公文與檔案管理培訓教程

1、公文與檔案管理培訓教程第一部分：緒論 檔 案 一、 檔案的概念與特點檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 1.檔案是直接形成于社會實踐活動的原始的記錄2.檔案是由文件有條件地轉化來的 3檔案來源廣泛，內容豐富，形式多樣二、檔案的劃分種類與作用 (一)文書檔案 (二)科技檔案 (三)專門檔案因產(chǎn)生和使用領域不同，可分成公務檔案和私人檔案。按時間遠近，可分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案按政權性質和階段不同，可分為建國后檔案、革命歷史檔案和舊政權檔案 檔案工作 廣義 ，檔案工

2、作是指整個檔案事業(yè)，它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事交往工作等。 狹義，則是指檔案業(yè)務工作，也就是人們通常所說的檔案工作，是 專指檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務工作，即 用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務的工作。一、檔案事業(yè)的構成(一) 機關檔案室工作工作任務：第一，對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督。第二，負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，并為黨和國家積累史料。第三，負責對本系統(tǒng)和直屬單位的擋案工作進行指導、監(jiān)督與檢查。分為： 1文書檔案室 2科

3、技檔案室 3聲像檔案室 4人事檔案室 5綜合檔案室 6聯(lián)合檔案室 7檔案信息中心 (二) 檔案館工作基本任務：第一，接收與征集具有永久和長期保存價值的檔案及有關資料，科學地進行管理；第二，通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；第三，參與編修史志的工作。分為： 1.綜合性檔案館 2.專門性檔案館機關內部工作的組成部分本機關的全部檔案只在一定時期內保管本機關形成的檔案，對于逾期的檔案，或向檔案館移交，或予以銷毀主要為本機關提供檔案服務，一般不與外界發(fā)生關系整個國家、地區(qū)或系統(tǒng)、專業(yè)的科學文化事業(yè)機構。 本地區(qū)、本系統(tǒng)、本專業(yè)的檔案黨和國家永久保管檔案的基地面向社會，提供檔案為黨和國家各項工作利

4、用，甚至為國際友人和學者服務。性 質管理范圍保管期限利用范圍檔案館和機關檔案室的聯(lián)系和區(qū)別檔案館機關檔案室 檔案館是檔案信息的總匯，在檔案事業(yè)中居于主導地位，檔案館工作是整個檔案事業(yè)的主體。 二、檔案業(yè)務工作的內容 (一)檔案收集工作 (二)檔案整理工作 (三)檔案鑒定工作 (四)檔案保管工作(五)檔案統(tǒng)計工作 (六)檔案利用工作三、檔案工作的性質 (一)檔案工作是一項管理性的工作 (二)檔案工作是一項服務性的工作 (三)檔案工作是一項政治性的工作 (四)檔案工作是一項科學性的工作 (五)檔案工作是一項文化性的工作 四、檔案工作的基本原則 檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則， 維護檔案完整與

5、安全，便于社會各方面的利用。五、檔案工作的幾個專門術語 (一)國家檔案全宗 國家檔案全宗又稱國家全部檔案。指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的、對國家和社會有保存價值的一切檔案財富的總和。它包括我國各個歷史時期的國家機構、社會組織和某些個人形成的各種內容和各種形式的檔案。 (二)全宗 全宗是由一個獨立的機關、社會組織或個人形成的全部檔案所組成的有機整體。如一個機關所形成的全部檔案可包括黨群管理、行政管理、財務管理和基建、設備、科研等方面的各種門類的檔案。一位科學家、文學家、教育家及其他知名人士，在其一生活動中形成的著作手稿、講話稿、日記、文電、信函和音像材料等均屬個人全宗中的內容。 在我國檔案科學

6、和實際工作中，全宗是一個術語，也是一條理論和原則，即：同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。因為一個機關或著名人物在社會活動中形成的全部檔案，反映了這個機關或人物的歷史面貌及發(fā)展變化過程，是一個不可分割的有機整體。全宗是檔案館、室對檔案進行日常管理的基本單位。 (三)立檔單位 立檔單位的定義是與全宗相對應的，用一句話去概括：其檔案能夠構成檔案全宗的機關、社會組織或者個人即稱為立檔單位。 確定一個組織機構是不是立檔單位，它的檔案構不構成全宗，要根據(jù)一定的條件來分析。構成立檔單位的主要條件有三： 第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外單獨行文； 第二，是會計單位或經(jīng)濟核 算單位

7、，自己可以編造預算或財 務計劃； 第三，設有管理人事的機構 或人員，并有一定的人事任免權。 檔案工作的歷史回顧1、“結繩”和“刻契”是遠古時代檔案的萌芽。2、河南安陽小屯村是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。3、歷史上不同載體的檔案：甲骨檔案（刻在龜甲、獸骨）、金文檔案（刻在青銅器）、石刻檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、聲像檔案、聲像檔案、電子檔案。4、檔案一詞最早出現(xiàn)在“明末清初”的事情。5、歷史上最其名的皇家檔案庫：漢代的石渠閣、蘭臺、東觀、唐代的甲庫、明代的后湖黃冊庫，清代的內閣大庫都是著名的皇家檔案庫。6、我黨最早的檔案工作指導性文件：1933年春，由瞿秋白起草、經(jīng)周恩來審閱

