基本建設項目檔案管理規(guī)范

1、Page 2基本建設工程項目檔案多專業(yè)驗收：檔案、規(guī)劃計劃、安全、環(huán)保、生產考核、質量評定、竣工審計、職業(yè)衛(wèi)生、消防驗收等工程評優(yōu)、施工資質申報核定都要求完備、規(guī)范的工程項目檔案。1油田：修訂基本建設檔案管理規(guī)范 下發(fā)關于加強重點基建工程項目檔案管理的通知， 前期介入、全程跟蹤、嚴格驗收(溝通與合作)。3總部：加強工程驗收工作，檢驗設計質量與施工質量；主要設備材料質量；評價投資效果。2Page 3基本建設工程項目檔案在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表

2、、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。Page 4基本建設工程項目檔案基本建設文件和檔案具備特征：基本建設文件和檔案具備特征：1 分散性和復雜性；2 繼承性和時效性；3 全面性和真實性；4 隨機性；5 多專業(yè)性和綜合性 ；6. 載體多樣性（紙質載體、光盤載體、磁性載體、實物載體等）Page 5基本建設工程項目檔案 1.范圍 2.規(guī)范性引用文件 3.術語和定義 4.總則 5.項目文件的收集 6.項目竣工文件的編制 7.項目檔案的整理 8.項目檔案的歸檔與移交 9.檔案的保管與利用 10.檔案的鑒定與銷毀 11.檔案的統(tǒng)計 Page 6基本建設工程項目檔案管理規(guī)范本標準按照GB/T 1.1

3、-2009標準化工作導則 第1部分：標準的結構和編寫給出的規(guī)則起草。本標準是對QG/SHSLJ0018-2002基本建設檔案管理規(guī)范的修訂。本標準與QG/SHSLJ0018-2002相比主要變化如下：將原標準名稱基本建設檔案管理規(guī)范改為基本建設工程項目檔案管理規(guī)范；依據(jù)工作流程調整了標準結構，見第4、7章。本標準的附錄A、B為規(guī)范性附錄。本標準由勝利石油管理局檔案管理中心提出。本標準于1991年首次發(fā)布，2002年第一次修訂，本次修訂為第二次修訂。 Page 7基本建設工程項目檔案管理規(guī)范1.范圍本標準規(guī)定了基本建設工程項目(以下簡稱項目)檔案的收集、編制、整理、歸檔、移交、保管、利用、鑒定、

4、銷毀、統(tǒng)計的要求和方法。本標準適用于各部門、單位的新建、改建、擴建、技術改造等項目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗收。工程類別不同，驗收不同，監(jiān)督指導全覆蓋Page 8基本建設工程項目檔案管理規(guī)范2.規(guī)范性引用文件 GB/T118222009 科學技術檔案案卷構成的一般要求。 GB/T10609.3 技術制圖 復制圖的折疊方法 QG/SH1020 0017 檔案分類規(guī)則Page 9基本建設工程項目檔案管理規(guī)范在基建項目檔案管理中還應掌握：在基建項目檔案管理中還應掌握： 國檔局基本建設項目檔案項目檔案資料管理暫行規(guī)定 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范DA/T28-2002 石油化工

5、建設工程項目交工技術文件規(guī)定SH/T3503-2007 油氣田地面建設工程項目竣工資料和交工技術文件編制規(guī)定 Q/SH0249-2009 石油化工建設工程項目施工過程技術文件規(guī)定SH/T3543-2007 石油化工建設工程項目監(jiān)理規(guī)范SH/T3903-2004 中國石化建設項目檔案驗收評分實施細則V3.0 基本建設工程項目檔案資源歸檔管理實施細則 石化股份建2008357號 中國石化股份公司建設工程項目竣工驗收工作管理規(guī)定 中國石化辦2011119號 中國石化建設項目檔案驗收細則Page 10基本建設工程項目檔案管理規(guī)范 3.術語和定義 原標準名稱基本建設檔案管理規(guī)范改為基本建設工程項目檔案管

