采購控制程序

1、中山桑芭絲服裝有限公司程 序 文 件采購控制程序 編號(hào)：S-QP-09版本/修改狀態(tài)：A/0生效日期：2002年 月 日頁碼：第1頁，共7頁擬制： 審核： 批準(zhǔn)： 1.目的確保面、輔料及外發(fā)加工品和其他物品的采購能滿足公司要求，供應(yīng)商有能力穩(wěn)定、準(zhǔn)時(shí)地提供合格的產(chǎn)品。2.適用范圍面料、輔料、外發(fā)加工、辦公文體用品、生產(chǎn)設(shè)備、檢驗(yàn)設(shè)備等的采購控制。3.職責(zé)3.1外協(xié)部負(fù)責(zé)面、輔料、外發(fā)加工品及其他物品的采購控制和供應(yīng)商的評(píng)審及來料不合格的處理。3.2前準(zhǔn)備部布、輔料倉負(fù)責(zé)：3.2.1來料的點(diǎn)收、初檢核對(duì)及入庫管理；3.2.2半成品外發(fā)加工的點(diǎn)收、初檢。3.3后整部負(fù)責(zé)成衣外發(fā)洗水和外發(fā)成衣加工的

2、入庫管理。3.4質(zhì)檢科負(fù)責(zé)來料的檢驗(yàn)判定。4.工作程序(附流程圖)4.1合格供應(yīng)商的評(píng)審4.1.1對(duì)提供面料、輔料、外發(fā)加工的供應(yīng)商需進(jìn)行評(píng)審。 4.1.2外協(xié)部采購員應(yīng)積極尋找面料、輔料及提供加工服務(wù)的供應(yīng)商，根據(jù)公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，由初步確定的供應(yīng)商提供常用面、輔料或外發(fā)加工樣品交業(yè)務(wù)部或質(zhì)檢科進(jìn)行樣品確認(rèn)，填制“樣品確認(rèn)單”。4.1.3樣品確認(rèn)合格后，由外協(xié)部召集質(zhì)檢科、設(shè)備管理部、工藝科組成評(píng)估小組。4.1.4評(píng)估小組前往新供應(yīng)商處依擬定項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，并于“供應(yīng)商調(diào)查表”內(nèi)記錄評(píng)審結(jié)果。4.1.5經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審合格的供應(yīng)商，由外協(xié)部將評(píng)估結(jié)果呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，登錄至“合格供應(yīng)商名單”。編號(hào)：S-Q

3、P-09 版/修：A/0 頁碼：第2頁，共7頁4.1.6若為國內(nèi)知名廠商且已通過第三方質(zhì)量體系認(rèn)證；制度建立前已配合的供應(yīng)商且往前追溯1個(gè)月無重大不良記錄；客戶特別指定的供應(yīng)商；供應(yīng)商地址位于珠江三角洲以外的區(qū)域者；均可免除供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審步驟。由供應(yīng)商提供相關(guān)評(píng)審資料，由業(yè)務(wù)部進(jìn)行整理、匯總呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，登記合格供應(yīng)商名單。4.2供應(yīng)商的定期考核對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行考核，以評(píng)審其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力。4.2.1每月交貨批次在5次(含)以上的供應(yīng)商按月考核，每月交貨批次在5次以下的供應(yīng)商按季考核。4.2.2考核比例為質(zhì)量40分，交期20分，價(jià)格20分，服務(wù)20分。4.2.3考核項(xiàng)目1) 質(zhì)量：送

4、貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，免檢者根據(jù)使用中挑選出的不良數(shù)除以總進(jìn)貨使用數(shù)量進(jìn)行計(jì)算。不良(批)率=不良(批)數(shù)÷總進(jìn)貨(批)數(shù)×100%質(zhì)量評(píng)分=(1-不良<批>率)×402) 交期：逾期交貨率=逾期交貨批數(shù)÷應(yīng)準(zhǔn)時(shí)交貨批數(shù)×100%評(píng)分=(1-逾期交貨率)×203) 價(jià)格：公平合理報(bào)價(jià)迅速尚屬公平報(bào)價(jià)緩慢稍微偏高報(bào)價(jià)迅速稍微偏高報(bào)價(jià)緩慢報(bào)價(jià)不合理報(bào)價(jià)低效20分15分10分5分0分4)服務(wù)：很滿意20分主動(dòng)征詢意見，改善迅速。較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。一般滿意10分接到抱怨后，尚能誠意改善，