8、的文件處置辦法。7、1954年11月8日，第一屆全國人大常委會第二次會議，根據(jù)總理周恩來提議，批準國務院設立直屬機構國家檔案局。8、1952年，中央辦公廳、中組部和中宣部委托中國人民大學舉辦檔案專修班，新中國檔案高等教育由此發(fā)端。9、1987年9月5日發(fā)布，1988年1月1日起實施的中華人民共和國檔案標志著我國檔案工作從此走上了依法管理的軌道。第二部分 公文管理I 公文的概念與分類一、公文的概念公文，即公務文書,是國家機關及其他社會組織為處理公務、行使職權而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。(一)公文是由法定作者制成的(二)公文具有法定的權威和特定的效用(三)公文具有法定的規(guī)范體式(四)

9、公文具有規(guī)定的處理程序(五)公文與文件、文書的聯(lián)系與區(qū)別 聯(lián) 系區(qū) 別公文 從屬性、文體、形成作者、形成領域、形成目的、內涵上講，三者沒有本質區(qū)別，都是同一事物 專指國家機關和其他社會組織在公務活動中形成的文件材料文書是所有文件材料的總稱，包括公務文書(公文)和私人文書兩大類。 文件不僅包容了文書和公文的內容,有以文字方式記錄在紙張上的書面文件，也包括以錄音、錄像等技術方式記錄在非紙質載體上的其他文件二、公文的分類從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專用公文兩大類。從公文的行文關系和運行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種從公文的機密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公

10、布公文、內部公文、機密公文三大類。在一個機關內，從公文的來源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內部公文三種。(一)命令(令)(二)決定(三)公告(四)通告(五)通知(六)通報(七)議案(八)報告(九)請示(十)批復(十一)意見(十二)函(十三)會議紀要三、常用公文文種 公文的格式與稿本一、公文的格式 公文的排列型式（一） 公文的排列型式（二） 公文的排列型式（三）二、公文的稿本 (一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員根據(jù)機關發(fā)文意圖而草擬的公文未定稿。 (二)定稿：即已經(jīng)履行法定批準程序的公文文稿，是經(jīng)過負責人簽發(fā)或經(jīng)過會議討論通過(批準)的最后完成稿。 (三)正本：即向受文者制發(fā)的具

11、有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按規(guī)范格式要求制作的正式文本。 (四)存本：即與公文正本同時印制的印刷本或依照正本復制的標準樣本。 (五)副本：即公文正本的復制本或與正本同時印制的重份公文。 公文處理一、公文處理工作內容包括公文辦理和公文管理兩大項，公文辦理是公文處理的前期工作。 (一)發(fā)文的辦理：包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。 (二)收文的辦理：包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。 (三)公文材料的日常收集管理與提供利用服務。 (四)公文材料的立卷歸檔、銷毀及機要文件的定期清退。 (五)其他各種有關公文處理的事務。三、公文辦理工作程序

12、(一)發(fā)文辦理程序 1草擬 2審核3簽發(fā) 4復核 5繕印 6校對 7用印 8登記 9分發(fā)(二)收文辦理程序 1簽收 2登記3審核 4擬辦 5批辦 6承辦 7催辦8注辦第三部分：公文整理第三部分：公文整理1、規(guī)定與1987年頒發(fā)的兩個業(yè)務文件相比有哪些主要變化？2、如果理解“機關文件材料”的含義：P343、在貫徹實施規(guī)定過程中要注意哪些問題？4、機關文件材料歸檔范圍有哪些？5、機關文件材料不歸檔文件包括哪些內容？6、屬于永久和定期保管的檔案有哪些？7、規(guī)定對機關形成的人事、基建、會計及其它專門文件材料的歸檔范圍是如何規(guī)定的？一、機關文件材料的歸檔范圍文書檔案保管期限的規(guī)定二、公文整理方法 2公文

13、立卷操作程序 (1)檢查、調整卷內公文 (2)排列卷內公文 (3)卷內公文編號 (4)填寫卷內公文目錄(5)填寫卷內備考表 (6)擬寫案卷題名 (7)填寫案卷封面2歸檔文件整理的方法 (1)修整(2)裝訂(3)分類 (4)排列 (5)編號 (6)編目 (7)裝盒(一)案卷級公文整理方法1.公文立卷方法(1)運用公文主要特征立卷 (2)運用公文主要類型立卷(二)文件級公文整理方法1.文件歸檔方法：運用自然件歸檔第三部分： 檔案管理 檔案的收集(一) 檔案收集工作的內容 檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集

14、中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館的工作。一是對本機關需要歸檔檔案的接收 工作。二是對各現(xiàn)行機關和撤銷機關具有 長久保存價值的檔案的集中和 接收工作。三是對歷史檔案的接收和征集工 作。 (二) 檔案收集工作的重要性檔案的收集工作是檔案業(yè)務工作的基礎1文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎2文書檔案收集工作的質量決定了文書檔案管理工作的質量 一、檔案收集工作的內容和重要性 檔案的整理 文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要進一步條理的檔案進行基本的分類、排列和編目，使之組成有序體系的過程。一、文書檔案整理工作的內容和原則(一)文書檔案整理工作的內容 文書檔案的系統(tǒng)化和基本編目(二)文書

