第八章---購銷存管理系統(tǒng)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 第八章 購銷存管理系統(tǒng)【教學(xué)目的與要求】通過對本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)生了解購銷存管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及各模塊之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，同時(shí)通過上機(jī)實(shí)際操作掌握購銷存管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置、日常處理等的操作方法與技能?！究己艘c(diǎn)】1購銷存管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及各模塊之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系2購銷存管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置3購銷存管理系統(tǒng)日常處理的操作方法【重點(diǎn)難點(diǎn)】重點(diǎn)掌握購銷存管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及模塊之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，同時(shí)通過上機(jī)實(shí)際操作，掌握購銷存管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置、日常處理等的操作技能。難點(diǎn)：購銷存管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、各模塊之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，購銷存管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置、日常處理等操作方法與技能。【

2、章節(jié)目錄】第一節(jié) 購銷存管理系統(tǒng)的操作流程第二節(jié) 系統(tǒng)初始化第三節(jié) 日常處理一、 采購管理的日常處理二、 銷售管理的日常處理三、 庫存管理的日常處理四、 存貨核算的日常處理【教學(xué)內(nèi)容】 第一節(jié) 購銷存管理系統(tǒng)的操作流程 一、購銷存管理系統(tǒng)的概述 購銷存管理系統(tǒng)是財(cái)務(wù)管理軟件中重要的組成部分，它是企業(yè)級(jí)財(cái)務(wù)軟件從財(cái)務(wù)部門延伸到業(yè)務(wù)部門并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理的最明顯的表現(xiàn)形式。購銷存管理系統(tǒng)的應(yīng)用，從根本上解決了將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)割裂開的做法，使資金流與物流同步，并相互制約，加快了企業(yè)對市場的反映速度，提高了決策的有效性。 購銷存管理系統(tǒng)分為三部分：采購計(jì)劃與管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、存貨核算和

3、庫存管理系統(tǒng)。 1采購計(jì)劃與采購管理系統(tǒng) 采購計(jì)劃與管理系統(tǒng)包括了采購全過程的業(yè)務(wù)處理。從基本供應(yīng)商問價(jià)到采購單據(jù)處理、采購入倉、采購業(yè)務(wù)跟蹤、采購匯總統(tǒng)計(jì)、采購分析。系統(tǒng)主要?jiǎng)討B(tài)反映采購訂單處理及執(zhí)行情況；處理各種采購入庫業(yè)務(wù)，開具采購發(fā)票，及時(shí)反映采購業(yè)務(wù)情況。根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購入庫成本。采購管理系統(tǒng)如果與應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)聯(lián)接使用，可以掌握采購業(yè)務(wù)的付款和應(yīng)付情況。若與庫存管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)聯(lián)接使用，可以隨時(shí)掌握存貨的信息，減少盲目采購，實(shí)現(xiàn)合理庫存。為存貨核算提供采購入庫成本，便于財(cái)務(wù)部門及時(shí)掌握存貨的采購成本。 采購管理系統(tǒng)還提供各種采購匯總統(tǒng)計(jì)、賬表輸出及采購分析，包括采購成本

4、分析、供應(yīng)商價(jià)格分析、采購資金比重分析、采購類別分析，以及采購貨齡分析等。 2銷售管理系統(tǒng) 銷售管理系統(tǒng)一般包括了整個(gè)銷售業(yè)務(wù)全過程。從基本的報(bào)價(jià)開始到最后的銷售發(fā)票，進(jìn)行正常銷售業(yè)務(wù)和委托代銷等業(yè)務(wù)的處理。系統(tǒng)主要處理銷售訂單，掌握其執(zhí)行情況；處理各種銷售發(fā)貨、銷售開票、委托銷售、發(fā)貨結(jié)算調(diào)整等業(yè)務(wù)；動(dòng)態(tài)反映各種銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，便于企業(yè)及時(shí)了解銷售相關(guān)信息，進(jìn)行銷售信用控制。銷售管理系統(tǒng)如果與庫存管理系統(tǒng)聯(lián)用，銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票或委托代銷發(fā)貨單等新增后會(huì)自動(dòng)沖減庫存管理系統(tǒng)中的存貨現(xiàn)存量，經(jīng)審核后自動(dòng)生成銷售出庫單傳遞給庫存管理系統(tǒng)。同樣，庫存管理系統(tǒng)為銷售管理系統(tǒng)提供可用于銷售的存貨現(xiàn)存量

5、，如果有存貨核算系統(tǒng)與銷售管理系統(tǒng)聯(lián)用，存貨核算系統(tǒng)將把計(jì)算出的存貨銷售成本傳遞給銷售管理系統(tǒng)。如果與應(yīng)收賬款系統(tǒng)聯(lián)用，則該系統(tǒng)為銷售系統(tǒng)提供銷售發(fā)票、銷售調(diào)撥單的收賬結(jié)算情況以及代墊費(fèi)用核算情況。 銷售管理系統(tǒng)還提供銷售統(tǒng)計(jì)、輸出賬表和銷售分析數(shù)據(jù)，包括銷售增長分析、貨物流向分析、銷售結(jié)構(gòu)分析、賬齡分析和銷售毛利分析等。 3庫存管理和存貨核算系統(tǒng) 庫存管理主要功能是管好材料存貨、半成品和產(chǎn)成品存貨，可以避免材料積壓或材料短缺，有利于生產(chǎn)計(jì)劃的制訂安排和組織銷售。庫存管理系統(tǒng)處理各種類型的出入庫業(yè)務(wù)，能夠支持輔助計(jì)量單位、批次、保質(zhì)期等業(yè)務(wù)的管理，并進(jìn)行庫存安全性控制。通過對存貨的收、發(fā)、存業(yè)

6、務(wù)的處理，及時(shí)動(dòng)態(tài)地掌握庫存存貨的各種信息。提供各種庫存匯總統(tǒng)計(jì)，輸出賬表，進(jìn)行儲(chǔ)備分析，進(jìn)行保質(zhì)期和安全庫存預(yù)警提示，便于企業(yè)進(jìn)行存貨控制。 存貨核算系統(tǒng)主要是針對存貨的收發(fā)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，掌握存貨的耗用情況，及時(shí)將各類存貨成本歸集到各種成本項(xiàng)目和成本對象。如果與成本核算系統(tǒng)聯(lián)用，可為成本核算系統(tǒng)提供材料采購成本，計(jì)算出產(chǎn)成品的單位成本核算。如果與總賬系統(tǒng)聯(lián)用，則可將各種單據(jù)生成的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中進(jìn)行賬務(wù)處理。 二、購銷存管理系統(tǒng)的操作流程購銷存管理系統(tǒng)包括三大部分：采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、存貨與庫存管理系統(tǒng)。五個(gè)模塊：采購計(jì)劃、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算。在五個(gè)模塊同時(shí)啟用的情況

7、下，要依照一定的次序進(jìn)行操作。1從物流上看入庫業(yè)務(wù)的入口是入庫單，在采購管理中錄入采購入庫單；在庫存管理中錄入產(chǎn)成品入庫單和其它入庫單，形成入庫業(yè)務(wù)，增加庫存；入庫的各種單據(jù)在存貨核算中記賬，登錄存貨明細(xì)賬，再把記賬后的入庫單制單，傳遞憑證到總賬系統(tǒng)中登錄總賬。出庫業(yè)務(wù)的入口是出庫單，在銷售管理中錄入發(fā)貨單、委托代銷出庫單，在庫存管理中根據(jù)發(fā)貨單生成銷售出庫單；在庫存管理中錄入材料出庫單和其它出庫單，形成出庫業(yè)務(wù)，減少庫存；出庫的各種單據(jù)在存貨核算中記賬，登錄存貨明細(xì)賬，再把記賬后的出庫單制單，傳遞憑證到總賬系統(tǒng)中登錄總賬。庫存管理對入庫單和出庫單統(tǒng)一進(jìn)行管理；進(jìn)行庫存的管理，并根據(jù)盤點(diǎn)表自動(dòng)

