會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控制度的建設(shè)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上電算化會計環(huán)境下的內(nèi)控制度構(gòu)建有這樣一則案例上海某超市的經(jīng)營者從2005年3月份開始突然發(fā)現(xiàn)庫存商品在一年左右的時間里急劇減少了近400萬元。經(jīng)分析庫存商品的減少不可能是簡單的商品損耗造的也沒有發(fā)現(xiàn)有大宗商品被移轉(zhuǎn)的跡象。警方在檢查了超市的收銀系統(tǒng)后找到了原因原來就是負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的維護(hù)員方某非法在超市的計算機(jī)收銀系統(tǒng)植人了個漏斗程序這個程序的特點(diǎn)是收銀員按了幾個鍵后就會自動地刪除20的營業(yè)額再由收銀員悄悄拿走后進(jìn)行分贓。在這個案例中，充分說明了企業(yè)實現(xiàn)電算化之后如果系統(tǒng)維護(hù)人員缺乏有力的監(jiān)控措施和必要的內(nèi)部牽卷4制度就很難避免有關(guān)人員利用職務(wù)之便進(jìn)行經(jīng)濟(jì)犯罪。由此

2、接下來我們要談的就是如何建設(shè)和完善企業(yè)會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度的話題。我們知道會計電算化產(chǎn)生于上世紀(jì)五十年代以美國通用電氣公司首次使用電子計算機(jī)計算職工工資為序幕成為會計發(fā)展史上的一次重大變革對于會計數(shù)據(jù)的處理手段會計理論以及會計實務(wù)都必然產(chǎn)生很大的影響。會計電算化使得傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會計核算形式以及內(nèi)部控制等都發(fā)生了很大變化其中對于企業(yè)內(nèi)部控制的影響最為明顯。會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計控制的特殊形式,隨著計算機(jī)的發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,會計電算化系統(tǒng)將向著更加深廣的方向發(fā)展,將給企業(yè)的財務(wù)管理和經(jīng)營管理帶來新的機(jī)遇。但是我國目前的會計電算化系統(tǒng)仍然存在諸多問題

3、,具體表現(xiàn)在以下方面: ( 1)采用電算化后,不相容職務(wù)相互分離控制原則的重要性被弱化,從而會使人非法瀏覽、修改、拷貝甚至損壞系統(tǒng)資料和會計信息資料, 降低了工作人員相互牽制的效力。(2)會計電算化系統(tǒng)下,數(shù)據(jù)處理集中化、自動化,一個數(shù)據(jù)的錯誤可能導(dǎo)致一連串系統(tǒng)的錯誤,從而使系統(tǒng)失控難以發(fā)現(xiàn)。( 3)在會計電算化系統(tǒng)中,簽名或印章轉(zhuǎn)化為授權(quán)文件和口令,口令授權(quán)存在于計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部,業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的文件或口令,獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,從而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。為了保證會計電算化信息系統(tǒng)輸出會計信息的正確性和及時性、防止違法舞弊行為的發(fā)生作為企業(yè)來說有必要加強(qiáng)和完善會計電算化環(huán)

4、境下的內(nèi)部控制制度的建設(shè)以充分發(fā)揮會計在企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理活動中的各項職能。一、會計電算化對傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的沖擊在會計電算化環(huán)境下傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度受到很大沖擊無論從形式上還是從內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)上都發(fā)生了變化，企業(yè)內(nèi)部控制越來越依賴于計算機(jī)系統(tǒng)會計事項處理的電子化加大了會計信息的真實性風(fēng)險使得會計電算系統(tǒng)內(nèi)部控制的范圍更為廣泛、技術(shù)要求更高。（一） 內(nèi)部控制方式韻改變電算化會計內(nèi)部控制由傳統(tǒng)的單一制度控制方式轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂葡嘟Y(jié)臺的方式。在傳統(tǒng)的手工會計工作環(huán)境下內(nèi)部控制的方式往往是通過會計人員的內(nèi)部牽制制度即通過憑證的人工傳遞程序利用日常業(yè)務(wù)處理工作中會計人員間的相互校驗相

5、互核對的內(nèi)部牽制來達(dá)到確保會計信息正確、防止漏洞和舞弊發(fā)生的最終目標(biāo)例如總賬與明細(xì)賬之間的核對等。而在會計電算化環(huán)境下電算億會計信息系統(tǒng)對會計數(shù)據(jù)的處理包括了手工處理、手工與計算機(jī)共同處理和計算機(jī)自動處理三個方面會計人員除了進(jìn)行收集，審核原始憑證的手工操作以外憑證的嗔制、審核記賬算賬和報賬等會計處理工作都交給計算機(jī)完成計算機(jī)接收到合法指令后對會計數(shù)據(jù)執(zhí)行自動加工處理。而且整個會計數(shù)據(jù)的處理過程是在人機(jī)共同參與下完成的。這就使得原來的手工會計系統(tǒng)中的諸多內(nèi)部控制措施全部轉(zhuǎn)移到計算機(jī)中由計算機(jī)程序來執(zhí)行比如計算機(jī)自動對記賬憑證的借貸發(fā)生額實行平衡校驗賬與賬之間的自動核列等。由此可見會計電算化的實施

