酒店管理之十采購部

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上第十章 采購部第一節(jié) 部門概述及組織結(jié)構(gòu) 一、概述采購部是負(fù)責(zé)酒店采購工作的職能部門。采購部在酒店統(tǒng)一管理下，根據(jù)實(shí)際工作要求，適時(shí)、適量、適價(jià)、經(jīng)濟(jì)合理地采購各部門所需要的物品，確保酒店經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。 采購部的采購工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行酒店的采購制度，嚴(yán)格按照采購程序辦理，確保所采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求，并嚴(yán)格控制采購成本。采購部員工必須樹立“一心為酒店“的采購供應(yīng)意識。二、組織結(jié)構(gòu)財(cái)務(wù)總監(jiān)采購部經(jīng)理采購部主管文員采購員第二節(jié) 崗位職責(zé)及素質(zhì)要求一、經(jīng)理直接上級：財(cái)務(wù)總監(jiān)直接下屬：采購主管崗位職責(zé) 1直接對總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)。主持采購部的全面工

2、作。審批所有的采購單和訂購單，確保各項(xiàng)采購任務(wù)順利完成。 2參與大宗商品及國外進(jìn)口貨物訂貨的業(yè)務(wù)洽談并檢查合同執(zhí)行情況。 3指導(dǎo)下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能。 4熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、價(jià)格、用途和產(chǎn)地。檢查購進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對酒店的物資采購負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 5要按計(jì)劃完成酒店各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)做到開源節(jié)流。 6負(fù)責(zé)本部門員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃的制定和實(shí)施，抓好員工的思想工作。 7有計(jì)劃地組織部門員工參加學(xué)習(xí)。 8主持采購部的日常工作，協(xié)調(diào)采購部與酒店各部門之間的關(guān)系。 9完成總經(jīng)理臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。 10接受總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)及成本控制部經(jīng)理的監(jiān)督。

3、素質(zhì)要求基本素質(zhì)：有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，不假公濟(jì)私，不以權(quán)謀私泄露業(yè)務(wù)機(jī)密；有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)能力；能獨(dú)立指導(dǎo)部門運(yùn)作；遵紀(jì)守法。自然條件：年齡30歲以上；品貌端正，氣質(zhì)高雅，待人和藹。身高：男1.741.78米，女1.651.68米。文化程度：大專以上。外語水平：具有旅游酒店英語中級水平。工作經(jīng)驗(yàn)：具備3年以上酒店采購工作經(jīng)驗(yàn)，2年主管以上管理工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采購程序和采購內(nèi)容；了解海關(guān)對進(jìn)口業(yè)務(wù)頒布的法規(guī)及國家有關(guān)稅收政策；掌握市場行情和酒店的供貨渠道。二、采購主管直接上級：采購經(jīng)理直接下屬：采購員崗位職責(zé) 1編制每旬市場價(jià)格表，掌握新的產(chǎn)品供應(yīng)來源和季節(jié)性產(chǎn)品資料，及時(shí)提供給上

4、司參考。 2負(fù)責(zé)與倉管部的聯(lián)系，及時(shí)處理產(chǎn)品質(zhì)量問題和督促供應(yīng)商及時(shí)送貨。 3按上司指派，進(jìn)行外出采購。 4協(xié)助上司比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和整理供應(yīng)商資料。 5協(xié)助上司審核供應(yīng)商的發(fā)票、送貨單、報(bào)價(jià)或訂購單等。 6搜集采購樣本或安排供應(yīng)商示范。 7向上司報(bào)告有關(guān)貨物運(yùn)輸途中的失誤和損壞情況，并負(fù)責(zé)向有關(guān)方面申報(bào)賠償或報(bào)關(guān)損耗。 8負(fù)責(zé)進(jìn)口物品的報(bào)關(guān)工作，并安排提貨事宜。 9配合倉庫對物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保物品符合申購要求。 10負(fù)責(zé)屬下員工培訓(xùn)，檢查員工紀(jì)律，完成上級分配的其他工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守法；有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力；具備較高的工作責(zé)任感，不以權(quán)謀私，保守業(yè)務(wù)機(jī)密。自然條件：年齡在25歲以上；

