房地產(chǎn)標(biāo)桿企業(yè)采購管理細(xì)則

1、專注專業(yè)致力于房地產(chǎn)卓越管理SAP S房地產(chǎn)標(biāo)桿企業(yè)采購管理賽普和您同行第六期賽普管理咨詢公司李老師房地產(chǎn)行業(yè)是一個綜合性的產(chǎn)業(yè)，同時是一個資源整合的行業(yè)，從項目前 期的產(chǎn)品規(guī)劃、項目策劃、設(shè)計、勘察、施工、材料、設(shè)備到廣告宣傳、園林 綠化、裝飾等均需要采購。因而采購活動在地產(chǎn)企業(yè)占據(jù)了重要的位置，對采 購活動管理的成熟度，直接影響到產(chǎn)品的品質(zhì)和成本，企業(yè)因采購環(huán)節(jié)管理不 到位，造成遲遲不能交房的不乏其例，因此地產(chǎn)行業(yè)采購管理是非常重要的環(huán) 節(jié)，是每一個希望成長的地產(chǎn)企業(yè)必須認(rèn)真關(guān)注和用心研究的課題。在這里結(jié) 合我們在咨詢過程中總結(jié)積累的經(jīng)驗和和優(yōu)秀企業(yè)的對比分析，對工程、材料、 設(shè)備采購活動

2、的管理進(jìn)行一些探討。一、房地產(chǎn)企業(yè)采購管理系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)在我們接觸的房地產(chǎn)企業(yè)中，往往在采購管理職能的界定方面存在一些這 樣或那樣的問題，歸結(jié)起來主要有：集團(tuán)和項目公司的授權(quán)不足，不適應(yīng)公司 的戰(zhàn)略發(fā)展要求，如對項目要求周期很緊，但在招標(biāo)采購方面的集團(tuán)參和和審 批環(huán)節(jié)過多，影響到效率的提升；采購管理的監(jiān)督職能缺失，一個部門說了算， 或個別人說了算，缺乏采購工作的公正性，也容易滋生采購過程中的違法、違 規(guī)行為；采購管理的職能設(shè)計不完整，缺乏對供應(yīng)商評價管理和信息資料庫的 收集和更新職能。1、房地產(chǎn)企業(yè)采購職能設(shè)置的原則房地產(chǎn)企業(yè)采購部門的設(shè)置因企業(yè)規(guī)模、企業(yè)文化、專業(yè)水平和企業(yè)管控 模式的不同，

3、而各有千秋。首先要解決的是采購職能的劃分和權(quán)限的劃分，另 一個方面是監(jiān)督職能的完善。一般在集團(tuán)公司里，集團(tuán)層面?zhèn)戎赜诓邉澓捅O(jiān)督 職能，而項目公司是執(zhí)行主體，或按一定的權(quán)限劃分集團(tuán)和項目的采購權(quán)限， 使職權(quán)和責(zé)任明確界定。而在非集團(tuán)規(guī)模的房地產(chǎn)公司，則在不同的部門之間 或和項目部之間進(jìn)行劃分，但執(zhí)行和監(jiān)督職能應(yīng)由不同的主體來完成，以達(dá)到 提升采購效率、降低采購成本，并且形成內(nèi)部公開、公正、公平和廉潔的采購 環(huán)境及氛圍。二、房地產(chǎn)企業(yè)采購部門的職能劃分在遵循以上原則的基礎(chǔ)上，采購管理主體的劃分應(yīng)該有兩個層面：一個層 面上更多的傾向于對采購系統(tǒng)的整體策劃和監(jiān)督，制定采購系統(tǒng)的管理流程、 采購規(guī)范、標(biāo)

