門的指導關(guān)系，是不相隸屬的關(guān)系； 第三，不同系統(tǒng)的同級機關(guān)之間和同一系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系。 （一）下行文 是指上級領(lǐng)導機關(guān)對所屬下級機關(guān)的行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求，下行文可分為以下

3、三種行文方式，見圖5-2。二、行文方式 1. 逐級下行文 就是采取逐級下達或者只對直屬下級機關(guān)下達的一種行文方式，見圖5-3。 二、行文方式 2.多級下行文 就是指黨政領(lǐng)導機關(guān)根據(jù)工作需要，同時下達幾級機關(guān)的一種行文關(guān)系。如中央文件中有些文件是同時發(fā)到縣、團級以上的各級組織，見圖5-4。 二、行文方式 3.直達基層組織和群眾的行文 指的是黨政領(lǐng)導機關(guān)直接發(fā)到基層的黨政組織或人民群眾的一種行文方式。非機密性的文件，還可采取組織宣講、登報、廣播等辦法直接與群眾見面。還有些直接在報刊上刊登，或采取張貼的方式，見圖5-5。 二、行文方式 （二）上行文 1. 逐級上行文 逐級上行文就是指采取逐級上達或者

4、只對直屬上級機關(guān)送呈的一種行文方式。除特殊情況外，下級機關(guān)一般應(yīng)直接向自己的所屬上級領(lǐng)導機關(guān)請示與報告工作，保持正常的領(lǐng)導與被領(lǐng)導的工作關(guān)系，見圖5-6。 二、行文方式 （二）上行文 2. 多級上行文 多級上行文指各級黨政機關(guān)根據(jù)工作需要，同時上報幾級領(lǐng)導機關(guān)的一種行文方式。如縣政府行文給省委并報國務(wù)院，見圖5-7。 二、行文方式（二）上行文 3. 越級上行文 越級上行文，就是指在非常必要的時候，下級機關(guān)可以越過自己的直接上級領(lǐng)導機關(guān)，向更高級的上級領(lǐng)導機關(guān)直至中央行文的一種行文方式。 什么情況下可以越級請示呢？ 一是突然發(fā)生嚴重自然災(zāi)害或社會突發(fā)性事件，非常緊急，逐級上報請示會延誤時機造成損

5、失的； 二是按有關(guān)業(yè)務(wù)管理體制，可越級請示的問題； 三是無須經(jīng)過直接上級的一般的公務(wù)，這類公務(wù)不涉及其直接上級職權(quán)，并且有關(guān)情況比較清楚，處理原則比較明確； 四是被上級機關(guān)長期擱置而又確需解決的問題，或者對直接上級的決策有意見、爭執(zhí)不下一時難以執(zhí)行而又急于處理的問題；等等，見圖5-8。二、行文方式二、行文方式 （三）平行文 平行文是指互相沒有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導關(guān)系的同級機關(guān)，或者不屬同一系統(tǒng)的機關(guān)部門之間的一種行文。具體而言，平行文可在不分系統(tǒng)、級別、地區(qū)的黨政軍機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位之間使用，見圖5-9。 二、行文方式 行文規(guī)則，即機關(guān)行文必須遵循的具體規(guī)定或準則。認真執(zhí)行行文制度，除了

6、正確認識行文關(guān)系、選擇行文方式外，還必須嚴格遵守行文規(guī)則： 三、行文規(guī)則 （一）行文應(yīng)當確有必要，注重效用 這是公文處理基本原則在行文中的具體體現(xiàn)，也是國家行政機關(guān)行文的總原則。它集中體現(xiàn)了黨的實事求是的思想路線和求真務(wù)實的作風。 要求：制發(fā)文件應(yīng)從實際需要出發(fā)，內(nèi)容已被綜合文件包含了的不再制發(fā)文件；可以用電話或其他方式解決問題的不發(fā)文件；能發(fā)短文件解決問題的不發(fā)長文件；可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；內(nèi)容相同或相似的文件可適當合并。 三、行文規(guī)則 （二）一般不能越級行文 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告；屬主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)直接報送主管部門。 凡不相隸屬的機