15、檔案整理工作的原則 1充分利用原有的整理基礎。 2保持文件之間的歷史聯(lián)系。 (1)文件在來源方面的聯(lián)系。 (2)文件在時間方面的聯(lián)系。 (3)文件在內容方面的聯(lián)系。 (4)文件在形式方面的聯(lián)系，指文件在種類、名 稱、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。 3便于保管和利用。(二)案卷的排列文書檔案案卷的排列就是根據(jù)一定的方法，確定每類內案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的有機聯(lián)系?；痉椒ㄓ校?1按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列。 2按照文件的作者、收發(fā)文機關以及文件內容所涉及的地區(qū)排列。 3按照案卷所屬的時間順序排列。(三)檔號的編制 1檔號編制的原則 唯一性原則。合理性原則。穩(wěn)定性原則。簡

16、明性原則。 2檔號編制的方法 (1)全宗號的編制(2)案卷目錄號的編制(3)案卷號的編制(4)件(頁)號的編制(四)檔案檢索工具的編制 檔案檢索工具是記錄和標識檔案的特征及存放位置，為查找檔案提供指引、依據(jù)的各種文字材料的總稱。檔案室常用的檢索工具有案卷目錄、全引目錄、專題目錄(卡片)、文號目錄與索引、人名目錄等。1案卷目錄 案卷目錄也稱案卷名冊，是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。它是檔案室最基本的檢索工具。案卷目錄的編制方法 根據(jù)國家有關規(guī)定，案卷目錄一般應區(qū)別不同的保管期限，分年度或混年度編制。 第一，分年度編制。將全宗內的文書檔案逐年按保管期限編成永久、長期和短期三本案卷目錄

17、。這種方法條理清楚，便于當年案卷的隨時補充和調整，但形成的目錄過多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。 第二，混年度編制。根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄。這種方法可以減少目錄的數(shù)量，方便管理，一般較適用于檔案年形成量不大的單位。但混年度編制不便于插卷和案卷的隨時調整，因此使用這種方法時應注意幾個問題：一是要按照分類方法的順序排列案卷，每個年度內分類方法的順序應基本固定；二是每本目錄中的案卷號應用自然數(shù)列法編制，不能重復；三是案卷號不應過長，盡量不突破四位數(shù)。案卷號題名年度頁數(shù)期限備注檔案室編檔案館編 案卷目錄應包括以下幾項內容：案卷號、案卷標題、卷內文件起

18、止日期、卷內文件頁數(shù)、保管期限以及備注等，如下圖：2全引目錄 全引目錄又稱案卷文件目錄，是將全宗或全宗的某一部分案卷內的文件目錄匯編而成的檢索工具。 它的形式有兩種：一種是先列出每個案卷的案卷號、案卷標題、起止日期、頁數(shù)、保管期限等，實際上是重抄案卷目錄的項目，然后在這個案卷條目下列出該卷的卷內文件目錄。另一種形式是將一部分案卷目錄與其卷內文件目錄合訂，上面一小部分為案卷目錄，下面大部分為它們的卷內文件目錄，在案卷目錄的備注欄內，列出其卷內文件目錄所在的頁次，在卷內文件的備注欄上填上案卷號。如下圖：案卷案卷號號 案卷案卷題名題名 起止日期起止日期 卷內卷內頁數(shù)頁數(shù) 保管保管期限期限 順序順序號

19、號 文號文號責任者責任者 文件題名文件題名 日期日期 頁號頁號 備注備注 案卷號案卷號 案卷案卷題名題名 起止日期起止日期 卷內卷內頁數(shù)頁數(shù) 柜號柜號 順序號順序號 文號文號責任者責任者 文件題名文件題名 日期日期 頁號頁號 備注備注 檔案的鑒定和統(tǒng)計 文書檔案的鑒定工作就是鑒別和判定文書檔案的價值，挑選有價值的檔案由檔案機構繼續(xù)保管，剔除無保存價值的檔案予以銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書檔案管理中非常重要同時也是難度最大的一項工作。 (三)文書檔案鑒定工作的方法和步驟 1文書檔案鑒定工作的方法 鑒定文書檔案價值的基本方法就是直接，具體地審查檔案，通常這種方法也被稱為直接鑒定法

20、。 2文書檔案鑒定工作的步驟 第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件，由機關文書處理部門或業(yè)務部門保存一、二年后銷毀。 第二步，對歸檔文件確定其保管期限，即確定檔案的“生存期”。 第三步，到一定年限后對檔案的價值進行復審。二、檔案統(tǒng)計工作 檔案統(tǒng)計工作是以表冊、指標、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關情況的一項業(yè)務工作，包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分?；救蝿帐菍n案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調查和統(tǒng)計分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。 (一)檔案統(tǒng)計工作體系我國檔案工作的統(tǒng)計體系基本上分為四個層次： 1全國2專業(yè)系統(tǒng)3地方4檔案館、室(包括各專門檔案室)檔

