從教學(xué)管理角度談對(duì)高校學(xué)籍檔案管理

1、從教學(xué)管理角度談對(duì)高校學(xué)籍檔案管理    摘 要： 隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作顯得越來(lái)越重要。本文從教學(xué)管理部門的角度闡述了高校學(xué)籍檔案管理的重要性，以及學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，最后提出了加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的措施。關(guān)鍵詞： 教學(xué)管理 學(xué)籍檔案 思考高校學(xué)籍檔案是指高校在招生錄取、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)籍管理、學(xué)位授予、畢業(yè)生就業(yè)等過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等原始記錄，它是以人為記錄對(duì)象的檔案。1它是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。由于近年來(lái)高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，分配、教學(xué)改革的

2、不斷深入，因此學(xué)籍檔案管理是一個(gè)重要的研究課題。一、學(xué)籍檔案管理的重要性學(xué)籍檔案材料包括新生錄取名冊(cè)、新生入學(xué)登記表、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生學(xué)籍登記表、學(xué)生入團(tuán)入黨材料、畢業(yè)生登記表等。存以為用是檔案管理永恒不變的任務(wù)。它不但能為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生提供在校期間的歷史資料，同時(shí)也能為社會(huì)提供辨別文憑真假的憑證，而且對(duì)整個(gè)教育教學(xué)、科研工作和學(xué)生管理有著重要的參考價(jià)值。1.滿足學(xué)生需求。（1）繼續(xù)深造需查檔案。隨著就業(yè)壓力的增大，越來(lái)越多的學(xué)生在畢業(yè)后選擇繼續(xù)深造或者出國(guó)留學(xué)，在申請(qǐng)報(bào)名或者復(fù)試時(shí)，相關(guān)單位一般要求必須出示原就讀學(xué)校蓋章的錄取底冊(cè)、大學(xué)成績(jī)單、畢業(yè)證明和學(xué)位證明等相關(guān)資料，尤其是學(xué)生辦理出國(guó)

3、留學(xué)手續(xù)時(shí)要求更為嚴(yán)格，有些國(guó)外學(xué)校不僅要求提供原始檔案復(fù)印件，而且要求提供學(xué)生在校期間的品行鑒定表、任課教師推薦信等資料，這就大大增加了學(xué)籍檔案的利用率。（2）補(bǔ)辦畢業(yè)證明需查檔案。有些學(xué)生因保管不慎將個(gè)人畢業(yè)證丟失，補(bǔ)辦畢業(yè)證明時(shí)需由學(xué)校出具學(xué)歷學(xué)位證明等相關(guān)材料才可到相應(yīng)部門掛失后補(bǔ)辦。2.滿足社會(huì)需求。一方面，學(xué)籍檔案能夠全面準(zhǔn)確地反映學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和身體素質(zhì)，可以為用人單位提供查詢服務(wù)，以滿足社會(huì)選擇人才的需要，也是發(fā)現(xiàn)人才和識(shí)別人才的重要途徑，為畢業(yè)生自我推薦、自主擇業(yè)創(chuàng)造了條件。另一方面，學(xué)籍檔案能夠真實(shí)地反映出學(xué)生的畢結(jié)業(yè)情況及獲得學(xué)位情況，學(xué)籍管理檔案保存有每一位畢

4、業(yè)生的學(xué)籍材料，并按規(guī)定作了最原始的記錄。辨別學(xué)歷、學(xué)位真假的最好辦法是到相關(guān)高等學(xué)校核查學(xué)生學(xué)籍管理檔案，就能判定真?zhèn)巍?.滿足學(xué)校需求。學(xué)籍管理檔案詳細(xì)記錄了高校教學(xué)管理中的各個(gè)方面，這些記錄可以為教學(xué)管理提供可靠信息。完善的學(xué)籍檔案可以提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和資料，從而反映出每學(xué)年學(xué)校教學(xué)水平的高低及管理的好壞，進(jìn)而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以采取對(duì)策，改進(jìn)工作，提高教學(xué)質(zhì)量，學(xué)校還可以根據(jù)社會(huì)對(duì)人才的需求程度，形成符合實(shí)際的科學(xué)決策，制訂出切合社會(huì)需求的教育教學(xué)方案。二、學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題高校學(xué)籍檔案信息資源已成為服務(wù)社會(huì)最為頻繁的查閱利用信息。但是，學(xué)籍檔案因其原始真實(shí)性、周期系統(tǒng)性、多樣復(fù)雜性，構(gòu)成

5、了一個(gè)龐大的“數(shù)據(jù)庫(kù)”，在實(shí)際工作中，學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題也逐漸暴露出來(lái)。1.學(xué)籍檔案材料收集繁瑣。目前，高校對(duì)學(xué)籍材料管理，往往是教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)、畢結(jié)業(yè)及獲得學(xué)位情況的記載；學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生在校期間思想政治表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況及結(jié)業(yè)情況；而學(xué)生的畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文情況則由論文指導(dǎo)教師負(fù)責(zé)。形成多頭管理，給檔案材料的收集帶來(lái)很大麻煩。2.學(xué)籍檔案填寫不規(guī)范、紙張不統(tǒng)一。學(xué)籍檔案中的表格大部分由學(xué)生自己填寫，其中有的學(xué)生書(shū)寫潦草，甚至有的學(xué)生在填寫姓名時(shí)使用簡(jiǎn)化字；而且有學(xué)生在丟失學(xué)校發(fā)放的表格后，借用其他同學(xué)的空白表格復(fù)印，復(fù)印在A4、B5紙上情況都有，造成紙張標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。3.學(xué)籍檔案

