采購制度及流程

1、物資管理制度匯編第一章 總 則第一條 物 資管理， 是成本管理的核心內(nèi)容之一。為了進(jìn)一步提高采購效率， 嚴(yán)格控制物資采購綜合成本的要求，結(jié)合公司已有的管理制度，特制定本管理制度。用以規(guī)范物資采購、驗(yàn)收、發(fā)放和庫存管理等方面的管理，使之嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、節(jié)約、高效，強(qiáng)化公司的市場核心競爭力。第二條 本 制度適用于公司工程技術(shù)部門。第二章 供應(yīng)商開發(fā)過程的管理第一條供應(yīng)商開發(fā)的原則：供應(yīng)商的開發(fā)必須滿足貨比多家（三家以上）的比較原則，堅(jiān)定不移的貫徹房產(chǎn)公司總經(jīng)理室“以合理的價(jià)格購買質(zhì)量最好的產(chǎn)品”的采購宗旨，嚴(yán)格成本控制。開拓一批具有市場影響力、能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、有效降低物資采購成本的戰(zhàn)略性合作供應(yīng)商。第

2、二條 物資部門必須做好需求信息的收集1 、工程技術(shù)部門必須提前做好相應(yīng)工程物資需求信息的收集，了解各樓盤銷售定位和成本要求，以便提前準(zhǔn)備供應(yīng)商的開發(fā)、拓展工作。杜絕等到申購計(jì)劃出現(xiàn)后才進(jìn)行供應(yīng)商資源開發(fā)、洽談的現(xiàn)象，以至影響工程建設(shè)的進(jìn)度。2、工程技術(shù)部門必須針對本部門負(fù)責(zé)的材料，對各工程物資需求信息作出整理，形成專門的年度需求預(yù)測報(bào)告。對各種材料的需求量、需求時間、節(jié)點(diǎn)、檔次、成本作出分析和判斷。并以此為拓展供應(yīng)商的依據(jù)。第三條 供應(yīng)商資源開發(fā)的計(jì)劃1 、 工程技術(shù)部門要定期對現(xiàn)有合作伙伴進(jìn)行檢討,檢討范圍包括供貨價(jià)格、服務(wù)水平、結(jié)款要求、供貨能力、供貨質(zhì)量、工程覆蓋范圍等對現(xiàn)有供應(yīng)商的優(yōu)、

3、缺點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)。2、工程技術(shù)部門依據(jù)項(xiàng)目年度需求作出供應(yīng)商拓展、開發(fā)的年計(jì)劃書對所要達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定就大宗、關(guān)鍵材料開發(fā)一批戰(zhàn)略合作供應(yīng)商其計(jì)劃向總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第四條 供應(yīng)商信息資源的收集和評估2 、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商信息的收集、整理由專人負(fù)責(zé)并形成常制。信息來源于已合作的供應(yīng)商、兄弟公司推薦、工程現(xiàn)場考察、網(wǎng)絡(luò)、媒體等各方面。收集范圍應(yīng)圍繞工程實(shí)際需求。3 、被收集對象即為潛在供應(yīng)商其資質(zhì)必須滿足下列要求：(1) 必須具備獨(dú)立、有效的企業(yè)法人資質(zhì)。(2) 其經(jīng)營范圍必須符合國家相關(guān)政策。(3) 其產(chǎn)品技術(shù)、質(zhì)量必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。(4)其服務(wù)能力、覆蓋范圍滿足對應(yīng)工程項(xiàng)目的要求。3、信息資源收

4、集的結(jié)果必須及時進(jìn)行整理、匯報(bào)。4、由工程技術(shù)部門的負(fù)責(zé)人對已收集供應(yīng)商進(jìn)行明確評判將有合作意向的列入備選開發(fā)供應(yīng)商之列。商及參與過競標(biāo)（或競價(jià) ）的供應(yīng)商檔案應(yīng)及時收集整理，應(yīng)錄入的內(nèi)容包括：公司簡介，產(chǎn)品范圍，聯(lián)系資料，合作項(xiàng)目，產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品檔次。第五條 供應(yīng)商的考察1 、為規(guī)避合作風(fēng)險(xiǎn)，待開發(fā)的供應(yīng)商必須經(jīng)過考察驗(yàn)證，其方式可為到對方生產(chǎn)現(xiàn)場考察或工程案例現(xiàn)場考察，考察過程由采購主辦人員組織，由本部門負(fù)責(zé)人、對應(yīng)技術(shù)人員、對應(yīng)房產(chǎn)公司人員組成。特殊情況下現(xiàn)場考察可免，通過洽談驗(yàn)證。2、考察驗(yàn)證的內(nèi)容必須涉及到公司的資質(zhì)、產(chǎn)品類別（檔次）、資產(chǎn)、產(chǎn)能、技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格模式、管理模式、服

