內(nèi)部文件編號規(guī)則

1、公司內(nèi)部文件編號規(guī)那么1.目的 加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件的識別、追溯和控制，標(biāo)準(zhǔn)存檔，確保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。 2.適用范圍 適用于廣東攜手物流科技總部各部門文件的編號管理和控制。 a) 技術(shù)類文件：是指在公司的研發(fā)、運(yùn)營、效勞等各個環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件和資料。 b) 其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、 等； c)編號文件包括紙介文件以及電子文件。 3.編號方法 3.1 公司名稱約定 公司全稱：廣東攜手物流科技 簡 稱：攜手科技、攜手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd yyyy:年份：用四位數(shù)字表示公

2、元年份，如2021表示公元2021年。 Mm 月份：用兩位數(shù)字表示月份，缺乏兩位時，用零補(bǔ)齊，如03表示第3月。 dd 某日：用兩位數(shù)字表示當(dāng)日，缺乏兩位時，用零補(bǔ)齊，如05表示第5日。 例如： 2021-10-12或20211012表示2021年10月12日 3.3 文件版本編號 下面是對文件版本進(jìn)行編號要遵守的標(biāo)準(zhǔn)： 起草版本的編號為 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.10。 版本編號可以根據(jù)工程需要延伸到假設(shè)干層，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以確認(rèn)后，即正式版本編號應(yīng)該始自1.0，版本編號不斷變化為：1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。

3、工程可以根據(jù)需要將版本編號晉升為2.0，2.1, 2.2等。3.4 技術(shù)文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMM XS：公司名稱縮寫 AA：工程名稱 NN：版本號，參見3.3節(jié) YYYYMM：年月 3.5 其他文件的編號 3.5.1 公司規(guī)章制度和管理文件 公司規(guī)章制度和管理文件的編號格式為：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】號dd DN：大寫英文字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該局部編碼省略； 如該文件是部門內(nèi)部管理制度，那么應(yīng)標(biāo)記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應(yīng)的部門代號如下： 總裁辦：ZG 財務(wù)部：CW 技術(shù)部：JS 人事部：HR 運(yùn)營中心：OP

4、 TT文件類型：規(guī)章制度RR，指公司公布執(zhí)行的各種規(guī)章制度； 質(zhì)量管理文件QS，公司運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。 nnnn：文件流水號 dd：文件版本號 YYYY：年份例如：考勤管理制度的文件編號為：XS-RR-17【0404】號-2.0，表示2021年4月發(fā)布的第四份文件：考勤管理制度2.0版，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。 3.5.2 合同協(xié)議 見“公司合同分類編號規(guī)那么3.5.3 發(fā)出的 編號結(jié)構(gòu)為：XS-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnn AA：人員 R表示收到 ，S表示發(fā)出 BB： 的主題不超過15個漢字 yyyymmdd：表示日期 nnn： 流水號 屬于臨時文件，一般

5、不做長期保存，如需要保存，那么應(yīng)對其復(fù)印，并以外來文件的命名規(guī)那么進(jìn)行命名,并且與外來文件一起管理。 例如： XS-張三-R-珠海下月訂單的回復(fù)-20211012-01 表示在2021年10月12日收到從珠海發(fā)來的 ，主題為“下月訂單的回復(fù)。3.5.4 電子郵件的命名規(guī)那么 電子郵件需要?dú)w檔管理時，按 的命名規(guī)那么命名。 3.5.5 外來文件 外來文件結(jié)構(gòu)為：XS- AA-BB -yyyymmdd - nnnAA：工程名稱 BB：文件來源 yyyymmdd：發(fā)文年月日nnn：文件流水號 例如： XS-采購訂單-佳島-20211012-01 3.5.6對外發(fā)文 指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。

6、 其格式為：yyyymmdd XS外文字第nnn號 yyyymmdd：發(fā)文的年月日 nnn：文件流水號 3.5.7 會議紀(jì)要 指公司內(nèi)部會議的記錄等，格式：XS-DN-yyyymmdd-AB-nnnDN：部門假設(shè)為公司全體部門參加的，那么可省略 yyyymmdd：日期，詳見3.2日期表示 AB：會議主題不超過15個漢字 nnn：文件流水號 例如： XS-20210401-運(yùn)營中心周例會-011 3.5.8 其它文件 周工作方案：XS- yyyymmdd -周報- AB-nnn 工作任務(wù)單：XS- yyyymmdd -任務(wù)單- AB-nnn 出差報告單：XS-yyyymmdd -出差報告-AB-nnn 工 資 單：XS-yyyymm -工資單- CW-nnn yyyymmdd：日期，詳見3.2日期表示 AB：人員 CW：財務(wù)部 nnn：文件流水號 例如：XS-20210315-周報-張三-0213.5.9 文件附件 所有文件，如另外附有文件附件、相應(yīng)表格、補(bǔ)充文件等，采用在原有文件編號后附加：- Xnn-NA X為附加內(nèi)容類別：T表格，A附件，S補(bǔ)充文件 nn：附件流水號 NA：附件名稱 例如：考勤管理制度的編號為：XS