辦公用品管理規(guī)程(受控)

1、文件類型：管理規(guī)程辦公用品管理規(guī)程受控狀態(tài)：分 發(fā) 號：持 有 人：生效日期：替換文件：新文件編寫：審核： 批準： 1. 目的為規(guī)范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序，責(zé)任明確，節(jié)儉節(jié)約，避免浪費，特制訂本管理規(guī)程。2. 范圍2.1. 本管理程序適用于公司全體人員。3. 責(zé)任人3.1. 人資行政部負責(zé)本規(guī)定的制定和修改。4. 術(shù)語定義4.1. 低值易耗品主要指：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、線插

2、板、剪刀、釘書器、計算器、電話機、裝訂機、檔夾、裁紙刀、印泥等價值較低的日常用品。4.2. 高值管理品為：電腦、打印機、文件柜、空調(diào)、相機、電風(fēng)扇、投影儀、辦公桌椅等價值較高的物品。4.3. 常規(guī)費用：對應(yīng)日常耗用的低值易耗品的費用。4.4. 非常規(guī)費用：對應(yīng)高值管理品的費用。5. 辦公用品的申請。5.1. 辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請需要填寫辦公用品申請單。5.2. 各部門需于每月5日前將辦公用品申請單上報到人資行政部，逾期未報部門則視為當月無需求。5.3. 各級管理人員應(yīng)當根據(jù)自己部門的辦公需要，及時地提出采買申請。普通員工的辦公用品需要應(yīng)當向自己的主管提出，由部門主管或經(jīng)理指定人員進行匯總

3、后審核簽字。6. 辦公用品的審批。6.1. 在收到辦公用品申請單后，人資行政部應(yīng)當于18日前，完成公司辦公用品采購計劃匯總報表的編制由部門負責(zé)人核準簽字后，上報公司總經(jīng)理批準。6.2. 辦公用品申請單上的各級審批人是辦公用品費用控制的責(zé)任人，其簽署的批準意見對辦公用品費用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。7. 辦公用品的采購7.1. 填寫的辦公用品申請單在得到批準后，公司人資行政部統(tǒng)一采買。7.2. 人資行政部應(yīng)當做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價格表，把握好辦公用品的價格行情，做好供應(yīng)商的比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。7.3. 人資行政部將根據(jù)公司日常辦公需要，對一些常用

4、的辦公用品進行批量購買，在辦公室保持一定庫存，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。8. 辦公用品的入庫管理8.1. 在供應(yīng)商送來所購或采購回來的辦公用品，應(yīng)由人資行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放。8.2. 綜合管理部應(yīng)當將編制出的常用辦公用品的價格表交公司財務(wù)部備查。9. 辦公用品的保管9.1. 備用的辦公用品由人資行政部統(tǒng)一保管。9.2. 辦公用品實行封閉保存，由各部門申請的辦公用品應(yīng)當及時發(fā)放。9.3. 發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當由人資行政部做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄，標明領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人，領(lǐng)用日期。對于大件管理品實行保管責(zé)任制，實行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法，對保管責(zé)任進行歸屬。人資行

5、政部將根據(jù)不同時期的現(xiàn)實情況合理編訂納入保管責(zé)任制的大件管理品目錄?，F(xiàn)階段的大件管理品范圍暫定為：電腦及其配件、傳真機、打印機、電風(fēng)扇、空調(diào)等高值辦公用品。9.4. 對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個人責(zé)任的程度，由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。（責(zé)任認定分3等，含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對應(yīng)80%，50%，20%的損失賠償比例。損失的計算按歷史采購成本計算，根據(jù)人資行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限，在計提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購置價值降低的，也可以直接按重置成本計算，兩種賠償計算方式可以由賠償人選擇。）9.5. 實行定期盤

6、存制。盤存頻率為一月/次，綜合管理部將于每月的25號至30號內(nèi)抽取時間進行大件管理品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況，問題情況，并讓相應(yīng)的保管人簽字確定，以便及時地發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。10. 辦公用品的領(lǐng)用10.1.各部門憑辦公用品申請單可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時，領(lǐng)用人應(yīng)當在人資行政部的辦公用品發(fā)放表上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是辦公用品申請單申請人，也可以是部門主管、經(jīng)理指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的，必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確保管責(zé)任。10.2 .在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時，人資行政部應(yīng)當對領(lǐng)取人做好登記記錄。11. 辦公用品的報廢1

7、1.1.公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各部門如有高值管理品損壞，不能使用的，應(yīng)當依據(jù)以下程序進行處理。11.2.對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修服務(wù)品，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。11.3.可維修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當提交辦公用品維修申請單至人資行政部統(tǒng)一進行處理。11.4.對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應(yīng)當是在對可能維修的，在提交過維修申請，經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經(jīng)過了人資行政部的故障認定，方可由該管理品的保管人填寫辦公用品報廢申請單，經(jīng)人資行政部簽字確認后報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過500元的，須報請公司總經(jīng)理的批準。11.

8、5.高值報廢品在得到報廢審批后應(yīng)當由人資行政部進行回收處理。11.5高值管理品在完成報廢程序后，應(yīng)當從高值辦公用品登記表上核銷，核銷時應(yīng)做紅筆登記，并附上辦公用品報廢申請單。12. 辭職清退情況處理12.1. 對于有提出辭職的員工，在辦理辭職手續(xù)時，必須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項。13. 低值易耗辦公用品使用時間明細名稱單位領(lǐng)用方式使用時間備注中性筆1支個人2個月白板筆1支個人2個月鉛筆1支個人1個月筆蕊2支個人1個月以舊換新美工刀把個人以舊換新除部門增加人員或業(yè)務(wù)增加外，不在另外發(fā)放該類辦公用品，物品自然損耗應(yīng)以舊換新，物品因個人原因損壞或丟失照價賠償。訂書器臺個人以舊

9、換新計算器臺個人以舊換新剪刀把個人以舊換新垃圾桶個個人以舊換新打孔器臺個人以舊換新文件筐件個人以舊換新資料冊冊個人以舊換新格尺把個人以舊換新A4木板夾個個人以舊換新檔案盒個個人以舊換新14. 形成的記錄辦公用品申請單辦公用品發(fā)放登記表辦公用品維修申請單辦公用品報廢申請單高值辦公用品登記表辦公資產(chǎn)明細表 15. 文件修訂歷史記錄無辦公用品申請表部門序號名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途及說明備注請購人：部門主管:人資行政部：總經(jīng)理：辦公用品發(fā)放登記表 部門序號名稱規(guī)格領(lǐng)用數(shù)量日期領(lǐng)用人簽字備注辦公用品維修申請單申請部門申請時間：備注設(shè)備使用人維修性質(zhì)（ ）急（ ）一般設(shè)備名稱故障情況維修記錄申請人： 審核人： 批準人：辦公用品維修申請單申請部門申請時間：備注設(shè)備使用人維修性質(zhì)（ ）急（ ）一般設(shè)備名稱故障情況維修記錄申請人： 審核人： 批準人：辦公用品報廢申請單 申請部門設(shè)備名稱備注申請人購買時間報廢事由使用時間設(shè)備編號申請人： 審核人： 批準人：辦公用品報廢申請單 申請部門設(shè)備名稱備注申請人購買時間報廢事由使用時間設(shè)備編號申請人： 審核人： 批準人：高值辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人資