“開放存取”機制在高校檔案管理中的應(yīng)用

1、“開放存取”機制在高校檔案管理中的應(yīng)用    開放存取(Open Access，OA)的概念產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代，是指通過公共網(wǎng)絡(luò)可以免費獲取所需的文獻(xiàn)，允許任何用戶讀取、下載、拷貝、分發(fā)、打印、檢索以及獲取在線全文信息，支持爬行器收獲并建立本地索引，支持用于法律允許的其他目的(不包括商業(yè)、法律、技術(shù)貿(mào)易壁壘方面的應(yīng)用)，惟一的限制是復(fù)制與發(fā)行。開放存取運動主要是伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，在學(xué)術(shù)、出版、圖書館、文獻(xiàn)等領(lǐng)域大規(guī)模興起，特別是搜索引擎、ebook、博客等新技術(shù)的出現(xiàn)，所帶動的一種全新的信息交流方式。 開放存取運動目前已經(jīng)越來越被學(xué)術(shù)界所接受和重視，

2、學(xué)術(shù)界特別是信息資源領(lǐng)域?qū)﹂_放存取模式的研究日趨深入。檔案是一種重要的信息資源，因此，從整個信息資源的角度，對開放存取機制進(jìn)行深入的研究具有重要的意義。在此，筆者以所從事工作的實際情況出發(fā)，探討一下在高校檔案工作中，高校檔案資源如何實現(xiàn)“開放存取”的服務(wù)機制。 一、“開放存取”機制在高校檔案管理中的含義 在討論“開放存取”機制在高校檔案管理中的含義之前，首先我們來分析一下高校檔案信息資源的性質(zhì)和特點。 高校檔案信息資源作為學(xué)校全部信息資源的重要組成部分，在輔助一線教學(xué)科研、支持學(xué)校行政后勤等部門順利辦公，以及記錄學(xué)校歷史、宣傳樹立學(xué)校形象等方面，發(fā)揮著重要作用，對學(xué)校的正常運轉(zhuǎn)、改革發(fā)展具有不

3、可替代的作用。檔案信息的重要性也越來越被廣大的學(xué)生、教職員工所了解，并且，由于高校檔案內(nèi)容的特殊性以及惟一性，在社會上也有著重要的影響，越來越得到社會的關(guān)注和重視。 高校內(nèi)部以及社會越來越多樣化、個性化、專業(yè)化的需求對高校檔案管理模式也提出了更高的要求，這也是廣大高校檔案工作者所不斷思考、探索的一個問題。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)式的利用模式已經(jīng)滲透到了社會生活的方方面面，這就對傳統(tǒng)的檔案利用模式產(chǎn)生了巨大沖擊，一向被認(rèn)為成熟、安全的“部門歸檔”以及“調(diào)閱式”的檔案利用模式開始動搖。雖然這種方式仍然占據(jù)著高校檔案部門的主流，但是與此相關(guān)的各種問題和矛盾已經(jīng)開始顯現(xiàn)，如檔案收集難以實現(xiàn)前

4、端控制、存儲成本不斷上升、利用效率偏低、有償服務(wù)屢遭爭議等，隨之產(chǎn)生了一系列的衍生問題，如利用門檻相對偏高降低了利用者的利用興趣；保存成本的上升與檔案部門可支配資源短缺的矛盾，影響了檔案工作者的工作熱情，諸如此類的問題已經(jīng)對檔案人員形成不小的困擾。另一個顯而易見的問題就是，由于檔案自身所遵循的原則以及檔案部門的特殊性，完全照搬互聯(lián)網(wǎng)模式或者數(shù)字圖書館模式是不可行的，也是不可靠的。此外，由于利用者、成本費用、質(zhì)量控制等各方面的原因，高校檔案資源的開放存取機制，不同于其他信息文獻(xiàn)領(lǐng)域。    基于上述情況，開放存取在高校檔案管理實踐中包括三層含義：一是指有條