5、務(wù)能力、經(jīng)濟(jì)實(shí)力等方面內(nèi)容。3、考察結(jié)果的評定考察過程中，根據(jù)考察結(jié)果填制供應(yīng)商評價(jià)表（附表CKF-2） 。并對供應(yīng)商的符合性進(jìn)行評定，評定內(nèi)容由采購主辦人員作出，部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審定。并移交公司辦公室匯編存檔。4、只有經(jīng)考察、評定符合我公司合作需求的供應(yīng)商，才能納入到采購競標(biāo)竟價(jià)的供應(yīng)商范疇，并邀請參與采購競標(biāo)竟價(jià)。第六條 供應(yīng)商材料樣板確認(rèn)的規(guī)定1 、接受采購申請時，必須向?qū)?yīng)房產(chǎn)公司及工程項(xiàng)目部獲取相關(guān)樓盤定位、產(chǎn)品成本、品牌、質(zhì)量、技術(shù)、數(shù)量及交期方面 的要求。2、有外觀和特別技術(shù)要求的產(chǎn)品如屬于首次申購，須供應(yīng)商呈送材料樣板及相關(guān)資料，并經(jīng)確認(rèn)。3、針對房產(chǎn)要求，邀請各家已納入競標(biāo)竟價(jià)范

6、圍的供應(yīng)商呈送樣板并報(bào)價(jià)，在產(chǎn)品價(jià)格、款式、付款條件等各方面得到房產(chǎn)公司總經(jīng)理室的確認(rèn)后。參與競標(biāo)竟價(jià)的供應(yīng)商不少于三家（特殊情況另議）。4、供應(yīng)商樣板及資質(zhì)得到房產(chǎn)公司的確認(rèn)后，才能進(jìn)入最終商務(wù)談判程序。5、經(jīng)確認(rèn)的樣板需一式三份，即房產(chǎn)公司一份，工程技術(shù)部一份、用料方一份。特殊情況可免。第七條 采購商務(wù)談判過程管理的規(guī)定1 、商務(wù)談判前的準(zhǔn)備：商務(wù)談判是指雙方進(jìn)行就雙方合作條款落實(shí)進(jìn)行的談判，商務(wù)談判進(jìn)行前，必須對各家供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察（特殊情況可免，如往次曾考察過，雙方已非常了解）對各供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理，并做成物資采購比價(jià)表附表（ CKF-1 ） ；草擬合同稿，對我方合作底線進(jìn)行設(shè)定

7、。就一采購項(xiàng)目所邀請參與談判的供應(yīng)商不能少于三家。2、商務(wù)談判過程的實(shí)施：商務(wù)談判歸口于對應(yīng)工程技術(shù)部采購員實(shí)施，由采購業(yè)務(wù)主辦人員組織，過程由本部門負(fù)責(zé)人全程控制，對價(jià)格、結(jié)算條件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等重要內(nèi)容依照合同稿逐條進(jìn)行，過程內(nèi)容由對應(yīng)分管公司總經(jīng)理室派員記錄。談判原則上在本公司進(jìn)行。3、 對合作條款的特別要求：必須堅(jiān)定不移的堅(jiān)持成本最低原則；結(jié)算條款必須符合本公司的財(cái)務(wù)制度要求。4、商務(wù)談判原則：必須滿足公正、保密的原則。任何人不得將過程信息向第三方泄露。5、談判結(jié)果的整理：談判結(jié)束后，采購業(yè)務(wù)主辦人員必須對談判結(jié)果進(jìn)行整理，就各供應(yīng)商的合作條件以物資采購比價(jià)審批表 （附表 CKF

8、-01 ）的方式進(jìn)行對比，由工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)人呈送總經(jīng)理室匯報(bào)、選擇、批準(zhǔn)。其流程：經(jīng)辦人一工程 技術(shù)部預(yù)算員一部門負(fù)責(zé)人一分管工程領(lǐng)導(dǎo)一總經(jīng)理。6、經(jīng)批復(fù)的物資采購比價(jià)表需作為合同審批時必須的依據(jù)。第三章 采購過程的管理第一條 產(chǎn)品購銷合同的擬定及審批1 、合同的擬定和合同審批表由采購業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)。合同的基本條款必須根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本和與目標(biāo)供應(yīng)商已達(dá)成協(xié)議的內(nèi)容。2、單宗采購只需將采購訂單附表（CKF-3）或價(jià)格審批表交審 即可。其審批流程按房產(chǎn)公司文件執(zhí)行或：經(jīng)辦人一工程技 術(shù)部預(yù)算員一部門負(fù)責(zé)人一分管工程領(lǐng)導(dǎo)一總經(jīng)理。3、購銷合同的審批程序必須滿足公司相關(guān)文件的要求。其審批流程為

9、：經(jīng)辦人一部門負(fù)責(zé)人一工程技術(shù)部預(yù)算員一部門負(fù)責(zé)人 一分管工程領(lǐng)導(dǎo)一總經(jīng)理。其余按公司專門制度執(zhí)行。5、購銷合同的原件必須滿足我方持三份的數(shù)量要求，工程技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理室各持一份。第二條 采購質(zhì)量的控制和采購物資的驗(yàn)收1 、所有確認(rèn)的樣板，工程技術(shù)部都必須封存，作為供應(yīng)商交貨驗(yàn)收的依據(jù)。2、到貨驗(yàn)收由施工隊(duì)倉庫管理員及采購人員共同實(shí)施。3、有特殊技術(shù)要求的物資需工程技術(shù)部專業(yè)人員或邀請專業(yè)人士參與。4、供應(yīng)商交付的物資必須與合同約定的內(nèi)容相符。5、供應(yīng)商必須隨貨出具產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告和合格證書。6、對建筑物后期質(zhì)量有重大影響且無法補(bǔ)救的材料，項(xiàng)目質(zhì)量管理人員必須及時取樣送質(zhì)監(jiān)站檢驗(yàn)，待檢驗(yàn)合格