6、理規(guī)范。 建設工程項目：經批準按照一個總體設計進行施工，經濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設單位。它由一個或若干個具有內在聯(lián)系的工程所組成。 Page 11基本建設工程項目檔案管理規(guī)范單位工程 subunit of project 具有獨立設計文件、可獨立組織施工，但建成后不能獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程。 （或 具有獨立設計文件、可獨立組織施工，在工藝系統(tǒng)上完成某種反應過程或實現(xiàn)某種輔助功能的系統(tǒng)或工段）。 比如乙烯裝置的裂解爐區(qū)、急冷區(qū)、壓縮區(qū)、原料罐區(qū)等設計劃定的工藝區(qū)域；聚丙烯裝置的聚合單元、丙烯回收單元、原料精制單元等。2單項工程 unit of

7、 project 建設工程項目中具有獨立設計文件、可獨立組織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程。 比如 :齊魯石化72萬噸/年乙烯改擴建工程，72萬噸/年乙烯裂解裝置改造、20萬噸/年苯乙烯裝置改造、37萬噸/年聚氯乙烯裝置、20萬噸/年辛醇裝置等分別為一個單項工程。13.術語和定義Page 12基本建設工程項目檔案管理規(guī)范3.術語和定義項目文件 records of project 驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像或以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式的全部文件。包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。項目前期文件 prophase records of proje

8、ct 工程開工以前在立項、審批、招投標、征地、勘察、設計、采購以及工程準備過程中形成的文件。項目竣工文件 records on completion of project 項目竣工時形成的反映施工（指建筑、安裝）過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖和項目監(jiān)理文件組成。項目施工文件 implementing records of project 項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。項目竣工圖 drawing on completion of project 項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。項目監(jiān)理文件 records of supervision 監(jiān)理單

9、位對項目工程質量、進度和建設資金使用等進行控制的文件。Page 13基本建設工程項目檔案管理規(guī)范3.術語和定義項目竣工驗收文件 records of test on completion 項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件。項目檔案 archives of project 經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。（由項目文件轉化而來）。項目文件歸檔 filing of project records 建設工程項目的設計、采購、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設單位或受委托的承包單位移交經整理的全部相應文件；項目建設單位各機構將項目各階段形成并經過整理的文件定期報送檔案管理機構。項目檔案移交

10、transfer of project archives 項目竣工驗收后，建設單位根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向業(yè)主單位、生產使用單位、項目主管部門及有關檔案管理部門移交有關項目檔案。電子文件 electronic records 指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并在通信網絡上傳送的文件。Page 14基本建設工程項目檔案管理規(guī)范4.總則項目建設單位（業(yè)主、項目法人）負責組織、協(xié)調和指導勘察、設計、采購、施工、監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。在簽訂項目設計、采購、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文

11、件以及所提交文件的整理、歸檔責任。項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)。建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構件及設備供應單位應根據(jù)本規(guī)范的要求，完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。Page 15基本建設工程項目檔案管理規(guī)范5.項目文件的收集項目施工階段項目文件的形成和積累項目準備階段項目試運行階段Page 16基本建設工程項目檔案管理規(guī)范 項目文件產生于項目建設全過程，其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制，并有相應的檢

12、查、控制及考核措施。 檔案部門負責對項目各階段歸檔文件材料的積累進行監(jiān)督、指導。(檔案部門的責任)項目文件的形成和積累Page 17基本建設工程項目檔案管理規(guī)范5.項目文件的收集項目施工階段項目文件的形成和積累項目準備階段項目試運行階段Page 18基本建設工程項目檔案管理規(guī)范 建設單位各部門負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備、工藝和涉外文件。 勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。 材料、設備采購單位負責收集、積累合同范圍內材料、設備質量證明文件。項目準備階段Page 19基本建設工程項目檔案管理規(guī)范5.項目文件的收集項目

