對團(tuán)隊(duì)開發(fā)中項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的分析

1、對軟件項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開發(fā)過程中溝通協(xié)調(diào)的研究分析 姓名：史殿岳 學(xué)號：2923103002【摘要】在IT項(xiàng)目建設(shè)中，溝通無處不在，無論是從對客戶的需求調(diào)研、進(jìn)度說明、模型演示，還是需求變更、問題解決、上線培訓(xùn)等各個(gè)方面，都離不開溝通，IT項(xiàng)目本身的性質(zhì)決定了它對良好的溝通和協(xié)調(diào)的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他項(xiàng)目，可以說溝通協(xié)調(diào)效果的好壞成為了IT項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵因素之一?！厩把浴吭陧?xiàng)目管理過程中我們可能都曾遇到類似這樣的問題，在進(jìn)行項(xiàng)目階段性成果檢查時(shí)， 發(fā)現(xiàn)客戶的實(shí)際要求和開發(fā)的功能不相吻合，或者客戶所要求的某種屬性并沒有得到體現(xiàn)，或在設(shè)計(jì)過程中， 開發(fā)人員開發(fā)出的內(nèi)容與設(shè)計(jì)要求大相徑庭等等問題。造成一遍一遍的

2、返工，項(xiàng)目工期一推再推，項(xiàng)目成本一再加大，究其原因，都是由于沒有做好充分、有效的溝通和協(xié)調(diào)。溝通失敗常常是軟件項(xiàng)目成功的最大障礙。項(xiàng)目需要充分的溝通，以達(dá)到明確的項(xiàng)目目標(biāo)、清晰的工作職責(zé)、明晰的項(xiàng)目需求等。溝通障礙或者未能及時(shí)協(xié)調(diào)可能會(huì)造成項(xiàng)目返工，影響項(xiàng)目進(jìn)度和成本，甚至?xí)?dǎo)致項(xiàng)目的失敗。所以，溝通協(xié)調(diào)已經(jīng)成為項(xiàng)目中的重要組成部分，貫穿項(xiàng)目生命周期始終，它直接影響項(xiàng)目的過程控制和項(xiàng)目的最終質(zhì)量。對于軟件項(xiàng)目來說， 要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行良好的溝通協(xié)調(diào)管理?！菊摹?1 項(xiàng)目溝通概述 項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)，就是為了確保軟件項(xiàng)目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的

3、一系列過程。項(xiàng)目溝通管理具有復(fù)雜和系統(tǒng)的特征。對于項(xiàng)目來說，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行項(xiàng)目的信息溝通和協(xié)調(diào)。好的信息溝通協(xié)調(diào)對項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善都有促進(jìn)作用。具體來說，溝通協(xié)調(diào)的作用有:為項(xiàng)目決策和計(jì)劃提供依據(jù)；為組織和控制管理過程提供依據(jù)和手段；有利于和改善人際關(guān)系；為項(xiàng)目經(jīng)理的成功領(lǐng)導(dǎo)提供重要手段。1.1 項(xiàng)目溝通方法在項(xiàng)目管理中，根據(jù)交互形式可以將溝通分為如下三種:（1）交互式溝通:是指在雙方或者多方之間，進(jìn)行多向信息交換?？梢哉f這是確保溝通多方對信息內(nèi)容達(dá)成共識(shí)的最有效的方式。雙方或者多方，可以在交互式溝通的方式下，對項(xiàng)目當(dāng)前的重大問題，各抒己見，

4、發(fā)表看法，并同時(shí)聆聽項(xiàng)目各方對項(xiàng)目的意見，達(dá)到互相交流的目的。交互式溝通可以采用的溝通方法，比較正式的有:面對面的會(huì)談、電話會(huì)議、視頻會(huì)議等;非正式的方法有:雙方私下面對面的對話等。實(shí)踐中往往非正式的私下會(huì)談溝通效果好于正式的會(huì)議等溝通效果、面對面的溝通效果好于書面的溝通效果。（2）推式溝通:把信息發(fā)送給需要了解項(xiàng)目信息的干系人。這種溝通方式能夠確保信息發(fā)布，但無法保證信息達(dá)到接收方。推式溝通比較具有代表性的有正式的項(xiàng)目公告、項(xiàng)目備忘錄、項(xiàng)目文件、傳真等;非正式的有項(xiàng)目電子郵件等。但在目前項(xiàng)目管理實(shí)踐中，電子郵件用得比較多，其往往也可以作為正式的證明材料，作為溝通雙方的憑證。企業(yè)內(nèi)部可以使用電

