遼陽(yáng)市檔案館接收檔案標(biāo)準(zhǔn)(試行)

1、附件3：遼陽(yáng)市檔案館接收檔案標(biāo)準(zhǔn)（試行） （本標(biāo)準(zhǔn)適用立卷改革前檔案的整理）一、按全宗整理1、進(jìn)館檔案必須以全宗為單位進(jìn)行整理,在本單位保存十年后向市檔案館移交.2、凡反映立檔單位主要職能活動(dòng)（包括黨、政、工、團(tuán)等機(jī)構(gòu)）和基本歷史面貌，需要永久和長(zhǎng)期保存的檔案，均應(yīng)收集齊全，確保全宗的完整。 二、分類清楚 1、 根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，業(yè)務(wù)分工，檔案數(shù)量多少編制本單位分類方案。2、一個(gè)全宗（立檔單位）應(yīng)按統(tǒng)一的分類方案進(jìn)行分類，不能隨意變動(dòng)，必須保持前后一致。 3、分類方法，一般要求按年度組織機(jī)構(gòu)（或問題）分類。專業(yè)檔案按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 三、保管期限劃分準(zhǔn)確 1、2008年前檔案根據(jù)國(guó)家有關(guān)

2、檔案保管期限規(guī)定，準(zhǔn)確判定檔案文件的價(jià)值，區(qū)分永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。2008年后檔案按國(guó)家檔案局第8號(hào)令規(guī)定劃分保管期限。 2、進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過整理、鑒定，具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。四、組卷合理組卷應(yīng)以“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”為原則，一般要求以問題特征為主，靈活運(yùn)用其他五個(gè)特征（時(shí)間、名稱、責(zé)任者、通訊者、地區(qū)），并按照文件的不同價(jià)值，數(shù)量進(jìn)行組卷，便于保管和利用。具體要求是： 1、 同一類型的文件，如一個(gè)問題，一宗事件、一次會(huì)議、一起案件所形成的文件要作為有機(jī)聯(lián)系的一個(gè)整體立卷。密不可分的文件如正文與附件、正本與定稿

3、、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、來文與復(fù)文應(yīng)立在一起，不得分開。 2、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的計(jì)劃、規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷。其它應(yīng)歸檔文件材料的整理，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 3、 同一問題、同一會(huì)議、同一案件形成的文件以及正文與附件、正文與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與原件等應(yīng)立在一起。 4、 文件和電報(bào)要按其內(nèi)容的聯(lián)系，統(tǒng)一進(jìn)行組卷。 5、 照片和聲像檔案整理按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 6、 絕密文件單獨(dú)組卷。 7、 案卷厚度一般不超

4、過2厘米。 五、卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)卷內(nèi)文件材料排列條理有序，保持文件之間的聯(lián)系，使之成為一個(gè)有機(jī)整體。 1、密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后。 2、重要文件的歷次稿依次排列在定稿之后。 3、非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判定性文件材料在前，依據(jù)材料在后（司法部門形成的檔案材料，按本部門的規(guī)定排列）。 4、案卷內(nèi)問題單一的，卷內(nèi)文件可按責(zé)任者時(shí)間次序排列。 5、案卷內(nèi)有兩個(gè)以上問題的，卷內(nèi)文件按問題責(zé)任者時(shí)間次序排列。 6、專業(yè)檔案等有明確排列次序規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 六、正確編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào) 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列的先后順序依次給

5、每一頁(yè)文件編上順序號(hào)。卷內(nèi)文件經(jīng)過編號(hào)，可以固定排列順序，便于保護(hù)文件的完整和安全，便于統(tǒng)計(jì)頁(yè)數(shù)和查找利用。 卷內(nèi)文件，除空白紙外，凡載有信息的正、反面均應(yīng)一頁(yè)編一個(gè)頁(yè)號(hào)。編號(hào)應(yīng)盡量做到細(xì)致，務(wù)求準(zhǔn)確，不得遺漏。如果發(fā)現(xiàn)有重號(hào)和漏號(hào)，應(yīng)立即重新編號(hào)。編號(hào)宜使用鉛筆，以區(qū)別于原有文件頁(yè)碼并便于編錯(cuò)時(shí)修改，必要時(shí)也可用打號(hào)機(jī)。1、 裝訂的案卷，統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角編寫頁(yè)號(hào)。 2、 2003年以后的檔案按遼市檔發(fā)20049號(hào)關(guān)于印發(fā)遼陽(yáng)市歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則的通知整理。 卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的位置，一卷之內(nèi)應(yīng)盡可能統(tǒng)一。還有一些文件比較特殊，應(yīng)視情況具體處理。照片或圖表等正面難以