6、內(nèi)容欠完整、欠準(zhǔn)確，缺乏必要的審核。學(xué)籍檔案的完整組檔一般在畢業(yè)生離校前幾天，由畢業(yè)生將填寫好的各種表格交回教學(xué)管理部門，教學(xué)管理部門再根據(jù)畢業(yè)審核結(jié)果組織填寫學(xué)業(yè)情況并加蓋公章，同時(shí)要將收集填寫好的一部分材料（如學(xué)位存根、學(xué)籍登記表、成績(jī)單等）移交學(xué)生工作部門，由學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)組建學(xué)生個(gè)人檔案。另一部分材料由教學(xué)管理部門移交學(xué)校檔案館。時(shí)間之緊迫致使教學(xué)管理部門沒(méi)有時(shí)間來(lái)檢查學(xué)生的表格填寫是否完整、正確，造成了學(xué)籍檔案內(nèi)容欠完整、欠準(zhǔn)確。4.學(xué)籍電子檔案的組建周期長(zhǎng)。在學(xué)籍檔案材料移交檔案館前，教學(xué)管理部門要將本屆畢業(yè)生的檔案信息手工錄入學(xué)籍電子檔案系統(tǒng)，但是教學(xué)管理人員不是專職檔案管理員

7、，他們需要在日常工作中下抽時(shí)間錄入學(xué)籍電子檔案，導(dǎo)致學(xué)籍電子檔案的組建周期長(zhǎng)。三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的措施鑒于高校學(xué)籍檔案所發(fā)揮的重要作用，針對(duì)上述問(wèn)題，我們高校應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作。對(duì)此，我結(jié)合自己的工作思考了以下四個(gè)方面。1.制訂周密的收集方案。一份完整的學(xué)籍檔案需要對(duì)學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、考勤與紀(jì)律、學(xué)習(xí)成績(jī)、專業(yè)變動(dòng)、休學(xué)與退學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、畢業(yè)與結(jié)業(yè)等方面做完整的記錄，數(shù)據(jù)來(lái)源涉及招生、教務(wù)、學(xué)工等幾個(gè)部門。因此，需要制定周密的收集計(jì)劃，根據(jù)學(xué)籍檔案的形成規(guī)律，采用多種方式收集，在收集學(xué)籍檔案以前就要主動(dòng)收集相關(guān)基礎(chǔ)資料，并應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)系，各部門之間積極配合就能保證學(xué)

8、籍檔案材料及時(shí)收集到位。2.加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，提高全員的認(rèn)識(shí)。學(xué)籍檔案管理工作是學(xué)校建設(shè)的重要組成部分，如果中間的任意一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的完整性和真實(shí)性，檔案信息無(wú)論對(duì)個(gè)人還是集體來(lái)說(shuō)都是很重要的歷史信息資源。我們應(yīng)在學(xué)生填寫學(xué)籍檔案材料前，從書(shū)寫、紙張、內(nèi)容等方面進(jìn)行嚴(yán)格要求，通過(guò)多種形式，宣傳檔案的重要性及檔案與他們學(xué)習(xí)和生活的緊密關(guān)系，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)。同時(shí)，我們特別要強(qiáng)化學(xué)校各職能部門的檔案意識(shí)，也應(yīng)在業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)檔案管理的常規(guī)知識(shí)，因?yàn)橹挥姓嬲龔乃枷肷险J(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才能確保學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性與完整性。3.對(duì)學(xué)籍檔案材料進(jìn)行檢查審核。由于數(shù)據(jù)來(lái)自不同部門，質(zhì)量、格

9、式難免參差不齊，因此，需要從原始材料的收集整理做起，在收集時(shí)各部門之間進(jìn)行分工，明確工作職責(zé)，務(wù)必進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。4.解決學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)與學(xué)籍信息管理系統(tǒng)兼容性問(wèn)題。為適應(yīng)新形勢(shì)的要求，各高校運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要包括學(xué)生基本信息模塊、成績(jī)管理模塊、學(xué)籍異動(dòng)信息管理模塊等。這些信息都是學(xué)籍電子檔案所需要的，但是我國(guó)大部分高校檔案館使用的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)還是基于半手工錄入，造成時(shí)間上、人力上的大量需求。如果學(xué)籍電子檔案系統(tǒng)能與學(xué)籍信息管理系統(tǒng)兼容，能夠直接對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，不僅能降低在人力、時(shí)間上的需求，而且能保證學(xué)籍電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性?？傊瑢W(xué)籍檔案管理是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容。我們不能只滿足于整理和保存，必須努力學(xué)習(xí)，善于思考，積