采購檔案管理

1、采購檔案管理第一章 總則第一條 為加強政府采購項目檔案管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據(jù)中華人民共和國政府采購法、xx市檔案管理條例和xx市政府采購工作流程管理暫行規(guī)定等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定本辦法。第二條 本辦法適用于xx市政府采購項目檔案的收集、整理、移交和管理等。第三條 政府采購項目檔案是指在政府采購活動過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料等，包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各類記錄。第四條 各級政府采購監(jiān)督管理部門負責指導、監(jiān)督和檢查本級政府采購項目檔案管理工作。第二章 政府采購項目檔案的收集、整理與歸檔第五條 政府采購項目檔案資料具體包括：(一)項目開標前

2、文件材料1.政府采購預算及計劃、采購預算追加及調(diào)整的資料；2.采購方式審批、采購文件論證或預審等材料；3.政府采購項目的采購委托代理協(xié)議書；4.采購公告(包括招標采購信息預告、變更公告以及邀請招標資格預審公告等)；5.招標文件(含公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價采購方式，下同)及對其進行必要澄清、修改的文件或情況說明；6.供應商領(lǐng)取招標文件的記錄(包括潛在投標人不足三家的情況記錄)；7.對投標或被邀請供應商資格預審的審查情況；8.其他報批手續(xù)材料。(二)項目開標文件材料1.投標文件(含公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價五種方式，下同)及其補充、修改或撤回的記錄；2.投

3、標文件遞交記錄；3.參加開標的招標人、專家、供應商及監(jiān)督人員簽到名單；4.開標一覽表；5.文件密封情況、開標現(xiàn)場過程及開標結(jié)果的公證文書。(三)項目評審文件資料1.評審專家抽取記錄及名單；2.評審委員會工作文件和有關(guān)資料，包括評審委員會主任或評審小組組長的推選結(jié)果、評審辦法、評審細則、評審紀律等；3.評委的評審記錄、評分表、評分匯總表；4.評審報告、中標(成交)候選供應商排序表；5.項目廢標報告或開標現(xiàn)場采購方式變更申請、審批材料。(四)項目中標(成交)和履約文件資料1.采購結(jié)果公告記錄；2.中標(成交)通知書；3.依法變更采購結(jié)果的記錄；4.項目合同的簽訂、補充、修改、中止或終止執(zhí)行材料，項

4、目合同的履約驗收材料；5.資金撥付申請、結(jié)算付款等財務會計文件材料。(五)其它文件材料1.供應商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復；2.供應商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；3.其它與采購項目相關(guān)的需要存檔的資料。上述(一)中1、政府采購預算及計劃、采購預算追加及調(diào)整的資料，由采購人負責收集、整理;其他所有政府采購項目檔案資料由政府采購代理機構(gòu)負責收集、整理。第六條 政府采購代理機構(gòu)在項目驗收結(jié)束之日起15日內(nèi)，按照歸檔內(nèi)容要求，完成政府采購項目檔案資料的收集、整理、立卷和裝訂工作。第三章 政府采購項目檔案的保管第七條 政府采購代理機構(gòu)應當將其所整理的政府采購項目檔案資料區(qū)分正本和副本，正本

5、交采購人保管，副本或部分復印件資料由政府采購代理機構(gòu)保管。第八條 政府采購代理機構(gòu)在每季度的最后一個月下旬，將所有整理完好的政府采購項目檔案副本送同級政府采購監(jiān)督管理部門備查。第九條 采購人和政府采購代理機構(gòu)，應將政府采購項目檔案納入本單位檔案管理體系，指定專人負責，確保其安全完整、真實齊全、存放有序、查閱方便。第十條 政府采購項目檔案的保存期限為自政府采購項目結(jié)束之日起至少十五年。對于在較長時期內(nèi)有查考利用價值的重大政府采購項目檔案資料，采購單位可根據(jù)需要永久保存。第四章 政府采購項目檔案的利用第十一條 采購人和政府采購代理機構(gòu)，應對政府采購項目檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定，建立檔案借閱、復制

6、登記簿，健全檔案利用審批、登記手續(xù)。第十二條 政府采購項目檔案主要供政府采購當事人和政府采購監(jiān)管部門使用。上級單位、監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱政府采購項目檔案。第十三條 政府采購項目檔案管理人員和利用者應嚴格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。第五章 政府采購檔案的鑒定銷毀第十四條 對保管期限已滿的政府采購檔案，應由政府采購項目檔案保管單位分管領(lǐng)導、有關(guān)業(yè)務人員和檔案管理人員組成鑒定小組，逐卷審查、鑒定，提出存毀意見。第十五條 對確無保存價值的政府采購項目檔案，應清點核對，登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導批準并報同級政府采購監(jiān)管理部門備案后銷毀。第十六條 銷毀政府采購項目檔案，應指定兩人以上負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。政府采購項目檔案銷毀后應寫出銷毀報告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊應立卷歸檔，并永久保存。第六章 政府采購檔案的移交第十七條 政府采購項目檔案管理人員調(diào)動工作時，應在離職前辦理好檔案交接手續(xù)。第十八條 政