7、關(guān)、部門之間，上下級業(yè)務(wù)部門之間，均不應(yīng)以領(lǐng)導指導和被領(lǐng)導指導的身份行文。如對不同系統(tǒng)的機關(guān)和沒有領(lǐng)導指導關(guān)系的機關(guān)，不能發(fā)出命令、決定等領(lǐng)導性。 文件，也不要發(fā)出請示報告等請求給予領(lǐng)導指導的文件。它們之間只能用平行式行文。 一般不得越級請示指各級機關(guān)應(yīng)按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍逐級行文。按照這個原則，各級機關(guān)都應(yīng)有固定的受理請示范圍。三、行文規(guī)則（三）政府各部門行文 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商治工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。 本規(guī)則要求，政府各部門只能向下一級政府

8、的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，不能向下一級政府正式行文（以函的形式商治工作、詢問和答復問題、審批事項除外）。三、行文規(guī)則（四）聯(lián)合行文 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)政府同意。 三、行文規(guī)則（五）協(xié)商一致的原則 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當

9、責令糾正或撤銷。 即政府各部門向下級機關(guān)行文，如果涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，必須事先與有關(guān)部門協(xié)商取得一致意見。這是杜絕政出多門的有效措施。三、行文規(guī)則 公文抄送制度是我們黨在相當長的一段時期內(nèi)實行的一條工作制度、工作紀律。 毛澤東文稿中有關(guān)于嚴格工作報告制度的專門論述。 （六）重要行文的抄送 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。這條規(guī)定一是有利于各級國家行政機關(guān)更好地進行領(lǐng)導和監(jiān)督，維護政令統(tǒng)一。二是有利于堅持 “從群眾中來，到群眾中去” 的領(lǐng)導工作方法。實行公文抄送制度，可以幫助上級機關(guān)集中廣大人民群眾智慧，不斷充實和完善各項政策措施，推動工作的開展。 三、行文規(guī)

10、則 （七）“請示”、“意見”、“報告”的注意事項 “請示” 應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。 “報告”不得夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。 三、行文規(guī)則 “請示”應(yīng)當一文一事。 這一行文規(guī)范，宋慶元條法事類文書門中就有記載：奏陳公事，皆直述事狀；若名件不同，應(yīng)分送所屬；而非一宗事者，不得同為一狀。這是說不得把兩件不同的事寫在同一篇上奏的公文中。 慶元條法事類書名南宋謝深甫監(jiān)修。全書共80卷附錄2卷。 （八）受雙重領(lǐng)導的行文機關(guān) 受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機

11、關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。這樣就使得辦理該份文件的對方機關(guān)明確，使得文件及時辦理。如果將雙重領(lǐng)導機關(guān)都定為主送機關(guān)，要么答復之前先經(jīng)過協(xié)商這一環(huán)節(jié)，延誤時間；要么兩個單位互相推諉，問題難以解決。三、行文規(guī)則 （八）受雙重領(lǐng)導的行文機關(guān)上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。這是保證領(lǐng)導機關(guān)信息暢通的有力措施，也達到了協(xié)商一致的目的。 三、行文規(guī)則知識點二 文書的處理程序一、文書處理程序的含義二、文書處理程序的特點三、文書的處理程序圖 有步驟才能出效率。文書處理有其特定的程序。 文書處理程序就是指文件在機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。任何一個機關(guān)，在撰