8、生成盤盈入庫單或盤虧出庫單。2從資金流上看在采購系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，對采購入庫單進(jìn)行結(jié)算，形成應(yīng)付賬款，到應(yīng)付賬款中對結(jié)算后的采購發(fā)票制單，生成應(yīng)付款憑證；在應(yīng)付賬款中錄入付款單并付款，核銷應(yīng)付款，對付款后的付款單制單，生成付款憑證。在銷售系統(tǒng)中錄入銷售發(fā)票，審核后形成應(yīng)收賬款，到應(yīng)收賬款中對審核后的銷售發(fā)票制單，生成應(yīng)收款憑證；在應(yīng)收賬款中錄入收款單并收款，核銷應(yīng)收款，對收款后的收款單制單，生成收款憑證。存貨核算對各種入庫單和出庫單統(tǒng)一進(jìn)行記賬，登錄存貨明細(xì)賬，確定存貨的入庫成本、出庫成本及庫存成本；并對記賬后的出、入庫單進(jìn)行記賬，生成出、入庫憑證，登錄到總賬。第二節(jié) 系統(tǒng)初始化 購銷存管理

9、系統(tǒng)涉及五個(gè)模塊，各個(gè)模塊之間存在復(fù)雜的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。在初始設(shè)置中，不僅要考慮到模塊內(nèi)部的數(shù)據(jù)聯(lián)系與提取，還要充分利用系統(tǒng)外部資源，使購銷系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)鏈接，各部門共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而使信息資源的綜合利用更為有效和充分。為此在購銷存管理系統(tǒng)初始化時(shí)，必須先設(shè)置五個(gè)模塊統(tǒng)一的公用參數(shù)，按照系統(tǒng)規(guī)定的啟用順序依次進(jìn)行相應(yīng)的初始設(shè)置。 一、購銷存賬套參數(shù)設(shè)置 購銷存的賬套參數(shù)主要是設(shè)置各個(gè)系統(tǒng)公用的及各自特有的基本信息，這些基本信息確定系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)、管理組織、業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息，以及系統(tǒng)各模塊運(yùn)行的前提。設(shè)置時(shí)，先手工整理一份資料，為系統(tǒng)設(shè)置節(jié)省時(shí)間并提高準(zhǔn)確性，同時(shí)要充分考慮本企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的情況，為今后

10、業(yè)務(wù)擴(kuò)展留有余量。 (一)購銷存公用參數(shù)設(shè)置購銷存各個(gè)模塊啟動(dòng)時(shí)，必須先選擇賬套選項(xiàng)，設(shè)置好賬套中的每個(gè)參數(shù)，其中公共參數(shù)包括七個(gè)選項(xiàng)： 1存貨有無輔計(jì)量單位：是指存貨是否可以按兩種計(jì)量單位進(jìn)行管理。此項(xiàng)為采購管理、庫存管理、存貨核算及銷售管理的共用參數(shù)。 2是否允許零出庫：是指輸入出庫單時(shí)，單據(jù)上某存貨的出庫數(shù)量大于倉庫中的此存貨的剩余數(shù)量，仍然可以出庫。此項(xiàng)為庫存管理、存貨核算、銷售管理的公用參數(shù)。 3有無成套件管理：是指一種存貨由其它幾種存貨組合而成。與此參數(shù)有關(guān)的模塊有：庫存管理、存貨核算。 4有無遠(yuǎn)程應(yīng)用：指總公司和分公司或企業(yè)與遠(yuǎn)程倉庫之間的數(shù)據(jù)導(dǎo)出、導(dǎo)入功能。此參數(shù)選定后，采購管

11、理、庫存管理、存貨核算、銷售管理各個(gè)系統(tǒng)必須依此執(zhí)行，不能修改。 5存貨是否分類：是指存貨是否進(jìn)行分類核算。如果選中分類，表明采購管理、庫存管理、存貨核算、銷售管理的存貨分類已選定，不能改變，但可以增加。 6客戶是否分類：是指客戶是否按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。選定此項(xiàng)后，表明銷售管理、應(yīng)收系統(tǒng)的客戶分類已確定，不能改變，但可以增加。 7供應(yīng)商是否分類：是指供應(yīng)商是否按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。此項(xiàng)的選定，表明采購管理、庫存管理、應(yīng)付系統(tǒng)的供應(yīng)商分類已確定，不能改變，但可以增加。以上七個(gè)共用參數(shù)，如果在基礎(chǔ)設(shè)置中已定好，在此不允許修改。 (二)購銷存業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置 1采購模塊：采購模塊在賬套參數(shù)設(shè)置中，其業(yè)

12、務(wù)選項(xiàng)有兩種： (1)有無外幣采購業(yè)務(wù)：企業(yè)若有外幣采購業(yè)務(wù)，選中此項(xiàng)，可進(jìn)行相關(guān)的外幣業(yè)務(wù)處理。選定后，不能修改。 例 啟動(dòng)采購管理系統(tǒng)，將G公司業(yè)務(wù)范圍設(shè)置為:有外幣業(yè)務(wù),啟用月份為2003年1月。(2)有無受托代銷業(yè)務(wù)，此項(xiàng)屬于商品流通企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，在此不作介紹。 2.銷售模塊：銷售模塊在賬套選項(xiàng)中的業(yè)務(wù)選項(xiàng)有兩種： (1)業(yè)務(wù)范圍有無外幣業(yè)務(wù)與采購管理設(shè)置相同；有無零售日報(bào)業(yè)務(wù)是指在相關(guān)賬表中包含零售日報(bào)的數(shù)據(jù)，選定此項(xiàng)，可作為與前臺(tái)銷售收款系統(tǒng)的接口。 (2)業(yè)務(wù)控制參數(shù)的選定 有無外幣業(yè)務(wù)：企業(yè)若有外幣銷售業(yè)務(wù)，選中此項(xiàng)，可進(jìn)行相關(guān)的外幣業(yè)務(wù)處理。 銷售報(bào)價(jià)是否含稅：選定項(xiàng)表示貨

13、物的售價(jià)包含有稅金。是否有客戶信用額度控制：選定此項(xiàng)，表示在銷售處理時(shí)，若當(dāng)前客戶的應(yīng)收款余額超過了該客戶檔案中設(shè)定的信用額度值，需輸入口令才可以確認(rèn)相應(yīng)的操作。 是否有最低售價(jià)控制：選定此項(xiàng)，在銷售處理時(shí)，實(shí)際銷售價(jià)格若超過了設(shè)定的最低售價(jià)，需輸入口令，才能進(jìn)行相應(yīng)的操作。 有無委托代銷業(yè)務(wù)屬于商業(yè)范疇。 有無銷售調(diào)撥業(yè)務(wù)：企業(yè)若有此項(xiàng)業(yè)務(wù)，選中該項(xiàng)，表示系統(tǒng)可以處理企業(yè)內(nèi)部的銷售調(diào)撥業(yè)務(wù)。 可否超訂量發(fā)貨：選中此項(xiàng)，在銷售發(fā)貨業(yè)務(wù)處理時(shí)，如果貨物的數(shù)量超過了該貨物的訂購量，需輸入口令才可確認(rèn)相應(yīng)的操作。銷售計(jì)劃金額是否含稅：選中此項(xiàng)，表明系統(tǒng)中銷售計(jì)劃中的計(jì)劃銷售金額和銷售定額兩項(xiàng)指標(biāo)，均

14、指稅后金額。 3.庫存模塊 庫存管理模塊的業(yè)務(wù)參數(shù)包括： (1)有無批次管理：選定此項(xiàng)可對存貨的收發(fā)存進(jìn)行跟蹤管理，可統(tǒng)計(jì)某一批次所有存貨的收發(fā)存情況或某一存貨所有批次的收發(fā)存情況。 (2)有無組裝拆卸業(yè)務(wù)：選定此項(xiàng)，表示企業(yè)的存貨組裝在一起銷售，選定后不能修改。 (3)有無最高最低報(bào)警：選定此項(xiàng)后，在單據(jù)錄入時(shí)，如果存貨前現(xiàn)存量小于最低庫存量或大于最高庫存量的情況，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警，選擇后不能修改。 (4)有無保質(zhì)期管理：保質(zhì)期管理是對存貨的失效日期進(jìn)行監(jiān)控。選定此項(xiàng)后，對過期、到期的存貨進(jìn)行報(bào)警，并對即將過期的存貨進(jìn)行預(yù)警。(5)有無形態(tài)轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)：如果有存貨因自然或其它因素的影響，會(huì)由一種形態(tài)