5、件地將檔案信息向?qū)W校所有學(xué)生和教職工以及社會公眾開放，降低利用門檻，減少權(quán)限障礙，從而提高檢索效率和利用效果；二是降低獲得檔案信息的難度，提高工作效率；三是通過OA資源庫的建設(shè)，在理論以及實踐中，提高高校檔案信息價值開發(fā)力度，使檔案價值全面得以實現(xiàn)?？梢钥闯觯鲜龊x是對“開放存取”定義的一種修正，使之更符合高校檔案的實際。這樣的修正在高校檔案工作實踐中具有實際意義。 二、“開放存取”機制在高校檔案工作中的應(yīng)用范圍 筆者認(rèn)為，“開放存取”機制在高校檔案館中的實現(xiàn)和具體應(yīng)用范圍，主要包括以下三個方面。 （一）環(huán)境建設(shè) 如前所述，“開放存取”機制是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境產(chǎn)生和運作的，“開放存取”機制在高校檔

6、案館中的應(yīng)用主要是基于數(shù)字化校園和高校數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字化校園是利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)以及科學(xué)規(guī)范的管理對教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)有關(guān)的所有信息資源進(jìn)行整合、集成和全面的數(shù)字化，最終實現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化的現(xiàn)代大學(xué)。高校數(shù)字檔案館是數(shù)字校園的重要組成部分，它的概念與理論上的虛擬檔案館不同。從硬件上說，它在網(wǎng)絡(luò)硬件的物理連接上屬于校園網(wǎng)的一部分, 檔案館需要建立一個相對安全系數(shù)比較高的內(nèi)部局域網(wǎng),有自己的專用服務(wù)器，局域網(wǎng)通過一個核心交換機連接到校園網(wǎng)主交換機上,實現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)的互聯(lián)。從軟件上說，檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)一般包括兩大項內(nèi)容，一個是檔案館辦公系統(tǒng)，一

7、個是檔案管理系統(tǒng)，這是高校數(shù)字檔案館的兩大支柱，同時，所有檔案實現(xiàn)數(shù)字化，是高校數(shù)字檔案館的前提和基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化有自身的特點，具有層次化、級別化的特點，特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對于防火墻、密鑰、后門等安全機制以及管理方法提出了較高要求。 （二）資源管理 開放存取的資源管理，這里主要是指利用科學(xué)方法，將不同類型、來源分散、異構(gòu)、海量的檔案信息資源經(jīng)過編目、整序，編輯，形成可以通過網(wǎng)絡(luò)利用的有效數(shù)據(jù)的過程。簡而言之，就是將零散檔案信息數(shù)據(jù)化的過程。 1、編目 在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案編目，不同于傳統(tǒng)的檔案手工編目，需要編制適合網(wǎng)絡(luò)信息資源描述和組織的著錄格式，目前這一工作大多通過擴(kuò)充傳統(tǒng)的機讀目錄格式來實

8、現(xiàn)。 2、整序 高校檔案資源需要得到永久性的保存和利用。在開放存取模式下要實現(xiàn)這個目標(biāo),檔案部門必須能夠快速、準(zhǔn)確獲得正確、完整的檔案資源。但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶有一定的不穩(wěn)定性，如果處理不好，會給檔案管理帶來很大的問題，甚至造成檔案的缺失和偽誤。為此，有必要在網(wǎng)絡(luò)上為學(xué)校檔案資源進(jìn)行整序、標(biāo)識。如可以采用數(shù)字對象標(biāo)識符(Digital ObjectIdentifier，DOI)與檔案分類號相結(jié)合的方式，以保證檔案管理者和檔案用戶可以按照需要獲得指定的檔案信息資源。    3、編輯 在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和開放存取機制下的檔案信息編輯，主要是利用元數(shù)據(jù)對檔案信息資源進(jìn)行