12、寫對外發(fā)文、對內(nèi)文件或處理收來文件時，都必須經(jīng)過一系列環(huán)節(jié)。 一般地說，機關(guān)文書處理工作通?？梢苑譃槭瘴暮桶l(fā)文、文件管理三個方面的運轉(zhuǎn)處理程序。 一、文書處理程序的含義一、文書處理程序的含義 （一）確定性 文書處理的各個工作環(huán)節(jié)不可缺少而且對獨立，每個環(huán)節(jié)都有特定的功能和內(nèi)容。文書處理過程中的所有環(huán)節(jié)都是一環(huán)扣一環(huán)、相互制約、缺一不可的。二、文書處理程序的特點 （二）連續(xù)性 文書處理程序具有連續(xù)性，我們一方面應(yīng)當盡可能地完善公文處理的環(huán)節(jié)，不要人為地顛倒順序或隨意增刪環(huán)節(jié)，以免影響文書處理的質(zhì)量；另一方面又不要搞絕對化、一刀切，要允許從實際情況出發(fā)，使連續(xù)性特點在不同類型的機關(guān)和不同性質(zhì)內(nèi)容的

13、文件中具有靈活性。 （三）規(guī)范性 文書處理的每個工作環(huán)節(jié)都必須遵循嚴格的工作規(guī)范。規(guī)范是文書處理的質(zhì)量要求。文書處理的每一個環(huán)節(jié)不僅要及時、講究效率，而且要注重質(zhì)量、避免差錯。規(guī)范有效是文書處理工作所追求的最終目標，貫穿文書處理工作的始終。二、文書處理程序的特點三、文書的處理程序圖 文書處理流程圖只是對文書處理過程依次經(jīng)過各環(huán)節(jié)的線性運轉(zhuǎn)的概要說明，有利于對文書處理系統(tǒng)程序的掌握。但在實際工作中，某些環(huán)節(jié)的作用并不止如圖所示這樣簡單，見圖5-10。 三、文書的處理程序圖知識點三 發(fā)文處理一、草擬二、審核三、簽發(fā) 四、復核 五、繕印六、用印七、登記八、分發(fā) 發(fā)文處理是指各種社會組織為制發(fā)公文所進

14、行的公文創(chuàng)制、處置與管理活動。具體環(huán)節(jié)包括：草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。一、草擬一、草擬 草擬即擬寫文稿，它是整個發(fā)文處理過程的第一個環(huán)節(jié)。擬稿的質(zhì)量和時效是發(fā)文處理工作能否順利進行的關(guān)鍵。 草擬文稿包括這樣幾個步驟： （一）交擬 交擬是指機關(guān)單位的領(lǐng)導或文秘部門的負責人向擬稿人交代撰擬任務(wù)的過程。 交擬的重點是行文目的、對象和指導思想，行文意圖、依據(jù)和具體要求。 交擬這一環(huán)節(jié)是由本機關(guān)、單位的領(lǐng)導人和文秘部門的負責人負責實施的，是一種領(lǐng)導的組織能力和指揮能力的體現(xiàn)。（二）起草 起草文稿應(yīng)當做到： 第一，符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；第二，情況確實，觀點明確，表

15、述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短； 第三，公文文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定； 第四，擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度； 第五，人名、地名、數(shù)字、引文準確。 第六，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，見圖5-11。 一、草擬 （二）起草 第七，應(yīng)當使用國家法定計量單位； 第八，文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱； 第九，公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)

16、當使用阿拉伯數(shù)字。二、審核 審核又稱核稿，是指文稿在送交機關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)之前，對文稿的內(nèi)容、體式等進行全面的檢查審定。這是關(guān)系到發(fā)文質(zhì)量的重要程序，也是制文階段和整個發(fā)文處理程序中一個必經(jīng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 文稿審核工作由文秘部門負責人負責，一般文件也可以指定經(jīng)驗豐富、各方面素質(zhì)都較高又有較高文字水平的秘書人員來負責把關(guān)。審核主要是把好“三關(guān)”，即行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。見圖5-12。 三、簽發(fā) 簽發(fā)是機關(guān)單位主管領(lǐng)導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準發(fā)文意見，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。 簽發(fā)是發(fā)文處理過程中最重要的一個程序。文稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，辦理人員無權(quán)改動，一旦出錯，文件