15、轉(zhuǎn)換成另外一種形態(tài)的情況，可選定此項(xiàng)。例：啟動(dòng)庫存管理系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)范圍設(shè)置為：有批次管理；無保質(zhì)期管理；有組裝拆卸業(yè)務(wù)；有最高最低報(bào)警；無形態(tài)轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)。 4.存貨管理系統(tǒng) 存貨管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)參數(shù)包括四大項(xiàng)： (1)核算方式的選擇 核算方式有兩種：按部門核算與按倉庫核算。按部門核算是按倉庫中的所屬部門設(shè)置存貨的計(jì)價(jià)方式，并且按相同所屬部門的各倉庫統(tǒng)一核算出庫成本；按倉庫核算則需按倉庫設(shè)置存貨的計(jì)價(jià)方式。兩種方式只能選擇一種，選定后不能修改。 (2)零成本出庫選擇 零成本出庫選擇是指采用先進(jìn)先出或后進(jìn)先出方式核算的出庫單據(jù)登記明細(xì)賬時(shí)，如果出現(xiàn)賬中為零成本或負(fù)成本造成出庫成本不可計(jì)算。 零出庫成本

16、選擇有五種方式：上次出庫成本價(jià)：指取明細(xì)賬中此存貨的上一次出庫單，作為本出庫單據(jù)的出庫單價(jià)，計(jì)算出庫成本。參考成本價(jià)：指取目錄中此存貨的參考成本，即參考單價(jià)，作為本出庫單據(jù)的出庫單價(jià)，來計(jì)算出庫成本。結(jié)存成本價(jià)：指取明細(xì)賬中此存貨的結(jié)存單價(jià)，作為本出庫單據(jù)的出庫單價(jià)，計(jì)算出庫成本。上次入庫成本價(jià)：指取明細(xì)賬中此存貨的上一次入庫單價(jià)，作為本出庫單據(jù)的出庫單價(jià)，計(jì)算出庫成本。手工輸入指以手工輸入的單價(jià)作為本出庫單據(jù)的出庫單計(jì)算出庫成本。五種方式根據(jù)單位實(shí)際情況只能選取一種。 (3)暫估處理方式 存貨核算系統(tǒng)與采購系統(tǒng)集成使用時(shí)，可以處理暫估業(yè)務(wù)，并且在此選擇暫估入庫業(yè)務(wù)存貨成本的回沖方式。 暫估處

17、理方式有三種，企業(yè)根據(jù)具體情況可選擇一種。月初回沖：指月初時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成紅字沖單，并生成采購報(bào)銷入庫單。單到回沖：指報(bào)銷處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成紅字回沖單，并生成采購報(bào)銷入庫單。單到補(bǔ)差：指報(bào)銷處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成一筆調(diào)整單，調(diào)整金額為實(shí)際金額與暫估金額的差額。 (4)資金占用規(guī)劃 資金占用規(guī)劃的選擇是指用戶確定本企業(yè)按某種方式輸入資金占用規(guī)劃，并按此種方式進(jìn)行資金占用的分析，包括六項(xiàng)選擇： 按倉庫輸入資金占用規(guī)劃；按存貨分類輸入資金占用規(guī)劃；按存貨輸入資金占用規(guī)劃；按倉庫中存貨分類輸入資金占用規(guī)劃；按倉庫+存貨輸入資金占用規(guī)劃；按存貨分類+存貨輸入資金占用規(guī)劃。 例： 啟動(dòng)存貨核算系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)范

18、圍設(shè)置為：核算方式按倉庫核算；暫估處理方式為單到回沖；零出庫成本選擇參考成本；資金占用計(jì)劃為按倉庫。二、購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)在購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，期初數(shù)據(jù)錄入是一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，期初數(shù)據(jù)的錄入內(nèi)容及順序如表8-1所示 表8-1 購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)系統(tǒng)名稱操作內(nèi)容說明 采購管理 錄入 暫估入庫期初余額在途存貨期初余額暫估入庫（貨到單未到）在途存貨（單到貨未到） 記賬 采購期初數(shù)據(jù)無期初數(shù)據(jù)也要執(zhí)行期初記賬，否則無法開展日常業(yè)務(wù)庫存、存貨錄入并記賬存貨期初余額及差異庫存和存貨公用期初數(shù)據(jù)銷售管理錄入并審核委托代銷期初余額  二、購銷存初始設(shè)

19、置 (一)采購管理系統(tǒng)的初始設(shè)置采購管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)置內(nèi)容包括存貨分類、地區(qū)分類、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案、存貨檔案、倉庫檔案、常用摘要、采購類型、自定義項(xiàng)等，前七項(xiàng)內(nèi)容在前面章節(jié)已設(shè)置完成，本章僅介紹采購類型。1采購類型的定義采購類型不分級(jí)次，屬于自行設(shè)定的項(xiàng)目，一般根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要設(shè)立。操作時(shí)，選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”菜單下的“采購類型”，單擊“增加”按鈕，在出現(xiàn)的空白記錄行，輸入采購類型的編碼、名稱、入庫類別等內(nèi)容后回車，使增加的采購類型存入系統(tǒng)。2期初余額的錄入 （1）期初暫估入庫是在啟用采購管理系統(tǒng)之前，還未取得供貨單位的采購發(fā)票，不能進(jìn)行采購結(jié)算的業(yè)務(wù)，在此需要輸入采購入庫單，形成期初數(shù)據(jù)

20、。操作時(shí)，在“業(yè)務(wù)”菜單中，選擇“采購入庫”，單擊“普通入庫單”，按“增加”按鈕，輸入日期，選擇入庫類別、倉庫、部門等信息，輸入數(shù)量、單價(jià)、存貨編碼后，單擊“保存”按鈕即可。（2）錄入期初在途存貨是指在啟用日期之前，將在途存貨業(yè)務(wù)的存貨余額錄入系統(tǒng)。 例： 根據(jù)下列資料錄入采購在途存貨期初余額2002年12月29日，供應(yīng)部收到A公司開局的專用發(fā)票一張，號(hào)碼為A，商品為G版軟件系統(tǒng)，數(shù)量2套，單價(jià)元，稅率17%，貨未到。操作時(shí)，在“業(yè)務(wù)”菜單種選擇“采購發(fā)票”單擊“普通發(fā)票”，按“增加”按鈕，以下操作與上例相同。 (二)庫存管理系統(tǒng) 庫存管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置內(nèi)容，在前面章節(jié)均已設(shè)置完畢。在此僅介紹

21、初始余額的錄入操作第一次使用庫存管理系統(tǒng)，必須輸入所有末級(jí)存貨的期初數(shù)據(jù)。如果庫存管理系統(tǒng)與存貨核算系統(tǒng)同時(shí)使用，那么，本系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)是兩個(gè)系統(tǒng)共用的。在錄入期初數(shù)據(jù)之前，應(yīng)將庫存的結(jié)存數(shù)與存貨核算的結(jié)存數(shù)核對一致后，統(tǒng)一錄入兩個(gè)系統(tǒng)的期初結(jié)存數(shù)量、結(jié)存金額，進(jìn)行統(tǒng)一期初記賬。例： 根據(jù)下列G公司12月31日倉庫盤點(diǎn)資料錄入期初余額。產(chǎn)品庫期初有12月31日入庫的批號(hào)為6789的1200箱憑證套打紙-8X，單位成本180元。 操作時(shí)，選取“設(shè)置”菜單下“期初數(shù)據(jù)”，單擊“期初金額”，進(jìn)入期初余額錄入界面，選擇要輸入期初余額的倉庫后，則計(jì)價(jià)方式自動(dòng)顯示在倉庫右邊，選擇存貨編碼、輸入數(shù)量、入庫日

