第1章 辦公自動(dòng)化基本知識(shí)

1、第第1章章 辦公自動(dòng)化基本知識(shí)辦公自動(dòng)化基本知識(shí) 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程本章目錄本章目錄1.11.1 辦公自動(dòng)化概述辦公自動(dòng)化概述1.2 1.2 辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡(jiǎn)介辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡(jiǎn)介1.3 1.3 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密辦公信息系統(tǒng)的安全與保密1.1 辦公自動(dòng)化概述辦公自動(dòng)化概述 1.1.1 辦公自動(dòng)化含義與作用辦公自動(dòng)化含義與作用1 1.1.2 辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次2 1.1.3 辦公自動(dòng)化的兩種模式辦公自動(dòng)化的兩種模式3 1.1.4 辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程4 1.1.5 辦公自動(dòng)化人員的技能要求辦公自動(dòng)化人員的技能要求5辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.1.1

2、辦公自動(dòng)化含義與作用辦公自動(dòng)化含義與作用 1辦公自動(dòng)化的含義辦公自動(dòng)化的含義 辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的一部分辦辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，機(jī)信息處理系統(tǒng)，其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以達(dá)到既定效率和質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以達(dá)到既定（即經(jīng)濟(jì)、政治、軍事或其它方面

3、的）目標(biāo)。（即經(jīng)濟(jì)、政治、軍事或其它方面的）目標(biāo)。 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程v 實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量。v 實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度。實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度。v 實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的智能化。實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的智能化。2辦公自動(dòng)化的作用辦公自動(dòng)化的作用1.1.2 辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次 1事務(wù)處理型事務(wù)處理型2管理控制型管理控制型3. 輔助決策型輔助決策型辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.1.3 辦公自動(dòng)化的兩種模式辦公自動(dòng)化的兩種模式 1. 個(gè)人辦公自動(dòng)化個(gè)人辦公自動(dòng)化 個(gè)人辦公自動(dòng)化指支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用個(gè)人辦公自動(dòng)化指支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用

4、技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報(bào)表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。報(bào)表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。辦公自動(dòng)化實(shí)例教程2群體辦公自動(dòng)化群體辦公自動(dòng)化 群體辦公自動(dòng)化用來(lái)支持群體間的動(dòng)態(tài)協(xié)同辦群體辦公自動(dòng)化用來(lái)支持群體間的動(dòng)態(tài)協(xié)同辦公，一般是指針對(duì)越來(lái)越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨公，一般是指針對(duì)越來(lái)越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動(dòng)辦公的技術(shù)和系統(tǒng)?；詣?dòng)辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。 1.1.4 辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程 1辦公自動(dòng)化的起源辦公自動(dòng)化的起源2辦公自

5、動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀3辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)辦公自動(dòng)化實(shí)例教程v 辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化v 辦公操作無(wú)紙化辦公操作無(wú)紙化v 辦公服務(wù)無(wú)人化辦公服務(wù)無(wú)人化v 辦公業(yè)務(wù)集成化辦公業(yè)務(wù)集成化v 辦公設(shè)備移動(dòng)化辦公設(shè)備移動(dòng)化v 辦公思想?yún)f(xié)同化辦公思想?yún)f(xié)同化v 辦公信息多媒體化辦公信息多媒體化1.1.5 辦公自動(dòng)化人員的技能要求辦公自動(dòng)化人員的技能要求 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程v 信息檢索信息檢索v 文稿處理文稿處理v 表格繪制表格繪制v 數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理v 圖表創(chuàng)建圖表創(chuàng)建v 幻燈片制作幻燈片制作v 文件共享文件共享v 網(wǎng)絡(luò)發(fā)布網(wǎng)絡(luò)發(fā)布v 辦公設(shè)備應(yīng)用辦公設(shè)備應(yīng)用1.2

