總務課管理制度

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上公司總務管理制度1. 目的：2. 通過規(guī)范公司后勤保障制度管理，做好公司堅強的后盾，保證公司各項業(yè)務正常運作，從而給員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，提高工作效率，特制定本制度。3. 范圍：本制度使用于公司于公司全體工作人員。4. 基本規(guī)定4.1 員工著裝與化妝規(guī)定4.1.2 化妝女士忌濃妝艷抹，淡妝即可。忌在公共場所化妝 忌在客人面前化妝 進入公司后須更換工作服。4.1.3 外出商務禮儀 男士著裝顏色以黑色為主，藏藍色也可。穿西裝套裝，必須系領帶，配皮鞋。忌旅游鞋，球鞋。4.1

2、.3.4忌短褲配皮鞋。 女士著裝 最適合的是職業(yè)套裝，襯衫要選擇和外套和諧自然的，不要太夸張。 鞋子最好是高跟或者中跟皮鞋。 夏天忌穿露趾涼鞋，球鞋。 褲子忌穿牛仔褲，容易給人隨便的感覺。 裙子忌高于膝蓋5公分以上。 著裝色彩不宜太夸張花哨，忌太性感暴露。 佩戴飾品以不妨礙工作為原則，避免太漂亮太閃光。耳環(huán)也不宜過大，發(fā)出聲音，影響別人工作情緒。 女士穿西服套裙時，忌光腿或穿彩色絲襪。0 頭發(fā)忌凌亂，應挽起，盤起。5. 接打電話5.1 原則上須在電話鈴響三

3、聲之內(nèi)接起電話。接電話主動報出“您好，上海麻沼”。5.1.2 通話時間不宜過長，應言簡意賅。5.1.3 鄰座沒人時，請代接電話，有事請寫留言條，并及時轉告。6. 辦公室言行6.1.1嚴禁在公司內(nèi)打架斗毆，互相吵罵。6.1.2公司內(nèi)與同事相遇應點頭表示致意，同事以姓名或職務稱呼；客戶以先生、小姐稱呼，并使用普通話。6.1.3站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平穩(wěn)不得拖拉散漫。6.1.4 公司內(nèi)職員與領導或客戶相遇，應主動讓行，以示禮貌。6.1.5公司領導進入辦公室應主動起立相迎。6.1.6 握手時應主動熱情，不卑不亢。6.1.7 進入辦公室應輕輕敲門，聽到應答后再進，進門后回手關門不能大力粗暴。6.

4、1.8 同事之間或部門內(nèi)部如有業(yè)務問題進行討論時，應避免影響他人工作。6.1.9 請不要在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)奔跑、大聲叫喊、高談闊論。6.1.10 在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)請靠右行走，互相禮讓，不要搶行。6.1.11 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。6.1.12 辦公時間內(nèi)不得在電腦上玩游戲、看影碟、做與工作無關的事。6.1.13 請愛護公司的辦公用品、設備及其它財物，不得公私不分。6.1.14 厲行節(jié)約，減少浪費。6.1.15 嚴禁在公司內(nèi)用餐、吃零食。7. 外來人員信息登記7.1外來訪客信息登記外來人員指除本公司以外的其他人員，包括訪客，維修人員及外來施工人員等。前臺必須示意讓其在訪客

5、登記表上登記信息。7.2 臨時工信息登記 前來應聘臨時工的人員，前臺人員須示意讓其在臨時工信息登記表上登記信息。8. 總務事物管理制度8.1車輛管理制度8.1.1職責8.2.1管理部負責辦公室車輛派遣及使用，并對各部門用車進行審批，協(xié)調(diào)，安排，保證辦公室車輛的有效使用。8.2.2車輛的使用安排8.2.3除公司財務外，原則上員工因公使用車輛的，為了方便總務課安排，須至少提前一天提出申請，即填寫外出用車登記表，將外出地點，時間，事由填寫清楚后，經(jīng)本部門領導許可后再提交到管理部，由管理部領導批準后方可使用車輛。8.2.4車輛申請人員在辦理公司事宜時，為了避免耽誤下一位使用者，應嚴格按照登記表中填寫的