13、施工階段項目文件的形成和積累項目準備階段項目試運行階段Page 20基本建設工程項目檔案 項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總。 建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件。 項目監(jiān)理單位負責收集、積累項目監(jiān)理文件。 建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。項目施工階段Page 21基本建設工程項目檔案管理規(guī)范5.項目文件的收集項目施工階段項目文件的形成和積累項目準備階段項目試運行階段P

14、age 22基本建設工程項目檔案管理規(guī)范 試運行單位負責收集、積累在生 產技術準備和試運行中形成的文件。 項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件。項目試運行階段Page 23基本建設工程項目檔案管理規(guī)范收集范圍反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全,歸入建設工程項目檔案。各種載體的項目文件應收集電子文件（最終版），電子文件與原件一致。含義：各類載體、應歸項目收集齊全、紙質與電子版一一對應，竣工圖歸檔最終版 收集范圍 本標準的歸檔范圍主要包括：可行性研究、 勘察資料、 設計文件、 項目管理文件、 施工文件、

15、監(jiān)理文件、 工藝設備文件、 科研項目、 涉外文件、 生產技術準備及試生產、 財務及器材管理、 竣工驗收文件。 項目文件歸檔范圍還可參照：總部基本建設項目檔案歸檔范圍、所執(zhí)行標準的歸檔范圍（不漏不重）。 Page 24基本建設工程項目檔案管理規(guī)范50年以上15年以下（含15年）1650年以下（含50年） 短期： 長期： 永久：或永久與定期Page 25基本建設工程項目檔案管理規(guī)范收集時間 各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。 引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔，再行譯校、復制和分發(fā)使用。Page 26基本建設工程項目檔案管理規(guī)范項目文件質量要求歸檔

16、的項目文件應為原件。內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。內容必須真實、準確，與工程實際相符合。字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備。應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不應用易褪色的書寫材料(紙張也非常重要)，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙等。文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4(297mmX210mm)，圖紙宜采用國家標準圖幅。復印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。錄音、錄像文件應保證載體的有效性。電子文件應以光盤為長期儲存介質。Page 27基本建設工程項目檔案管理規(guī)范1)竣

17、竣工文件工文件編制要求編制要求 項目施工及調試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應根據(jù)工程實際情況和行業(yè)規(guī)定、標準以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件。 (檢測單位負責合同范圍內或委托范圍內無損檢測報告和其他檢驗試驗報告的編制。) 竣工文件由施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核。 主要內容有: 施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質量評定文件、材料(構、配件)質量保證書及復試文件、測試 (調試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質量事故報告等。6.項目竣工文件的編制Page 28基本建設工程項目檔案管理規(guī)范1)竣竣工文件工文件編制要求編制要求 對施工文件、施工圖及設備技術文

18、件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標注到相應的文件上。 與施工圖有關的設計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨組卷，但應由項目主管部門或建設單位作出統(tǒng)一規(guī)定。 為易褪色材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件。6.項目竣工文件的編制Page 29基本建設工程項目檔案管理規(guī)范6.項目竣工文件的編制2)竣竣工圖工圖編制要求編制要求 各項新建、改建、擴建、技術改造、技術引進項目，在項目竣工時要編制竣工圖。 竣工圖的編制單位由行業(yè)主管部門規(guī)定或按照合同約定。(3503、0249對此有不同規(guī)定) 按圖施工無變動的，可用原詳細工程設計文件作為竣工圖。 在施工中發(fā)生過設計變更的，應按最終修改狀況繪制竣工圖。 竣工圖完成后應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖章式樣見圖；竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。 注意：竣工圖章的日期按實際填寫。日期在設計單位審核日期之后.竣工圖和竣工圖的電子版需是最終版。Page 30基本建設工程項目檔案管理規(guī)范竣工圖章樣式Page 31基本建設工程項目檔案管理規(guī)范 竣工圖章樣式（公司）竣竣 工工 圖圖施