22、期、批號(hào)，按“保存”按鈕。 3期初記賬 期初記賬是指將錄入各存貨的期初數(shù)據(jù)記入庫存臺(tái)賬、批次臺(tái)賬等賬簿中，期初數(shù)據(jù)錄入完畢，必須經(jīng)過期初記賬后，才能進(jìn)行日常業(yè)務(wù)、賬簿查詢、統(tǒng)計(jì)分析等操作。 操作時(shí)，單擊“記賬”可完成初始數(shù)據(jù)記賬工作，如果發(fā)現(xiàn)期初數(shù)據(jù)有錯(cuò)，在未錄入單據(jù)之前點(diǎn)擊“恢復(fù)”可實(shí)現(xiàn)將期初數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前狀態(tài)，重新輸入或修改期初數(shù)據(jù)。 (四)存貨核算系統(tǒng) 存貨核算系統(tǒng)的初始設(shè)置內(nèi)容，除了存貨科目、對方科目、受控科目、存貨設(shè)置等幾項(xiàng)內(nèi)容外，其它的與“庫存管理”系統(tǒng)的初始設(shè)置內(nèi)容完全相同，本節(jié)只對其不同的內(nèi)容加以說明。 1存貨科目的設(shè)置存貨科目是指在存貨系統(tǒng)生成的憑證中，所需要的各種存貨科目

23、及差異科目。 操作時(shí)，選取“基礎(chǔ)設(shè)置”，單擊“存貨科目”，進(jìn)入存貨科目設(shè)置界面，單擊“增加”按鈕，在增加的新記錄上輸入表中要求填寫的各個(gè)項(xiàng)目：倉庫、存貨分類、存貨科目及差異科目。其中，存貨科目只能按已設(shè)置的會(huì)計(jì)科目選擇輸入，不能輸入其它系統(tǒng)的控制科目；差異科目是在存貨系統(tǒng)中采用計(jì)劃成本計(jì)價(jià)時(shí)，在此按已設(shè)置的會(huì)計(jì)科目選擇輸入，不能輸入其它系統(tǒng)的控制科目。 如果存貨核算系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)集成使用，在本系統(tǒng)必須設(shè)置存貨科目，以利于系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證。 2對方科目設(shè)置對方科目是指在存貨系統(tǒng)生成憑證所需要的存貨對方科目所對應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。如果存貨核算系統(tǒng)集成使用，為保證系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證，應(yīng)設(shè)置存貨對方科目。對方

24、科目的設(shè)置應(yīng)按收發(fā)類別+存貨分類+部門+成本對象+存貨來設(shè)置存貨的對方科目。如圖8-1所示： 圖8-1 對方科目設(shè)置圖 操作時(shí)，選取“基礎(chǔ)設(shè)置”，選中“對方科目”，進(jìn)入對方科目設(shè)置界面，單擊“增加”，輸入收發(fā)類別與對方科目信息，輸入對方科目時(shí)，必須輸入科目表中已設(shè)置的末級(jí)科目，但不能輸入其它系統(tǒng)的控制科目，輸入完畢回車，系統(tǒng)自動(dòng)保存。如果要修改某對方科目則雙擊該項(xiàng)即可修改，要?jiǎng)h除某項(xiàng)設(shè)置，將光標(biāo)放在該項(xiàng)上按“刪除”按鈕可實(shí)現(xiàn)。 3初始數(shù)據(jù)與庫存管理系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)是共用的，其期初記賬也是統(tǒng)一進(jìn)行的。 4期初差異工業(yè)企業(yè)中按計(jì)劃價(jià)核算存貨出庫成本時(shí)，產(chǎn)生的期初差異賬，在初次使用存貨核算系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)輸

25、入存貨的期初差異余額。輸入時(shí)，存貨的核算若為按部門核算，其存貨的差異按核算部門輸入，若是按倉庫核算其存貨的差異按核算倉庫輸入 。例： 錄入材料庫期初差異1000 操作時(shí)，選取主要菜單“設(shè)置”下的“期初數(shù)據(jù)”，單擊“期初差異”進(jìn)入期初差異錄入界面。選擇倉庫“材料庫”，輸入生產(chǎn)用原材料差異“1000”，單擊差異科目欄，選擇科目“材料成本差異”確認(rèn)，按“保存”按鈕。 (二)銷售管理系統(tǒng)初始設(shè)置 銷售管理模塊可以與庫存管理、存貨核算、應(yīng)收賬款、總賬等系統(tǒng)聯(lián)用，通過銷售管理功能，能幫助企業(yè)的銷售部門管理各項(xiàng)銷售事務(wù)，提供詳盡的查詢分析，幫助銷售管理人員及時(shí)了解各種銷售情況，以便適時(shí)調(diào)整銷售策略，實(shí)現(xiàn)利潤

26、最大化。 銷售管理的初始設(shè)置包括存貨分類、存貨檔案、客戶分類、客戶檔案、部門檔案、倉庫檔案、收發(fā)類別、銷售類型、結(jié)算方式、本企業(yè)開戶銀行、幣種、付款條件等項(xiàng)。大多數(shù)項(xiàng)目在其它章節(jié)已詳細(xì)介紹過，在此僅對不同的內(nèi)容加以說明。 1銷售類型的定義銷售類型是單位為了按銷售類型對銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析而進(jìn)行的自定義項(xiàng)目。如單位可把銷售分成本地銷售、外地銷售、集中銷售、零售銷售等類別。例： 將G公司的銷售類型設(shè)置為圖8-2所示 圖8-2 銷售類型設(shè)置圖定義銷售類型時(shí)，在銷售管理系統(tǒng)界面，選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”下的“銷售類型”，單擊“增加”，在空白行分別輸入相關(guān)內(nèi)容：銷售類型編碼；銷售類型名稱(此兩項(xiàng)不能重復(fù)，

27、具有唯一性)；出庫類別：出庫類別是指收發(fā)類別中的收發(fā)標(biāo)志為發(fā)的那部分，即，輸入銷售類型所對應(yīng)的出庫類別。在此直接輸入出庫類別編號(hào)或名稱，也可以通過參照選擇輸入；是否默認(rèn)值：是用于標(biāo)識(shí)銷售類型在單據(jù)錄入或修改被調(diào)用時(shí)是否作為調(diào)用單據(jù)的銷售類型的默認(rèn)取值。 通過雙擊銷售類型的增加行可修改增加的內(nèi)容，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，能實(shí)現(xiàn)對該銷售類型的刪除。 2費(fèi)用項(xiàng)目的設(shè)定費(fèi)用項(xiàng)目是指銷售業(yè)務(wù)中的代墊費(fèi)用、銷售支出費(fèi)用等。例： 將G公司費(fèi)用項(xiàng)目設(shè)置為：01，銷售招待費(fèi)；02，廣告宣傳費(fèi)；03，運(yùn)輸費(fèi)；04，包裝費(fèi)；05，保險(xiǎn)費(fèi)。操作時(shí)，選取“基礎(chǔ)設(shè)置”中的“費(fèi)用項(xiàng)目”，單擊“增加”輸入費(fèi)用項(xiàng)目編碼、名稱、備注等

28、內(nèi)容，完成費(fèi)用項(xiàng)目的定義，費(fèi)用項(xiàng)目的內(nèi)容可以修改、刪除。 3初始余額錄入首次使用銷售管理系統(tǒng)處理日常銷售業(yè)務(wù)之前，必須把系統(tǒng)啟用之前發(fā)生而未處理完的單據(jù)，通過期初單據(jù)錄入功能輸入系統(tǒng)。例： 根據(jù)下列資料錄入委托代銷期初數(shù)據(jù)2002年12月22日，銷售一部從產(chǎn)品庫發(fā)出甲商品共計(jì)100箱，每箱售價(jià)150元，委托A 公司代為銷售，批號(hào)6509，貨已發(fā)出至今未結(jié)算。 操作時(shí)，在銷售管理系統(tǒng)界面，選取“期初錄入”下的“期初委托代銷發(fā)貨單”，進(jìn)入“期初委托發(fā)貨單”界面，輸入發(fā)貨單號(hào)，選擇客戶名稱、銷售部門、發(fā)運(yùn)方式、付款條件、銷售類型、發(fā)貨地址等項(xiàng)目填入倉庫、貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容，單擊“增加”系