4、準(zhǔn)采購合同、招標(biāo)文件范本等流程和流程精細(xì)化方面的工作，監(jiān) 督采購活動的實(shí)施，同時建立統(tǒng)一的采購信息系統(tǒng)，達(dá)到采購資源的共享，并 且從公司層面和供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，建立公司戰(zhàn)略采購流程，以期 在采購產(chǎn)品時獲得優(yōu)惠的價格和優(yōu)良的品質(zhì)，從而降低采購成本，提高企業(yè)盈 利能力，以應(yīng)對今后地產(chǎn)行業(yè)整體利潤空間下降的趨勢，形成公司的競爭優(yōu)勢。另一個層面是指米購活動的執(zhí)行主體， 具體實(shí)施米購活動，編制米購計劃、 組織工程、材料和設(shè)備的采購活動，組織對供應(yīng)商的評估和對現(xiàn)場材料、設(shè)備 的管理、數(shù)量核定等，其中項目工程的管理部門，如項目部、工程部等監(jiān)督材 料的驗收和現(xiàn)場材料、設(shè)備的管理。兩個層面上職能的劃分

5、也不是固定的，可以根據(jù)企業(yè)的規(guī)模等因素進(jìn)行調(diào) 整，建立完整、系統(tǒng)的采購管理體系，但一般來講，實(shí)施和監(jiān)督的職能應(yīng)該分 離，以避免因缺乏監(jiān)督造成的采購管理的失控，避免給企業(yè)造成額外的損失。三、采購流程的關(guān)鍵績效衡量指標(biāo)和關(guān)鍵點(diǎn)的確定采購活動的目標(biāo)就是要保證項目整體進(jìn)度、質(zhì)量和成本控制指標(biāo)的達(dá)成, 由此我們根據(jù)房地產(chǎn)項目目標(biāo)對采購流程的關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行分析，整理出如 下的關(guān)鍵指標(biāo)作為對采購過程的控制目標(biāo)的參考。在制定相關(guān)部門的績效指標(biāo) 時可以參考制定。1.采購流程的關(guān)鍵績效衡量指標(biāo)類別指標(biāo)名稱定義A （數(shù)量）采購計劃的準(zhǔn)確率實(shí)際使用數(shù)量和計劃米購數(shù)量的比 值采購計劃完成率米購項目及時完成的數(shù)量和計劃

6、數(shù) 量的比值Q （質(zhì)量）米購產(chǎn)品批次合格 率米購產(chǎn)品驗收合格的批次和實(shí)際米購批次的比率新材料、新技術(shù)米用計劃完成率新材料、新技術(shù)米用項目數(shù)和計劃 采用項目數(shù)的比率C （成本）采購成本目標(biāo)達(dá)成 率米購產(chǎn)品成本和目標(biāo)成本的比值單方工程造價中采 購材料、設(shè)備成本所 占的比率單方工程造價中材料設(shè)備金額和單 方造價目標(biāo)成本的比值T （時效）招標(biāo)計劃及時完成 率按照流程時限要求按時完成的招標(biāo)項目所占比重R （風(fēng)險）材料、設(shè)備采購延誤 造成的工程延期天 數(shù)根據(jù)工程實(shí)際發(fā)生的待料天數(shù)統(tǒng)計根據(jù)以上指標(biāo)可以針對不同部門在采購活動中承擔(dān)的職責(zé)，分解制定相應(yīng)的 采購部門、或相關(guān)部門及崗位的績效指標(biāo)，如對設(shè)計部門選樣定

7、板計劃完成的 考核、招標(biāo)文件技術(shù)部分編制質(zhì)量的考核等。2.采購流程的關(guān)鍵點(diǎn)、主要輸入輸出和控制方法采購管理活動的內(nèi)容很多，如何抓住采購活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，明確控制要求 和方法，以達(dá)到控制的目標(biāo)要求呢？根據(jù)以上制定的采購流程的關(guān)鍵績效指標(biāo),通過分析明確重點(diǎn)應(yīng)控制的采購流程關(guān)鍵點(diǎn)、活動的主要輸入輸出和控制方法:采購流 程的關(guān) 鍵點(diǎn)輸入輸出主要控制方法采購方式的確疋項目總體實(shí)施 計劃、工程進(jìn)度 計劃、材料設(shè)備 需求、外包項目 需求、相關(guān)技術(shù) 要求和成本目 標(biāo)要求等明確的米購方式 確定原則和米購 方式的確定結(jié)果根據(jù)米購產(chǎn)品的類別、對 項目進(jìn)度影響的密切程 度、米購產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定 性等確定材料、設(shè)備的采 購

