淺析檔案信息資源的開發(fā)與利用

1、淺析檔案信息資源的開發(fā)與利用     論文摘要：隨著人類知識生產(chǎn)的日新月異，高新科技產(chǎn)業(yè)化的進程加快，現(xiàn)代科技在各個產(chǎn)業(yè)的滲透以及在全球范圍的迅速擴散，人類正走向信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、知識化、科技創(chuàng)新化這一切都使得傳統(tǒng)的利用方式與模式發(fā)生著深刻的變化，檔案信息資源的開發(fā)與利用成為檔案界關(guān)注的焦點之一。在知識經(jīng)濟的新形勢下，檔案信息資源的管理與大力開發(fā)，是能為各方面服好務(wù)的關(guān)鍵所在，在工作中，應(yīng)該把檔案信息資源的管理與開發(fā)作為檔案部門做好檔案工作的中心任務(wù)和思想。 關(guān)鍵詞：檔案信息資源開發(fā)方法 目前，我國各級各類檔案館有3574個，保存著整個國家各種門類

2、各種載體的檔案，總館蘊藏量176億多卷件，其中綜合檔案館有2980個。綜合檔案館是按區(qū)域設(shè)置的收集和永久保管多種門類的檔案和有關(guān)資料，并向社會提供利用的機構(gòu)。它更是面向社會、面向大眾、為本地區(qū)廣大群眾服務(wù)的信息中心和陣地。因此，在經(jīng)濟條件下，加強對檔案信息資源利用開發(fā)這一個重要課題的探討，對于綜合檔案館的建設(shè)和發(fā)展有著十分重要的意義。 一、開發(fā)利用檔案信息資源的重要性 檔案是信息的一種，檔案部門是儲存，輸送信息的一個部門。因此，開發(fā)信息資源包括檔案部門，也適用于檔案部門。在知識經(jīng)濟的新形勢下，大力開發(fā)檔案信息資源，為社會各方面服務(wù)，應(yīng)該把開發(fā)檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)

3、思想。 1、開發(fā)檔案信息資源是提高經(jīng)濟效益，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的需要 企業(yè)作為經(jīng)濟建設(shè)的主要戰(zhàn)場，要取得好的經(jīng)濟效益，單靠現(xiàn)有生產(chǎn)條件組織生產(chǎn)、管理、銷售等項工作，而不憑檔案信息進行決策、規(guī)劃組織生產(chǎn)，對于現(xiàn)代企業(yè)，肯定是行不通的。只有積極開發(fā)利用檔案信息資源并同時把檔案信息與市場流通有機地結(jié)合起來，才可能作出正確決策，才能有效地搞好綜合服務(wù)。 2、開發(fā)檔案信息資源，是加強精神文明建設(shè)的需要 大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設(shè)的重要內(nèi)容，可以說，檔案是的重要內(nèi)容和生動素材，利用檔案中的生動素材進行政治思想教育可以收到良好的效果。 二、開發(fā)利用檔案信息資源的方法和

4、途徑 1、豐富并改善檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源保障體系 檔案部門要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。 (1)從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散，設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。 (2)從檔案館來說，要堅持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質(zhì)量進行控制。 (3)要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案資源征集工作，要想設(shè)法收集散存在社會和個人手中的檔案資料。 (4)要改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位

5、的專門檔案接收力度。 (5)要加強與專業(yè)檔案館、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現(xiàn)館際交流，資源共享。 2、改進和更新檔案利用的方法與技術(shù)，加強檢索工具體系建設(shè)，建立檔案目錄中心 隨著檔案數(shù)量的急劇增加和現(xiàn)代社會對檔案利用頻繁需求，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不適應(yīng)檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用的方法，并盡可能地使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是技術(shù)和現(xiàn)代縮微技術(shù)等。 目前，各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現(xiàn)象存在，加強檢索工具體系建設(shè)和建立檔案目錄中心已成為一項重要任務(wù)。編制的檢索工具應(yīng)力