6、使得企業(yè)內(nèi)部控制的方式由傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)的制度控制改變?yōu)槿藱C(jī)控制即制度控制與程序控制相結(jié)合。（二） 內(nèi)部控制側(cè)重點(diǎn)發(fā)生改變傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)下會計人員以手工登記賬簿內(nèi)部控制是以總分類賬戶與明細(xì)分類賬戶的平行登記為重點(diǎn)的其目的是為了保證賬、賬相符。而在會計電算化環(huán)境中原始數(shù)據(jù)是由人工事先進(jìn)行審核并以記賬憑證的形式輸人計算機(jī)的計算機(jī)在程序控制之下對輸入的原始數(shù)據(jù)自動進(jìn)行加工處理并儲存于磁性介質(zhì)上。因此所有的賬表數(shù)據(jù)都源自于記賬憑證只要記賬憑證數(shù)據(jù)錄入正確計算機(jī)系統(tǒng)就會自動進(jìn)行一系列正確的業(yè)務(wù)處理如憑證審核、記賬等。但是旦原始數(shù)據(jù)在輸人中發(fā)生人為錨誤各種賬簿數(shù)據(jù)甚至報表數(shù)據(jù)都會產(chǎn)生一系列錯誤。所以會計

7、電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制的重點(diǎn)就在于數(shù)據(jù)輸入操作的控制。（三） 內(nèi)部控制的風(fēng)險系數(shù)發(fā)生改變在手工會計系統(tǒng)中企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都記錄在證、賬、表等的紙介質(zhì)上如果對憑證、賬簿等進(jìn)行任意涂改容易留下澮改后的蛛絲馬跡舞弊行為易于被察覺，實行會計電算化后會計信息的儲存方式和儲存媒介發(fā)生了很大的變化各種記賬憑證賬簿和會計報表等會計資料都存儲于磁性介質(zhì)上這種無紙化的存儲方式使得會計數(shù)據(jù)修改復(fù)制、備份或刪除都不易留下痕跡另外，有不少的會計核算軟件對于已記賬的憑證提供了較為隱性的“反記賬“反結(jié)賬“功能，記賬憑證、賬簿可以被不留痕跡地加以修改憑證的無痕跡修改對會計數(shù)據(jù)的安全控制也是一個嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。這樣來其后果必然是

8、讓人很難區(qū)別出會計數(shù)據(jù)的真與假，給會計信息的可靠性帶來較大風(fēng)險。另外會計電算化環(huán)境還引發(fā)出其他的風(fēng)險例如計算機(jī)病毒破壞會計資料的風(fēng)險未經(jīng)授權(quán)擅自調(diào)用和修改軟件等風(fēng)險都會使得內(nèi)部控制的風(fēng)險系數(shù)變大，不利于整個會計信息系統(tǒng)的安全。所以電算化會計環(huán)境下的特點(diǎn)加大了企業(yè)內(nèi)部控制的難度和復(fù)雜性。（四） 授權(quán)批準(zhǔn)控制的改變授權(quán)、批準(zhǔn)控制，是傳統(tǒng)會計系統(tǒng)中較為基礎(chǔ)的一種內(nèi)部控制，針對某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相關(guān)權(quán)限人員的審核和簽章從而形成復(fù)核和把關(guān)多層化手續(xù)的審核機(jī)制。而在會計電算化信息系統(tǒng)中由于崗位職能的劃分發(fā)生了巨大的變化，大部分環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理都交給了計算機(jī)完威電算化功能高度集中導(dǎo)致了會計

9、職責(zé)的高度集中使得手工方式中的審查、復(fù)核等內(nèi)部控制措施被大大削弱甚至被取消一些計算機(jī)操作人員就有可能利用職務(wù)之便竊取運(yùn)行程序的權(quán)力實施非法操作從而引起數(shù)據(jù)被非法篡改，給企業(yè)帶來極大損失。二、加大并完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度的建設(shè)國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，完善的內(nèi)部控制制度是會計電算化信息客觀、真實的強(qiáng)大保證。加大電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,特別是對會計電算化系統(tǒng)輸入、處理和輸出的權(quán)限進(jìn)行控制,并重點(diǎn)針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn),落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)，既是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制的一種內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理水平的重要途徑。同時只有建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，才能預(yù)