6、時間返回。無法返回的須提前向管理部說明原因，獲得批準后可延時返回。另外，車輛使用完畢后，司機應及時在用車登記表上填寫回程公里數(shù)，使用人則必須用車登記表上簽字確認。8.3車輛的使用管理8.3.1司機必須將每次使用的時間，里程，乘車人，等信息詳細記錄于用車登記表上，月底將發(fā)票一起統(tǒng)一提交給總務課由總務課核算費用。8.3.2司機辦完公事應立即返回公司，不得因私使用車輛。8.3.3司機應服從總務課的安排，按時出車，如有特殊情況，須提前告知總務課。還需根據(jù)車輛的情況定期對車輛進行保養(yǎng)維修。8.3.4司機在使用車輛的過程中應遵守交通法規(guī)，避免因此造成的罰款。9. 會議室管理制度9.1會議室的使用由總務統(tǒng)一

7、安排，須提前一天向總務提出申請，未經(jīng)申請不得擅自使用會議室，以免影響他人使用。9.2若遇要事需臨時使用會議室，需及時與總務取得聯(lián)系，由總務根據(jù)具體情況統(tǒng)一安排，以配備飲用水、水果，投影儀等工作。嚴禁未經(jīng)申請隨意使用會議室。9.3任何部門和個人未經(jīng)行政部門同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用，要嚴格室內(nèi)物品的管理和維護（含花木等）。9.4為了進行及時的清掃，使用人員在會議室使用完畢后，要立刻告知總務，并做到會散、人走、電源關、門關好。9.5會議室內(nèi)的衛(wèi)生每日至少要清潔一次，遇有會議時，要一次一清潔。10.電子郵件使用管理10.1 總則 公司開通網(wǎng)絡電子郵件服務，目的是為了更好地促進公司

8、員工工作的內(nèi)外交流。公司 的電子信息網(wǎng)絡，無論是對內(nèi)，還是對外，均不允許傳遞與本人工作無關的內(nèi)容。 10.2 郵件服務器管理管理部部統(tǒng)一管理公司的電子郵件服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督 檢查。員工工作調(diào)動或離職時回收接收郵箱密碼、發(fā)布變改郵箱名稱或刪除電子郵箱的通知等10.3 電子郵件使用規(guī)定10.3.1要嚴格控制郵件容量，嚴格限定在1MB以內(nèi)（如果確實需要超過1MB，必須征得接受 方的同意才能進行）。圖形、圖象及超大容量的郵件要壓縮后再發(fā)送，特大容量的壓縮分割后分批次發(fā)送。不得使用有花樣、底色的信紙寫郵件。要嚴禁使用FTP下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。10.3.

9、2 在公司內(nèi)部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址，不能擅自使用其他任何郵件地址。10.3.4嚴禁轉發(fā)有危害社會安全言論和政治性評論文章的郵件及一些無聊郵件。10.3.5發(fā)送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待：(1)秘密級：需由部門主管同意，加密發(fā)送， 由部門對資料的安全性負責。(2)機密級： 由部門主管簽字同意，再發(fā)送資料。 (3)絕密級：禁止在網(wǎng)上發(fā)送。10.4 電子郵件發(fā)送確認 電子郵件發(fā)送前應認真仔細校對，做到內(nèi)容、文字準確無誤。 “收件人”為主要報告對象或具體承辦對象，“抄送”對象為需要了解情況的部門和個人。要合理發(fā)送電子郵件，防止濫發(fā)郵件或該抄送而沒有抄送，不該抄送而隨意