5、偶爾拖延。不太滿意5分接到抱怨后，改善誠意不足，經(jīng)常拖延。不滿意0分接到抱怨后，置之不理。編號(hào)：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第3頁，共7頁4.2.4考核部門及等級(jí)評(píng)定項(xiàng) 目評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等 級(jí)考核部門質(zhì) 量40分90分(含)以上70分至89分60分至69分59分(含)以下質(zhì)檢科交 期20分外協(xié)部?jī)r(jià) 格20分外協(xié)部服 務(wù)20分外協(xié)部總 評(píng)100分ABCD外協(xié)部4.2.5經(jīng)考核為A級(jí)的供應(yīng)商，公司根據(jù)實(shí)際情況給予產(chǎn)品免檢，增加采購份額，貨款結(jié)算時(shí)間縮短等優(yōu)惠條件；評(píng)為B級(jí)的供應(yīng)商按正常方式處理；評(píng)為C級(jí)的供應(yīng)商，對(duì)其進(jìn)行輔導(dǎo)，要求其進(jìn)行改善，若半年內(nèi)無法達(dá)到B級(jí)者，則降級(jí)為D級(jí)供應(yīng)商；評(píng)為D級(jí)

6、者為不合格供應(yīng)商。4.2.6經(jīng)考核為D級(jí)的供應(yīng)商或由于各種原因喪失合格供貨能力的供應(yīng)商，則由外協(xié)部填寫“供應(yīng)商撤銷申請(qǐng)單”，經(jīng)總經(jīng)理同意后撤銷其合格供應(yīng)商資格。4.3布、輔料的采購4.3.1技術(shù)科紙樣員按照客戶訂單要求編寫“服裝單件用料單”，經(jīng)技術(shù)科主管審核后交業(yè)務(wù)部。4.3.2業(yè)務(wù)部接到“服裝單件用料單”后，根據(jù)客戶訂單數(shù)量計(jì)算布、輔料總需用量，填寫“填制前準(zhǔn)備表”，核實(shí)是客供還是自購。4.3.3 若為客戶提供布、輔料，業(yè)務(wù)跟單員根據(jù)總需用量及交貨期，提報(bào)物料到貨計(jì)劃交客戶確認(rèn)，采購員按4.6向客戶跟催物料。4.3.4若部分或全部布、輔料為本公司自購，業(yè)務(wù)跟單員需詳細(xì)了解該款訂單布、輔料庫存

7、狀況，根據(jù)庫存數(shù)量扣減本批總采購量，填入“布、輔料準(zhǔn)備表”。4.3.5業(yè)務(wù)跟單員將完成的“布、輔料準(zhǔn)備表”分別交業(yè)務(wù)部主管及總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。編號(hào)：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第4頁，共7頁4.3.6采購員依據(jù)“布輔料準(zhǔn)備表”中的自購需求，同合格供應(yīng)商接洽，通過詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)，初步擬定物料價(jià)格，然后根據(jù)自購項(xiàng)目的采購要求針對(duì)各供應(yīng)商，填寫“訂購單”或采購合同。4.3.7“訂購單”或采購合同經(jīng)業(yè)務(wù)主管審核后，交總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。4.3.8經(jīng)批準(zhǔn)的“訂購單”或采購合同的傳真或其他途徑，傳達(dá)給供應(yīng)商簽章確認(rèn)。4.3.9一次性購買金額100元以下的輔料采購員可直接上門確認(rèn)或讓經(jīng)銷商送貨上

8、門確認(rèn)，當(dāng)場(chǎng)現(xiàn)金交易，并索取銷貨發(fā)票或收據(jù)。4.4半成品、成品的外發(fā)加工4.4.1外發(fā)加工的時(shí)機(jī)a. 服裝的某些工序公司無特定的加工設(shè)備；b. 服裝的某些工藝本公司品質(zhì)水平不足；c. 本公司生產(chǎn)能力法保證交期；d. 外協(xié)加工比公司內(nèi)加工成本低廉。e. 以上外發(fā)加工主要有繡花、印花、釘珠、洗水和成衣加工。4.4.2業(yè)務(wù)部跟單員接訂單后，依據(jù)公司的設(shè)備及生產(chǎn)能力，判斷需要外發(fā)加工的項(xiàng)目，提出外協(xié)加工申請(qǐng)，交業(yè)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.3若是繡花、印花、釘珠、洗水等外發(fā)加工的項(xiàng)目，由工廠部根據(jù)訂單工藝技術(shù)要求和交貨期確定工藝、數(shù)量和進(jìn)度，編制“外發(fā)加工工藝單”和“外協(xié)件到貨排期表”，交外協(xié)主管