8、方式和明確米購主體； 通過工程采購總包合同， 界定工程總包和分包項目 及分包項目的采購主體戰(zhàn)略米 購產(chǎn)品配置清單、 采購計劃、產(chǎn)品 技術(shù)要求等。戰(zhàn)略采購物資清 單、戰(zhàn)略采購協(xié) 議。明確界定戰(zhàn)略采購物資的 清單，確定不同產(chǎn)品戰(zhàn)略 合作伙伴的選擇方式，制 定戰(zhàn)略采購協(xié)議并監(jiān)督實(shí) 施情況。采購供應(yīng)商信息庫的應(yīng)掌握的供應(yīng) 商信息，合格供 應(yīng)商入選條件錄入的供應(yīng)商信 息，合格供應(yīng)商名 單和所提供產(chǎn)品利用信息系統(tǒng)建立供應(yīng)商 信息庫。建立表單，明確 不同產(chǎn)品供應(yīng)商信息的內(nèi)建立和維護(hù)的技術(shù)資料和產(chǎn) 品價格水平。容要求，建立合格供應(yīng)商 的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商 信息資料的共享并不斷更 新。招標(biāo)采購項目招標(biāo)采購 計

9、劃、招標(biāo)采購 要點(diǎn)、產(chǎn)品技術(shù) 要求、合格供應(yīng) 商名單等招標(biāo)文件，包括評 標(biāo)方法等；投標(biāo) 書、中標(biāo)通知書和 合同、協(xié)議草案等明確規(guī)定招標(biāo)的技術(shù)要 求、供應(yīng)商資格條件、評 標(biāo)方法等，招標(biāo)過程要做 到公正、公平和公開，招 標(biāo)文件通過評審或?qū)徍耍?確保完整準(zhǔn)確。供方資格管理工程、材料、設(shè) 備供應(yīng)商信息 資料、供應(yīng)商以 往供貨業(yè)績、供 應(yīng)商資質(zhì)等制定的供應(yīng)商準(zhǔn) 入標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商考 察記錄、對供應(yīng)商 評價的記錄、初選 和更新的合格供 應(yīng)商名單對供應(yīng)商資格的審核、供 應(yīng)商準(zhǔn)入的標(biāo)準(zhǔn)、履約過 程評價的標(biāo)準(zhǔn)和合格供應(yīng) 商評定的標(biāo)準(zhǔn)以及評定結(jié) 果的公開發(fā)布，建立公開、 透明的供應(yīng)商管理信息系 統(tǒng)。合同管理合同編寫所

10、需 的技術(shù)文件和 資料、招標(biāo)資料 等標(biāo)準(zhǔn)格式合同、合 同審核批準(zhǔn)的記 錄、簽訂的各類合 同及其所附的技 術(shù)和質(zhì)量要求文 件編制標(biāo)準(zhǔn)合同文本并審 核、合同技術(shù)要求、商務(wù) 條款的擬定以及合同審核 過程的充分和及時性。四、采購方式的選擇確定很多房地產(chǎn)企業(yè)對采購方式的選擇還存在著很大的隨意性，有的主要是老板一句話決定；有的僅僅依靠對個別員工的信任，由個別員工承擔(dān)了決大多數(shù) 的產(chǎn)品米購任務(wù)，有的雖然米用了招標(biāo)米購的方法，但卻對決大多數(shù)的米購活 動都采取同樣一種招標(biāo)的方法，招標(biāo)過程煩瑣，周期長，導(dǎo)致對工程進(jìn)度的影 響，因此如何選擇采購的方式？我們認(rèn)為應(yīng)該在流程設(shè)計時給出明確的確定方 法。1、采購方式劃分的

