外貿(mào)信函的實(shí)例【新】.doc

1、外貿(mào)信函的實(shí)例例一：150 kensington road brooklyn，new york 12，ny june 10 1985 例二：established 1900 telephone：chicago envelope pany cable addre ss：calumet 4251 2901-2917 indiana avenue envelope chicago refno chicago，illinois codes used：march 16 1982 all codes rentleys pre ferred 注：實(shí)例中央上面established 1900是指該公司創(chuàng)立于1

2、900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細(xì)小字（telephone）是電話號碼，refno（等于correspondence reference no）是“信件編號”，其用途是便于索引，按此號碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細(xì)小字（cable address）電報掛號，用于發(fā)收電報。這個公司只有“envelope chicago”二個字就夠了，其手續(xù)費(fèi)和電報費(fèi)均能節(jié)省。（codes used）即“使用電訊密碼簿”。（all codes，re

3、ntlevs preferred）即“在所有密碼簿中，請選用（rentley）密碼簿”。例三：17philpot lane，london，ec3， 25 april，1991 寫信頭還需要注意的一點(diǎn)是，在寫日期時，要區(qū)分開英國習(xí)慣和美國習(xí)慣。如1995年5月2日，按英國習(xí)慣，應(yīng)寫為“2ndmay，1995”按美國習(xí)慣是“may 2，1995”。（3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如：messrsallen son（1919）pty，ltd， 155，flinders lane， melbourne， c1 australia march

4、16，1991 messrssmith james，inc 500 nort on bldg seattle 4，wash usa 寫收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細(xì)，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因?yàn)槁殬I(yè)、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區(qū)域的寫法是完全不一樣的。（4）稱呼。商貿(mào)英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼，相當(dāng)于中文書信“敬啟者”，例如：dear sir dear sirs， dear madam，dear ladies， gentlemen： dear mesdames， dear sir and madam，ladies

5、 and gentlemen：在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是gentlemen（美國式）和dear sirs（英國式）二種?？梢?，在商貿(mào)英文書信的稱呼中，由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫dear sirs或gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時，才加上人名，如dear mrsmall。在這里，dear sirs就相當(dāng)于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛的先生”。另外，由于英、美習(xí)慣的不同，還要注意在“dear sirs”之后，通常用“，”號，而美國式“gentlemen”之后，則應(yīng)用“

6、：”號。（5）正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“c”，即禮貌（courtesy）、簡潔（conciseness）、明了（clarity）、正確（correctness）和完整（pleteness），以準(zhǔn)確表達(dá)自己的商貿(mào)意圖。正文應(yīng)從稱呼下一行開始寫，信紙?jiān)谧笥覂蛇叾家艏s一寸寬的空白，以保持書信應(yīng)有的齊整格式。同時，一封信要按內(nèi)容分成幾段，不要把一封長信寫成單獨(dú)的一段。為了明確起見，商貿(mào)英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿(mào)英文書信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述，以利于所談事

7、情能及時得到處理。（6）結(jié)束語。是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語，一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是：yours truly（你的真誠的），yours sincerely（你的忠誠的）yours faithfully（你的忠實(shí)的），等等。在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中，還可用yours most cordially（你的最真誠的）或yours respectfully（你的恭順的）等。（7）簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱，相當(dāng)于我國的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用于

8、個人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認(rèn)簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。例如：yours truly， fidelity trading coing （簽 名）hbhaslehurst general manager very truly yours， itinpormation （簽 名）director h ose m very truly yours， united exporters pany （簽 名）max de hes very truly yours， lewers cooke，limited （簽 名）ewtwelmeyer purchasing department very truly yours， stern，mcrgenthau co，inc （簽 名）edward nmegay machinery division 在商貿(mào)英文書信中，即使是對認(rèn)識的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務(wù)是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務(wù)的權(quán)威。商貿(mào)英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)束語和簽名外，有的信還要注明收發(fā)信