6、 辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡(jiǎn)介辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡(jiǎn)介 1.2.1 辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)的含義1 1.2.2 辦公信息系統(tǒng)的組成辦公信息系統(tǒng)的組成2 1.2.3 辦公信息系統(tǒng)的類型辦公信息系統(tǒng)的類型3 1.2.4 辦公信息系統(tǒng)的功能辦公信息系統(tǒng)的功能4辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.2.1 辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)的含義 在在2000年年11月召開(kāi)的辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)業(yè)術(shù)研月召開(kāi)的辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)業(yè)術(shù)研討會(huì)上，專家們建議將辦公自動(dòng)化更名為辦公信息系討會(huì)上，專家們建議將辦公自動(dòng)化更名為辦公信息系統(tǒng)（統(tǒng)（Office Information Systems，簡(jiǎn)稱，簡(jiǎn)稱OIS），），認(rèn)為：認(rèn)為：OIS是以計(jì)

7、算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)。機(jī)信息系統(tǒng)。 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.2.2 辦公信息系統(tǒng)的組成辦公信息系統(tǒng)的組成 1辦公人員辦公人員2辦公信息辦公信息3辦公流程辦公流程4辦公設(shè)備辦公設(shè)備辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.2.3 辦公信息系統(tǒng)的類型辦公信息系統(tǒng)的類型 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程v 政府型政府型v 事業(yè)型事業(yè)型v 企業(yè)型企業(yè)型v 經(jīng)營(yíng)型經(jīng)營(yíng)型v 專

8、業(yè)型專業(yè)型v 案例型案例型v 控制型控制型v 事務(wù)型事務(wù)型1.2.4 辦公信息系統(tǒng)的功能辦公信息系統(tǒng)的功能 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1辦公信息系統(tǒng)的基本功能辦公信息系統(tǒng)的基本功能 從外在形式上看，辦公信息系統(tǒng)的基本功能包括八個(gè)方面從外在形式上看，辦公信息系統(tǒng)的基本功能包括八個(gè)方面: :公文管理公文管理 、會(huì)議管理、會(huì)議管理 、部門(mén)事務(wù)處理、部門(mén)事務(wù)處理 、個(gè)人辦公管理、個(gè)人辦公管理 、領(lǐng)、領(lǐng)導(dǎo)日程管理導(dǎo)日程管理 、文檔資料管理、文檔資料管理 、人員權(quán)限管理、人員權(quán)限管理 、業(yè)務(wù)信息管、業(yè)務(wù)信息管理理 。2辦公信息系統(tǒng)的功能框架辦公信息系統(tǒng)的功能框架 3網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的集成功能網(wǎng)絡(luò)化辦公

9、環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的集成功能 在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，一個(gè)完整的在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，一個(gè)完整的OISOIS應(yīng)具有七個(gè)方面的集成應(yīng)具有七個(gè)方面的集成化功能：建立內(nèi)部通信平臺(tái)化功能：建立內(nèi)部通信平臺(tái) 、建立信息發(fā)布平臺(tái)、建立信息發(fā)布平臺(tái) 、工作流程、工作流程自動(dòng)化自動(dòng)化 、文檔管理自動(dòng)化、文檔管理自動(dòng)化 、輔助辦公自動(dòng)化、輔助辦公自動(dòng)化 、業(yè)務(wù)信息集成、業(yè)務(wù)信息集成、實(shí)現(xiàn)分布式辦公。實(shí)現(xiàn)分布式辦公。 1.3 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密辦公信息系統(tǒng)的安全與保密 1.3.1 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義11.3.2 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素2

10、1.3.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理3 1.3.4 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法41.3.5 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對(duì)策方案辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對(duì)策方案5辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.3.1 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義 在辦公信息系統(tǒng)中，安全是指為防止有意或無(wú)意在辦公信息系統(tǒng)中，安全是指為防止有意或無(wú)意的破壞系統(tǒng)軟硬件及信息資源行為的發(fā)生，避免企業(yè)的破壞系統(tǒng)軟硬件及信息資源行為的發(fā)生，避免企業(yè)遭受損失所采取的措施，包括硬件安全、軟件安全、遭受損失所采取的措施，包括硬件安全、軟件安全、數(shù)據(jù)安全