11、類別房地產(chǎn)行業(yè)的工程、材料和設(shè)備米購方式主要有戰(zhàn)略米購、招標(biāo)米購、議 標(biāo)米購和直接委托等方式，也有的企業(yè)還米用集中各項目米購產(chǎn)品，統(tǒng)一向供 應(yīng)商進(jìn)行集中采購，以增大的采購量，爭取獲得優(yōu)惠的價格。根據(jù)采購工程、材料、設(shè)備的種類和和工程進(jìn)度的密切關(guān)系、產(chǎn)品品質(zhì)的 穩(wěn)定性、產(chǎn)品成本控制的難易程度等，采購主體也有不同的選擇方式。在材料 采購方面劃分為甲購材料、甲定乙購材料、甲指乙購、乙定乙購四類。在工程 方面分為總包和分包工程。采購主體的劃分一般按以下原則進(jìn)行，通常會在和 總承包商簽訂合同時確定。1 ）甲購材料（設(shè)備）：對金額較大，質(zhì)量要求較高、對樓盤的質(zhì)量影響較 大、施工進(jìn)度配合要求不高，可以相對獨(dú)

12、立施工的設(shè)備（安裝）及成品材料可 以采取甲購方式。2）甲定乙購材料：設(shè)計階段無法定板、且該材料品牌差異（質(zhì)量、價格） 較大，對樓盤的品質(zhì)及效果影響很大、甲方要重點(diǎn)控制，且和施工單位工期配 合較密切；信息價相差很大的材料（或信息價上沒有的）適合采用甲定乙購方 式。3）甲方指定品牌范圍、乙方采購材料：工程中常見，對樓盤效果及品質(zhì)影 響不大，且有三家及以上價格、質(zhì)量相近；和信息價接近，和施工進(jìn)度及配合 較密切的材料。4）乙定乙購的材料：市場上的所有同類材料價格都接近、對樓盤效果及品 質(zhì)基本沒影響，和信息價很接近的材料。2 .米購方式的確定采購方式的確定主要針對甲供材料（設(shè)備）和甲定乙購材料（設(shè)備）及

13、總包和甲 方分包的采購項目。1 ）戰(zhàn)略米購戰(zhàn)略采購：是指公司出于提高質(zhì)量、降低成本、增加效率等目的，和若干 家供方直接簽署協(xié)議的采購行為。戰(zhàn)略采購方式主要在多項目運(yùn)作的房地產(chǎn)集團(tuán)公司采用，一般由集團(tuán)公司 總部統(tǒng)一和供應(yīng)商進(jìn)行洽談，通過招標(biāo)方式確定戰(zhàn)略合作伙伴，并簽署戰(zhàn)略合 作協(xié)議。目前房地產(chǎn)公司實(shí)施戰(zhàn)略采購的材料設(shè)備主要有：電梯設(shè)備、機(jī)房設(shè) 備、空調(diào)機(jī)組、涂料、瓷磚、電工產(chǎn)品、門禁系統(tǒng)和建筑裝飾材料等。如建材 超市百安居已經(jīng)和深圳市萬科房地產(chǎn)有限公司、廣州市合生創(chuàng)展、珠江投資、 上海腹地集團(tuán)等房地產(chǎn)開發(fā)商簽訂了合作協(xié)議。2）招標(biāo)米購招標(biāo)采購包括供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審、招標(biāo)文件編寫、發(fā)標(biāo)、回標(biāo)、開標(biāo)、評

14、標(biāo)、 定標(biāo)、談判和中標(biāo)通知發(fā)放等過程。招標(biāo)采購又分公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)方式。確定招標(biāo)采購方式一般根據(jù)采購的規(guī)模和采購權(quán)限劃分確定，由于招標(biāo)過 程環(huán)節(jié)多，耗時長，因此在確定哪些產(chǎn)品招標(biāo)時，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注一些批量大、價 值高的產(chǎn)品。而對一般的采購產(chǎn)品采取直接市場比價、議價的方式采購或邀標(biāo) 的方式進(jìn)行。具體可通過明確需招標(biāo)采購的產(chǎn)品種類和劃分采購項目金額的方 式確定招標(biāo)材料、設(shè)備采購的范圍。3 ）工程類采購活動，在總包確定前，個別分項工程必須提前開工的由公司 直接發(fā)包；對總包工程中一些專業(yè)性較強(qiáng)、行業(yè)競爭較激烈、市場水平和定額 水平有一定差異性的工程也可作為總包工程的甲方指定分包工程，通過招標(biāo)方 式選擇供