5、品貌端正，身體健康。身高：男1.741.78米，女1.651.68米。文化程度：大專以上學(xué)歷。外語水平：具備中級英語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：具備5年以上酒店工作經(jīng)驗(yàn)及兩年以上采購工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采購程序和采購內(nèi)容。三、采購員直接上級：采購主管直接下屬：無崗位職責(zé) 1根據(jù)采購申請單或倉庫補(bǔ)貨單采購各部門所需的物品和食品。 2力爭使酒店所購的產(chǎn)品價(jià)平物美。 3對不符合要求的產(chǎn)品，負(fù)責(zé)辦理退貨補(bǔ)貨或調(diào)換。 4與有關(guān)供應(yīng)商保持良好關(guān)系。 5負(fù)責(zé)到機(jī)場或火車站裝運(yùn)進(jìn)口或外埠的來貨。 6協(xié)助倉庫搞好物品入庫的驗(yàn)收工作。 7及時(shí)向上司報(bào)告有關(guān)產(chǎn)品和價(jià)格的最新行情。 8做好每天現(xiàn)金或支票采購的報(bào)銷工作和結(jié)算工

6、作。 9積極參加培訓(xùn)，遵守酒店紀(jì)律，保持與酒店有關(guān)部門的良好關(guān)系，完成上級分配的其他工作任務(wù)。 素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守法；有自我約束力，不以權(quán)謀私，不假公濟(jì)私，不吃回扣。自然條件：男，女均可，年齡在25歲以上；品貌端正，身體健康。身高：男1.741.79米，女1.651.69米。文化程度：高中以上學(xué)歷。外語水平：具有初級英語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：3年以上酒店采購工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，勇于克服困難。四、采購部文員直接上級：采購部經(jīng)理直接下屬：無作。崗位職責(zé) 1根據(jù)部門經(jīng)理要求，草擬各類報(bào)告并打印、發(fā)放。 2做好酒店內(nèi)部各類文件和有關(guān)采購申請、合同等資料的整理、歸檔工 3做好有關(guān)會議記錄

7、。 4負(fù)責(zé)申領(lǐng)部門內(nèi)文具和員工餐券的發(fā)放工作。 5協(xié)助上司做好與各部門的聯(lián)系工作。 6負(fù)責(zé)部門員工的考勤工作。 7整理每天的采購單和收據(jù)等，并編制每周進(jìn)貨匯總表。 8協(xié)助經(jīng)理落實(shí)有關(guān)進(jìn)口貨物的書面申報(bào)工作。 9積極參加培訓(xùn)，遵守酒店紀(jì)律，完成上級分配的其他工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守法；具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心；具有一定的公關(guān)能力。自然條件：女性；年齡在20歲以上；品貌端正，身體健康。身高：女1.651.69米。文化程度：大專以上學(xué)歷。外語水平：具有中級英語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：1年以上酒店工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采購程序和各個(gè)采購環(huán)節(jié)；有很好的文字表達(dá)能力；會使用電腦。 第三節(jié) 工作程序及標(biāo)準(zhǔn)一

8、、采購工作基本程序 1所有的采購申請應(yīng)盡量通過庫房來提出。所有的采購任務(wù)都由采購部完成。 2所有采購的物品(包括服務(wù)合同)要由3個(gè)競價(jià)中選出，如果沒有3個(gè)競價(jià)，采購部必需說明原因。 3采購部要對所購物品的質(zhì)量及價(jià)格負(fù)責(zé)，并保證物品按采購申請單上的日期供貨。 4如果提交采購申請單或訂貨單后，價(jià)格上漲，采購部要查看其他供貨商的價(jià)格并報(bào)知成控經(jīng)理，最后由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理決定、批準(zhǔn)。 程序： 采購項(xiàng)目 授權(quán)申請人 單據(jù)文件 食品 總廚食品庫保管員 市場單食品和飲品申請表干貨 總廚食品庫保管員 食品單飲品 酒水庫保管員 飲品單物品 物品庫保管員 采購申請單工程備件 工程部 采購申請單固定資產(chǎn) 申請部門

