2022年會議效果的評估方法

1、高品質(zhì)文檔2022年會議效果的評估方法 會議不同階段的效果評估 會議是在詳細(xì)的時間和空間進(jìn)行的，各種因素對會議效果的影響是一個持續(xù)的過程。要進(jìn)行勝利的會議，從會議開頭前到會議結(jié)束后都應(yīng)留意各種因素的影響。為了更好的愛護(hù)樂觀因素，排解消極因素，有必要對影響會議效果的各種因素加以評估，從而建立取舍標(biāo)準(zhǔn)，也可避開將時間鋪張在不值得爭論的議案上。 一、會前效果評估 在會議進(jìn)行前，以下因素會影響會議效果: 欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不精確 欠缺議程 與會者人選不當(dāng)，或者與會者人數(shù)太多或太少 會議時間、地點不當(dāng) 開會的通知時間不當(dāng) 開會通知的內(nèi)容欠周詳 會議場地設(shè)備欠佳 與會者沒有作充分預(yù)備 未定明會議的終止時間以及

2、每一項議題的時間安排 會議不準(zhǔn)時開頭 以前的會議太多，使與會者一聽說要開會，都感到厭煩 開會次數(shù)太少，使每次會議的議題過多 二、會中效果評估 在會議進(jìn)行中，影響會議效果的有如下因素： 在會中的交誼活動 外界的干擾 與會者離題 主持人離題 讓沒有必要留在會場的與會者留在現(xiàn)場 資料不充分，決策偏頗 少數(shù)人壟斷會議 與會者之間交頭接耳 與會者不表明真正的感受或意見 與會者之間爭辯 與會者與主席爭辯 視聽器材發(fā)生故障 與會者欠缺熱心 會議超出預(yù)定時間 主持人未能總結(jié)會議的成果。 三、會后效果評估 會議結(jié)束后，常常會消失以下狀況，應(yīng)留意避開： 欠缺會議記錄 對決議落實不力 不對會議的成敗得失進(jìn)行總結(jié) 不

3、解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組 與會者對會議感到不滿 會后效果評估表 （一）目標(biāo) 1、此次會議的目標(biāo)是什么？ 2、會議目標(biāo)是否達(dá)成？ 是否部分達(dá)成 3、哪些目標(biāo)沒有完全達(dá)成？為什么沒有完全達(dá)成？（準(zhǔn)確理由） （二）時間 1、會議目標(biāo)是否是最短時間內(nèi)達(dá)成？ 是否不能確定 2、如果目標(biāo)并非在最短時間內(nèi)達(dá)成，為什么沒有在最短時間內(nèi)達(dá)成？（準(zhǔn)確理由） （三）與會者 1、列舉每一位與會者的姓名并評估會議結(jié)束后他們的滿足程度。 2、為“不滿足”或“極不滿足”的與會者找出訪他們“不滿足”或“極不滿足”的緣由。 （四）假如再主持同樣的會議，下表中哪些事項將連續(xù)維持？哪些事項將有新的舉措？ 會議不同角度的效果

4、評估 任何會議的進(jìn)行，都有以下共同屬性：一是會議期間，必需付出肯定的代價；二是會議應(yīng)有肯定的目的；三是會議結(jié)束后，無論勝利與否，或多或少都能給人以啟示，使人獲得肯定的閱歷和教訓(xùn)。會議效率的凹凸，不是一個一成不變的概念，需要從不同角度加以評估。以下對此作一簡要介紹。 一、從付出代價的角度評估 會議實際支出了多少費用是很簡單算出來的。計算會議成本的方法是：會議成本每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×會議時間（小時）。當(dāng)然會議實際費用還要加上會場租賃費、資料費、水電費等等。會議評估要力求科學(xué)，可以采納以下公式： 這一公式中的c是指每一個與會者為會議所作貢獻(xiàn)的費用；t是指

5、車旅費；a是指食宿費用；p是指籌辦費用，包括地點、設(shè)備的租賃費，幻燈片和錄影帶等幫助資料的制作費等。把以上的數(shù)目加起來除以d與會者人數(shù)，就可以得到一個cd值，也就是相當(dāng)于在每位與會者身上所花的費用。 在這些費用中，與會者作貢獻(xiàn)的費用c，很可能被低估。這方面的緣由許多，在此不多作說明。 在弄明白為每位與會者花了多少錢之后，還應(yīng)當(dāng)明白錢是否都花在了刀刃上。目的在于調(diào)整員工工作狀態(tài)的會議，比較簡單評估效果。比如，會后員工們賣出的汽車是否增多？等等。假如達(dá)到效果，企業(yè)獲得的額外利潤就應(yīng)歸功于會議了。 假如會議的目的是為提高士氣，向企業(yè)員工通報狀況，或者對員工進(jìn)行培訓(xùn)，就不能馬上從財務(wù)上顯示出利潤來。在