15、應(yīng)商。對零星工程在限定金額范圍內(nèi)的，可采取項目管理部門直接比 價采購的方式，其他的均采用招標(biāo)方式選擇。五、供應(yīng)商管理系統(tǒng)的建立供應(yīng)商管理系統(tǒng)的建立對規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)的采購行為，形成內(nèi)部公開、透 明的采購管理系統(tǒng)和建立良好的供應(yīng)商合作伙伴關(guān)系非常重要。通過和供應(yīng)商 建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同努力來降低成本，提高性價比，并通過和知 名供應(yīng)商的合作給企業(yè)帶來市場宣傳和推廣方面好處，同時和供應(yīng)商增進(jìn)相互 信任，在充分溝通上有效的提高性價比，從而達(dá)到互惠雙贏的良好結(jié)果。目前 在供應(yīng)商管理系統(tǒng)的建立方面，很多房地產(chǎn)企業(yè)的重視度還不夠，因此對供應(yīng) 商的管理力度還非常薄弱。1 .供應(yīng)商評估和激勵體系的建立和

16、材料信息庫的建立1）采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫，積累供應(yīng)商相關(guān)信息 及產(chǎn)品信息，為選擇和確定采購產(chǎn)品提供充分和準(zhǔn)確的信息。2）制定明確的合格供應(yīng)商入圍標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行初步的篩選、考察和判 斷，對符合要求的納入合格供應(yīng)商名單，不符合要求的也要建立內(nèi)部不合格供 應(yīng)商（黑名單）的記錄，為今后的選擇提供信息和依據(jù)。3）建立對供應(yīng)商的獎勵、懲罰和扶持政策，調(diào)動供應(yīng)商的積極性和處罰違 規(guī)行為，形成公開、透明和內(nèi)部充分共享的供應(yīng)商管理系統(tǒng)。2 .供應(yīng)商履約評估1 ）采購部門組織接受供應(yīng)商產(chǎn)品和服務(wù)的部門，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服 務(wù)質(zhì)量、內(nèi)部管理、資源保障和配合情況等進(jìn)行評價并打分。對產(chǎn)品好

17、、合作 配合好、服務(wù)好的供應(yīng)商根據(jù)采購價格及后續(xù)實(shí)施情況給出評價。同時總結(jié)材 料采購中的薄弱環(huán)節(jié)，將采購數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫。2）建立供應(yīng)商積分管理制度，對產(chǎn)品供應(yīng)質(zhì)量好，價格合理，經(jīng)評價合格 后根據(jù)評分高低給予不同積分，積分越多的在后續(xù)工程或材料供應(yīng)中可獲得被 優(yōu)先選擇的權(quán)利。3 .采購部門應(yīng)建立材料信息收集和研究的職能， 主動對材料市場進(jìn)行研究， 并提供相關(guān)報告給設(shè)計部門參考，使設(shè)計部門對材料信息掌握充分，在設(shè)計過 程中能夠充分考慮材料品質(zhì)、價格和優(yōu)化、替代及更新的要求。五、招標(biāo)采購過程控制的方法招標(biāo)采購已是目前各房地產(chǎn)企業(yè)普遍采用的采購方式， 但其效果差異很大, 有的也僅僅是一種形式，并未真正