21、案工作情況統(tǒng)計 (二)檔案統(tǒng)計的內容 1檔案數(shù)量的統(tǒng)計。 2檔案業(yè)務管理工作質量的統(tǒng)計。 3檔案開發(fā)利用工作情況的統(tǒng)計。 4檔案工作條件的統(tǒng)計。 (三)全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度主要內容和填寫注意事項1填報范圍2主要內容3注意事項(1)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要真實(2)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確(3)填寫要符合要求檔案利用工作檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作，稱為檔案利用工作。 檔案利用工作的概念 一、檔案利用工作的含義 檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項業(yè)務工作。 二、檔案利用工作的指導思想 (一)全面地為檔案用

22、戶服務 (二)及時地為檔案用戶服務 (三)準確地為檔案用戶服務 (四)有效地為檔案用戶服務 三、檔案利用工作的意義和要求 (一)提供利用是檔案工作的根本日的 (二)利用工作對整個檔案工作的發(fā)展有決定性影響利用工作的基本要求是： (一)明確服務方向，端正服務態(tài)度 (二)熟悉檔案，了解需要 (三)正確處理利用和保密的關系 (四)正確處理利用工作與基礎工作的關系 (五)注重被動服務與主動服務并舉 (六)注意掌握檔案利用效果 檔案利用的途徑與方式 檔案利用的途徑，是指檔案館室滿足檔案用戶需求的基本工 作形式。檔案利用的方法，就是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要之目的，所采取的各種

23、服務方式、程序和手段。 檔案利用的基本途徑，主要包括： 一是提供檔案原件。二是提供檔案復制品。三是提供檔案信息加工品。主要介紹以下十種 一、開設閱覽室 二、檔案外借 三、制發(fā)檔案復制本 四、出具檔案證明 五、提供咨詢服務 六、印發(fā)檔案目錄 七、編寫檔案參考資料 八、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地 九、檔案信息上網(wǎng) 十、電子檔案利用舉辦檔案展覽創(chuàng)建愛國主義教育基地 一、檔案展覽的作用和辦展工作的基本程序 (一)舉辦檔案展覽是普及檔案知識，宣傳檔案工作重要意義的一種很好的形式 (二)舉辦檔案展覽屬于社會教育工作 (三)舉辦檔案展覽是培養(yǎng)社會公眾檔案意識的有效手段，可以廣泛發(fā)揮檔案的作用 (四)

24、舉辦檔案展覽的基本程序 1研究確定展覽的主題、基本內容和預期目的；2選擇、征集必要的檔案史料和輔助展品；3深入進行展覽內容、展品的研究，擬定展覽大綱展覽綱目，制定展覽陳列的具體方案列出全部展覽陳列品； 4進行展覽藝術形式研究和設計；5進行輔助展品和必要設備的設計和制作； 6進行現(xiàn)場安裝和布置； 7展覽開展前現(xiàn)場的評估與開展的準備。 二、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作的意義一 (一)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作，是黨和政府在新的歷史時期對檔案館工作提出的新要求 (二)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作，是由檔案的特點和檔案館的工作性

25、質決定的一項重要工作 (三)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作，會整體帶動檔案館工作 三、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作的方式方法 (一)突出本館特色，辦好基本陳列展覽 (二)配合形勢需要，辦好專題展覽 (三)抓住青少年的興趣特點，舉辦形式多樣的活動 (四)展覽搬出檔案館，巡回展出 (五)利用大眾媒介，擴大展覽教育活動覆蓋面 常見檔案參考資料的編寫方法 一、大事記大事記，就是按照時間順序，簡要地記載一定時期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。 (一)大事記的種類 1記載一個機關在一定時期內重要活動的機關大事記。 2記載國家或一個地區(qū)在一定時期內重大事件的國家或

26、地區(qū)大事記。 3按照一定專題記載國家或一定地區(qū)、一個機關在一定時期內某一方面重大事件的專題大事記。 4記載重要人物一生重要活動的個人生平大事記(通常也稱年譜)。 (二)大事記的體例和結構大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實為緯，將大事條目按時問順序排 列，以便反映同時期中大事之間的聯(lián)系。 1題名 2編輯說明 3序言 4目錄 5正文 6按語和注釋 7附錄 (三)大事記的編寫要求 1觀點正確，用材真實；2大事突出，要事不漏，小事不要；3系統(tǒng)條理，簡明扼要；4大事記敘一般不加評述，觀點寓于條文之中； 5收集材料盡量廣泛，所用材料要經(jīng)過嚴格挑選，去粗取精，去偽存真； 6材料來源一般注明出處； 7建

27、立大事記錄制度。二、組織機構沿革三、全宗指南 四、統(tǒng)計數(shù)字匯集(基礎數(shù)字匯集)五、專題概要六、會議簡介七、科技成果簡介八、圖集九、手冊十、年鑒開放檔案的含義、意義、要求和措施一、開放檔案的含義 開放檔案是指檔案館對其所保存的檔案，除了按照國家有關保密的規(guī)定和其他有關規(guī)定需要保密或者需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會開放、各機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設、科學研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即可利用業(yè)已開放的檔案。 二、開放檔案的意義 (一)開放檔案是現(xiàn)代社會公民民主權利的具體體現(xiàn) (二)開放檔案是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項重大措施 (三)開放檔案可以促