6、這種狀況下，最好把會議看成是員工在職訓(xùn)練方案的一個部分，看成是對企業(yè)前途的投資，并盡可能從中挖掘價值。從長遠(yuǎn)來看，投入肯定的人力、財力，肯定是值得的。假如實行另外的方法，比如取消會議，那么結(jié)果必定是士氣低落、無法接受變動或生產(chǎn)效率下降等。 在傳統(tǒng)上，很多會議的進(jìn)行是不太在乎開銷的，一般持這樣的觀點：所謂好辦法就是把經(jīng)過精挑細(xì)選的部門經(jīng)理和員工送到一家五星級飯店，讓他們聽取富有創(chuàng)意的報告這樣的會議被一般人認(rèn)為是讓與會者去度假。而現(xiàn)在，人們在經(jīng)過了每次重大會議后，習(xí)慣反省一個問題：“這個會議的進(jìn)行值得嗎？”作為會議決策者，對這個問題必需引起重視。 評估會議是否值得進(jìn)行，不能僅僅局限在付出的代價的角

7、度，而應(yīng)考慮會議是否管用，也就是會議是否達(dá)到了預(yù)期的目的。 二、從會議品質(zhì)的角度評估 為了提高會議效果，可以分開評估會議的各個部分，并就其作出推斷。下面供應(yīng)了一份評估會議質(zhì)量的清單，可以作為評估時的參考。 在清單一開頭，簡要地提一下既定的會議目的。在完成這一評估報告時，不要遺忘這一點。 印刷品 對設(shè)計和版面是否滿足？內(nèi)容是否正確或者表述清晰？印刷品是否準(zhǔn)時供應(yīng)？所花的費用是否值得？ 地點 會議地點的位置是否適當(dāng)？大小是否合適？住宿、飲食和服務(wù)的等級如何？設(shè)施是否適用？工作人員是否肯幫忙？與會者的意見如何？ 交通 車輛是否保養(yǎng)得很好？車輛是否準(zhǔn)時？機動性是否很高？司機是否客氣和肯幫忙？ 會場布置

8、 標(biāo)志、布景、照明和會議地點的裝飾水平如何？會場設(shè)計的各個項目是否準(zhǔn)時供應(yīng)和安裝？與會者對設(shè)計布置有什么意見？ 器材設(shè)備 供應(yīng)器材設(shè)備的單位工作完成得如何？安裝和操作設(shè)備的人員工作效果如何？有無設(shè)備故障？緣由是什么？ 發(fā)言者 發(fā)言內(nèi)容是否打動人心？講稿的風(fēng)格是否合適？內(nèi)容是否明白？講稿是如何供應(yīng)的？幫助設(shè)備的資料是否派上用場？ 與會者的意見 會議采納的風(fēng)格是否合適？場地設(shè)計、音樂是否合適？會議時間是否合適？所花的費用是否值得？ 三、從閱歷教訓(xùn)的角度評估 對剛剛結(jié)束的會議作出評估，促使下一次會議開得更有成效，費用更少。假如不得不跳過評估階段，或者是第一次策劃籌辦會議，下面的幾個方法，可以在會議上

9、少花錢，且獲得最大的價值上供應(yīng)關(guān)心。 會議要開得短。假如估計開一天的會議，可以只開半天，這樣只需一夜的住宿。 支配較多的活動，使會議獲得最大限度的價值。應(yīng)多支配自助餐而削減正式午宴。多開小會，以使與會者能增加參加度。假如有可能也利用晚間開會。 特殊留意選擇地點。會議地點的技術(shù)設(shè)施都在改進(jìn)，有良好設(shè)施的會場利用價值更大，因為可以節(jié)約設(shè)備的租賃費用。 對與會者的名單要精益求精。把與會者限于最有可能為會議作出貢獻(xiàn)的人。人數(shù)少意味著會議場地小，可節(jié)約場地租賃，住宿和餐飲費。 假如請公關(guān)公司籌辦會議，應(yīng)多看多問。有的企業(yè)供應(yīng)價格低的全套特價服務(wù)，包括現(xiàn)成的布景和可選擇的器材設(shè)備。 假如對于某會議承辦公司

