高效會議管理技巧（節(jié)選）

1、高效會議管理技巧（節(jié)選）內(nèi)容提要第一講當(dāng)今會議面面觀 第二講會議效率不高的原因及解決方案 第三講開會前的準(zhǔn)備工作 第四講成功會議的五種策略 第五講會議中的溝通與反饋技巧 第六講主持人的會議管理技巧 第七講如何對待會議中的意外情況 第八講主持人與參會者的守則與責(zé)任 第九講會議記錄 第十講會后跟進(jìn)第一講當(dāng)今會議面面觀 【本講重點(diǎn)】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計(jì)算會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效

2、率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。  會議的意義 1會議是一個(gè)集思廣益的渠道圖1-1集思廣益圖如上圖1-1，會議是一個(gè)集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 2會議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會議，它的存在價(jià)值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。圖1-2組織或部

3、門與會議 3會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。  會議的目的  開展有效的溝通會議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會議的一個(gè)主要目的。傳達(dá)資訊通過會議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)

4、會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖1-3達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟資源共享利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵(lì)士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體

5、現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強(qiáng)化自己的地位。  會議的種類 會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。 表1-1會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類 團(tuán)體會議 一對一會議  面對面會議 電話會議 視頻會議 宣布人事安排、講解政策的會議 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會議 固定的團(tuán)隊(duì)會議 集思廣益的會議   會議的頻率 每種會議都有其合理的

6、發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達(dá)到目的。 1.固定的部門會議2.全體會議3.處理突發(fā)事件的會議4.一對一會議 會議成本的計(jì)算 會議成本分為時(shí)間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。 1.會議的時(shí)間成本 2.直接的會議成本3.效率損失成本開會時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況： 【自檢】請將下列相關(guān)選項(xiàng)

7、用橫線連接起來。A、固定的部門會議至少每兩月一次B、一對一會議隨時(shí)C、處理突發(fā)事件的會議按需要D、全體會議至少每月一次見參考答案1-1 【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。 【心得體會】_  第二講會議效率不高的原因及解決方案 【本講重點(diǎn)】會議效率不

8、高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范 會議效率不高的原因及預(yù)防性管理 1會議的通病效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：公司的主管都不知道何時(shí)是開會的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。許多主管對于何時(shí)開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，

9、所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。 2會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作。 表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會議安排在即將午餐

10、的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點(diǎn)會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。  高效會議的八大特征 與低效率會議相對的就是

11、高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特征。建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。   會議規(guī)范 會議規(guī)范包含3個(gè)部分：會議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。 1會議時(shí)間安排的規(guī)范上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是

12、不現(xiàn)實(shí)的。上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會議往往會事倍功半。 2會議規(guī)范本身 會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會者將每周工作安排時(shí)間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時(shí)間。超過1小時(shí)的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會者都要準(zhǔn)備

13、在會上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。 3固定的會議流程規(guī)范圖2-1固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會議的議程。一個(gè)中心包括： 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。 進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。 結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前