6、求符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，館藏性、查找性、指導(dǎo)性檢索工具應(yīng)配套，并能把館藏檔案的內(nèi)容特征、形式特征和儲存地點揭示出來。各級檔案部門應(yīng)建立檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過實體分散、目錄集中的方法匯集起來，實現(xiàn)檔案資源的共享。 3、正視現(xiàn)實，轉(zhuǎn)變觀念，拓寬檔案信息資源開發(fā)利用工作的服務(wù)范圍 檔案部門要有效的開發(fā)利用檔案信息資源，首先必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動服務(wù)觀念、開放觀念、競爭觀念、協(xié)作觀念和市場觀念等五種全新的觀念。其次是做好以下四個方面的工作：(1)在繼續(xù)搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作為機關(guān)、團體和企事業(yè)單位服務(wù)的同時，切實關(guān)注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用。(2)要改

7、變單純依靠檔案部門進行檔案信息開發(fā)的作法，走聯(lián)合開發(fā)之路，切實增強參與意識，自覺擴大檔案部門的社會接觸面，根據(jù)黨和政府各方面的中心工作，結(jié)合檔案部門實際，有重點的開發(fā)檔案信息資源。(3)在檔案信息的手段上，要打破常規(guī)，充分利用檔案部門信息開發(fā)的優(yōu)勢，通過各種有效的傳播手段，擴大檔案館(室)在社會公眾中的影響。(4)要注重檔案館(室)新的社會功能的開拓，積極主動介入愛國主義、國情教育等精神文明建設(shè)活動中去，不斷擴大檔案信息開發(fā)工作的社會影響。 4、切實加強現(xiàn)代高新信息技術(shù)研究，努力造就新型檔案專業(yè)人才 現(xiàn)代高新信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對檔案信息資源的開發(fā)利用產(chǎn)生了巨大的影響，文件歸檔、電子檔案管理以及

8、電子技術(shù)處理，為檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的課題。因此，我們應(yīng)重點抓好以下工作：(1)高度重視信息技術(shù)的規(guī)范化，大力扶植相關(guān)理論的研究，如檔案信息開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)庫等。(2)積極推進檔案部門計算機管理系統(tǒng)的建設(shè)。目前，檔案部門人員少而館(室)藏量大，使用計算機對檔案信息進行檢索、編究、，可以大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。計算機的使用，為檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享創(chuàng)造了條件。(3)要努力提高檔案信息開發(fā)人員的素質(zhì)。檔案信息開發(fā)人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平?jīng)Q定了開發(fā)工作水平和質(zhì)量，而現(xiàn)代的檔案信息開發(fā)工作涉及到多方面的知識，這就要求開發(fā)人員拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。 5、靈活多

9、樣，廣泛求實，搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會條件 檔案部門在宣傳檔案法的同時，還應(yīng)加大力度，采取多種形式，加強檔案信息社會宣傳。首先要加強有關(guān)檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道檔案是什么，檔案有什么作用，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導(dǎo)更多的人利用檔案。其次，要加強有關(guān)檔案利用工作的宣傳，宣傳如何利用檔案，從而引導(dǎo)人們用好檔案。再次，要加強檔案開放目錄或開放檔案信息內(nèi)容的宣傳，使人們了解館(室)檔案的內(nèi)容，引導(dǎo)人們有針對性的利用檔案。 6、完善檔案的政策與法規(guī)，擴大檔案利用或開放的范圍，改善利用 檔案部門要認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法及、法規(guī)的規(guī)定，要適應(yīng)社會發(fā)展的需要

10、，要維護公民利用檔案的權(quán)利，要全力以護搞好檔案信息資源開發(fā)工作。第一，檔案部門要依法開放檔案。第二，要建立健全解密制度，處理好保密與利用的關(guān)系。第三，檔案部門要積極主動地了解社會需求，盡可能開放對社會利用面廣、利用量大、利用頻率高的檔案。第四，提高開放檔案的社會效率。簡化手續(xù)，開展服務(wù)，方便利用。要不斷完善檔案利用政策與法規(guī)，從根本上形成有中國特色的、系統(tǒng)的檔案利用法規(guī)體系，為檔案信息資源開發(fā)工作提供強有力的法律保障，為檔案信息資源的開發(fā)利用構(gòu)建和諧的社會環(huán)境。 7、針對社會熱點問題開發(fā)檔案信息資源 所謂的社會熱點問題，就是某個時期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強烈關(guān)心的問題。針對這些熱點問題，把保存中的有關(guān)信息和現(xiàn)實有關(guān)信息加以整理匯編，提供給領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作為解決熱點問題的參考。因為這種開發(fā)針對性強，所以很容易引起領(lǐng)導(dǎo)同志的興趣和關(guān)注，也能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)起到