28、進檔案館的各項業(yè)務建設 三、開放檔案的要求和措施 (一)正確處理檔案開放與控制的關系，明確開放檔案的具體范圍 (二)做好基礎工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件 (三)建立健健全開放檔案的利用管理制度 (四)通過多種形式加強開放檔案的利用服務工作 (五)做好開放檔案的公布工作 (六)加強檔案宣傳，增強社會檔案意識第三講聲像檔案的管理一、聲像檔案的概念和特點 (一)聲像檔案的概念 聲像檔案是指國家機構，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。 (二)聲像檔案的特點 1直觀的形象性 2收集、保管的特殊性 3是其他載體檔案的必要補充

29、二、聲像材料的收集歸檔 (一)聲像材料的收集工作 將分散在各部門、個人手中的具有保存價值的聲像材料，收集、集中到檔案館、室，實行統(tǒng)一管理，是聲像檔案管理的首要工作環(huán)節(jié)。 (二)聲像材料的歸檔制度 1聲像材料的歸檔范圍 聲像材料的歸檔，也要強謂“以我為主”即本單位形成的并反映本單位工作活動的聲像材料，是歸檔的重點。 2聲像材料的歸檔時間 “兩段式歸檔對間”。一是聲像材料要隨時歸檔，。二是部分聲像材料年終歸檔 3聲像材料的歸檔要求 (1)歸檔的聲像材料應力求是原底片、原件(原聲磁帶)。要盡量避免復制版或復制件。 (2)歸檔的聲像材料要齊全完整、照片歸檔時，應同時有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔

30、時，也要附有簡要的文字說明。 (3)對歸檔的聲像材料要進行選擇和鑒別。 三、聲像檔案的整理、鑒定和編目 (一)照片檔案的整理、鑒定、編目 照片檔案可以分為兩類：傳統(tǒng)的照片檔案、新型的照片檔案。傳統(tǒng)的照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價值的歷史記錄。新型照片檔案是指運用數(shù)碼影像技術與計算機技術形成的照片檔案。它屬于電子檔案，其形成、傳輸、存儲和利用都離不開計算機等現(xiàn)代化技術和設備。1照片檔案的結構 傳統(tǒng)的照片檔案是由底片、照片及文字說明構成的。2照片檔案的整理 照片檔案的整理，要符合國家標準照片檔案管理規(guī)范(GBT118289)的要求，即應有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系,有利于

31、保管,便于為利用者提供服務。 (1)底片的整理方法、要求 對照片檔案整理，首先要進行底片的整理，整理時要注意一個全宗的底片要單獨整理，不要分散。不同全宗的底片不要混雜。 底片分類底片排列、編號底片裝袋插冊填寫底片冊芯頁 (2)照片的整理方法、要求 照片的分類、組卷照片排列照片編號填寫照片說明填寫照片冊卷內目錄照片檔案卷內目錄照片號照片題名拍攝時間照片所在頁號底片所在卷號底片號備注18局2000年工作會議的照片2000.5.813 2181188912局如開研討會的照片2000.7.1645 2189-19213-20局召開雙先表彰會的照片2000.10.2068 2193206 (3)特殊規(guī)格

32、的照片整理方法 這些照片往往規(guī)格幅面不一，無法插放在規(guī)范的照片冊芯頁內。因此，這些照片的整理要注意從實際出發(fā)，一般方法是： 小于照片冊芯頁的照片(約810寸)，可采用空白芯頁插放。并以每張為單元填寫文字說明。 超大，超長的照片，可裝盒或裝袋平放，但是盒內或袋內要有照片的編號和文字說明。3照片檔案的鑒定 (1)照片檔案的保管期限 在同一活動中形成的照片檔案與紙質載體檔案，其保管期限應是一致的，因此，某些照片檔案的保管期限可以參考與之有密切聯(lián)系的紙質載體檔案的保管期限，加以確定。 (2)照片檔案價值的鑒定方法 照片的形成年代照片反映的內容照片的制成材料和技術質量4照片檔案案卷目錄的編制案卷號案卷題

33、名起止年月照片張數(shù)期限備注檔案室編 檔案館編 1黑龍江省局1991年1992年召開的各類會議的照片 1991.11992.10 68永久 會議類 2黑龍江省局1993年召開的工作會議、東北協(xié)作會議的照片 1993.11993.12 59永久 會議類 (二)錄音錄像檔案的整理、編目 錄音、錄像檔案是指用專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄下聲音和圖像的一種特殊載體的檔案。主要有：唱片檔案、磁帶錄音檔案、磁帶錄像檔案、非磁帶錄像檔案等。 1錄音、錄像檔案的整理 (1)分類：在各檔案室中，錄音和錄像檔案由于記錄形式不同、規(guī)格不同，首先要分為錄音檔案、錄像檔案兩類，不能混雜。 (2)編號：錄音

34、錄像檔案是以盤或盒為保管單位的，編號按收集歸檔的時間順序結合內容分別編制案卷的流水號。 (3)文字說明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應作必要的登記并輔以文字材料。主要是記錄磁帶形成單位、形成時間、內容、節(jié)目時間、盤數(shù)、技術質量、攝錄人員，檢查人員等。 文字材料是指反映磁帶內容的文字稿、解說詞等。在進行整理時可參考登記的內容，填寫標簽，放入錄音、錄像檔案的盒內，以便查閱、使用。 2錄音、錄像檔案的編目 對整理后的錄音、錄像檔案要分別編制目錄，以利于保管和利用。錄音、錄像檔案目錄編號參見號題名或內容攝錄時間攝錄人攝錄效果節(jié)目時間（分鐘）保管期限備注音1文165局2000年工作會議的開幕詞、大