18、通過招標(biāo)采購過程尋找合適的供應(yīng)商；而有 的企業(yè)又一味的通過最低價中標(biāo)和不斷壓價的方式選擇供應(yīng)商，結(jié)果造成供應(yīng) 商工程實(shí)施中配合度低，提出變更、簽證多，用工期和拒交房和開發(fā)單位討價還價的等，最終對工程質(zhì)量和進(jìn)度造成不良影響。1. 招標(biāo)活動中相關(guān)部門的配合及職責(zé)劃分1）為保證招標(biāo)采購的獨(dú)立性，從而保證公正、公平、效率，一般應(yīng)成立獨(dú)立的招標(biāo)采購領(lǐng)導(dǎo)小組（或委員會）對招標(biāo)采購金額大的標(biāo)的進(jìn)行集體決策。 避免上下勾結(jié)或是以下瞞上（上級偏聽則暗）的情況出現(xiàn)。2）招標(biāo)采購過程中需要得到設(shè)計部門、工程管理部門的大力支持，如編制招標(biāo)文件的技術(shù)要求部分，確定材料樣板，參加技術(shù)標(biāo)的評審和評標(biāo)過程，參和合同草案的起草

19、等。3）成本管理部門要提出采購產(chǎn)品的成本限額， 參和招標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)的編寫, 參和商務(wù)標(biāo)的評標(biāo)，參和對投標(biāo)文件的商務(wù)和技術(shù)的分析及定標(biāo)過程。2. 招標(biāo)采購過程/評估標(biāo)準(zhǔn)及方法1）招標(biāo)采購過程對投標(biāo)單位的選擇應(yīng)制定明確的選擇方法，并明確告之供 應(yīng)商或承包商，作到公開、公平和公正。2）組織對招標(biāo)文件進(jìn)行評審或?qū)徍耍_保各項技術(shù)及商務(wù)條款清晰，內(nèi)容 無遺漏。3 ）根據(jù)合格供應(yīng)商名單和供應(yīng)商積分，選擇排名靠前的單位發(fā)出招標(biāo)邀請, 發(fā)放招標(biāo)文件。4）評標(biāo)過程應(yīng)事先制定評價的標(biāo)準(zhǔn)，并組成有多個部門和專業(yè)人員參加的 評標(biāo)小組，依據(jù)在招標(biāo)前已擬訂的評標(biāo)方法分別進(jìn)行技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)的分析和評定，最后綜合確定5）能夠

20、采取現(xiàn)場集中統(tǒng)一開標(biāo)、評標(biāo)的，盡量采取現(xiàn)場開標(biāo)、評標(biāo)，以避 免由于時間、過程較長，給供應(yīng)商帶來通過非正常途徑協(xié)調(diào)、活動的余地。六、采購實(shí)施過程中的管理采購實(shí)施過程雖然沒有招標(biāo)過程的作用重大，但在一些細(xì)節(jié)的管理上不 到位，也容易形成漏洞和對工程質(zhì)量造成影響，有時甚至?xí)瓿煞穸ㄇ捌诠?作的各項工作成果，因此企業(yè)還是要引起重視，規(guī)范采購實(shí)施過程中的管理。1、采購實(shí)施前應(yīng)確定材料樣板、精裝修樣板房或施工樣板，并對材料樣 板進(jìn)行編號、標(biāo)識和統(tǒng)一登記及管理，采購實(shí)施過程中嚴(yán)格按樣板驗 收。2、采購材料的驗收應(yīng)規(guī)定明確的驗收方法和材料的管理制度。對不能按 樣板采購的材料，必須重新組織進(jìn)行樣板審核，確認(rèn)后方能供貨。3、明確乙供材料樣板的確定方法，確保乙供材料的質(zhì)量達(dá)到規(guī)定要求。4、對材料計劃超編和材料超供量的管理、剩余材料的管理、材料款的支 付、結(jié)算時對材料消耗的復(fù)核等應(yīng)有明確的規(guī)定。七、標(biāo)桿企業(yè)采購招投標(biāo)管理的特點(diǎn)分析招標(biāo)采購部門在前期工作中介入程度是衡量一個房地產(chǎn)公司采購水平的 重要指標(biāo)。對于