29、統(tǒng)自動(dòng)填入發(fā)貨日期，如果不符，可進(jìn)行修改，按“保存”按鈕，初始余額錄入系統(tǒng)。期初委托代銷發(fā)貨單的增、刪、改及審核的操作，只能在第一個(gè)業(yè)務(wù)期間月末結(jié)賬之前進(jìn)行。 第三節(jié) 日常處理 日常處理包括采購、銷售、庫存、存貨等內(nèi)容。 一、采購業(yè)務(wù)的日常處理 采購是企業(yè)物資供應(yīng)部門按已確定的物資供應(yīng)計(jì)劃，通過市場采購、加工訂制等各種渠道，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需要各種物資的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。采購業(yè)務(wù)管理不善會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)缺料或物料過剩，給企業(yè)造成無法彌補(bǔ)的損失。與采購業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的模塊主要有采購管理、庫存管理、存貨核算、應(yīng)付賬款、總賬等。（一）采購訂單管理采購訂單包括采購訂單的編制、采購訂單的審核，動(dòng)態(tài)掌握采購訂單的

30、執(zhí)行情況，并向拖延交貨的供應(yīng)商發(fā)出催貨函。采購訂單處理時(shí)，先填制采購訂單：當(dāng)與供貨單位簽訂采購意向協(xié)議時(shí)，可以將采購協(xié)議以定單的形式輸入計(jì)算機(jī)，報(bào)采購主管審批；然后經(jīng)過審核后，才能在采購入庫單或采購發(fā)票時(shí)使用。 (二)采購業(yè)務(wù)的處理 采購業(yè)務(wù)包括采購入庫業(yè)務(wù)、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)等。按貨物和發(fā)票到達(dá)的先后順序不同，將采購入庫業(yè)務(wù)又劃分為單貨同到、貨到單未到（暫估入庫）、單到貨未到（在途存貨）3種類型，不同的業(yè)務(wù)類型相應(yīng)的處理方法不同。在此先介紹采購入庫業(yè)務(wù)的一般處理方法。 采購入庫是指通過購買的方式取得企業(yè)所需存貨的途徑。工業(yè)企業(yè)的采購入庫是指外購材料的入庫。本章以外購材料為例，按實(shí)際價(jià)核算采購業(yè)務(wù)的

31、處理為基礎(chǔ)，系統(tǒng)介紹用友U8管理軟件采購業(yè)務(wù)的操作方法。 采購業(yè)務(wù)的處理方法包括物流和資金流兩個(gè)方面的處理。 1物流方面 采購業(yè)務(wù)的物流過程按系統(tǒng)操作的順序，依次為采購入庫單的錄入、采購入庫單的審核、通過貨款結(jié)算、采購入庫單的記賬、最后在存貨核算系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證。 (1)采購入庫單的錄入采購入庫單是指采購到貨簽收的實(shí)收數(shù)據(jù)填制的單據(jù)，是日常業(yè)務(wù)的主要原始單據(jù)之一。采購系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用的情況下，采購入庫單是采購人員在采購系統(tǒng)中錄入的。采購入庫單可以直接錄入，也可以從采購訂單或采購發(fā)票生成或拷貝而來。第一、采購入庫單由采購訂單產(chǎn)生，用復(fù)制原采購訂單方法填制入庫，可加快填單速度，便于統(tǒng)計(jì)采

32、購訂單的執(zhí)行情況，具體步驟如下：填制采購訂單。例： 1月3號(hào)，向甲公司訂貨一批，貨物為天河PIII/500，數(shù)量為100套，單價(jià)為9000元，預(yù)計(jì)到貨日為本月6號(hào)。操作時(shí)，啟動(dòng)采購管理系統(tǒng)，在“訂單”菜單中選擇“采購訂單”，單擊“增加”按鈕，輸入訂單日期，選擇供貨單位、存貨編號(hào)，輸入數(shù)量、單價(jià)及計(jì)劃到貨日期，按“保存”按鈕。審核采購訂單訂單輸入到計(jì)算機(jī)保存后，只有經(jīng)過審核，才能在采購入庫單或采購發(fā)票時(shí)參照。例： 審核上例訂單操作時(shí)，在“訂單”菜單中選擇“訂單審核”，選中需要審核的訂單，單擊“審核”按鈕。復(fù)制采購訂單，形成采購入庫單。采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的入庫單據(jù)。例： 根

33、據(jù)以下資料復(fù)制采購訂單，形成采購入庫單。1月6日，收到例8-14中的貨物驗(yàn)收入硬件庫，并收到專用發(fā)票一張，發(fā)票號(hào)為AS6798，款未付。 操作時(shí)，選擇“業(yè)務(wù)”菜單下的“采購入庫”中的“普通入庫單”，進(jìn)入采購入庫單錄入界面，點(diǎn)擊“增加”按鈕，輸入采購入庫單表頭各項(xiàng)內(nèi)容：倉庫編碼、訂單號(hào)、采購類型、入庫類別等。單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“拷貝訂單”，然后雙擊訂單列表中所選的訂單，則該訂單的有關(guān)信息填入采購入庫單表體中。通過DEL鍵刪除單價(jià)、金額；通過“減行”功能實(shí)現(xiàn)對該批入庫貨物沒有訂單中的某些貨物的刪除。入庫單輸入正確后，按“保存”按鈕，當(dāng)前輸入的入庫單存入系統(tǒng)。第二、直接錄入采購入庫單。錄

34、入的內(nèi)容包括表頭各項(xiàng)內(nèi)容的填制與表體內(nèi)容的填制。例： 1月10日，收到甲公司H版軟件5套，單價(jià)為8000元。入軟件庫。操作時(shí)，表頭內(nèi)容的填制與拷貝采購訂單的操作相同，表體部分相關(guān)內(nèi)容根據(jù)入庫單實(shí)際數(shù)據(jù)操作填入即可。 第三、采購發(fā)票輸入系統(tǒng)時(shí)，用復(fù)制原采購發(fā)票的方法填制，具體操作步驟與拷貝采購訂單的方法基本相同。 第四、本次入庫的貨物以前已有相同的入庫單，可用復(fù)制以前入庫單的方法填制，具體操作方法與拷貝采購訂單的方法基本相同。 (2)采購入庫單的審核 采購入庫單是否審核，與企業(yè)的管理要求有關(guān)。管理嚴(yán)格的單位，一般要求入庫單必須經(jīng)過審核。系統(tǒng)中，采購入庫單的審核與否，不影響其記賬與結(jié)算。如果對入庫

35、單進(jìn)行了審核操作，在“賬簿查詢”中的“出入庫流水賬”中可按單據(jù)是否審核進(jìn)行查詢，即可查詢到已審或未審的單據(jù)。 在實(shí)際應(yīng)用中，用單據(jù)是否審核來代表實(shí)物的出入庫行為，也就是在出入庫單上的所有存貨均辦理了實(shí)物出庫或入庫后，對出入庫單進(jìn)行審核。 只要入庫單未審核，不管入庫單是否記賬或當(dāng)月是否結(jié)賬，均可對入庫單進(jìn)行審核。采購入庫單的審核在庫存管理系統(tǒng)實(shí)施。例： 審核例8-17中的采購入庫單操作時(shí)，啟動(dòng)庫存管理系統(tǒng)，選擇“入庫業(yè)務(wù)”菜單下的“采購入庫”，進(jìn)入采購入庫界面。通過“首張”、“上張”、“下張”、“末張”找到欲審核的入庫單，單擊“審核”按鈕，可實(shí)現(xiàn)對該張入庫單的審核。點(diǎn)擊“棄審”按鈕，可以取消對當(dāng)