35、會報告、代表發(fā)言的錄音（一）2000.2.18清晰60永久音2文165局2000年工作會議的開幕詞、大會報告、代表發(fā)言的錄音（二）2000.2.18清晰45永久音3文2151局局長在會議上的講話錄音2000.4.5較好32長期四、聲像檔案的保管和保護四、聲像檔案的保管和保護 1照片檔案的保管、保護 (1)在照片檔案入庫前，檔案人員應對照片、底片進行認真細致的檢查，防止受污染的照片、底片入庫。 (2)檔案人員在接觸底片時，應戴上潔凈的手套，防止汗?jié)n污染底片。 (3)感光材料屬易燃材料，因此保存照片檔案的庫房要干燥、涼爽、嚴禁煙火，并且防光、防塵。應有專門的檔案柜存放照片檔案。 (4)選擇和使用規(guī)

36、范的照片檔案裝具。社會上許多相冊是不利于照片檔案管理的，在照片檔案保管中，要選擇檔案行政管理機關推薦使用的照片冊和底片冊。照片冊和底片冊的存放要采用立放形式。 (5)檔案館、室應建立照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 2錄音錄像檔案的保管、保護。 (1)庫房要保持適宜的溫、濕度 (2)磁帶應豎放，卷繞平整，防止帶體損壞。 (3)防塵、防光 (4)防磁 (5)加強定期復制、轉繞 五、聲像檔案的利用工作五、聲像檔案的利用工作 由于聲像檔案具有真實、形象、易傳播的特點，因此它比紙質檔案更具有生動、活潑的感染力,更能吸引眾多的利用者，有利于檔案的廣泛交流和提供利用。 聲像檔案的提供利用方式與紙質

37、檔案一致的是，首先離不開借閱服務和復制服務。檔案館、室應制訂切實可行的借閱復制服務、借閱登記制度等。在日常利用中需要注意的是：照片檔案的原版底片不能外借,重要內容、珍貴的原聲磁帶，錄像原母帶不能外借。為了保護原件，應制作復制底粗拼糯鎏峁謾 在檔案工作日漸走進百姓生活，日漸服務于社會各方面的今天，聲像檔案利用方式更加豐富多彩，檔案的信息資源也得到了更廣泛的開發(fā)。這些方式包括： (一)利用館、室藏的聲像檔案，舉辦展覽。 (二)編輯出版照片畫冊 (三)編制圖文并茂或多媒體的檔案編研材料第四講 會計檔案管理 會計檔案在我國歷史上可以稱得上是淵遠流長了。歷史檔案中的老賬簿、老報表等，都是前人留存下來的珍

38、貴的會計檔案。新中國成立以后，黨和政府很重視會計檔案工作，專門制發(fā)了一些辦法，規(guī)定。 一、會計檔案的概念和特點一、會計檔案的概念和特點(一一)會計檔案的概念會計檔案的概念會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。(二二)會計檔案的特點會計檔案的特點 1形成范圍廣泛形成范圍廣泛 2檔案類別穩(wěn)定檔案類別穩(wěn)定 3外在形式多樣外在形式多樣 二、會計核算材料的歸檔二、會計核算材料的歸檔(一一)歸檔范圍歸檔范圍 1會計憑證會計憑證 2會計賬簿會計

39、賬簿 3財務報告財務報告 4其他核算材料其他核算材料(二二)歸檔時間歸檔時間歸檔時間，是指會計機構將會計核算材料整理后向本單位檔案機構移交歸檔時間，是指會計機構將會計核算材料整理后向本單位檔案機構移交的時間。的時間。檔案人員在執(zhí)行歸檔時間時應該注意：檔案人員在執(zhí)行歸檔時間時應該注意： 1每個單位應明確會計檔案具體的歸檔時間。每個單位應明確會計檔案具體的歸檔時間。 2每年年初，會計機構應把上一年度的會計檔案保管清冊每年年初，會計機構應把上一年度的會計檔案保管清冊( 目錄目錄)，先向檔案機構移交，先向檔案機構移交份。份。(三三)歸檔要求歸檔要求 1歸檔的會計核算材料真實、準確。歸檔的會計核算材料真

40、實、準確。 2會計檔案屬于專門檔案，涉及法律和經(jīng)濟責任，因此移會計檔案屬于專門檔案，涉及法律和經(jīng)濟責任，因此移 交歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。交歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。 3. 歸檔移交會計核算材料時，會計機構和檔案機構要逐卷歸檔移交會計核算材料時，會計機構和檔案機構要逐卷 認真清點，嚴格交接手續(xù)，雙方簽字。認真清點，嚴格交接手續(xù)，雙方簽字。(四)電算化會計核算材料的歸檔會計電算化是指由會計人員操作會計軟件，使用電子計算機替代人工來完成會計電算化是指由會計人員操作會計軟件，使用電子計算機替代人工來完成會計工作的活動。會計工作的活動。 1電算化會計核算材料的歸檔