9、采購申請單維修等服務(wù)項(xiàng)目 申請部門 備忘錄及有關(guān)所需服務(wù)的說明采購申請單直接采購 申請部門 采購申請單除工程、固定資產(chǎn)和維修等服務(wù)項(xiàng)目以外，所有部門申請購買的食品或物品都必須得到大廚或庫房保管員的審批和確認(rèn)，大廚和庫房保管員要保存各部門申購物品的有關(guān)單據(jù)，如果庫存不足或缺貨，只有大廚和庫房保管員可以直接向采購部拉交采購申請單，并在單上注明目前庫存量和平均消費(fèi)量。 不同物品采購程序如下 a)食品的采購、市場單 日需食品的采購，由食品庫保管員提單(市場單)，一式三聯(lián)，必須填寫庫存量和所需訂購數(shù)量，然后送交大廚，由大廚檢查訂購數(shù)量，必要時(shí)做刪減或增補(bǔ)，采購部門根據(jù)此單尋找最合理的價(jià)格并填在市場單上，

10、市場單一聯(lián)送到收貨部以確認(rèn)所購食品，當(dāng)收到所購食品后，收貨員將票和市場單_起送到計(jì)財(cái)部。 b)干貨采購、食品單 干貨的采購(食品單)和食品采購程序一樣，每周采購一次，食品單的一份由食品庫保存，其他兩份分別送到采購部和收貨部。 c)飲品的采購、飲品單 飲品單由酒水庫保管員填寫。目前庫存量和需要訂購的數(shù)量，然后將此單送到成控經(jīng)理處審查，由餐飲部經(jīng)理批準(zhǔn)，一份由酒水庫保管員保存，另外一份送到采購部下訂單，酒水庫保管應(yīng)根據(jù)庫存量和營業(yè)消費(fèi)情況，每周有計(jì)劃地進(jìn)行一次訂購。 d)物品采購、采購申請單 為了統(tǒng)一管理和發(fā)放，除庫里沒有的東西以外，各種物品的采購都必須通過物品庫。當(dāng)庫存量低于正常標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，物品庫保

11、管員要填寫物品采購申請單，并由庫房經(jīng)理簽字，如果是廚房用品，訂購數(shù)量需大廚審定，采購部根據(jù)物品的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、發(fā)貨期等因素，推薦合適的供貨商，填好的表格送到財(cái)務(wù)監(jiān)和總經(jīng)理處認(rèn)可批準(zhǔn)，根據(jù)批準(zhǔn)后的申請單，采購部填寫購單，訂購單按號碼順序發(fā)放，并記錄備案，訂購單一式5份，并按如下順序分發(fā)： 原件 (白色) 供貨商 第二聯(lián) (粉色) 購貨應(yīng)付款 第三聯(lián) (藍(lán)色) 收貨部 第四聯(lián) (綠色) 申請部門 第五聯(lián) (黃色) 采購部 定購單和批準(zhǔn)了的申請單一起送到財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理處作最后審定。 e)工程用品的采購 工程部要在采購申請單上注明所購零配件，電線和燈泡等需訂購物品的品名采購部要提供3個(gè)不同供貨商

12、的報(bào)價(jià)，并填寫在申請單上，其中一個(gè)價(jià)格來自代理商，另外兩個(gè)來自經(jīng)銷商，然后送到總經(jīng)理處批準(zhǔn)。 申請單批準(zhǔn)后，采購部要填寫定購單，并與申請單一起送到財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理處報(bào)批。 f)固定資產(chǎn)的采購 所有固定資產(chǎn)項(xiàng)目的申購表先由部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字然后送到計(jì)財(cái)部檢查，申請部門必須寫出購置理由，申購表由財(cái)務(wù)總監(jiān)審后送到總經(jīng)理處審批，如果某些項(xiàng)目金額超過人民幣2，000元，還要送董事會財(cái)務(wù)審批。 g)服務(wù)合同 服務(wù)項(xiàng)目(修理和維修)，先由工程部寫出報(bào)告(備忘錄)，在報(bào)告中應(yīng)寫明服務(wù)的性質(zhì)，原因以及服務(wù)的規(guī)格，申請服務(wù)的備忘錄送到采購部以獲取3個(gè)不同的報(bào)價(jià)，并填寫在備忘錄上，然后再送到總經(jīng)理處報(bào)批，批準(zhǔn)后，采購