9、批準(zhǔn)。4.4.4若是成衣外發(fā)加工，業(yè)務(wù)跟單應(yīng)擬定交貨期，并將客戶資料交由工廠部編制“外發(fā)加工工藝單”，然后交業(yè)務(wù)主管核準(zhǔn)。4.4.5采購員依據(jù)批準(zhǔn)的外協(xié)加工申請(qǐng)及核準(zhǔn)后的工藝技術(shù)和交貨期要求，同外協(xié)廠接洽、定價(jià)，然后針對(duì)各外協(xié)廠填寫加工承攬合同或“外發(fā)加工通知單”，交業(yè)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.6采購員將批準(zhǔn)后的外協(xié)加工合同或“外協(xié)加工通知單”交外協(xié)廠簽章確認(rèn)。編號(hào)：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第5頁，共7頁4.5生產(chǎn)用備品備件工具，辦公文具等低值易耗品的存量采購。4.5.1日常生產(chǎn)、辦公類低值易耗品由采購依據(jù)保質(zhì)期和日常消耗情況，擬定安全庫存量，交外協(xié)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，如

10、情況有變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整安全庫存量。4.5.2對(duì)安全存量采購的物品，倉庫在其保管帳卡上標(biāo)出安全庫存量，當(dāng)物品庫存低于安全存量時(shí)，填寫“申購表”統(tǒng)一申購，交前準(zhǔn)備部主管審核。4.5.3采購員依據(jù)“申購表”同供應(yīng)商接洽、詢價(jià)、金額在_元以內(nèi)的物品，由外協(xié)主管批準(zhǔn)定價(jià)。在_元以上的物品，由總經(jīng)理批準(zhǔn)定價(jià)。4.5.4采購員根據(jù)議定價(jià)填寫“訂購單”，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，以傳真或其他途徑傳遞給供應(yīng)商簽章確認(rèn)。4.6生產(chǎn)、檢測(cè)設(shè)備的采購4.6.1當(dāng)生產(chǎn)工藝、品質(zhì)檢測(cè)、技術(shù)研究等原因需要購入設(shè)備時(shí)，由設(shè)備管理部門對(duì)需求進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析，并寫出“設(shè)備購置經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析報(bào)告”，附上“設(shè)備購置計(jì)劃”報(bào)總經(jīng)理審批。4.6.2

11、設(shè)備管理部門依批準(zhǔn)的“設(shè)備購置計(jì)劃”，跟多家供應(yīng)商洽談，依據(jù)性價(jià)比、售后服務(wù)等因素議定供應(yīng)商，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.6.3設(shè)備管理部門起草采購合同，并按合同管理制度的規(guī)定報(bào)批。4.6.4采購合同簽定后，由業(yè)務(wù)部采購或總經(jīng)理指定人員跟蹤保證合同規(guī)定內(nèi)容的履行。4.7零星采購4.7.1急需的維修專用配件和工作需要的圖書、禮品等臨時(shí)性非計(jì)劃物品，由需求部門填寫“申購表”，報(bào)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。4.7.2零星采購一般為誰申購誰采購，確需采購員購買的，申購部門必須提供采購信息。編號(hào)：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第6頁，共7頁4.7.3采購回的臨時(shí)性非計(jì)劃物品，需交采購員簽字驗(yàn)收后方可入庫。4.8

12、采購產(chǎn)品的跟催4.8.1業(yè)務(wù)部采購員將所有需追蹤的面、輔料及外發(fā)加工的采購業(yè)務(wù)納入“采購追蹤表”進(jìn)行控制。4.8.2為確保供應(yīng)商能如期交貨，采購應(yīng)于交貨前三天跟催供應(yīng)商備貨、交貨，如有可能延誤應(yīng)記錄并預(yù)先通告各相關(guān)部門。4.8.3對(duì)于已至交貨期，仍未交貨的物料需調(diào)查延交原因，每天跟催，并及時(shí)通告工廠部，調(diào)整生產(chǎn)進(jìn)度。4.9采購的變更4.9.1當(dāng)客戶訂單數(shù)量發(fā)生變化或供應(yīng)商的質(zhì)量、交期不能達(dá)到公司要求，若需更改相關(guān)訂購內(nèi)容，則由外協(xié)部與供應(yīng)商協(xié)商一致后進(jìn)行更改；若供應(yīng)商提出變更時(shí)，外協(xié)部視客戶、公司需求決定是否接受，接受更改后需通知相關(guān)部門。4.10采購驗(yàn)證4.10.1顧客提供的物料按顧客財(cái)產(chǎn)控制程序管理、驗(yàn)收。4.10.2自購的布、輔料或車花、釘珠、印花等工序外發(fā)加工品，由前準(zhǔn)備部進(jìn)料檢驗(yàn)員進(jìn)行抽檢，具體依進(jìn)料檢驗(yàn)程序作業(yè)，檢驗(yàn)合格后交布、輔料倉管員點(diǎn)收入庫。4.10.3成衣外發(fā)洗水及成衣外發(fā)加工品，由后整部QA按最終檢驗(yàn)程序進(jìn)行抽檢判定，檢驗(yàn)合格后交后整部收發(fā)員辦理入庫手續(xù)。4.10.4經(jīng)檢驗(yàn)不合格者，依不合格品控制程序作業(yè)