行文規(guī)范的調(diào)查研究

1、關于徐州工程學院公文行文規(guī)范性的調(diào)查研究09涉外1班陸志霞25號摘要 行文規(guī)則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守公文行文規(guī)范性的原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產(chǎn)生。關鍵字 行文規(guī)范性 通知 報告正文行文規(guī)則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守公文行文規(guī)則，公文處理就有了依據(jù)，各單位部門就可以按章辦事、按程序辦事，實現(xiàn)協(xié)調(diào)運轉。按照行文規(guī)則行文可以避免機關無效行文，提高公文運轉效率，從而極大的提高機關工作效率、管理效益和社會效益。退一步講，遵守公文行文規(guī)則也是每一位從事文秘工作的人員所

2、必須認真執(zhí)行的?？偠灾?，無論是從機關還是從公文寫作者的角度來說公文行文規(guī)范性都是必要和必須的。公文行文是否規(guī)范不僅體現(xiàn)了公文寫作者的素養(yǎng)，而且也是一個單位的形象。要了解一個單位或部門的公文行文規(guī)范性的現(xiàn)況，首先就必須對其的公文進行調(diào)查研究。一、對徐工公文行文規(guī)范的調(diào)查通過對徐州工程學院電子公文的瀏覽閱讀，發(fā)現(xiàn)徐工公文以通知為主，除此之外還有少量的報告等。通知是“批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員”時使用的一種公文。在法定公文中，通知是使用范圍最廣、使用頻率最高的一種文本。因為通知使用的范圍廣、種類多，包括指示性通

3、知、轉文性通知、事務性通知、任免通知。而且通知是發(fā)文機關受限最少的文種之一，它的發(fā)文機關不受性質(zhì)和級別的限制。所以徐工公文以通知為主是正確的選擇。二、公文規(guī)范性基本狀況介于本人找到的徐州工程學院的公文有通知、報告，所以下面將依次對其進行公文規(guī)范性的分析。（一）通知1、傳達性通知 傳達性通知是上級機關向下級機關布置帶有普遍性的工作、作出相應的指示，布置工作，對某一事項進行處理時使用的通知。發(fā)文字號包括機關代字、年份、序號三個要素。年份書寫時兩面加六角括號，發(fā)文序號不編虛位、不加第字，只寫數(shù)字。這一點基本上徐工的公文都是按要求寫的。但是關于發(fā)文字號的位置不準確，應以置于版頭之下正中位置為宜。簽發(fā)人

4、應標注在發(fā)文機關右側適當位置，居右空一字。而此例空了兩字。公文的發(fā)文字號和簽發(fā)人的字體字號都有特殊要求。發(fā)文字號一般用3號仿宋體字?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體標示，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標示簽發(fā)人姓名。雖然此例沒有什么大的錯誤，只有一些細微的不足?？墒菍τ谝黄膩碚f嚴謹是基礎，只有注意每一個細節(jié)才能做的越來越好。認真細致是一種做事做人的態(tài)度，也是十分重要的品質(zhì)。將兩篇傳達性公文進行對比，可以明顯的發(fā)現(xiàn)后一個的不足之處，就是序號的層級性，依次為：一、（一）、1等。與上面相同也是細微的錯誤。這篇公文的附件出現(xiàn)了混亂。正文中出現(xiàn)了附件2，雖然下面附件出現(xiàn)了兩次，但是沒有明確的標注附件2。如果

5、有附件2的話，大概應該是指主題詞下附的表。而事實情況是，兩個附件的標題是相同的，只是后一個制作了一個樣表而已。所以本人覺得可以將第二個附件的表作為第一個附件后的標題的可下載的超鏈接的形式。這樣即明晰又簡潔方便。此外，這篇公文的承辦印制文件部門、印制日期、印刷分數(shù)的位置稍有不妥。印發(fā)份數(shù)應寫在印制日期之前，并與之同行。2、轉文性通知 轉文，就是把現(xiàn)有的公文轉給下級機關了解與執(zhí)行。轉發(fā)性通知包括批轉性通知和轉發(fā)性通知兩種。下面舉一例轉發(fā)性通知：這是一篇將上級機關發(fā)下來的文件轉發(fā)給下級機關的行政類文件，而批轉、轉發(fā)發(fā)布的非法規(guī)性的文件一般不使用書名號。所以此篇的標題中的書名號要去掉，標題中的兩個“通