9、組織管理。元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是用于幫助識別、描述、限定和定位資源的數(shù)據(jù)。利用元數(shù)據(jù)可以提高開放存取檔案信息資源的檢索效率。為了實現(xiàn)這一目的，高校檔案部門要制定相關(guān)的OA標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定歸檔者要提供相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的元數(shù)據(jù)，同時通過編輯、轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)即時存儲和提供多種格式的元數(shù)據(jù)。目前，關(guān)于檔案元數(shù)據(jù)的規(guī)范已有很多研究成果，可供高校檔案部門進(jìn)行借鑒和參考。 （三）提供利用 開放利用機制的最終目的，是為了向公眾提供所需要的全部信息資源。但是與其他領(lǐng)域的開放存取機制不同，檔案信息具有機密性、內(nèi)部性和分散性的特點，無論檔案的提供者還是檔案的利用者，都存在著特定條件，如特定的人群、特定的環(huán)境等等。因此，在提

10、供方便快捷的準(zhǔn)搜索引擎式的服務(wù)時，還有一些理論和實踐問題，需要得到解決。 1、高校檔案數(shù)據(jù)庫與高校電子資源庫的關(guān)系 目前，大部分高校都建設(shè)或購買了相當(dāng)數(shù)量的電子資源庫，這些資源庫作為整體知識庫的一部分，開放程度是不一樣的。相對于純學(xué)術(shù)性的資源庫，高校中非學(xué)術(shù)性的資源庫（包括高校檔案數(shù)據(jù)庫）保持著不透明的狀態(tài)。國外某些大學(xué)對高校檔案數(shù)據(jù)庫是否可以開放，人為控制到何種程度，已經(jīng)進(jìn)行了卓有成效的研究。筆者認(rèn)為，只要能夠在法律上對版權(quán)、費用等問題進(jìn)行了清楚的界定，高校檔案數(shù)據(jù)庫中所保存的檔案信息中的學(xué)術(shù)性信息，應(yīng)該可以納入學(xué)校電子資源庫或者知識庫中。 2、高校檔案數(shù)據(jù)的開放存取方式 目前，高校檔案數(shù)據(jù)

11、庫中的檔案信息的開放存取方式主要有這樣幾種形式： （1）網(wǎng)頁鏈接 即通過校園網(wǎng)或者高校檔案部門自己的主頁，提供開放存取檔案信息的鏈接入口，由高校檔案部門自行決定需要提供開放存取的檔案資源，包括目錄、全文以及相關(guān)鏈接，用戶可以登陸相關(guān)網(wǎng)頁，通過點擊來瀏覽相關(guān)檔案信息。（2）建立高校專題檔案數(shù)據(jù)庫 高校檔案館根據(jù)需要，建立相關(guān)專題庫，通過收集分類系統(tǒng)搜集校內(nèi)所有開放存取的檔案資源，并將它們整合、組織，形成專題檔案數(shù)據(jù)庫。如學(xué)生成績庫、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證庫、工資工齡庫等等。高校檔案館充分利用數(shù)字校園中各種信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，將所有校內(nèi)開放存取的檔案資源進(jìn)行全方位的綜合、整理和揭示，用戶則直接訪問相關(guān)的高校檔

12、案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)然，這需要安全性、政策支持、科學(xué)管理等方面的保證，對高校檔案館的自身建設(shè)也是一個巨大挑戰(zhàn)。    （3）通過館藏目錄獲取高校檔案信息 機讀檔案館藏目錄，是高校檔案館最重要的數(shù)字化資源之一，也是最常用的檢索工具之一。利用機讀檔案館藏目錄，可以實現(xiàn)所有館藏檔案資源的檢索，這也是高校檔案工作者和檔案利用者所熟悉和普遍使用的一種方式。此外，可以通過增加相關(guān)字段等方法，使高校檔案資源轉(zhuǎn)化成為開放存取的網(wǎng)絡(luò)資源。在這方面，檔案工作者可以充分借鑒圖書館的一些成熟經(jīng)驗。 （4）通過集成、挖掘技術(shù)開發(fā)高校檔案信息資源 傳統(tǒng)的簡單調(diào)閱、淺層次的檔案利用顯然不能滿