36、前單據(jù)的審核。(3)采購入庫單的記賬例： 對前采購入庫單進(jìn)行記賬采購入庫單結(jié)算后，啟動(dòng)存貨核算系統(tǒng)，選擇“單據(jù)記賬”，進(jìn)入單據(jù)一覽表查詢窗口，選定倉庫與其它條件后，單擊“確認(rèn)”進(jìn)入未記賬單據(jù)一覽表，選定需記賬的單據(jù)，點(diǎn)擊“記賬”按鈕，可實(shí)現(xiàn)對已記賬單據(jù)按其業(yè)務(wù)進(jìn)行存貨明細(xì)賬、差異明細(xì)賬、差價(jià)明細(xì)賬的登記。如果在單據(jù)一覽表中選擇“已記賬單據(jù)”，則進(jìn)入“已記賬單據(jù)一覽表”，可以取消對當(dāng)前單據(jù)的記賬。 (4)生成入庫憑證 憑證的生成在存貨核算系統(tǒng)中完成。操作時(shí)，啟動(dòng)存貨核算系統(tǒng)，選擇“生成憑證”，進(jìn)入生成憑證界面，單擊“選擇”按鈕，輸入查詢條件，在列示的單據(jù)中，對需生成憑證的單據(jù)進(jìn)行選擇。點(diǎn)擊“確定

37、”按鈕，選擇憑證類別，首次進(jìn)入“對方科目”需手工選擇輸入，以后再進(jìn)入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶過來。選擇完畢，按“生成”按鈕，自動(dòng)生成的憑證顯示在屏幕上，單擊“保存”存入系統(tǒng)。憑證生成后，可到總賬系統(tǒng)進(jìn)行“審核”、“記賬”的操作。 在業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中生成的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改、刪除。要想刪除上述生成的憑證，必須選擇存貨核算系統(tǒng)中“憑證”菜單，單擊“憑證列表”，選中需要?jiǎng)h除的憑證，按“刪除”按鈕即可。 2資金流方面 采購業(yè)務(wù)的資金流過程，按系統(tǒng)操作的順序，依次為采購發(fā)票的錄入、采購結(jié)算、生成結(jié)算憑證、付款結(jié)算、生成付款憑證。 (1)采購發(fā)票的錄入 采購發(fā)票按發(fā)票類型分為專用發(fā)票、普通發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票；按業(yè)務(wù)

38、性質(zhì)分為：藍(lán)字發(fā)票與紅字發(fā)票。采購發(fā)票可以在采購管理系統(tǒng)直接錄入，也可從采購訂單、采購入庫單或其它的采購發(fā)票拷貝而來。 第一，直接錄入采購發(fā)票采購發(fā)票是從購貨單位取得的進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票及發(fā)票清單。例： 根據(jù)以下資料錄入采購發(fā)票1月10日，收到甲公司一張專用發(fā)票，票號(hào)為59876，價(jià)稅合計(jì)金額為元，同時(shí)受到運(yùn)費(fèi)發(fā)票一張，票號(hào)為4321，金額為500元，稅率為17%。操作時(shí)，選擇“業(yè)務(wù)”菜單下的“采購發(fā)票”，單擊“專用發(fā)票”，進(jìn)入采購專用發(fā)票錄入界面，單擊“增加”輸入發(fā)票日期、發(fā)票號(hào)、存貨編碼、數(shù)量、單價(jià)等，單擊“保存”按鈕，使輸入的發(fā)票存入系統(tǒng)。如果在收到發(fā)票時(shí)，企業(yè)就支付了發(fā)票上價(jià)稅合計(jì)總額，點(diǎn)擊“

39、現(xiàn)付”，輸入結(jié)算方式，系統(tǒng)自動(dòng)生成付款單。第二，從采購訂單、采購入庫單、采購發(fā)票拷貝采購發(fā)票的操作與采購入庫單拷貝采購訂單的方法相同。采購發(fā)票不需審核，待采購結(jié)算后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打上審核人的名字。已結(jié)算發(fā)票不能修改、刪除。普通發(fā)票的錄入、修改、刪除與專用發(fā)票的操作相同 (2)運(yùn)費(fèi)發(fā)票的錄入運(yùn)費(fèi)發(fā)票上的存貨屬性必須是具有“應(yīng)稅勞務(wù)”的。例： 根據(jù)圖8-3資料填制運(yùn)費(fèi)發(fā)票 圖8-3運(yùn)費(fèi)發(fā)票圖操作時(shí)，選擇“業(yè)務(wù)”菜單下的“采購發(fā)票”中的“運(yùn)費(fèi)發(fā)票”，單擊“增加”輸入開票日期、發(fā)票號(hào)、供應(yīng)單位、存貨編碼，輸入金額，單擊“保存”按鈕。（3）采購發(fā)票的結(jié)算采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，是根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)其采購成本。采

40、購結(jié)算之前，采購管理系統(tǒng)必須進(jìn)行期初記賬；進(jìn)行采購結(jié)算的日期必須大于入庫單及發(fā)票日期；采購結(jié)算時(shí)的過濾范圍中的起始日期應(yīng)小于需要結(jié)算的入庫單和發(fā)票日期，否則不能進(jìn)行采購結(jié)算。采購結(jié)算從操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算與手工結(jié)算兩種方法。自動(dòng)結(jié)算是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)將相同供貨單位的，相同數(shù)量存貨的采購入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。操作時(shí)，在“業(yè)務(wù)”菜單中選擇“采購結(jié)算”，單擊“自動(dòng)結(jié)算”，輸入結(jié)算范圍，點(diǎn)擊“開始結(jié)算”，系統(tǒng)自動(dòng)完成采購發(fā)票的結(jié)算。手工結(jié)算時(shí)，選擇“采購結(jié)算”菜單下的“手工結(jié)算”，進(jìn)入手工結(jié)算界面，單擊“過濾”確定日期(起始日期應(yīng)小于采購入庫單日期,截止日期應(yīng)大于采購發(fā)票日期，否則,屏幕上將不會(huì)顯示

41、該入庫單或發(fā)票)，分別單擊“入庫”與“發(fā)票”按鈕, 選擇需要結(jié)算的入庫單及發(fā)票，單擊“結(jié)算”完成結(jié)算業(yè)務(wù)。完成后，在手工結(jié)算界面看不到結(jié)算完了的入庫單和發(fā)票，只能通過“賬表”“采購明細(xì)”“結(jié)算明細(xì)表”菜單，選定倉庫及存貨后，可以看到系統(tǒng)自動(dòng)生成的藍(lán)字入庫單或紅字入庫單。 如果想取消結(jié)算，通過選擇“采購結(jié)算”菜單下的“結(jié)算單明細(xì)列表”，用刪除功能實(shí)現(xiàn)。采購結(jié)算后，無論原采購入庫單有無單價(jià)，系統(tǒng)都會(huì)被自動(dòng)修改為發(fā)票上的單價(jià)。 (3)生成結(jié)算憑證 結(jié)算憑證在應(yīng)付系統(tǒng)中生成。操作時(shí)，啟動(dòng)應(yīng)付款管理系統(tǒng)，選擇“制單”進(jìn)入制單界面，選中制單類型為發(fā)票制單，然后選擇制單的“憑證類別”和“制單日期”，系統(tǒng)自動(dòng)

42、生成結(jié)算憑證。單擊“保存”存入該張結(jié)算憑證。 (4)付款結(jié)算與生成付款憑證啟動(dòng)應(yīng)付款管理系統(tǒng)，選擇“單據(jù)結(jié)算”，選中供應(yīng)商，錄入付款單相關(guān)內(nèi)容，點(diǎn)擊“核銷”在“本次結(jié)算”欄目上輸入本次結(jié)算的金額。單擊“保存”按鈕，按系統(tǒng)提示，點(diǎn)擊“是”，自動(dòng)生成付款憑證。如果付款單未全部結(jié)算，則剩余金額轉(zhuǎn)為“預(yù)付賬款”。(三)單貨同到業(yè)務(wù)的處理單貨同到是指發(fā)票和貨物同時(shí)到達(dá)企業(yè)的業(yè)務(wù),其處理流程為:在采購系統(tǒng)中錄入采購入庫單、采購發(fā)票，并對采購入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行采購結(jié)算；在庫存管理系統(tǒng)中審核采購入庫單；采購結(jié)算后，在存貨核算系統(tǒng)中記賬，登記存貨明細(xì)賬，并依據(jù)記賬后的采購入庫單生成憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)；到應(yīng)付