10、、輕率抄送，造成對方收閱電子郵件時間的浪費甚至泄密。重要的電子郵件要用電話通知收閱和回復確認。“主題”要簡要明確，不要漏寫，忘寫。10.5 電子郵件的使用建議員工發(fā)送公務用郵件時，必須包含以下內(nèi)容：（1） 收件人地址：為了防止將公司內(nèi)部信息等誤發(fā)給其他公司外部人員，一定要仔細檢查收件人地址是否正確（2） 稱謂：包含“先生、小姐、部長”等敬稱；（3） 問候語：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；（4） 主題：需告知事件的內(nèi)容描述，描述應具體、明確、簡潔；（5） 結束語：如“商祺”、“非常感謝”等，如需回復，應寫明：“候復”、“請立即回復”等內(nèi)容；（6） 員工的對外往來的公務郵件，原則上必

11、須使用公司統(tǒng)一后綴的郵箱，以提升企業(yè)形象。個人簽名，可按如下樣板設定：-上海麻沼化妝品有限公司Shanghai Asanuma Cosmetics.Co.,Ltd.xxxx 部（部門名）xxx（姓名）Tel:021-*Fax: 021-E-mail:*sa-Mobile: *-10.6 監(jiān)督檢查工作公司員工使用公司電子郵件要接受管理部的監(jiān)管，系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子 郵件的副本保存， 以便監(jiān)督檢查和備案。公司管理部有權對收發(fā)的電子郵件的內(nèi)容進行檢查。 10.7違規(guī)10.7.1嚴禁向異地發(fā)送超過2M的大郵件，使用FIP下載軟件，或未經(jīng)批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇。 10.7.2嚴禁轉發(fā)有危

12、害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件以及其他 與工作無關的郵件。10.7.3嚴禁在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址。10.7.4嚴禁任何人使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重，給予處理。造成惡劣影響或嚴重損失的，公司還將依法追究其法律責任。10.7.5 附則本規(guī)定的解釋權管理部，如有疑問項，可向以上部門提出咨詢。11. MSN/QQ申請因公需要與客戶聯(lián)系的，須詳細填寫MSN/QQ申請書，經(jīng)部門領導許可后，再提交到管理部，由管理部領導批準后，方可開通MSN或者QQ。12.公司清掃衛(wèi)生管理12.1清掃標準12.2辦公區(qū)域12.2.1辦公室內(nèi)外地面每天掃清拖凈，不留任何死角。做到無紙屑

13、、果殼、碎末、等廢棄物，無積水。12.2.2垃圾簍需每日清理干凈，更換新的垃圾袋。12.2.3會議室展示臺陳列的產(chǎn)品每周至少用干凈柔軟的抹布擦拭一次，保證產(chǎn)品潔凈明亮，無灰塵。室內(nèi)要每日進行打掃，會議桌要用抹布擦拭干凈，定期清理煙灰缸。12.2.4拖布、掃把等衛(wèi)生用品使用完畢后需清洗干凈，擺放整齊有序。12.3大廳12.3.1對門把，門窗玻璃進行酒精消毒，擦拭干凈，確保無灰塵，無污漬。12.3.2大廳地面進行清掃拖凈，保持干凈整潔。12.4衛(wèi)生間12.4.1天花板、墻角、燈具目視無灰塵、蜘蛛網(wǎng)。12.4.2墻壁干凈，坐便器、小便器等衛(wèi)生潔具潔凈無黃漬，定期更換方向球。12.4.3室內(nèi)無異味、臭

14、味12.4.4垃圾簍每日清理干凈，更換新的垃圾袋，衛(wèi)生紙。12.4.5如果發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生潔具損壞，管道、閥門、龍頭漏水，應及時通知管理部門修理或更換。12.5作業(yè)區(qū)域12.5.1走廊，地面，定期進行清掃拖凈，保持干凈整潔。12.5.2樓梯把手定期擦拭，做到無灰塵，無污漬。12.5.3清洗工作服及工作鞋。12.5.4每周一，三，五，清洗車間連體服。12.5.5車間酒精，洗手液每月及時更換，至少做到一月二次。12.5.6定期打掃男女更衣室，做到無紙屑、果殼、碎末、等廢棄物。12.5.7定期對鞋柜進行酒精消毒，做到無臭味。12.6食堂12.6.1做到地面無紙屑、果殼、碎末、等廢棄物，無積水，室內(nèi)無異味。1