6、知”前一個可改為“文件”。主送機關和正文首句的標點使用非常正確：同級別之間用頓號，不同級別之間用逗號。主送機關有些繁瑣，可以適當合并。正文首段應空兩字。雖然“轉發(fā)給你們”是比較常用的轉文性用語，不過還是覺得有些口語化，不符合公文語言的莊重性原則。這篇轉發(fā)性公文還有一個較大的問題，就是關于附件，附件要注明名稱和件數(shù)。例：附件：1××××附件：2××××。附件前空兩字，不能頂格寫，兩個附件就寫兩行并對齊，附件名稱后不加標點。附件的字體一般用三號仿宋體字標識。最后，公文要標注成文日期，兩個以上機關聯(lián)合發(fā)文，以最后一個機關

7、領導人的簽發(fā)為準。日期要用大寫。行政機關公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只表示成文時間并加蓋印章。3、知照性通知知照性通知是只有告知性，沒有指導性，單純通知一件事情的通知。這是一個關于教職工網(wǎng)銀辦理業(yè)務的通知，有以下幾點不足。首先，通知的標題只有文種“通知”兩字。應該加上發(fā)文機關和事由，如標題可寫為：徐州工程學院關于教職工建行網(wǎng)銀等業(yè)務辦理的通知。因為是徐州工程學院內(nèi)部網(wǎng)上的通知，所以發(fā)文機關可以省略。其次，主送機關不明確，應該注明具體的讀者是教職工而不是學生或其他人。接著正文中的一些語言值得推敲，如“從即日起”可以去掉“從”直接寫“即日起”。又如“請需要辦理···

8、的教職工請攜帶···”連續(xù)兩個“請”字重復顯得啰嗦，只要一個就夠了，所以可以去掉后一個。然后，對于正文內(nèi)容本人覺得不太完整。應該注明辦公的具體時間是從幾點到幾點，并且應該標注截止日期。這樣相關教職工才可以在對的時間辦理好相關業(yè)務，從而避免一些不必要的麻煩，提高效率。此外，在正文的結尾應該加上“特此通知”之類的結束語，來體現(xiàn)公文的規(guī)范性和嚴謹性。最后，對于行政類公文最后標注的日期必須使用大寫日期。所以“2011年4月11日”應改為“二一一年四月十一日”。此篇通知體現(xiàn)了通知的時效性特點。從“即日起”可以看出。4、任免通知 上級機關向有關部門正式傳達相應的人事任免事項時

9、應該使用這種通知。 這篇任免通知總體來說寫得不錯，一些要注意的地方也都注意到了。如標題中在任免人數(shù)不止一個的情況下依然只寫一個，其他人用等字省略。正文部分也簡而全，包括任免依據(jù)和任免事項兩部分，文字簡明扼要。日期也正確用大寫書寫。稍有不足的是發(fā)文字號和簽發(fā)人的位置、字體和印發(fā)份數(shù)與印發(fā)日期的位置問題，這些在傳達性通知中已提及此處不再說明。（二）報告報告是向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問或要求時使用的一種公文。這是一篇演講性質(zhì)的報告演講稿，應該也是一篇報告類的公文。而作為一篇公文，它的標題不可以向新聞一樣用副標題的格式寫成：“關于全面貫徹黨的十七大精神努力開創(chuàng)黨風廉政建設和反腐敗

10、斗爭新局面的工作報告”成文日期也應該標注在文末。此報告缺少主送機關，文章首段最后的“請予審議”應作為結語寫在正文文末。三、改進的一些意見和建議總的來說徐州工程學院的公文是比較規(guī)范的，基本上遵循了公文寫作規(guī)范性的要求，這里就不一一舉例了。但是公文還是有些不足之處，需要加以關注和改正。以下本人列出幾點，希望對徐工的公文寫作的規(guī)范性有一些幫助。1、公文的語言還需要加以錘煉，主要在語病和用詞等方面。盡量減少語病，用詞要斟酌。2、文意要完整，做到精而不缺。公文內(nèi)容即簡潔又完整。3、行政公文的日期一定要用大寫標注，小寫的時間是標注在黨務性公文后的。4、要注意行政機關公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只表示成文時間并加蓋印章。5、要注意一些地方要用專門的字體和字號，如發(fā)文字號、簽發(fā)人、附件等需要用仿宋體三號字書寫。6、對于一些標識規(guī)定的位置，要盡量遵守按要求寫。從以