用Word批量制作并打印準(zhǔn)考證

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流用Word批量制作并打印準(zhǔn)考證.精品文檔.用Word批量制作并打印準(zhǔn)考證使用Word的郵件合并功能可以完成很多重復(fù)項(xiàng)目的勞動(dòng)。不知道大家是否意識(shí)到，我們最熟悉的準(zhǔn)考證也是使用這個(gè)完成的。當(dāng)然，我們不否認(rèn)很多專業(yè)化的考證制作工具已經(jīng)完全把這項(xiàng)任務(wù)承擔(dān)了，但是作為Word中實(shí)用又很重要的功能，郵件合并在日常工作中還是有重要的應(yīng)用。我們以制作一張高考的準(zhǔn)考證為例，把整個(gè)過(guò)程展示給大家，希望您能在每個(gè)步驟中學(xué)到有用的東西。需要說(shuō)明的是，本實(shí)例僅僅為熟悉Word操作而撰寫(xiě)，請(qǐng)勿用于非法用途。1.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)庫(kù)，定立制作思路（圖1） 首先找一個(gè)準(zhǔn)考證的實(shí)例。

2、 從例子中學(xué)習(xí)知識(shí)是很有效的。在著手制作之前分析一下文稿的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的策略，可以使你在后面的過(guò)程中事半功倍，正所謂“磨刀不誤砍柴工”。 就本例而言，準(zhǔn)考證是一個(gè)獨(dú)立的頁(yè)面，需要完成頁(yè)面設(shè)置(尺寸，頁(yè)邊距等等)、證件名稱、具體信息和備注等等。還有一些特殊格式設(shè)置，比如邊框、下劃線等。準(zhǔn)考證跟一般文檔的不同在于它是在固定的內(nèi)容，也就是母版上填充不同的數(shù)據(jù)，如考生姓名。當(dāng)我們有打印要求時(shí)，每一張證件是都不同的，依據(jù)的就是數(shù)據(jù)庫(kù)中一個(gè)個(gè)記錄。這就是Word郵件合并的用處所在了。首先應(yīng)該打好模板，也就是將頁(yè)面不變的部分整理好，留出需要填充的空格，再將它們 與數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)系起來(lái)，最后完成輸出。我們從頁(yè)面的

3、基本設(shè)置開(kāi)始做起。 2.母版的制作 根據(jù)準(zhǔn)考證的規(guī)格，首先要把打開(kāi)Word時(shí)默認(rèn)的紙張改變成需要的格式。這里采取了一個(gè)近似的大小，設(shè)置窗口長(zhǎng)寬為15×12cm。關(guān)于頁(yè)面的設(shè)置都被放在了Word“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)卡中，因?yàn)檫@是特殊的格式，所以要選擇“自定義大小”來(lái)完成。（圖2） 頁(yè)面設(shè)置好之后，就要將模板中的各個(gè)部分輸入并定位了。這個(gè)時(shí)候您應(yīng)該想到使用表格。朋友們或許有疑問(wèn)，為什么要插入表格?要知道，我們完全可以采用添加空格的方法來(lái)對(duì)頁(yè)面的內(nèi)容進(jìn)行定位，這是很多Word初學(xué)者理所當(dāng)然想到的。但我們很不提倡使用這樣的方法。Word頁(yè)面的格式定位最理想的方法就是使用表格，這跟我們制作網(wǎng)頁(yè)時(shí)候

4、的思路是一樣的。尤其是面對(duì)復(fù)雜的各式需要更是如此，朋友們一定要通過(guò)例子熟悉起來(lái)。從實(shí)例的照片可以看出。按照行列數(shù)從多的原則，插入一個(gè)3×10的表格。（圖3） 下面就是按照位置進(jìn)行填充內(nèi)容，這可是一項(xiàng)基本功，所設(shè)計(jì)到的基本操作有：合并單元格、移動(dòng)表格邊線位置。表格對(duì)齊方式以及對(duì)表格中的字體格式進(jìn)行設(shè)置等等。大家要在實(shí)踐中慢慢摸索，熟練掌握，制作完成后如圖(因?yàn)檎掌囊蒙杂袕?fù)雜，我們暫時(shí)插入一張圖片示意，實(shí)現(xiàn)方法在文后另附)。（圖4） 表格的邊線是不需要的。文字部分完成之后，要做的就是在視覺(jué)上轉(zhuǎn)變的重要一步了。這就是去除這些多余的表格線。當(dāng)然，并不是真正的刪除，只不過(guò)是把不必要的框線去

5、掉或者隱藏，將需要的框線改成需要的格式，比如本例中的雙下劃線。 設(shè)置框線顯示與否首先要選中單元格。請(qǐng)注意，選中單元格和選中單元格中的文字是不同的。朋友們會(huì)發(fā)現(xiàn)如果單元格中沒(méi)有數(shù)據(jù)，選擇起來(lái)會(huì)比較困難，那么您只要往其中輸入一個(gè)空格就可以了。選中單元格后，在“段落”工具組中可以使用下拉菜單直接選擇需要的框線，您也可以右鍵“單元格格式”中進(jìn)行設(shè)置。準(zhǔn)考證外圍的大框線框粗細(xì)和顏色都有不同，由于涉及到的部分比較多，請(qǐng)大家務(wù)必細(xì)心。我們?cè)诖藘H展示最后的效果。（圖5） 大家注意，在最后需要增添數(shù)據(jù)的地方也要設(shè)置好格式，當(dāng)我們?cè)诤竺娴牟襟E進(jìn)行郵件域合并時(shí)會(huì)自動(dòng)按照預(yù)先設(shè)置的格式進(jìn)行填充。我們只是照葫蘆畫(huà)瓢，這