5、子郵件，作為進(jìn)行申請單等辦公流程的確認(rèn)憑證。在項(xiàng)目各個(gè)階段使用項(xiàng)目公告、項(xiàng)目備忘錄等，也都是較好的發(fā)布項(xiàng)目信息的方式。（3） 拉式溝通:這種溝通方式用于信息量較大的情況下，它需要接收方自主自行地獲取信息內(nèi)容。最典型的就是項(xiàng)目內(nèi)部在線課程、知識(shí)庫等。拉式溝通對信息接收方的主動(dòng)性提出了一定的要求，在項(xiàng)目中用得較多的有項(xiàng)目知識(shí)庫這種形式。對內(nèi)，項(xiàng)目組成員可以從知識(shí)庫中，自主地獲取項(xiàng)目各種信息，包括技術(shù)層面的、項(xiàng)目管理層面的等等。對外，則其他項(xiàng)目干系人，可以通過項(xiàng)目網(wǎng)站，獲取項(xiàng)目當(dāng)前的各種信息。根據(jù)溝通的表現(xiàn)形式，又可以將溝通分為正式溝通和非正式溝通，如圖1.1所示: 圖 1.1 溝通表現(xiàn)形式1.2

6、溝通渠道溝通渠道根據(jù)研究有五種形式:鏈?zhǔn)綔贤ㄇ?、輪式溝通渠道、環(huán)式溝通渠道、Y式溝通渠道和全通道式溝通渠道。圖1.2是五種溝通渠道的比較： 圖 1.2 五種溝通渠道比較2 軟件項(xiàng)目過程中的溝通協(xié)調(diào)問題2.1 準(zhǔn)備的不足軟件項(xiàng)目在范圍識(shí)別和需求分析階段，項(xiàng)目組對客戶的整體組織結(jié)構(gòu)、有關(guān)人員及其關(guān)系、工作職責(zé)等沒有足夠了解以至于無法得到完整需求或最終經(jīng)權(quán)威用戶代表確認(rèn)的需求。加上項(xiàng)目干系人的要求包含明確的和隱含的，不同的干系人其愿望和追求的目標(biāo)往往相差甚遠(yuǎn)，因此對項(xiàng)目干系人的愿望進(jìn)行平衡可能是相當(dāng)困難的事情。而且客戶參與程度不高，客戶方面的相關(guān)責(zé)任人不明確或?qū)Ψ秶鸵筘?zé)任心不強(qiáng)，提出的要求具有

7、隨意性，項(xiàng)目前期對需求的確認(rèn)不夠積極。這些問題，導(dǎo)致了成本增加，甚至項(xiàng)目的完全失敗。2.2 目標(biāo)模糊任何項(xiàng)目缺乏目標(biāo)或者喪失目標(biāo)都會(huì)使溝通迷失方向，從而也就會(huì)失去動(dòng)力。然而軟件項(xiàng)目由于其需求不易量化，因此很難有確定的目標(biāo)。有些時(shí)候項(xiàng)目交付時(shí)的系統(tǒng)與原來設(shè)計(jì)的系統(tǒng)有很大差異，這與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對用戶需求的挖掘不足有關(guān)，也就是說在項(xiàng)目前期沒有與客戶進(jìn)行有效的溝通。2.3 不正確的溝通態(tài)度。第一種，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員都是"高科技人員"，就導(dǎo)致"我以為"的錯(cuò)誤，太過自信沒有認(rèn)真確認(rèn)溝通；第二種是，不敢溝通，不敢和客戶溝通、不敢和上級領(lǐng)導(dǎo)溝通尤其是跨部門的溝通， 害怕

8、被拒絕， 害怕溝通中遇到的阻力；第三種懶得溝通，認(rèn)為這么簡單的東西不用溝通，憑自己的理解就可以完成等等，導(dǎo)致出現(xiàn)偏差。2.4 人的惰性。因?yàn)槿说亩栊裕行┯脩艨赡懿⒉粫?huì)認(rèn)真確認(rèn)用戶需求文檔，只有到系統(tǒng)完全做出來了，才會(huì)提出有些內(nèi)容是需求理解錯(cuò)誤；有些開發(fā)人員也不會(huì)認(rèn)真看設(shè)計(jì)文檔，而是直接就去開發(fā)； 項(xiàng)目相關(guān)的文檔不能及時(shí)地根據(jù)變化進(jìn)行修改和更新等等。2.5 缺乏正確的溝通技巧。因?yàn)闆]有選擇正確有效的溝通方法導(dǎo)致和客戶溝通失敗， 因沒有一個(gè)暢通的溝通機(jī)制導(dǎo)致設(shè)計(jì)與開發(fā)產(chǎn)生偏差。所以，對于項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備一定的敏感度和懂得依據(jù)具體的需要使用不同的溝通技巧知識(shí)。當(dāng)然，我認(rèn)為溝通中更重要的是真誠的態(tài)度，

