石油化工公司成品油采購業(yè)務流程制度

1、一業(yè)務目標1 經(jīng)營目標1.1 保證適當?shù)膸齑妫瑵M足市場需求。1.2 尋求合理采購價格，降低采購成本。1.3 保證采購的數(shù)量和質(zhì)量。2 財務目標2.1 保證成品油采購會計記錄及其賬務處理真實準確完整。3 合規(guī)目標3.1 成品油采購業(yè)務符合合同法等國家法律法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。二業(yè)務風險1 經(jīng)營風險1.1 庫存不足品種或結構不合理導致客戶流失。1.2 庫存過高，占用資金增加。1.3 外部采購未經(jīng)授權或授權不當，導致資金損失采購成本增加或不必要的商業(yè)糾紛。1.4 運輸方案不合理導致運雜費增加。1.5 采購的油品與訂單不符，導致油品數(shù)量超耗質(zhì)量差異。1.6 未經(jīng)審核,變更標準合同文本中涉及權利義

2、務條款導致的風險。2 財務風險2.1 采購交易沒有及時入賬，期末發(fā)生截止性錯誤。2.2 沒有準確和完整的會計記錄。2.3 虛假記錄采購交易，導致資產(chǎn)流失。2.4 未按規(guī)定進行賬務處理，導致賬實不符。3 合規(guī)風險3.1 成品油采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，受到處罰，造成損失。3、 業(yè)務流程步驟與控制點1 上報市場需求1.1 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）根據(jù)市場需求及經(jīng)營變化，編寫年、季、月（度）經(jīng)營及資源需求計劃，由分管經(jīng)理審批后，于年前60天、季前50天、月前20天上報銷售大區(qū)分公司、油品銷售事業(yè)部。油品銷售事業(yè)部匯總分?。ㄊ校┑男枨笥媱?，綜合平衡后向生產(chǎn)

3、經(jīng)營管理部上報成品油經(jīng)營及資源需求計劃，并與其協(xié)商擬定生產(chǎn)經(jīng)營計劃。2 下達配置計劃/外部采購計劃2.1 根據(jù)總裁批準的月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，油品銷售事業(yè)部制定石化資源收購計劃、供應計劃和成品油配置流向計劃，報事業(yè)部主管副主任批準下達銷售大區(qū)分公司和省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）。省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）根據(jù)資源、市場和庫存等情況，經(jīng)分管經(jīng)理審批后制定下達本公司月度資源計戈黑【ERP】分（子）公司業(yè)務部門按照油品銷售事業(yè)部下達的配置計劃在ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。2.2 油品銷售事業(yè)部每月根據(jù)資源平衡情況，制定外部采購計劃，報事業(yè)部分管副主任批準下達銷售大區(qū)分公司和省（市）分公司（區(qū)外銷售公

4、司）。?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）根據(jù)下達的外部采購計劃，結合本單位庫存情況制定本區(qū)域外部采購計劃，報省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）經(jīng)理批準下達。【ERP】分（子）公司財務部門根據(jù)批準的預算指標在ERP系統(tǒng)中對采購基金中心的承諾項目進行維護和下達。3 內(nèi)部采購3.1 銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的配置流向計劃安排運輸計劃，如需調(diào)整運輸計劃，業(yè)務部門分管負責人在授權內(nèi)批準后下達執(zhí)行，超出授權報分管經(jīng)理審批后下達執(zhí)行。3.2 銷售大區(qū)分公司負責組織一次運輸并通知駐廠辦事處安排煉化分（子）公司發(fā)貨。資源出廠后，大區(qū)駐廠辦事處通知省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）業(yè)務部門有關發(fā)貨的數(shù)量、時間和到

5、站（港），省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）收到發(fā)貨通知后，向倉儲部門發(fā)出收貨通知單。4 外部采購4.1 各級業(yè)務部門跟蹤了解市場變化情況，適時編制市場價格材料,報部門負責人和本分（子）公司分管經(jīng)理，作為確定外部采購價格的依據(jù)。4.2 大區(qū)統(tǒng)一外部采購：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的外部采購計劃，合同簽訂人按規(guī)定權限簽訂購銷合同，銜接具體的價格、數(shù)量和品種，落實到港（站）。4.3 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）外部采購：根據(jù)外部采購計劃，業(yè)務部門建議采購價格，填寫外部采購申請表，報分管副經(jīng)理審批。需預付貨款的，由業(yè)務部門組織對外部供應商信用情況進行評價。按照法律事務部審定的標準合同文本,合