15、2.6.2飯桌要擦拭干凈，無油膩，油光。12.6.3垃圾要及時傾倒，以防變質發(fā)臭。12.7 清掃記錄填寫清潔阿姨每天必須填寫每日清掃記錄表，月底統(tǒng)一提交到總務。13.辦公用品的購發(fā)13.1 職責與范圍本條所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，規(guī)定了辦公用品計劃、采購、發(fā)放、使用、保管等方面的職責和管理要求。13.2 辦公用品的采購13.2.1為了合理采購，開源節(jié)流，無特殊情況，原則上為統(tǒng)一每周周四采購。13.2.2每周四以前，各部門自行統(tǒng)計本部門的辦公用品需求狀況，填寫申請書，計劃本著“節(jié)省、實用、必需”的原則，經(jīng)處部門負責人審批后統(tǒng)一提交管理部，由管理部領導批準后交于總務購買。13

16、.2.3 辦公用品到了后統(tǒng)一由總務進行入庫，出庫手續(xù)，出庫時一定由領用人簽字確認。13.3 勞保用品的購發(fā)13.3.1 本條所指的勞保用品是指清潔打掃時所需洗潔精，拖把，口罩，手套等。統(tǒng)一由各部門人員提出申請，再由總務進行統(tǒng)一購買，統(tǒng)一發(fā)放。14. 辦公室5S整理整頓細則14.1總則為了創(chuàng)造一個干凈，整潔，舒適，優(yōu)美的辦公環(huán)境，妥善保管好公用物品及重要資料，特制定如下細則。 14.2細則14.2.1文件：文件框中所有文件應擺放整齊有序，不要出現(xiàn)雜志報刊等無關文件。14.2.2辦公桌桌面除文件、電腦、水杯、電話、文具外，不允許放其他私人物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、涂改液

17、、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時以上應將桌面收拾干凈。A4的文件、資料等放置于旁邊文件柜里。14.2.3抽屜抽屜里盡量要收拾整理,辦公用品，私人物品擺放整齊干凈.第一層：存放辦公用品第二層：存放文件資料及技術資料等第三層：存放私人物品14.2.4文件柜 文件夾文件盒重要資料等應進行分類整理，整齊放置于文件柜中。從文件柜中取出資料后應及時歸還。 14.2.5坐椅靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，離開半個小時以上，椅子應放回桌洞內(nèi)；14.2.6電腦電腦置寫字臺左前角，豎式主機置桌面下；電腦鍵盤，屏幕及顯示器正面

18、,背面無灰塵污垢. 14.2.7 垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角；14.2.8 桌洞：桌洞下不得堆積雜物。14.2.9 私人物品：請置掛于指定位置，嚴禁隨意放在辦公桌椅上14.2.10個人區(qū)域：周圍不得有紙屑，垃圾，經(jīng)常保持整潔衛(wèi)生。14.2.11公共區(qū)域：例如：打印機、飲水機周圍，茶水區(qū)等，請各部門合理安排人員進行打掃。 14.2.12 管理部會不定時從每個部門選1-2個負責人對辦公室衛(wèi)生進行抽查，并填寫辦公室5S整理整頓檢查表進行打分。視衛(wèi)生狀況，不合格者將給予扣分處理，并最終將分數(shù)公布于布告欄。15.公司停車場管理15.1 員工自行車，摩托車統(tǒng)一停放于4號樓停車棚，做到有序停放，不亂放。15.2鑒于目前公司員工私家車輛增多，為規(guī)范停車場使用及車輛停放，合理利用停車場車位資源，保障公司員工及車輛往來安全，經(jīng)與房東商議后，特制定以下規(guī)定：15.3 關于3號樓私家車停放15.3.