11、和運(yùn)行安全；保密是指為防止有意竊取信息數(shù)據(jù)安全和運(yùn)行安全；保密是指為防止有意竊取信息資源行為的發(fā)生，使企業(yè)免受損失而采取的措施。資源行為的發(fā)生，使企業(yè)免受損失而采取的措施。 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.3.2 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素 1人為因素人為因素 人為因素是指系統(tǒng)運(yùn)行中由人的行為造成的不利因素。人為因素是指系統(tǒng)運(yùn)行中由人的行為造成的不利因素。2自然因素自然因素 自然因素是指自然界、環(huán)境等影響造成的對(duì)自然因素是指自然界、環(huán)境等影響造成的對(duì)OIS的不利因素的不利因素，如水災(zāi)、火災(zāi)、雷電、地震、電磁波等。這一類因素的危，如水災(zāi)、火災(zāi)、雷電、地震、電磁波等。這

12、一類因素的危害主要是針對(duì)系統(tǒng)設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、通信線路等的。害主要是針對(duì)系統(tǒng)設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、通信線路等的。3技術(shù)因素技術(shù)因素 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程v 物理方面物理方面v 軟件方面軟件方面v 數(shù)據(jù)方面數(shù)據(jù)方面1.3.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理 為確保辦公信息系統(tǒng)的安全，在系統(tǒng)安全和保密控制方面應(yīng)為確保辦公信息系統(tǒng)的安全，在系統(tǒng)安全和保密控制方面應(yīng)采取以下具體管理制度。采取以下具體管理制度。 (1) 建立計(jì)算機(jī)管理和監(jiān)察機(jī)構(gòu)，制定系統(tǒng)安全目標(biāo)和具體建立計(jì)算機(jī)管理和監(jiān)察機(jī)構(gòu)，制定系統(tǒng)安全目標(biāo)和具體的管理制度。的管理制度。 (2) 對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的關(guān)鍵場(chǎng)所，如主機(jī)房

13、、網(wǎng)絡(luò)控制室、數(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的關(guān)鍵場(chǎng)所，如主機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)控制室、數(shù)據(jù)介質(zhì)庫(kù)房和終端室，應(yīng)視不同情況進(jìn)行安全保護(hù)，重要部位應(yīng)據(jù)介質(zhì)庫(kù)房和終端室，應(yīng)視不同情況進(jìn)行安全保護(hù)，重要部位應(yīng)安裝電視監(jiān)視設(shè)備，有的區(qū)域應(yīng)設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)。安裝電視監(jiān)視設(shè)備，有的區(qū)域應(yīng)設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)。 (3) 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)啟用前進(jìn)行安全性檢查，重要部門(mén)的計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)啟用前進(jìn)行安全性檢查，重要部門(mén)的計(jì)算機(jī)在啟用前要報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行安全保密檢查，如有否計(jì)算機(jī)病毒在啟用前要報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行安全保密檢查，如有否計(jì)算機(jī)病毒或邏輯炸彈等非法程序侵入等。或邏輯炸彈等非法程序侵入等。 (4) 執(zhí)行主要任務(wù)的機(jī)構(gòu)應(yīng)該做到專機(jī)、專盤(pán)、專用；重要執(zhí)行主要

14、任務(wù)的機(jī)構(gòu)應(yīng)該做到專機(jī)、專盤(pán)、專用；重要數(shù)據(jù)應(yīng)定時(shí)、及時(shí)備份。數(shù)據(jù)應(yīng)定時(shí)、及時(shí)備份。 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.3.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理 (5) (5) 采用口令識(shí)別、分級(jí)授權(quán)、存取控制等成熟的采用口令識(shí)別、分級(jí)授權(quán)、存取控制等成熟的安全技術(shù)。安全技術(shù)。 (6) (6) 進(jìn)行安全審計(jì)，掌握非法用戶訪問(wèn)或合法用戶的進(jìn)行安全審計(jì)，掌握非法用戶訪問(wèn)或合法用戶的非法操作，以便發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題，及時(shí)制止非法活動(dòng)或非法操作，以便發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題，及時(shí)制止非法活動(dòng)或者對(duì)剛出現(xiàn)的問(wèn)題采取補(bǔ)救措施。者對(duì)剛出現(xiàn)的問(wèn)題采取補(bǔ)救措施。 (7) (7) 禁止使用來(lái)歷不明的磁盤(pán)，嚴(yán)

