探析基建工程項(xiàng)目中檔案資料的管理與監(jiān)控_工程管理

1、探析基建工程項(xiàng)目中檔案資料的管理與監(jiān)控論文基建工程中相應(yīng)的檔案管理至關(guān)重要,檔案管理滲透于建設(shè)整個(gè)過(guò)程,地位特別。本文就管理以及監(jiān)控中的不足,提出了應(yīng)對(duì)策略?；n案在整個(gè)企業(yè)檔案中有著特別重要的地位,對(duì)檔案資料進(jìn)行管理與監(jiān)督,雖然對(duì)工程建設(shè)沒(méi)有直接影響,但是卻貫穿于整個(gè)建設(shè)過(guò)程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠?yàn)槠髽I(yè)之后工程擴(kuò)建、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等供應(yīng)齊全并且真實(shí)的資料。因此,對(duì)基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視非常必要,想要提高檔案的真實(shí)性與牢靠性,應(yīng)當(dāng)與基建進(jìn)度保持同步對(duì)項(xiàng)目中涉及到的環(huán)節(jié)實(shí)行高效監(jiān)控,確保檔案資料的管理以及監(jiān)控緊跟工程建設(shè)的步伐。一、基建工程項(xiàng)目中檔案資料監(jiān)控以及管理

2、中的不足對(duì)工程中的檔案資料進(jìn)行管理,實(shí)際上即對(duì)工程施工整個(gè)過(guò)程里涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、進(jìn)行合理編制并且歸檔、保管。由于工期較長(zhǎng),因此資料的形成也需要較長(zhǎng)時(shí)間。項(xiàng)目方面有些工程較多,并且分散面廣,由于動(dòng)態(tài)管理而使人員流淌性高,相關(guān)責(zé)任較難落實(shí)。1.1資料收集不夠全面例如,某些工程上的設(shè)計(jì)有變動(dòng),在編制資料的時(shí)候,只將變更通知書(shū)進(jìn)行記錄,卻未對(duì)相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒(méi)有核定審批看法;部分交接驗(yàn)收記錄沒(méi)有簽認(rèn)手續(xù)等。對(duì)基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動(dòng)態(tài)掌握高度結(jié)合的工作,必需以實(shí)事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。1.2資料不夠精確資料上的隨便性比較嚴(yán)

3、峻:對(duì)相同工序檢查出的數(shù)據(jù),根據(jù)其相像的數(shù)據(jù)填到了另外的同類(lèi)工序中而缺少必要的檢查;部分監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi),可怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數(shù)據(jù);引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可,便隨便填了一些看起來(lái)很合理的數(shù)據(jù)。精確性的檔案體現(xiàn)出自身價(jià)值的關(guān)鍵所在,必需本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來(lái)仔細(xì)落實(shí)。1.3收集與整理不夠準(zhǔn)時(shí)對(duì)工程對(duì)應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后預(yù)備開(kāi)工時(shí)就著手,如圖紙會(huì)審紀(jì)要以及開(kāi)工報(bào)告等,對(duì)于施工過(guò)程,依據(jù)規(guī)定對(duì)其準(zhǔn)時(shí)予以規(guī)范記錄,努力做到開(kāi)工有報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有依據(jù)、施工有記錄、對(duì)比有標(biāo)準(zhǔn),每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)

4、當(dāng)準(zhǔn)時(shí)、到位。實(shí)際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。二、管理以及監(jiān)控措施2.1與工程建設(shè)同步,進(jìn)行全程監(jiān)控2.1.1準(zhǔn)時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高工作質(zhì)量一切工程合同中都對(duì)其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定,施工單位作為檔案的最直接的接觸方,施工單位能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求以及標(biāo)準(zhǔn),樹(shù)立檔案意識(shí)等都會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠平安,卻缺乏檔案管理方面的培訓(xùn)。因此,必需及早對(duì)相關(guān)監(jiān)理人員進(jìn)行培訓(xùn),樹(shù)立檔案思想,這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質(zhì)量較好。同時(shí),對(duì)施工單位相關(guān)人員開(kāi)展文件整理、檔案管理、交工技術(shù)等培訓(xùn),加強(qiáng)建檔以及歸檔意識(shí)

5、,熟識(shí)其歸檔要求、收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)等。2.1.2資料分發(fā)時(shí)必需加強(qiáng)監(jiān)控基礎(chǔ)建設(shè)工程在施工過(guò)程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗(yàn)收中起著非常重要的作用,同時(shí)負(fù)責(zé)圖紙以及其他資料的發(fā)放。將來(lái)確?？⒐r(shí)所需檔案高質(zhì)量,相應(yīng)的管理者應(yīng)當(dāng)親自參加監(jiān)控資料分發(fā)的工作,分發(fā)前首先將需歸檔部分保存之后再分發(fā),特殊是像詳勘這些數(shù)目有限的資料,必需妥當(dāng)保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時(shí)使歸檔資料比較齊全。2.1.3立項(xiàng)時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、勘察之前,相應(yīng)的管理部門(mén)并沒(méi)有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程預(yù)備時(shí)相關(guān)材料往往比較分散,部分文件在其文書(shū)相關(guān)部門(mén),部分文件放置在規(guī)劃部,并沒(méi)有經(jīng)過(guò)

6、應(yīng)有文書(shū)處理程序,同時(shí),投招標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。假如沒(méi)有對(duì)上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)時(shí)收集,久而久之,會(huì)使收集上述文件的難度加大,甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以,在工程項(xiàng)目立項(xiàng)的前期,就應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)介入檔案的收集以及整理,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。2.1.4對(duì)新設(shè)備的檢驗(yàn)加強(qiáng)監(jiān)控新設(shè)備到貨后,隨之會(huì)有相應(yīng)的圖紙資料,值得留意的是,進(jìn)口設(shè)備對(duì)應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置,而國(guó)產(chǎn)設(shè)備所供應(yīng)的使用手冊(cè)又不足,這些環(huán)節(jié)時(shí)常會(huì)消失漏洞。缺乏細(xì)致仔細(xì)的態(tài)度,就可能丟失設(shè)備資料。所以,必需建立合理的設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)相關(guān)的制度并且貫徹執(zhí)行,對(duì)開(kāi)箱權(quán)限予以明確。2.2完善制度 ,明確責(zé)任對(duì)基建工程進(jìn)行檔案管理是很必要也非常重要的,管理過(guò)程應(yīng)當(dāng)是有目標(biāo)、有方案、有落實(shí)、有責(zé)任的活動(dòng)。所以,承建單位必需建立由副經(jīng)理或者總工程師領(lǐng)導(dǎo),質(zhì)量生成或者工程檔案部門(mén)負(fù)責(zé)專(zhuān)管,下面的各級(jí)主管相應(yīng)的分片領(lǐng)導(dǎo),由檔案管理者以及項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),由施工管理者來(lái)詳細(xì)落實(shí),并且對(duì)各級(jí)各類(lèi)人員的權(quán)責(zé)予以明確規(guī)定。對(duì)于大型的工程項(xiàng)目部門(mén)肯定有現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理員,對(duì)于中型或者小型項(xiàng)目部門(mén),應(yīng)當(dāng)有兼職人員對(duì)資料進(jìn)行收集以及企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時(shí)