13、部要填寫采購單，和申請備忘錄一起送到計(jì)財(cái)部和總經(jīng)理處最后審批。 h)直接采購物品，采購申請單 直接采購的物品是庫存沒有的東西，這樣采購的物品直接從收貨部送到申請部門，申請直接采購，部門領(lǐng)導(dǎo)要從庫房保管員那里取采購申請表，并填寫原因，所需數(shù)量及其他細(xì)節(jié)，此表送采購部，采購部要提供3個(gè)不同供貨商的價(jià)格，填寫好的表格再送到總經(jīng)理處審查批準(zhǔn)，接到批準(zhǔn)的申請表后，采購部要填寫采購單，和批準(zhǔn)了的申請表一起送到財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理處最后審批。 1采購單(PR單)流程圖采購單(PR單)流程圖采購部門采購部 如需做PO位2天財(cái)務(wù)總監(jiān) 不需做PO為1天 1天 收到的當(dāng)天簽批完 最晚第2天晨會前完成總經(jīng)理2訂購單(P0

14、單)流程圖 訂購單(PO單)流程圖采購部 1天申購部位 0.5天 1天財(cái)務(wù)總監(jiān) 審批固定資產(chǎn)業(yè)主財(cái)務(wù) 1天總經(jīng)理以上程序僅限于正常情況下的采購，急購不經(jīng)以上程序。采購部工作流程圖 返回采購部PR采購員PR申領(lǐng)部門PR采購部PR財(cái)務(wù)部PR總辦PR采購部PR+PO申領(lǐng)部門PR+PO采購部PR+PO總辦PR+PO財(cái)務(wù)PR+PO二、酒店物品采購程序 1酒店物品多屬于低值易耗品。例如清潔劑、洗滌用品、印刷品、棉織品、服務(wù)用品、瓷器和玻璃器等。這些均由財(cái)務(wù)部的庫房出據(jù)采購單，采購員根據(jù)PR單報(bào)出三家供應(yīng)商的價(jià)格，再選出質(zhì)量上乘和價(jià)格合理的一家。采購經(jīng)理審批后，交財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽字后做PO單。PO單的簽字

15、程序與PO單相同。 2PO單在總結(jié)理簽字后，方可訂貨。 3申領(lǐng)部門購雜品時(shí)，不足500元可用現(xiàn)金支付。 4需外出購物時(shí)，填寫派車單。 5如某些項(xiàng)目單價(jià)金額超過2000元，采購單需送交業(yè)主財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)。 6所購商品在驗(yàn)貨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理換退手續(xù)。三、工程物品采購程序 1工程物品采購包括低值易耗品和固定資產(chǎn)。低值易耗品包括機(jī)器的零配件、油漆、燈管、鹽、磚瓦灰沙石、五金電料配件、水暖器材、制冷配件、各專業(yè)工具、工程機(jī)械和廚房機(jī)械配件等。 2采購員在接到PR單后，尋找三家報(bào)價(jià)。PR單和RO單程序相同。 3工程物品購回后交工程指定人員收貨并簽字。 4所購物品單價(jià)金額超過2000元，要申報(bào)業(yè)主財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)。四、食品采購程序 1采購員根據(jù)食品庫提供的市場單由行政總廚簽字后，將價(jià)格填在市場單上，然后訂貨。到貨期限為3天。 2采購員根據(jù)酒水庫提供的飲料單由財(cái)務(wù)