9、 這樣才有可能和溝通對象建立良好的信任關(guān)系。2.6 時(shí)間帶來的壓力在時(shí)間的壓力下，很容易做出倉促的決定。即管理學(xué)上的芝麻綠豆原理：就是對于重要的事情兩三天就下決定了，而對于芝麻綠豆的小事情卻拖了兩個(gè)月都沒有下決定。重大決策有時(shí)太過于倉促就下決定了，而芝麻綠豆的事卻要搞半天，在軟件項(xiàng)目溝通中經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)這種情況。2.7 信息反饋失靈溝通的過程是雙向的，因此必須要掌握反饋信息。缺乏反饋會(huì)導(dǎo)致兩種不同的后果：其一別人不知道你在表述了什么；其二別人只會(huì)按照他的想法去做。沒有反饋，溝通是不完整的，單向的，溝通循環(huán)的過程中斷，形成障礙。 3 軟件項(xiàng)目中溝通協(xié)調(diào)問題的解決方式3.1 創(chuàng)建溝通計(jì)劃保證有效溝通項(xiàng)

10、目溝通協(xié)調(diào)計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。很多項(xiàng)目中沒有完整的溝通協(xié)調(diào)計(jì)劃，導(dǎo)致溝通非?；靵y從而不便于協(xié)調(diào)。然而，嚴(yán)格說來，一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在，也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必要。因而，在項(xiàng)目初始階段應(yīng)該包含溝通協(xié)調(diào)計(jì)劃。例如，在我們實(shí)驗(yàn)室參與制作的一款基于ERP的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)時(shí)，我們定于每個(gè)星期進(jìn)行一次集體項(xiàng)目會(huì)議，在主樓B1-502辦公室與星期六進(jìn)行。每個(gè)組員針對自己做的項(xiàng)目模塊進(jìn)行陳述和進(jìn)度展示，以確保整個(gè)項(xiàng)目組的進(jìn)度是否符合標(biāo)準(zhǔn)；每個(gè)月會(huì)有一次企業(yè)會(huì)議，和相關(guān)企業(yè)人員進(jìn)行項(xiàng)目溝通，獲得雙方信息反饋；在計(jì)劃中還確

11、定了溝通主要負(fù)責(zé)人員來進(jìn)行全組的會(huì)議、交流時(shí)間很內(nèi)容安排，并在需要時(shí)進(jìn)行及時(shí)的溝通協(xié)調(diào)等等。3.2 與項(xiàng)目主體溝通保證項(xiàng)目順利進(jìn)行在項(xiàng)目過程中有兩個(gè)“ 最難”：最難滿足的是客戶需求，最難保證的是進(jìn)度。其實(shí)這兩個(gè)“最難”完全可以通過溝通來解決。3.2.1 客戶溝通是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵需求過程是軟件開發(fā)生命周期的第一個(gè)也是最重要的一個(gè)階段。需求獲取是在題及其最終解決方案之間架設(shè)橋梁的第一步，是軟件需求過程的主體。這一階段的工作一旦做錯(cuò)，將最終會(huì)給系統(tǒng)帶來極大損害。由于需求獲取事物造成的對需求定義的任何改動(dòng)，都將導(dǎo)致設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)和測試上的大量返工，而這時(shí)花費(fèi)的資源和時(shí)間將大大超過仔細(xì)精確獲取需求的時(shí)間和資

12、源。在項(xiàng)目啟動(dòng)前期，最重要的工作莫過于了解用戶需求制定范圍。用戶表達(dá)的每一個(gè)信息點(diǎn)都可能是項(xiàng)目的重點(diǎn)，此時(shí)的溝通管理顯得尤為重要。例如，我們實(shí)驗(yàn)室參與制作的一款基于ERP的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)。在需求分析階段， 企業(yè)客戶目前對產(chǎn)品庫存的管理流程以及管理流程中暴露的問題向軟件項(xiàng)目承包商提出管理過程中要解決的問題。軟件項(xiàng)目承包商與企業(yè)客戶業(yè)務(wù)層次人員通過訪談、會(huì)議、問卷等溝通方式，對企業(yè)的產(chǎn)品庫存管理流程進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研與分析，并對實(shí)施產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)所需的技術(shù)及實(shí)施方案進(jìn)行討論、分析、評估，并給客戶提出需求分析說明書。客戶內(nèi)部對軟件項(xiàng)目承包商提供的需求分析說明書進(jìn)行討論、分析并進(jìn)行確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)有遺漏或不