6、并不代表最完美的頁(yè)面呈現(xiàn)方式。在制作過(guò)程中需要您盡力發(fā)揮自己的想象力，把頁(yè)面的呈示做到最美，這也是增長(zhǎng)技能最重要的環(huán)節(jié)。 3.郵件合并 現(xiàn)在輪到進(jìn)行數(shù)據(jù)填充了，這個(gè)步驟在Word中被稱作“郵件合并”，主要意思就是在Word中將模板與一個(gè)數(shù)據(jù)源進(jìn)行鏈接。為了更好說(shuō)明這個(gè)步驟，先來(lái)看一下我們的數(shù)據(jù)源，一個(gè)預(yù)先設(shè)置好的Excel文件，大家可以看到，其中每一列數(shù)據(jù)都有加黑顯示的數(shù)據(jù)標(biāo)題，也稱之為數(shù)據(jù)項(xiàng)目。（圖6） 第一步：確認(rèn)數(shù)據(jù)已經(jīng)完好后轉(zhuǎn)回到Word中，打開(kāi)“郵件合并分步向?qū)А遍_(kāi)始本實(shí)例的核心步驟。注意一定要選擇合并類型為“信函”。（圖7） 第二步：選擇收件人，要在下方選擇數(shù)據(jù)源，點(diǎn)擊“瀏覽”找到

7、數(shù)據(jù)源所在的表格。（圖8） 第三步：接下來(lái)會(huì)出現(xiàn)這樣的窗口。（圖9） 很多朋友到了這里往往摸不清楚怎么回事。其實(shí)稍加觀察就會(huì)發(fā)現(xiàn)，因?yàn)槲覀兲砑拥膃xcel一個(gè)工作薄默認(rèn)是含有三個(gè)工作表，名稱分別是“sheet1”“sheet2”“sheet3”，此處不正是讓您來(lái)選擇其中的數(shù)據(jù)表么?我們選擇“sheet1”?？梢愿鶕?jù)數(shù)據(jù)表格的具體格式選擇“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”，Excel還是不能完全智能化，需要手工完成的部分依然有很多。 第四步：將Excel中的數(shù)據(jù)項(xiàng)目跟Word中建立聯(lián)系，這叫做“插入合并域”，這個(gè)過(guò)程是非常簡(jiǎn)單的，首先將鼠標(biāo)移至相應(yīng)的區(qū)域，右側(cè)窗口中選擇“其他項(xiàng)目”，在對(duì)話框中選擇好對(duì)應(yīng)的項(xiàng)

8、目插入即可。建議您在制作表格時(shí)候就做好名稱的對(duì)應(yīng)關(guān)系，這樣不會(huì)使您的工作出錯(cuò)。（圖10） 這是插入完成后的樣子，各個(gè)區(qū)域還僅僅顯示域的名稱，未能顯示具體內(nèi)容。（圖11） 此時(shí)，只要選擇“預(yù)覽結(jié)果”，效果立刻就可以呈現(xiàn)，在右側(cè)的“預(yù)覽信函”任務(wù)窗中可以使用左右箭頭來(lái)依次查看各個(gè)內(nèi)容。（圖12） 現(xiàn)在我們看到的還僅僅是一個(gè)人的準(zhǔn)考證，怎樣怎樣看按照不同考生分列的準(zhǔn)考證呢?這就是最后的合并環(huán)節(jié)，意思是將結(jié)果整合在某個(gè)單元之中。這個(gè)單元可以直接是打印機(jī)輸出，也可以是Pdf文檔。在合并之前還可以選擇起始和結(jié)束的位置，相當(dāng)方便。如果您選擇“合并到PDF文檔”，那么就可以分文件生成生成獨(dú)立的PDF文檔。（圖

9、13） 至此，郵件合并的步驟基本介紹完成了，諸如此類需要數(shù)據(jù)源的證件都可以使用郵件合并的方法來(lái)完成。 4.照片的合并 回到我們還未完成的一個(gè)重要的問(wèn)題，那就是照片的合并，因?yàn)樗枰褂玫教厥獾姆椒ǎ覀儼阉麊瘟性谧詈?。這里我們采用的是cro提出的解決方法，具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程如下。 1.在文件夾中建立統(tǒng)一的照片庫(kù)，編碼最好統(tǒng)一排序; 2.在表格中輸入照片的完整路徑，并將“”改為“”（圖14） 3.將光標(biāo)定位于需要插入照片的單元格內(nèi)，按“Ctrl+F9”來(lái)插入一個(gè)域，此時(shí)單元格內(nèi)會(huì)出現(xiàn)一對(duì)大括號(hào)，在其中輸入“INCLUDEPICTURE " MERGEFIELD "照片" "”(不含外邊引號(hào))，其中的大括號(hào)也是按“Ctrl+F9”來(lái)插入的，不可以自行添加。這樣就可以顯示照片了。 這就