43、款系統(tǒng)中對結(jié)算后的發(fā)票制單，生成應(yīng)付款憑證，并錄入付款單，核銷應(yīng)付款。對付款單制單，生成付款憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)；在總賬系統(tǒng)中對憑證進(jìn)行審核、記賬。單貨同到業(yè)務(wù)的操作步驟與前述的一般銷售業(yè)務(wù)相同。 (四)貨到票未到（暫估入庫）業(yè)務(wù)的處理 暫估是指本月材料已驗(yàn)收入庫，而采購發(fā)票未到不能入賬。月末為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分材料暫估入賬。 1暫估業(yè)務(wù)的入賬處理與采購入庫單的處理相同。但在月末記賬時(shí)，要對所有的沒有結(jié)算的入庫單填入暫估單價(jià)，填入時(shí)，在采購管理系統(tǒng)或存貨核算系統(tǒng)中用手工填寫，然后到存貨核算系統(tǒng)中記賬。系統(tǒng)在此生成的憑證與手工不一致，即： 借：原材料 貸：材料采購(手工應(yīng)為“

44、應(yīng)付賬款暫估應(yīng)付賬款”)2到下月后對于暫估入庫有三種處理方法，即：月初回沖、單到回沖與單到補(bǔ)差。月初回沖是指到下月做一張相同分錄的紅字憑證，沖回上月月末錄入的暫估采購入庫單。在軟件操作中，進(jìn)入下月后，存貨核算系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成與暫估入庫價(jià)完全相同的“紅字沖銷單”，并匯總制單，沖回上月的暫估憑證。等收到采購發(fā)票后，對采購入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，然后進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“暫估”功能，生成“藍(lán)字回沖單”，再制單，登記相應(yīng)的存貨明細(xì)賬，沖回存貨明細(xì)賬中上月的暫估入庫。單到回沖是指下月初暫不處理，待收到采購發(fā)票后進(jìn)行采購結(jié)算，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行“暫估”處理，由系統(tǒng)自動(dòng)生成“紅字沖銷單”和“藍(lán)字回沖單”。 “紅

45、字沖銷單”入庫金額為上月暫估金額，“藍(lán)字回沖單”為已報(bào)銷金額。然后登記賬簿并制單。 單到補(bǔ)差是指月初不作處理，收到采購發(fā)票后，先進(jìn)行采購結(jié)算；然后做“暫估處理”，如果報(bào)銷金額與暫估金額的差額不為零，則會(huì)產(chǎn)生調(diào)整單。一張采購入庫單生成一張調(diào)整單。確認(rèn)后自動(dòng)記入存貨明細(xì)賬；如果差額為零，不會(huì)生成調(diào)整單；最后制單、記總賬。下面以單到回沖方式介紹暫估業(yè)務(wù)的操作步驟： 例： 2002年12月24日，收到甲公司提供的如夢天禧PIII/500，數(shù)量為20臺(tái) ，商品已驗(yàn)收入硬件庫，當(dāng)月未收到發(fā)票。2003年01月30日收到采購發(fā)票并進(jìn)行結(jié)算，次日，執(zhí)行暫估處理。 操作步驟如下： （1）2002年12月24日填

46、制采購入庫單：采購管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“采購入庫“普通入庫單”；（2）2002年12月24日審核采購入庫單：庫存管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“采購入庫單”；（3）2002年12月24日采購入庫單記賬：存貨核算系統(tǒng)“處理”“正常單據(jù)記賬”；（4）2002年12月24日生成入庫憑證：存貨核算系統(tǒng)“憑證”“生成憑證”；（5）2003年01月30日（隔月）填制采購發(fā)票：采購管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“采購發(fā)票”“專用發(fā)票”；（6）2003年01月30日采購結(jié)算：采購管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“采購結(jié)算”“手工結(jié)算”；（7）2003年01月31日執(zhí)行暫估處理：存貨核算系統(tǒng)“處理”“暫估入庫成本處理”；（8）2003年01月31日審核采購發(fā)

47、票：應(yīng)付管理系統(tǒng)“日常業(yè)務(wù)”“單據(jù)處理”；（9）2003年01月31日生成采購憑證：應(yīng)付管理系統(tǒng)“日常業(yè)務(wù)”“制單”。操作時(shí)注意，當(dāng)采購發(fā)票與已記賬的入庫單進(jìn)行采購結(jié)算后，必須進(jìn)行暫估成本處理；凡是沒有采購結(jié)算的入庫單都屬于暫估入庫單。(五)單到貨未到(在途存貨)業(yè)務(wù)的處理對于單到貨未到的業(yè)務(wù),一般將發(fā)票進(jìn)行壓單處理,等貨物到達(dá)后,再一并輸入計(jì)算機(jī)作報(bào)賬結(jié)算處理。如果需要隨時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計(jì)算機(jī)，待貨物到達(dá)后，再填制入庫單并做采購結(jié)算。 (六)退貨業(yè)務(wù)的處理因材料的質(zhì)量，規(guī)格不符或企業(yè)轉(zhuǎn)產(chǎn)等原因，企業(yè)會(huì)發(fā)生退貨業(yè)務(wù)。在系統(tǒng)中針對發(fā)生的不同退貨業(yè)務(wù)，采取不同的處理方法。 1

48、結(jié)算前全額退貨結(jié)算前全額退貨是指已錄入采購入庫單，還沒有進(jìn)行采購結(jié)算，發(fā)生的全額退貨。這時(shí)，需填一張全額數(shù)量的退貨單（負(fù)數(shù)入庫單），把這張退貨單與原入庫單（入庫數(shù)量=退貨數(shù)量）進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。例： 假定前例中的存貨，倉庫驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題，要求全部退貨。操作步驟: (1) 填制采購?fù)素泦危翰少徆芾硐到y(tǒng)“業(yè)務(wù)”“采購入庫“退貨單(退貨數(shù)量為負(fù)數(shù))即紅字采購入庫單”； (2) 對“入庫單”和“退貨單”進(jìn)行結(jié)算：采購管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“采購結(jié)算“自動(dòng)結(jié)算”（紅藍(lán)入庫）；(3)審核“入庫單”和“退貨單”； 庫存管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“采購入庫單”“紅字采購入庫單”；(4) 記賬：到存貨核算系統(tǒng)“

49、處理”“正常單據(jù)記賬”對記賬后的“入庫單”和“退貨單”制單，形成紅、藍(lán)字入庫憑證。其具體操作方法與普通“采購入庫單”的審核、記賬、制單操作相同。2結(jié)算前部分退貨結(jié)算前部分退貨是指已錄入采購入庫單，還沒有進(jìn)行采購結(jié)算，發(fā)生的部分退貨。此時(shí)，需填一張部分?jǐn)?shù)量的退貨單（負(fù)數(shù)入庫單），把這張退貨單與原入庫單、采購發(fā)票（發(fā)票上的數(shù)量=原入庫單上的數(shù)量-退貨單上的數(shù)量）進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。操作方法與結(jié)算前全額退貨基本相同。3結(jié)算后退貨結(jié)算后退貨是指已錄入采購入庫單、采購發(fā)票，并且已進(jìn)行采購結(jié)算。這時(shí)，需填一張退貨單（負(fù)數(shù)入庫單），再填制一張紅字發(fā)票（負(fù)數(shù)發(fā)票），把這張退貨單與紅字發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，沖抵