13、足的地方，再與軟件項(xiàng)目承包商開會(huì)討論、磋商并最終簽訂需求分析確認(rèn)書。3.2.2 團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的良好溝通保證項(xiàng)目進(jìn)度一個(gè)良好的團(tuán)隊(duì)一定擁有完好的溝通平臺(tái)和機(jī)制。相反一個(gè)糟糕的團(tuán)隊(duì)在溝通方面一定存在問題。在項(xiàng)目中，溝通更是不可忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面。團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部溝通將直接影響到項(xiàng)目的成功與否。在項(xiàng)目中，要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則，實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵。 例如，在整個(gè)基于ERP的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)中，我們很好的按照了計(jì)劃中針對組內(nèi)溝通的計(jì)劃進(jìn)行，每周例會(huì)、每周企業(yè)

14、會(huì)議等，十分有效的使我們對于整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展和任務(wù)有了更加清楚的把握。3.2.3 良好的沖突管理策略。項(xiàng)目中難免會(huì)有沖突發(fā)生，沖突解決得好不好，對于項(xiàng)目成功影響非常大。有人說項(xiàng)目是怎么做出來的，是吵架吵出來的， 這也說明項(xiàng)目中的沖突是必然的， 只要處理得當(dāng)，它能極大地促進(jìn)項(xiàng)目工作的完成。沖突能夠?qū)栴}及早暴露出來并引起項(xiàng)目成員的關(guān)注； 沖突促進(jìn)項(xiàng)目成員尋找新的解決方法；它能夠引起項(xiàng)目成員的討論，形成民主氣氛，從而有利于項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)建設(shè)。項(xiàng)目經(jīng)理要開發(fā)和利用人力資源和溝通技能來幫助識(shí)別、減少、利用好項(xiàng)目沖突，做好沖突的解決、協(xié)商和調(diào)停，這是至關(guān)重要的。3.3 構(gòu)建和諧團(tuán)隊(duì)提高溝通效率建立團(tuán)隊(duì)文化可以

15、使項(xiàng)目成員樹立相同的目標(biāo)，激發(fā)成員的工作熱情，使成員主動(dòng)和別人溝通。具體來說我們可以建立嚴(yán)格的、可執(zhí)行性很強(qiáng)的規(guī)范規(guī)章；制定明確的獎(jiǎng)懲措施；營造和諧的團(tuán)隊(duì)氛圍；建立一個(gè)學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)。而且，團(tuán)隊(duì)的默契程度對軟件實(shí)施效率影響很大。一個(gè)經(jīng)過長期磨合、相互信任、形成一套達(dá)默契的做事方法和風(fēng)格的團(tuán)隊(duì)，可能省掉很多不必要的溝通。營造一個(gè)配合默契的團(tuán)隊(duì)并沒有一個(gè)簡單易行的規(guī)定和過程，但是有一個(gè)必不可少的因素，那就是團(tuán)隊(duì)中的所有成員對這個(gè)小組承擔(dān)的全部義務(wù)，成員樂于為整個(gè)團(tuán)隊(duì)而放棄自己的利益和志向。這樣整個(gè)團(tuán)隊(duì)就一定有很強(qiáng)的凝聚力，而且一個(gè)人置身于氛圍良好、合作默契的團(tuán)隊(duì)中心情一般都較好，這種良好的氛圍所能帶來的能量是不可估量的。持續(xù)良好的溝通和交流是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的無形資產(chǎn)，自然，穩(wěn)定、默契的開發(fā)團(tuán)隊(duì)形成了一個(gè)軟件企業(yè)的核心競爭力的所在。例如，在現(xiàn)實(shí)團(tuán)隊(duì)中，有能力超群的人，也有水平一般甚至拖后腿的人，在這樣的組織中，我們實(shí)驗(yàn)室針對每個(gè)人的技術(shù)能力分配不同程度的任務(wù)和職務(wù)，讓他們各有所勞，都能夠?yàn)閳F(tuán)隊(duì)做出貢獻(xiàn)，并對每個(gè)人都有適度的嘉獎(jiǎng)和鼓勵(lì)，并定期進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室的集體活動(dòng)來增進(jìn)團(tuán)隊(duì)的和