2007年考試公文及郵件書寫

1、公文及郵件書寫標準公文及郵件書寫標準2007 /05/29, Facilitated by Ric SUNPage 2CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006內(nèi)容n 公文公文1、公文的格式、公文的格式2、公文的編號規(guī)則、公文的編號規(guī)則3、公文的經(jīng)驗分享、公文的經(jīng)驗分享n 電子郵件電子郵件1、電子郵件的書寫格式、電子郵件的書寫格式2、電子郵件的經(jīng)驗分享、電子郵件的經(jīng)驗分享 Page 3CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006公文結(jié)構(gòu)n 合理的結(jié)構(gòu)能夠幫助你更有效的利用公文與他人溝通。合理的結(jié)構(gòu)能夠

2、幫助你更有效的利用公文與他人溝通。 清晰的發(fā)送對象和摘要格式； 合理的段落行間距等格式設(shè)定； 使用商業(yè)化詞匯，避免白話文（我們?nèi)珖蛻舴?wù)部）日期： 2005-8-30 Code：CN-HOC-CSD-2005-057-ME致：區(qū)域客戶服務(wù)部全體員工 抄：吳芒芒 / 全國客戶服務(wù)部經(jīng)理 區(qū)域客戶服務(wù)經(jīng)理 區(qū)域客戶服務(wù)職能經(jīng)理自：王小梅 / 全國客戶關(guān)注經(jīng)理王郡盈 / 全國客戶聯(lián)絡(luò)中心經(jīng)理畢艷 / 全國重要客戶支持經(jīng)理董程 / 全國客戶服務(wù)發(fā)展經(jīng)理關(guān)于：關(guān)于： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公文編號Page 4CS Development in 2006, SHA, 16

3、February 2006公文結(jié)構(gòu)n 正文結(jié)構(gòu)正文結(jié)構(gòu) 首段簡明提出目的； 二段詳細說明； 中段投資回報（費用和收效） 結(jié)尾寄語/期望 落款正式得當首段二段中段結(jié)尾落款Page 5CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006公文編號規(guī)則n 編號的格式：編號的格式：CN-公司代碼公司代碼-部門代碼部門代碼-年年-序號序號-文件類型文件類型n 代碼如下：代碼如下：總部：HOC部門：總經(jīng)理 GMD 副總經(jīng)理 DGM 人力資源部 HRD 財務(wù)部FIN 銷售部 SLS 市場部 MKT 作業(yè)部 OPS 電腦部 ITD 物流部 GCS 行政部 ADM 區(qū)域：北方

4、區(qū) NAD 東方區(qū) EAO 南方區(qū) SAO分公司：分公司的三字碼 Page 6CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006公文編號規(guī)則n 文件類型文件類型：內(nèi)部請示報告Internal Application：IA發(fā)文Memo：ME通知Notice：NT會議內(nèi)容Meeting Minutes：MMPage 7CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006公文格式經(jīng)驗分享 使用標準比例的中外運敦豪LOGO（內(nèi)部網(wǎng)市場部網(wǎng)頁）； 公文頁角應(yīng)標注頁碼(page 1 of x)； 使用A4標準Margin(2.5

5、4 x 3.17cm)不超出邊界； 每次修改文件名另存（v0.1，v0.9) 正式發(fā)布內(nèi)容為v1.0, v2.0； 正式發(fā)布使用PDF格式； 行文登記編號體系很重要； 參考范文（見參考教材George Dong的范文）白色背景適用傳真適用黃色背景適用Page 8CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006電子郵件的書寫格式n 正式電子郵件的書寫格式和公文基本相同正式電子郵件的書寫格式和公文基本相同區(qū)別：1、電子郵件的抬頭會有系統(tǒng)自動生成的如下內(nèi)容From:George Dong Sent:2005年9月21日 14：38To:XiaoJie Li(

6、DHL CN)Cc:Yu Min Bei(DHL CN)Subject:臺州/紹興分公司客戶服務(wù)績效提升拜訪 (精簡語句表達郵件主要內(nèi)容)Important:HighPage 9CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006電子郵件的書寫格式區(qū)別：2、落款采用的是電子郵件式的落款（一般是預(yù)先在系統(tǒng)中設(shè)置好的），需要標注清楚姓名，title，地址，提供給收件人的聯(lián)絡(luò)方式（包括電話，傳真，郵箱地址等等），如下所示 Best Regards George Dong National CS Development Manager DHL-Sinotrans(

7、head office) No.45 Xin Yuan Street Chao Yang District Beijing,100027 P.R.China Phone:+86(0)1064665566 ext 2408 Fax:+86(0)10 64629490 Email:Page 10CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006普通電子郵件n 普通電子郵件的書寫格式普通電子郵件的書寫格式 日常我們用的比較多的，是商務(wù)用的普通格式的電子郵件，我們更要注意其格式。正式的格式有助于使你的要求或者回答顯得正式，鄭重，利于商務(wù)上的溝通和交流。要點： 清

8、晰適當?shù)姆Q呼（發(fā)送對象,自成一行） 摘要格式； 合理的段落行間距，字體等格式設(shè)定；(低于稱呼1-2行處寫起,每段第一行空2個中文漢字或4個字母,轉(zhuǎn)行頂格) 正式行文注意避免中英文夾雜的情況 使用商業(yè)化詞匯，避免白話文 適當?shù)木凑Z和落款(結(jié)束語位于正文下空1-2行處,英文第一個字母大寫,末尾用逗號)Page 11CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006電子郵件經(jīng)驗分享n 盡管電子郵件沒有公文那么正式，但它并非私人化的東西，可能會發(fā)送給很多人閱讀，一定要加以重視n 所有的公文格式都適用在電子郵件的寫作上，多使用換位思考，強調(diào)積極，正面的態(tài)度。n 忌

9、口語化，多次檢查拼寫，語法，反復(fù)閱讀后發(fā)送n 主題句要具體，簡練，重點突出，忌主題處為空白n 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，養(yǎng)成過濾的習(xí)慣，不可以轉(zhuǎn)發(fā)的部分要刪除之后再轉(zhuǎn)發(fā)Page 12CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006經(jīng)驗分享n 多次回復(fù)，請修改主題處，忌Re： Re： Re： Re：n 段與段之間可以用空白來突出重點n 若內(nèi)容較多，請使用小標題將內(nèi)容劃分成幾段，方便閱讀，查找重點，顯得條理清晰n 限制使用全大寫的英文詞匯，因為不方便閱讀n 盡量使用簡潔，易懂的語言Page 13CS Development in 2006, SHA, 16 February 2006應(yīng)試注意事項n 語法(Grammar): 注意使用正式的商務(wù)語言n 拼寫(Spelling):