13、足學(xué)校和社會對高校檔案資源的利用需求。因此，將高校檔案信息資源納入開放存取機制，利用開放存取機制，全方位，深層次的開發(fā)高校檔案信息資源；利用先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)軟件，實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)庫資源行政化和學(xué)術(shù)化的有機統(tǒng)一，可以達(dá)到擴(kuò)大利用面、優(yōu)化利用效果、全面實現(xiàn)檔案信息價值的目的。 三、高校檔案部門實現(xiàn)“開放存取”存在的問題與對策 開放存取運動能夠優(yōu)化高校檔案管理，提高利用效率和效果,但這不意味著可以一蹴而就，在實際工作中，還會遇到這樣和那樣的問題，需要解決和思考。 （一）開放環(huán)境下檔案的信息安全 隨著網(wǎng)絡(luò)與人們生活的日益密切，人們似乎可以從網(wǎng)絡(luò)上找到任何想要找到的東西，在給人極大方便的同時，也給人帶來了

14、不安全感。高校檔案是在高校各項工作中自然形成的，檔案的公開，會動搖一些人對檔案在傳統(tǒng)認(rèn)識上的安全心理。 因此，開放存取運動在高校檔案界開展，有賴于逐漸建立一種開放的理念,能夠得到學(xué)校各個職能部門的認(rèn)同,解除人們戒備心理。高校檔案人員要大力宣傳開放存取的理念,通過各種形式和場合，灌輸、滲透這種方式的優(yōu)點和好處,使學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教職工和廣大學(xué)生了解到檔案是一種可以利用的信息資源,不僅吸引高校一線的教學(xué)、科研工作者成為高校檔案開放存取的利用者（取者）,還能夠主動成為高校檔案資源的提供者（存者）,從而推動高校檔案開放存取的健康良性發(fā)展。當(dāng)然，將這種模式完全納入現(xiàn)行的高校檔案管理體制還有一定的難度，值得

15、認(rèn)真思考和研究。 （二）成本和費用 開放存取機制，是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，任何人都不能低估它的運行成本。理論上講，高校檔案部門可以從高校檔案資源的開放存取機制中收取適當(dāng)?shù)馁M用，但在實際中是否可行，是否符合國家有關(guān)部門的政策法規(guī)精神，目前還不能確定。這個問題如何處理，直接影響開放存取機制在高校檔案部門的運行。    在目前開放存取運動的實際操作中，通常會采用“作者付費、用者免費”的模式，例如OA期刊，但是這些費用通常會計入科研成本中。高校提供檔案信息服務(wù)，不完全適合這種成本分擔(dān)的模式，但是可以從中得到借鑒。高校檔案部門可以通過協(xié)議、與第三方中介合作等方式，建

16、立或者拓寬成本補償機制，兼顧國家、學(xué)校、相關(guān)部門以及個人的合理利益，達(dá)到“雙贏”甚至“多贏”。 （三）高校檔案信息資源優(yōu)化建設(shè) 基于目前高校管理體制，檔案部門還不能完全實現(xiàn)檔案文件的前端控制，加上高校檔案產(chǎn)生的自然屬性等問題的存在，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)存在很大難度。然而，高校檔案信息資源的質(zhì)量直接關(guān)系到開放存取的發(fā)展前景,高校檔案開放存取機制的順利建立，需要齊全、完整、準(zhǔn)確、高質(zhì)量的檔案資源。因此，高校檔案部門要大力提高檔案收集的齊全完整率，這是開放存取機制的起點和重要基礎(chǔ)。同時，高校檔案部門需要制定有效的檔案開放存取質(zhì)量控制策略。通過加強檔案的鑒定環(huán)節(jié)，完善檔案的審核制度，規(guī)范編目著錄，不斷優(yōu)化高校檔案信息資源。 （四）硬件建設(shè)和相關(guān)技術(shù)的研究 高校檔案開放存取機制的建立，需要購買硬件設(shè)施，配備相關(guān)軟件,搭建符合條件的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺，特別是電子檔案的存儲介質(zhì)、存儲環(huán)境、存儲設(shè)備，都與高校檔案的信息安全問題息息相關(guān)。 開放存取的相關(guān)技術(shù)主要是以O(shè)AI 為核心的技術(shù)開發(fā)及應(yīng)用研究,包括數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)永久性保存、數(shù)據(jù)挖掘、開發(fā)智能檢索系統(tǒng)、建立