10、防和減少電算化舞弊的可能性。（一） 建立和完善會計電算化系統(tǒng)更新程序修改控制制度。所謂會計電算化系統(tǒng)更新，程序修改控制是指對現(xiàn)有電算化系統(tǒng)的更新程序修改等方面的控制。1新舊系統(tǒng)更新的控制。當(dāng)新的會計電算化系統(tǒng)替換原有的手工會計系統(tǒng)或者舊的電算化會計系統(tǒng)時必需實施行之有效的控制制度做好舊系統(tǒng)的結(jié)算匯總?cè)藛T重新配置、新系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)人等各個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作。還應(yīng)注意的是在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換時，新的計算機(jī)會計信息系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)還需要進(jìn)一步通過具體運(yùn)行的檢驗即二者需要同時運(yùn)行一段時間(一般不少于三個月)以此來檢查新電算化會計系統(tǒng)的運(yùn)行情況數(shù)據(jù)是否穩(wěn)定良好以確保甩賬工作的順利完成。2程序修改控制

11、。隨著企業(yè)經(jīng)營行為和經(jīng)營環(huán)境的變化運(yùn)行中的財務(wù)軟件有時確需進(jìn)行相應(yīng)的修改而且計算機(jī)會計系統(tǒng)經(jīng)過一個階段的使用一般都會暴露出或多或少的需要改進(jìn)的地方。企業(yè)在對會計軟件程序的修改過程中對每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格周密的控制一旦疏漏就會產(chǎn)生較嚴(yán)重的后果，文章開始所舉的案例正是說明了這一點(diǎn)。如果企業(yè)要求系統(tǒng)維護(hù)員對于程序修改的原因出具書面形式的報告并經(jīng)上級授權(quán)方可執(zhí)行或者規(guī)定系統(tǒng)維護(hù)員進(jìn)行程序修改時必須有管理部門監(jiān)督人員在場也能夠避免舞弊行為的發(fā)生 （二） 建立和完善管理控制制度。所謂管理控制制度，是指企業(yè)為加強(qiáng)和完善對會計電算化系統(tǒng)中的各部門以及人員的控制和管理建立起的一系列內(nèi)部控制制度包括職責(zé)崗位控

12、制、上機(jī)操作控制、會計檔案控制等內(nèi)容，1職責(zé)崗位控制：在企業(yè)會計電算化系統(tǒng)中職責(zé)崗位控制是指將系統(tǒng)中互不相容的職責(zé)進(jìn)行分工，通過不同職責(zé)崗位的相互稽核、監(jiān)督和制約保障整個會計信息的真實性并減少舞弊行為的發(fā)生。會計電算化系統(tǒng)中職責(zé)崗位的控制重點(diǎn)應(yīng)放在不祖容職務(wù)的分離上，應(yīng)制定的互不相窖的職責(zé)主要有系統(tǒng)開發(fā)與系統(tǒng)操作職責(zé)相分離系統(tǒng)維護(hù)管理與業(yè)務(wù)操作職責(zé)相分離，數(shù)據(jù)錄八與數(shù)據(jù)審核職責(zé)相分離，系統(tǒng)操作與會計檔案管理職責(zé)相分離等。通過建立互不相容職責(zé)并且實施有效的輪崗制度能夠有效地防止各種錯誤或舞弊行為的發(fā)生。2上機(jī)操作控制。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對會計電算化系統(tǒng)中計算機(jī)使用的控制。一般認(rèn)為，上機(jī)控制措施的內(nèi)容應(yīng)包

13、括授權(quán)控制主要是指對電算主管系統(tǒng)管理員以及系統(tǒng)操作員權(quán)限的控制。電算主管是本單位的業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人一般具有最高權(quán)限。電算主管指定系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員應(yīng)對電算主管負(fù)責(zé)：而系統(tǒng)管理員指定各個操作人員并賦予其操作權(quán)限，上機(jī)操作控制例如非操作人員不能隨便進(jìn)八機(jī)房操作，錄人計算機(jī)的各種數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實的原始憑證對于發(fā)現(xiàn)輸人數(shù)據(jù)有誤的憑證，需按系統(tǒng)允許的功能加以改正如用有痕修改法執(zhí)行修改等。制定上機(jī)記錄制度、輪流值班制度，建立完備的上機(jī)時間、備份制度，如規(guī)定上機(jī)時間、規(guī)定數(shù)據(jù)的日備份周備份，月備份。3會計檔案控制。電算化會計檔案是指存儲在計算機(jī)及磁性存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印輸出的