17、發(fā)出后勢必造成工作的被動。 簽發(fā)環(huán)節(jié)是領(lǐng)導人行使職權(quán)的一種表現(xiàn)，簽發(fā)人代表本機關(guān)單位對所發(fā)出的文件及文件的文字表述負有完全的責任。因此各機關(guān)單位對于簽發(fā)文件的職能分工，應(yīng)有明確的原則規(guī)定。 四、復核 復核是指公文在正式印制前，文秘部門對其進行復查審核，主要包括：審核處理程序、附件材料、文件格式等方面，見圖5-13。 繕印，是根據(jù)發(fā)文定稿制成文件正本過程?，F(xiàn)在的文件一般都是印制的，只有少數(shù)情況，如某些通知、通告和單份文件及領(lǐng)導人的親筆信函要用繕寫的形式發(fā)出（還要另繕寫或復制若干份整理歸檔）。 繕印也是發(fā)文處理過程中一個必須注意的環(huán)節(jié)。五、繕印六、用印 用印，是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機關(guān)的印

18、章的程序。用印是文件生效的標志，因此需要用印的文件，只有加蓋了發(fā)文機關(guān)印章之后才能有效。七、登記 登記，是指文件用印之后封發(fā)之前，對文件主要內(nèi)容進行登記檢查的環(huán)節(jié)。發(fā)文登記一般使用簿冊式。采用簿冊登記，一般以年度為單位，每年度使用一冊。一個單位常有三種發(fā)文登記簿，見圖5-14。八、分發(fā) 分發(fā)，是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。 分發(fā)環(huán)節(jié)由文秘部門的內(nèi)收發(fā)擔任，工作內(nèi)容有書寫封面、裝入文件、封口和發(fā)送 。 發(fā)送的方式按要求可分別郵遞、機要投遞和專人送遞，不得托人代送。知識點四 收文處理一、簽收二、登記三、審核 四、擬辦 五、批辦六、承辦七、催辦八、注辦收文處理也是一門

19、學問。 一、簽收 簽收時需要對收到的文件進行審核，檢查清點。 收文經(jīng)過審核后，加蓋收文章后進行收文登記。 登記，是指文秘部門對收受的文件，按照一定的形式進行逐項登記的環(huán)節(jié)。 實際工作中，一般確定專人負責文件的拆封、登記與分發(fā)，稱為內(nèi)收發(fā) 。 收文登記是收文處理工作的基礎(chǔ)和重要程序。二、登記 登記的形式，有簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。但不論采用何種方式，見圖5-15。 二、登記三、審核 收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當進行審核。審核的重點是： 第一，是否應(yīng)由本機關(guān)辦理。 第二，是否符合行文規(guī)則。 第三，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 第四，涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是

20、否已協(xié)商、會簽。 第五，文種使用、公文格式是否規(guī)范。四、擬辦 擬辦是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導批辦時參考。擬辦具有參考性、差異性和概括性的特點，見圖5-16。 批辦是指機關(guān)單位領(lǐng)導人將來文和附送來的擬辦意見審閱后，對文件如何辦理、辦理原則和辦理過程中應(yīng)注意的問題做出蕞后決定，并在文件辦理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)。 批辦是文書處理過程中一個具有決策意義的環(huán)節(jié)，是行使領(lǐng)導職權(quán)的一種具體體現(xiàn)。 批辦一般是由機關(guān)單位領(lǐng)導人負責，尤其是對事關(guān)全局的重要文件的批辦。五、批辦六、承辦 承辦，就是遵照領(lǐng)導人對文件的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。承辦包括兩個方面的內(nèi)容，見圖5-17。 （一）辦事 辦事就是落實文件中要求辦理執(zhí)行的相關(guān)事項。為了提高辦事的效率和質(zhì)量，承辦工作應(yīng)做到以下幾點： 第一，明確承辦人，由專人負責； 第二，領(lǐng)會領(lǐng)導批