6、同簽訂人按規(guī)定權限與外部供應商簽訂采購合同（明確交貨方式、地點、時間、價格、數(shù)量、承付方式、損耗率、違約責任等），并通知倉儲、財務等部門?！綞RP】業(yè)務部門根據(jù)采購合同在ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。5 油庫驗收并辦理入庫手續(xù)油庫工作人員核對成品油的品種、數(shù)量和內(nèi)容是否與收貨通知單一致，做好收貨及后續(xù)工作。5.1 收貨前由質(zhì)檢人員對油品進行質(zhì)量檢驗，出具油品質(zhì)量合格報告。出現(xiàn)質(zhì)量問題或品種差異，查清原因報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司），由相關部門提出處理意見，報分管經(jīng)理批準后處理?！綞RP】卸油前,油庫經(jīng)辦人員核對成品油收貨通知單的品種、數(shù)量等與ERP系統(tǒng)采購訂單（內(nèi)向交貨）是否一致。5.2 油品

7、計量驗收合格后，倉庫保管人員憑質(zhì)量合格報告、計量報告、收貨通知單辦理入庫，并簽發(fā)入庫單，油庫接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨作業(yè)臺賬。油庫工作人員將收貨通知單、驗收報告、入庫單連續(xù)編號，并由經(jīng)辦人和復核人簽字，存檔并送相關部門。ERP1在系統(tǒng)中錄入相關計量數(shù)據(jù)辦理入庫，并打印系統(tǒng)生成的入庫單。5.3 卸油前后，油庫計量人員按要求做好罐前尺和罐后尺的計量。計算實際收油數(shù)量，填寫油罐動態(tài)分戶賬和油品運輸超耗（溢余）通知單。出現(xiàn)運輸超損耗問題，按規(guī)定填寫罐車驗收及復測記錄，查清原因報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司），由相關部門提出處理意見，報分管經(jīng)理批準后處理。5.4 從外部單位油庫的汽車發(fā)油臺自

8、行提油的，油品經(jīng)抽檢合格后可直接配送加油站或終端用戶。直接配送加油站的油品接卸驗收按照4.6成品油零售管理業(yè)務流程控制點3.1執(zhí)行。直接配送終端用戶的油品接卸驗收按照4.7成品油直銷及分銷業(yè)務流程控制點7.1執(zhí)行。6 內(nèi)部/外部采購付款6.1 內(nèi)部采購付款：銷售大區(qū)分公司收到煉化分（子）公司增值稅發(fā)票清單的傳真件，復核無誤后5日內(nèi)付款。省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）收到銷售大區(qū)分公司付款通知，復核無誤后10日內(nèi)付款。內(nèi)部結算均須通過中國石化財務有限責任公司。6.2 外部采購付款：外部采購油品確認到貨和收到發(fā)票后，由各級業(yè)務經(jīng)辦人填寫付款申請，按規(guī)定權限逐級審批后，統(tǒng)一付款。外部采購油品需要預付

9、貨款時，各級業(yè)務部門在簽訂合同前應核查供應商的信用情況，由業(yè)務部門填制預付貨款申請單，經(jīng)其負責人審核后交財務部門審核,按規(guī)定權限報批后統(tǒng)一付款。7 財務記賬7.1 各級財務人員對應付憑證的相關原始票據(jù)（發(fā)票、入庫單、付款通知書、外采合同等）進行審核，確認票據(jù)合法、信息完整后進行賬務處理，由不相容崗位人員對憑證進行稽核。ERP1財務人員在系統(tǒng)內(nèi)進行發(fā)票校驗。7.2 各級財務和相關業(yè)務部門至少每月核對預付貨款和應付貨款，確保金額準確無誤。業(yè)務部門檢查油品的在途情況，經(jīng)本部門負責人審核后報財務部門。7.3 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）財務部門與銷售大區(qū)分公司和煉化分（子）公司及外部供應商至少每月進行對賬。8 經(jīng)營活動分析8.1 各級業(yè)務部門至少每月檢查外部采購合同履行和驗收情況。合同執(zhí)行完畢及時核銷。發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，由相關部門提出處理意見報分管經(jīng)理審批后執(zhí)行。8.2 各級業(yè)務部門至少每月匯總分析外部采購油品的數(shù)量、價格情況以及配置資源的運費情況，并提出改善建議。9 考核評價9.1 油品銷售事業(yè)部每月對各級分（子）公司成品油外采業(yè)務進行分析考核，并25日前通知各分（子）公司。4、 相關制度目錄（制度后標號為內(nèi)控手冊配套規(guī)章制度匯編目錄索引號）1 關于印發(fā)中國石油化工股份有限公司合同管理實施細則