15、禁玩游戲；慎重使禁止使用來(lái)歷不明的磁盤(pán)，嚴(yán)禁玩游戲；慎重使用共享軟件，盡量不從網(wǎng)上下載軟件，來(lái)歷不明的電子用共享軟件，盡量不從網(wǎng)上下載軟件，來(lái)歷不明的電子郵件不要隨便查閱。郵件不要隨便查閱。 (8) (8) 完整地制作系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的備份，并結(jié)合完整地制作系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的備份，并結(jié)合系統(tǒng)的日常運(yùn)行管理與系統(tǒng)維護(hù)，做好數(shù)據(jù)的備份及備系統(tǒng)的日常運(yùn)行管理與系統(tǒng)維護(hù)，做好數(shù)據(jù)的備份及備份的保管工作。份的保管工作。 (9) (9) 敏感數(shù)據(jù)盡可能以隔離方式存放，由專人保管。敏感數(shù)據(jù)盡可能以隔離方式存放，由專人保管。 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.3.4 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法辦公信息系統(tǒng)安全與

16、保密的技術(shù)方法 1用戶認(rèn)證技術(shù)用戶認(rèn)證技術(shù)2安全監(jiān)視技術(shù)安全監(jiān)視技術(shù)3“防火墻防火墻”技術(shù)技術(shù)4終端識(shí)別技術(shù)終端識(shí)別技術(shù)5安全加權(quán)技術(shù)安全加權(quán)技術(shù)6反病毒技術(shù)反病毒技術(shù)7數(shù)據(jù)加密技術(shù)數(shù)據(jù)加密技術(shù) 8數(shù)字簽名技術(shù)數(shù)字簽名技術(shù) 9用戶的自我保護(hù)用戶的自我保護(hù) 辦公自動(dòng)化實(shí)例教程1.3.5 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對(duì)策方案辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對(duì)策方案 為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，一般安全要求不太高的為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，一般安全要求不太高的單位采用的辦公信息系統(tǒng)安全措施主要有：?jiǎn)挝徊捎玫霓k公信息系統(tǒng)安全措施主要有： （1）加強(qiáng)系統(tǒng)安全的制度建設(shè)，制定嚴(yán)格的信息）加強(qiáng)系統(tǒng)安全的制度建設(shè)，制定嚴(yán)格的信息系

17、統(tǒng)安全和保密管理制度；對(duì)有關(guān)涉秘人員，要簽訂系統(tǒng)安全和保密管理制度；對(duì)有關(guān)涉秘人員，要簽訂保密協(xié)議；對(duì)全部系統(tǒng)應(yīng)用人員進(jìn)行安全知識(shí)的宣傳保密協(xié)議；對(duì)全部系統(tǒng)應(yīng)用人員進(jìn)行安全知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)；加強(qiáng)系統(tǒng)使用人員的安全意識(shí)，培養(yǎng)他們數(shù)和培訓(xùn)；加強(qiáng)系統(tǒng)使用人員的安全意識(shí)，培養(yǎng)他們數(shù)據(jù)備份、信息保護(hù)、安全防范的基本能力。據(jù)備份、信息保護(hù)、安全防范的基本能力。 （2）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件以及）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行控制應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行控制和管理（例如對(duì)和管理（例如對(duì)Windows系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)機(jī)密碼，為應(yīng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)機(jī)密碼，為應(yīng)用程序設(shè)計(jì)用戶權(quán)限和用戶密碼、對(duì)涉秘核心人員的用程序設(shè)計(jì)用戶權(quán)限和用戶密碼、對(duì)涉秘核心人員的 辦公