10、后方可使用。嚴(yán)禁不合格產(chǎn)品被使用于工程施工。7、已驗(yàn)收合格的工程物資，施工隊(duì)倉管人員要及時填寫收料單 （一式四份），工程技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各交一份，自存一份作帳、留底。月終25 日供應(yīng)商憑施工隊(duì)倉管人員的收料單到工程技術(shù)部結(jié)算匯總送呈財(cái)務(wù)部結(jié)款。8、采購主辦人員必須對供應(yīng)商生產(chǎn)制造、配送質(zhì)量控制過程加以監(jiān)督，確保供應(yīng)商交付的產(chǎn)品與要求相符。第三條 產(chǎn)品交付進(jìn)度的控制1 、物資采購主辦人員在取得本項(xiàng)目材料計(jì)劃的前提下，必須緊密關(guān)注現(xiàn)場用料動態(tài)，控制到貨進(jìn)度，確保工程施工的前提下，材料不積壓，不短缺。對現(xiàn)場出現(xiàn)的用量變化信息應(yīng)及時通知供應(yīng)商。2、施工隊(duì)現(xiàn)場倉庫管理人員，必須對現(xiàn)場材料堆放場所做

11、出合理規(guī)劃，確保材料的堆放。第四章 物資申購的管理第一條 物資申購的規(guī)定1 、 物資的申購內(nèi)容必須符合項(xiàng)目施工計(jì)劃和物資月計(jì)劃的要求，申購物資的質(zhì)量技術(shù)要求必須得到技術(shù)管理部門的認(rèn)可，申購的數(shù)量需得到經(jīng)營預(yù)算員和倉庫的核實(shí)；其申購必須得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。2、申購的周期必須符合公司相關(guān)文件的規(guī)定，準(zhǔn)備足夠的提前期（主要材料申購周期按需求制表）。3、工程技術(shù)部門收到請購單后，必須對其要求核對，確認(rèn)無疑后則及時落實(shí)并實(shí)施采購。其流程：經(jīng)辦人（填寫請購單CKF-3）一部門負(fù)責(zé)人一工程技術(shù)部預(yù)算員一部門負(fù)責(zé)人一分 管工程領(lǐng)導(dǎo)一總經(jīng)理。第五章 供應(yīng)商貨款的核對和結(jié)算第一條 供應(yīng)商供貨款結(jié)算的對帳1 、采購主辦

12、人員必須協(xié)助各供應(yīng)商于每月底就本月貨款進(jìn)行對帳。2 、供應(yīng)商必須出具對結(jié)算清單隨送貨清單（回單）交工程技術(shù)部對帳。3、結(jié)算單需經(jīng)施工隊(duì)倉庫員、采購主辦人員、財(cái)務(wù)部三方確認(rèn)無誤后，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核有效。4、結(jié)算清單確認(rèn)有效時，主辦物資采購人員應(yīng)及時收取供應(yīng)商有效發(fā)票或收據(jù)及收料單連同結(jié)算清單，并據(jù)合同填制付款申請表呈送。第二條 供應(yīng)商貨款支付的請款及審批手續(xù)1 、采購主辦人員根據(jù)合同條款作付款申請表。2、分管經(jīng)理審批。3、財(cái)務(wù)部審批。4、分管工程領(lǐng)導(dǎo)審批。5、總經(jīng)理審批。6、財(cái)務(wù)部按合同約定支付貨款。7 上述權(quán)限或按公司文件執(zhí)。經(jīng)辦人一工程技術(shù)部負(fù)責(zé)人-財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人一分管工程領(lǐng)導(dǎo)一總經(jīng)理。第六章 合同管理第一條 物資購銷合同的管理必須由專人負(fù)責(zé)，使之處于受控管理狀態(tài)。第二條 購銷合同必須對應(yīng)各項(xiàng)目分別裝冊存檔管理，并編制合同查詢清單，注明編號，合同簽定日期、合同期限、產(chǎn)品名稱、合同金額、價(jià)格、支付條件等內(nèi)容。第三條 合同的附件既物資價(jià)格比較審批表和合同審批表均 須隨合同原件歸檔。第四條 在行合同與到期合同應(yīng)加標(biāo)簽予以區(qū)別標(biāo)識，并分別存檔。第五條 合同管理涉及企業(yè)機(jī)密，不得外傳。除信息（合同）管理員 和其它必需部門，其余人員均不得私自保存合同。第六條 合同的查閱、借出都必須辦理相關(guān)手續(xù)，及時歸還。第七章供應(yīng)商