郵件收發(fā)管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上郵件收發(fā)管理制度一、目的為規(guī)范公司郵件的收發(fā)管理，保證公司對外業(yè)務(wù)的正常開展并有效節(jié)約郵寄成本，避免造成公司資料的丟失及浪費(fèi)。二、適用范圍本公司全體員工三、定義郵件物品：指公司員工寄送/簽收的文件、資料、貨物及其他貨品等，物流除外。四、職責(zé)4.1辦公室：負(fù)責(zé)公司郵件物品的收發(fā)管理。4.2各部門：協(xié)助辦公室進(jìn)行部門郵件物品的發(fā)送、審批及接收。五、內(nèi)容5.1 郵件的接收5.1.1原則上郵件必須由收件人親自簽收，如收件人不便，可由辦公室代為接收。5.1.2辦公室收到文件，資料，貨物等郵件物品時(shí)，要及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門人員。未經(jīng)主人同意不得私自拆開郵件。5.1.3辦公室接收郵件

2、之前需對郵件進(jìn)行安全檢查，對可疑郵件一律拒收?？梢舌]件如：外包裝破損或外露過多的內(nèi)保護(hù)材料；模糊不清的地址或收件人；油污、有刺鼻異味或郵件包裝浸水變色；物品外部有不明的動力裝置或有滴答聲等。5.1.4物品接收人要在郵件簽收登記表上簽字接收，以備查驗(yàn)核對。5.1.5收件人在接收到辦公室通知后要及時(shí)前去領(lǐng)取郵件，如因不及時(shí)領(lǐng)取造成的郵件延誤、破損或丟失等，一切后果自行承擔(dān)。5.2郵件的發(fā)送5.2.1因工作需要，需向外部寄送文件、資料、貨物及其他物品者，必須先填寫郵件發(fā)送審核表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、辦公室主管簽字確認(rèn)，由辦公室聯(lián)系公司指定的快遞承運(yùn)單位統(tǒng)一發(fā)送。（各需求部門于每日17:00前提出需求，必要

3、時(shí)需將郵寄品交辦公室檢驗(yàn)。）5.2.2未經(jīng)登記或需郵寄物品無部門負(fù)責(zé)人審批的，辦公室可拒絕受理。5.2.3各需求人員必須在郵件發(fā)送審核表上詳細(xì)注明相關(guān)信息，以備查驗(yàn)核對，如資料登記不清楚或不完整者，辦公室有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對于無故拒不按要求填寫，且經(jīng)辦公室要求無效者，辦公室有權(quán)拒發(fā)該郵件，并將情況報(bào)備部門負(fù)責(zé)人處理。5.2.4填寫快遞單要求：用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。5.2.5寄件人將需寄發(fā)的物件備齊，與快遞單一起放到辦公室待核查。寄件人若因配件較重，需快遞人員直接到車間或倉庫取件的，必須安排一人陪同前往，禁止收件人獨(dú)自前往處理。5.2.

4、6郵寄后，寄件人需認(rèn)真記錄快遞單號等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負(fù)責(zé)，辦公室配合查核。5.2.7辦公室要保留好每次郵寄的存根（保管期限為一年），以備查驗(yàn)核對寄件信息并每月做一次郵件發(fā)送匯總表進(jìn)行快遞費(fèi)用核算。5.2.8嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的10倍處罰。5.2.9為便于寄回公司物品損壞時(shí)的索賠，外派人員必須選擇有資質(zhì)能出具發(fā)票的快遞物流公司。寄回公司的物品，由寄件人直接付款。原則上公司不承擔(dān)到付付款費(fèi)用。5.3寄件相關(guān)規(guī)定5.3.1郵件分類：A類：緊急件；B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）；C類：普通件（如資料、文件、普通配件等）；D類：普通信函、賀卡5.3.2快遞公司選擇參照表序號寄件類型選擇快遞公司1A與BEMS或順豐快遞2C與D普通快遞或平信（盡量節(jié)約成本） 5.4保價(jià)為避免風(fēng)險(xiǎn)，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000元至10000元的物品和易碎、易損件必須進(jìn)行保價(jià)，若未保價(jià)而物件發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、其他6.1附件附表1郵件發(fā)送審核表附表2郵件簽收登記表附件一郵件發(fā)送審核表寄件人事由收件人（姓名、電話、郵編、地址）