41、范圍主要有三部分：電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有三部分： (1)存儲在磁性介質或光盤上的會計核算數(shù)據(jù)。存儲在磁性介質或光盤上的會計核算數(shù)據(jù)。 (2)打印輸出的紙質載體的會計核算材料打印輸出的紙質載體的會計核算材料(不能只保存不可見不能只保存不可見 的磁性介質的核算數(shù)據(jù)的磁性介質的核算數(shù)據(jù))。 (3)會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。 2電算化會計核算材料歸檔的特殊要求電算化會計核算材料歸檔的特殊要求 (1)磁性介質或光盤等電子文件，應作防寫處理。磁性介質或光盤等電子文件，應作防寫處理。 (2)為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會計核算數(shù)據(jù)為了

42、保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會計核算數(shù)據(jù) 要進行雙備份，即歸入檔案機構的磁盤或光盤應是兩套。要進行雙備份，即歸入檔案機構的磁盤或光盤應是兩套。 (3)打印輸出的紙質載體的會計核算材料，必須有經(jīng)手人員打印輸出的紙質載體的會計核算材料，必須有經(jīng)手人員 和會計主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實性、準確和會計主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實性、準確 性。性。 (4)打印輸出的紙質載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱打印輸出的紙質載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱 和利用。和利用。三、會計檔案的整理和編目工作三、會計檔案的整理和編目工作 (一一)會計核算材料的組卷方法及案卷質量要求會計核算材料的組卷

43、方法及案卷質量要求 1會計憑證的組卷方法會計憑證的組卷方法 會計憑證在各個單位，形成的數(shù)量有多有少。組卷時需要按月分開，也會計憑證在各個單位，形成的數(shù)量有多有少。組卷時需要按月分開，也就是不同月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。就是不同月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。憑證的案卷質量要求是：憑證的案卷質量要求是：(1)按記賬憑征的憑證編號順序排列，防止漏號、顛倒。按記賬憑征的憑證編號順序排列，防止漏號、顛倒。(2)記賬憑證所附的各種原始憑證記賬憑證所附的各種原始憑證(如收據(jù)、發(fā)票等如收據(jù)、發(fā)票等)要折疊貼粘整齊、規(guī)范。要折疊貼粘整齊、規(guī)范。 (3)拆除金屬物，裝訂采用線繩或塑釘?shù)?，憑證的厚度一般在拆除金

44、屬物，裝訂采用線繩或塑釘?shù)?，憑證的厚度一般在12厘厘米。米。(4)裝訂后要進行密封處理裝訂后要進行密封處理,并加蓋經(jīng)手人員章或財務專用章。并加蓋經(jīng)手人員章或財務專用章。(5)填寫憑證封面要項目齊全、規(guī)范清楚，并留出檔號填寫的位置。填寫憑證封面要項目齊全、規(guī)范清楚，并留出檔號填寫的位置。 2會計賬簿的組卷方法會計賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點，區(qū)分會計年度并把不同名稱種類的賬簿會計賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點，區(qū)分會計年度并把不同名稱種類的賬簿分別組卷。分別組卷。會計賬簿的案卷質量要求是：會計賬簿的案卷質量要求是： (1)各類賬簿的扉頁，反映了賬簿的應用、交接的使用狀況，歸檔前應按要求逐項

45、填寫清各類賬簿的扉頁，反映了賬簿的應用、交接的使用狀況，歸檔前應按要求逐項填寫清楚。楚。內容包括：單位名稱、賬簿名稱及編號、啟用日期及起止頁數(shù)、經(jīng)管人員內容包括：單位名稱、賬簿名稱及編號、啟用日期及起止頁數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄、會計主管人員及單位負責人的簽章等。及日期、交接記錄、會計主管人員及單位負責人的簽章等。 (2)對于訂本式賬，整理立卷應保留原有面目，不要拆除空白頁；賬內要有對于訂本式賬，整理立卷應保留原有面目，不要拆除空白頁；賬內要有連續(xù)頁碼；賬簿封面要加貼不干膠的標簽，并填寫規(guī)范。連續(xù)頁碼；賬簿封面要加貼不干膠的標簽，并填寫規(guī)范。 (3)對于活頁式賬，在會計年度結束后，要將空白

46、頁撤除；編制頁碼；進對于活頁式賬，在會計年度結束后，要將空白頁撤除；編制頁碼；進行密封裝訂并在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財務專用章；賬簿封面填寫規(guī)范；行密封裝訂并在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財務專用章；賬簿封面填寫規(guī)范；保管期限為保管期限為25年的賬簿要在封底加上備考表并填寫。年的賬簿要在封底加上備考表并填寫。單位名稱：黑龍江省局案卷題名：1999年度總賬保管期限：15年檔號：全宗號 目錄號：會2 案卷號：353財務報告的組卷方法財務報告的組卷方法財務報告組卷時，首先要注意按所形成的會計年度組卷，不同年度財務報告組卷時，首先要注意按所形成的會計年度組卷，不同年度的不要混雜組卷。另外財務報告是由會計報表

47、、會計報表附注和財?shù)牟灰祀s組卷。另外財務報告是由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成的務情況說明書組成的,組卷時不要分開。其次，組卷要注意區(qū)分不同的組卷時不要分開。其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如年度財務報告的保管期限是永久，就要與月度、季度的財保管期限，如年度財務報告的保管期限是永久，就要與月度、季度的財務報告分開組卷，因為其價值不同。務報告分開組卷，因為其價值不同。財務報告的案卷質量要求是：財務報告的案卷質量要求是： (1)案卷要編制頁碼。案卷要編制頁碼。 (2)案卷開首要填寫案卷開首要填寫“卷內文件目錄卷內文件目錄”，永久保管的財務報告案卷要，永久保管的財務報告案卷要在封底