10、的工作感到滿足，可考慮與其長期合作。保持合作關(guān)系，可促使他們削減收費。 討價還價。應(yīng)先確定自己的價位，并努力找到能獲得與它最接近的價格的方法。 上面提到的閱歷，有助于會議舉辦者參考。假如動用企業(yè)內(nèi)部資源籌辦下一次會議，應(yīng)首先明確：什么應(yīng)當(dāng)做，什么應(yīng)當(dāng)避開。假如是由公關(guān)公司代為籌辦，可以先問問他們是否有某種形式的評估，他們或許會很愿意滿意這一要求。多數(shù)會議承辦公司知道，客戶越來越不重視會議表面的喧鬧和氣派，而在乎會議是否能做更有效的變動。因此，這一方面的閱歷總結(jié)正在加強。 關(guān)于會議的閱歷教訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括：會議開得是否有效；會議有什么失敗的地方；有哪些需要改進(jìn)的地方；與會者的立場觀點。發(fā)言者的表現(xiàn)

11、如何；向全部人表明會議開得是否勝利。 假如策劃和組織一次會議，經(jīng)過排練加上具有說服力的發(fā)言者，以及有力而又恰到好處的技術(shù)支持，對于籌辦人、參加者以及全部相關(guān)人員來說，可能是一次令人真正滿足的經(jīng)受。 不同人員對會議效果的評估 評估會議有三個主要來源：一是會議主持人，二是訓(xùn)練有素的會議專業(yè)人士，三是與會者。 專業(yè)人士和與會者對會議所做的評估，視野比較開闊，也比較客觀。 （一）會議主持人的評估 會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)當(dāng)這樣征求意見：“我主持得怎么樣？”“哪些議題進(jìn)行得特別順當(dāng)？為什么？”“哪些部分有問題？”等等。 這是主持人最起碼要思索的問題。花時間對這些細(xì)節(jié)深化思索，自我評估是有助益的。 （二）

12、訓(xùn)練有素的會議專業(yè)人士的評估 一個訓(xùn)練有素的會議專業(yè)人士對于有效會議的成份、客觀評估的技巧以及賜予評估的回應(yīng)都是相當(dāng)熟識的。會議專業(yè)人士通常坐在會議室的后面，并且以評估表格來做記錄。評估的表格一般是根據(jù)會議進(jìn)行的先后次序而設(shè)計的。 會議結(jié)束之后，會議專業(yè)人士可以將他觀看到的事情向全體與會者報告，并邀請他們共同爭論如何改進(jìn)下一次會議；也可以私下同會議主持人交換看法，并爭論需要改進(jìn)的地方。 （三）與會者的評估 與會者是評估會議的最佳人選。他們對于會議內(nèi)容、會議中發(fā)生的事情以及主持人的表現(xiàn)都有所感受與反應(yīng)。會議中公開爭論通常是得到與會者反饋信息的最佳方案。 雖然會議中與會者的直接反應(yīng)對于評估會議有肯

13、定的價值，但這種反應(yīng)勢必帶有迎合會議氣氛的顏色，要獲得與會者對會議的印象及自己的想法，可以在會議結(jié)束后幾天之內(nèi)，請他們填寫一份問卷。問卷要簡潔，最好實行只提少數(shù)相關(guān)問題的方法，測驗會議的主要意圖是否已被接受和理解。 除了這些有關(guān)的問題，問卷還應(yīng)設(shè)法發(fā)覺與會者對以下問題的看法： 地點位置是否適當(dāng)？是否簡單到達(dá)？是否有足夠的停車場？是否舒適？服務(wù)和飲食是否良好？工作人員的服務(wù)如何？ 會議的組織是否在開會前就對會議內(nèi)容已有所知？旅行支配的效果如何？座位支配是否滿足？日程表、選票、簡報等幫助資料是否做得很好？ 會議會議是否籌辦得很好？在會上能否看清晰、聽清晰？發(fā)言者是否給人深刻印象？幫助器材是否良好？有沒有足夠的時間提問？與會者是否覺得充分參加了會議？從會議中學(xué)到了什么？ 后續(xù)行動是否有正式的后續(xù)行