14、各種證賬表書面會計數(shù)據(jù)文件以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的各種文檔資料。一個合理和完善的電算化會計檔案管理制度，一般應(yīng)包括以下內(nèi)容o檔案存檔審批手續(xù)實行會計電算化后打印輸出的各種會計檔案應(yīng)有會計主管，系統(tǒng)管理員的簦章方可存檔保管。各種會計檔案安全保衛(wèi)措施企業(yè)必須妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)如規(guī)定存有會計數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)存放在干凈清潔防潮防磁的場所會計檔案的保管實行內(nèi)部牽制制度程序開發(fā)人員和系統(tǒng)操作人員不能兼任會計檔案保管員一職等會計資料的保管期限。會計檔案的備份制度企業(yè)應(yīng)對所有的會計檔案進(jìn)行備份并將其保管好還要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制，防止由于磁介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失，為防止會計檔案遭破壞企業(yè)還應(yīng)制定出相關(guān)

15、的恢復(fù)數(shù)據(jù)的應(yīng)急措施和手段。（三） 建立和完善日常控制制度。日?？刂浦贫仁侵冈谄髽I(yè)會計電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中所采用的經(jīng)常性控制措旌包括數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等內(nèi)容。1數(shù)據(jù)輸人控制。數(shù)據(jù)輸入是一項比較復(fù)雜的工作在會計電算化中數(shù)據(jù)一旦輸八計算機(jī)將會實現(xiàn)高度共享許多數(shù)據(jù)都是數(shù)出一源如果在數(shù)據(jù)輸入階段數(shù)據(jù)輸入出錯而且直到數(shù)據(jù)處理或輸出階段錨誤才被發(fā)現(xiàn)那么錯誤的修改就變成一件比較費(fèi)力費(fèi)時的事情。因此會計電算化工作環(huán)境下加強(qiáng)憑證的控制是輸入控制措施中最有效的控制。以記賬憑證為直接輸入的依據(jù)時，憑證控制應(yīng)該在記賬憑證的審核、輸入、傳遞、保管等環(huán)節(jié)實行全面控制。首先要

16、求輸八的記賬憑證數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過有關(guān)職能部門的審核，審核通過后方可進(jìn)行輸八。在數(shù)據(jù)輸八時可采用一些技術(shù)控制手段對輸人數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行校驗這些方法是：控制總數(shù)校驗試算平衡校驗屏幕審核校驗、二次輸人校驗等。利用以上方法進(jìn)行檢驗，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，系統(tǒng)應(yīng)具有自動警告操作員進(jìn)行檢查和修改的功能。另外憑證的傳遞還應(yīng)該規(guī)定嚴(yán)密的簽字手續(xù)，防止憑證的失落或出現(xiàn)非法憑證，保證數(shù)據(jù)輸人的可靠性和完整性。2數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制的實質(zhì)是指對數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和可靠性實施控制。雖然準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)輸八和可靠的計算機(jī)硬件、軟件安裝等因素在很大程度上能夠保證數(shù)據(jù)處理結(jié)果的準(zhǔn)確性、可靠性但是仍然可能出現(xiàn)一些問題。例如，程序邏輯錯誤童E

17、理非法數(shù)據(jù)、重復(fù)輸入等問題。所以，企業(yè)會計電算化必須設(shè)置數(shù)據(jù)處理的控制措旋采用各種控制技術(shù)對輸人數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗例如登賬控制即系統(tǒng)確認(rèn)數(shù)據(jù)經(jīng)復(fù)核后才能登賬的控制防錯糾錨控制，即系統(tǒng)防止或及時發(fā)現(xiàn)在處理過程中數(shù)據(jù)丟失重復(fù)或出錯的控制措施余額控制總賬明細(xì)賬余額核對等控制。3數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出是會計電算化數(shù)據(jù)處理的最后結(jié)果。對會計數(shù)據(jù)輸出的控制一般包括屏幕查詢控制、打印輸出控制和備份文件輸出等控制形式。對于各種數(shù)據(jù)輸出形式要求進(jìn)行權(quán)限設(shè)置未經(jīng)授權(quán)計算機(jī)應(yīng)能夠拒絕執(zhí)行其輸出的要求；機(jī)房工作人員未經(jīng)授權(quán)不得提供任何會計資料。4數(shù)據(jù)通訊及網(wǎng)絡(luò)安全控制。數(shù)據(jù)通訊及網(wǎng)絡(luò)控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)采取有效手段來保護(hù)數(shù)據(jù)在傳輸過程中準(zhǔn)確、安全可靠。這些措施包括數(shù)據(jù)保密訪問控制，身份識別控制網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)，接八口的安全控制等通過采甩數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技