48、前加填在封底前加填“備考表備考表”。 (3)財務報告中會計報表的封面要有單位負責人和主管會計工作負責人、會財務報告中會計報表的封面要有單位負責人和主管會計工作負責人、會計主管人的簽名或蓋章計主管人的簽名或蓋章,設置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋設置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。章。 (4)案卷封面填寫規(guī)范、整齊。案卷封面填寫規(guī)范、整齊。4銀行余額調節(jié)表和銀行對賬單的組卷方法銀行余額調節(jié)表和銀行對賬單的組卷方法銀行余額調節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，要銀行余額調節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，要注意分別組卷。注意分別組卷。案卷質量要求是：案卷質量

49、要求是： (1)按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷。按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷。 (2)卷內按時間順序排列，編制頁碼、進行裝訂。卷內按時間順序排列，編制頁碼、進行裝訂。 (3)案卷封面填寫清楚、規(guī)范。案卷封面填寫清楚、規(guī)范。 (二二)會計檔案的案卷題名會計檔案的案卷題名 案卷題名揭示了會計檔案的內容和成份。會計檔案與其他門類檔案案卷題名揭示了會計檔案的內容和成份。會計檔案與其他門類檔案 的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。 會計檔案案卷題名的結構是三部分會計檔案案卷題名的結構是三部分,即單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料即單位名稱、會計年度或時間

50、、會計核算材料的名稱。擬寫方法簡單，便于操作。的名稱。擬寫方法簡單，便于操作。題名的擬寫要求是：結構完整、文字簡明。題名的擬寫要求是：結構完整、文字簡明。 例：哈爾濱鍋爐廠例：哈爾濱鍋爐廠2000年第年第14季度財務報告季度財務報告(三三)會計檔案的分類、排列、編號會計檔案的分類、排列、編號 1會計年度一類別一保管期限會計年度一類別一保管期限其優(yōu)越性：其優(yōu)越性：(1)便于按年度查找會計檔案。便于按年度查找會計檔案。(2)可以充分地利用檔案庫房和裝具。可以充分地利用檔案庫房和裝具。不足之處：不足之處：(1)由于每年度的檔案有四類由于每年度的檔案有四類,而檔案的外形又不盡一致，所以案卷的排而檔案的

51、外形又不盡一致，所以案卷的排列不夠美觀，上架后會出現(xiàn)有高有低，有大有小。列不夠美觀，上架后會出現(xiàn)有高有低，有大有小。 (2)由于是按年度編制案卷號并形成案卷目錄，目錄一年一本，由于是按年度編制案卷號并形成案卷目錄，目錄一年一本，結果造成目錄過多。結果造成目錄過多。適用于會計檔案形成量比較大的單位，如大型企業(yè)、金融單位、總預算單位等。適用于會計檔案形成量比較大的單位，如大型企業(yè)、金融單位、總預算單位等。 2類別一會計年度一保管期限類別一會計年度一保管期限優(yōu)越性是：優(yōu)越性是：(1)由于一個類別的檔案集中排列由于一個類別的檔案集中排列,保持了類別的連慣性，便于按保持了類別的連慣性，便于按類別查找會計

52、檔案。類別查找會計檔案。(2)由于按類別集中排列檔案，每類檔案的外形基本一致，排由于按類別集中排列檔案，每類檔案的外形基本一致，排列美觀、整齊劃一。列美觀、整齊劃一。不足之處是：不足之處是：(1)不便于按年度查找檔案。不便于按年度查找檔案。(2)由于每類檔案的案卷號是每年順延，由于每類檔案的案卷號是每年順延，所以各類檔案實體排列之后，需要預留出較充分的空位和空間。所以各類檔案實體排列之后，需要預留出較充分的空位和空間。適用于大多數(shù)的中、小型單位適用于大多數(shù)的中、小型單位,即會計檔案的年形成量不大的單位。即會計檔案的年形成量不大的單位。 (四)編制會計檔案案卷目錄 1會計檔案案卷目錄的格式及著錄

53、要求格式如下表會計檔案案卷目錄的格式及著錄要求格式如下表 2編制會計檔案的案卷目錄的注意事項編制會計檔案的案卷目錄的注意事項 (1)會計檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實施了檔案的實體分類、排列、編號的前會計檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實施了檔案的實體分類、排列、編號的前題下完成，由會計機構的兼職會計檔案管理人員編制。題下完成，由會計機構的兼職會計檔案管理人員編制。 (2)目錄的編制可采用手工編制或使用會計檔案管理軟件自動生成和打印。目錄的編制可采用手工編制或使用會計檔案管理軟件自動生成和打印。 (3)案卷目錄應一式二套。會計機構保存一套，隨檔案實體移交檔案機構一套。案卷目錄應一式二套。會計機構保存一套，隨檔案實體移交檔案機構一套。案卷號案卷號類別類別題名題名起止年月起止年月頁數(shù)頁數(shù)期限期限存放地點存