50、原入庫單數(shù)據(jù)。 操作步驟： (1)填制采購?fù)素泦?。選擇采購管理系統(tǒng) “業(yè)務(wù)” 中的“采購入庫“，選中“退貨單”，錄入“采購?fù)素泦危〝?shù)量填負(fù)數(shù)）”后，到庫存管理系統(tǒng)中審核。 (2)填制紅字采購發(fā)票。選擇采購管理系統(tǒng) “業(yè)務(wù)” 中的“采購發(fā)票”，選中“紅字發(fā)票（專用）”或“紅字發(fā)票（普通）”，錄入負(fù)數(shù)的“普通發(fā)票”或“專用發(fā)票”。 到庫存管理系統(tǒng)中審核。(3)對“退貨單”和“退貨發(fā)票”進(jìn)行結(jié)算。選擇采購管理系統(tǒng) “業(yè)務(wù)” 中的“采購結(jié)算”，選中“自動(dòng)結(jié)算”，在條件過濾窗口中，選擇條件模式中的“入庫單和發(fā)票”，單擊“確認(rèn)”即可。 (4)到存貨核算系統(tǒng)中對“退貨單”記賬。對記賬后的退貨單制單，形成紅字

51、入庫憑證。其具體操作方法與普通“采購入庫單”的審核、記賬、制單操作相同。 (5)到應(yīng)付款管理系統(tǒng)對結(jié)算后的“退貨發(fā)票”制單，生成紅字憑證。具體操作與普通采購結(jié)算操作相同。 (5)對“退貨發(fā)票”進(jìn)行收款操作。在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中選擇“單據(jù)結(jié)算”，進(jìn)入“付款單”錄入界面，單擊“切換”。到收款單錄入界面，執(zhí)行收款操作。具體操作方法與發(fā)票的付款操作相同。 (6)對核銷的制單生成藍(lán)字憑證。 二、銷售業(yè)務(wù)的日常處理在企業(yè)日常銷售業(yè)務(wù)中，常用的銷售業(yè)務(wù)主要有：一般銷售、銷售退貨和委托代銷。 銷售業(yè)務(wù)的處理方式有兩種，即：先發(fā)貨后開票和開票直接發(fā)貨業(yè)務(wù)。在實(shí)際工作普遍采用的是先發(fā)貨后開票的處理方法，但很多單位會(huì)

52、把兩種業(yè)務(wù)方式融合在一起使用，而軟件系統(tǒng)中只能選擇一種。在此僅介紹先發(fā)貨后開票業(yè)務(wù)的詳細(xì)操作步驟。 (一)先發(fā)貨后開票 先發(fā)貨后開票是指根據(jù)銷售合同、協(xié)議向客戶發(fā)出貨物，并在發(fā)貨后根據(jù)發(fā)貨單開票結(jié)算的一種銷售方式。先發(fā)貨后開票的業(yè)務(wù)包括：一般銷售業(yè)務(wù)、現(xiàn)收、退貨、銷售調(diào)撥等。一般銷售業(yè)務(wù)在企業(yè)中是由銷售部門按銷售訂單生成或直接填寫一式多聯(lián)的發(fā)貨單，其中一聯(lián)提供給倉庫管理員作為發(fā)貨依據(jù)，一聯(lián)做為銷售部門開據(jù)發(fā)票的依據(jù)和附件，一聯(lián)由會(huì)計(jì)記應(yīng)收賬。先發(fā)貨后開票業(yè)務(wù)流程：在銷售管理系統(tǒng)中根據(jù)銷售訂單填制銷售發(fā)貨單并審核。然后填制銷售發(fā)票并進(jìn)行審核。發(fā)貨單經(jīng)過審核后，由系統(tǒng)自動(dòng)生成銷售出庫單并將其傳遞至

53、庫存管理系統(tǒng)。銷售發(fā)票經(jīng)過審核后，由系統(tǒng)自動(dòng)生成應(yīng)收賬款，并將其傳遞至應(yīng)收款管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)中先發(fā)貨后開票業(yè)務(wù)按資金流與實(shí)物流兩種流程說明。物流過程包括銷售訂單、發(fā)貨單及銷售出庫單的生成；資金流過程包括銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票及單據(jù)結(jié)算的處理。 例： 1月20日，銷售一部收到A公司訂單一張，訂購10套天河PIII/500，含稅單價(jià)為584.94，本月25日按訂單發(fā)貨，同時(shí)開據(jù)專用發(fā)票一張，票號(hào)為89762，款未收。 操作時(shí)，發(fā)貨單可參照銷售訂單填寫，也可以直接填寫發(fā)貨單內(nèi)容；生成發(fā)貨單后，進(jìn)行審核，則該張發(fā)貨單就生成庫存系統(tǒng)中的銷售出庫單，具體操作步驟如下： （1）1月20日填制并審核銷售訂單：銷

54、售管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“訂單”“銷售訂單”； （2）1月25日填制并審核發(fā)貨單：銷售管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“發(fā)貨”“發(fā)貨單”； （3）1月25日填制并審核銷售發(fā)票：銷售管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“開票”“專用發(fā)票”； 銷售發(fā)票必須根據(jù)選擇銷售發(fā)貨單號(hào)進(jìn)行填制；（4）1月25日審核銷售出庫單：庫存管理系統(tǒng)“業(yè)務(wù)”“銷售出庫單”；在此，不需錄入銷售出庫單中的單價(jià)及金額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算存貨的出庫成本，（5）1月25日銷售出庫單記賬：存貨核算系統(tǒng)“處理”“正常單據(jù)記賬”；（6）1月25日生成入庫憑證：存貨核算系統(tǒng)“憑證”“生成憑證”；（7）1月25日審核銷售發(fā)票：應(yīng)收管理系統(tǒng)“日常業(yè)務(wù)”“單據(jù)處理”；（8）1月25日生成

55、銷售憑證：應(yīng)收管理系統(tǒng)“日常業(yè)務(wù)”“制單”。 （二）開票直接發(fā)貨業(yè)務(wù)，是指根據(jù)銷售訂單或其他銷售合同，向客戶開據(jù)銷售發(fā)票，客戶根據(jù)發(fā)票到指定倉庫提貨的一種銷售方式。開票直接發(fā)貨業(yè)務(wù)流程。在銷售管理系統(tǒng)中，根據(jù)銷售訂單填制銷售發(fā)票并進(jìn)行審核后，由系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的發(fā)貨單和銷售出庫單以及應(yīng)收賬款。并將其傳遞至庫存管理系統(tǒng)及應(yīng)收款管理系統(tǒng)。 (三)委托代銷業(yè)務(wù)的處理 委托代銷是指企業(yè)提供商品，委托其它企業(yè)代為銷售的行為。操作時(shí)，根據(jù)委托代銷發(fā)票核銷的處理進(jìn)行。 三、庫存業(yè)務(wù)的處理 庫存業(yè)務(wù)的處理包括入庫業(yè)務(wù)、出庫業(yè)務(wù)、調(diào)撥業(yè)務(wù)及盤點(diǎn)業(yè)務(wù)的處理。 (一)入庫業(yè)務(wù)的處理 入庫業(yè)務(wù)包括產(chǎn)成品入庫業(yè)務(wù)與其它入庫業(yè)務(wù)。 1產(chǎn)成品入庫 產(chǎn)成品入庫是指工業(yè)企業(yè)對原材料或半成品，進(jìn)行加工后形成的可銷售產(chǎn)品入庫。處理流程為：在庫存管理系統(tǒng)“產(chǎn)成品入庫單”中，填制產(chǎn)成品入庫單并審核。然后到存貨模塊中進(jìn)行成本處理后對產(chǎn)成品入庫單做記賬處理，最后生成產(chǎn)成品憑證。例： 1月12日成品庫收到當(dāng)月加工的30臺(tái)甲產(chǎn)品,做產(chǎn)成品入庫。20日收到財(cái)務(wù)部門提供的完工產(chǎn)品，其中甲產(chǎn)品的總成本元，做產(chǎn)成品成本分配。操作步驟 （1）1月12日填制并審核產(chǎn)成品入庫單：庫存管理系統(tǒng)