6、編號(hào)的，在其背面左上角編號(hào)；文件折疊裝訂的（即筒子頁(yè)），上下兩面文件內(nèi)容若是分別排印的作兩頁(yè)編，若是連接起來排印的，作一頁(yè)編號(hào)；如果卷內(nèi)一頁(yè)紙上貼有數(shù)頁(yè)小紙箋，凡是掀得起來的都算是一頁(yè)，各頁(yè)紙箋只要有信息的都編一個(gè)頁(yè)號(hào)；大開面的文件、圖表、圖紙等，須折疊成16開后，再在右上角編頁(yè)號(hào)；卷內(nèi)有小冊(cè)子的，也應(yīng)一頁(yè)編一個(gè)頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)如有信封，信封及封內(nèi)文件均須編號(hào)。七、填寫卷內(nèi)文件目錄 凡進(jìn)館檔案必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄；對(duì)文件題名不能隨意更改或簡(jiǎn)化，沒有題名的應(yīng)擬寫題名，有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫，重新擬寫的題名外加“ ”；沒有責(zé)任者、時(shí)間的文件要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)目；會(huì)議記錄應(yīng)填

7、寫每次會(huì)議的主要內(nèi)容和時(shí)間；各項(xiàng)報(bào)表、登記表等要按照文件內(nèi)容逐項(xiàng)登記。卷內(nèi)文件目錄要在右上角標(biāo)注檔號(hào)。卷內(nèi)文件目錄編印好后，放在卷首，同卷內(nèi)文件一起裝訂。卷 內(nèi) 文 件 目 錄 全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)號(hào)備注 八、填寫卷內(nèi)備考表案卷卷末放置卷內(nèi)備考表，填寫有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，簽具立卷人和檢查人的姓名，并注明立卷時(shí)間，以示負(fù)責(zé)。 九、案卷題名打印規(guī)范進(jìn)館檔案要有案卷封面，封面上的項(xiàng)目填寫齊全、清楚。封面項(xiàng)目包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)等。 1、統(tǒng)一使用遼陽(yáng)市檔案局監(jiān)制的紫色卷脊案卷封皮。2、案卷封面和卷脊一律打印而成。案

8、卷封面采用與封面同色B5紙打?。ㄔ斠姲妇矸饷妗妇砑贡?、卷內(nèi)文件目錄樣式）。全宗名稱為加粗黑體小初號(hào)字 ，類目名稱為加粗黑體一號(hào)字，案卷題名為加粗仿宋-GB2312小一號(hào)字，保管期限為加粗仿宋-GB2312三號(hào)字，其它項(xiàng)目為加粗仿宋-GB2312五號(hào)字，案卷卷脊文字為加粗黑體5號(hào)字。檔號(hào)為加粗TimesNewRoman小二號(hào)字，由紅色彩墨打印。3、全宗名稱要寫單位的全稱或通用簡(jiǎn)稱；案卷題名要簡(jiǎn)明（一般不超過50個(gè)字），確切全面、概括地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、問題、文種；起止年月應(yīng)填寫卷內(nèi)文件最早至最遲時(shí)間，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。十、案卷裝訂整齊美觀1、案卷裝訂前要去掉文件上的金屬物。金屬

9、物時(shí)間久了會(huì)生了會(huì)腐蝕檔案，在裝訂案卷之前，必須把文件上的金屬物一一拆除。2、取齊。為把文件裝訂得整齊、美觀、適用，要把卷內(nèi)文件取齊才能裝訂。文件裝訂外有字跡的要加邊托裱，破損文件和字跡褪變文件要修復(fù)。 3、 2002年以前形成的檔案案卷采用"三孔一線"的方法裝訂，裝訂要結(jié)實(shí)、整齊，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不壓掉字跡，不妨礙閱讀。 十一、案卷排列、編目統(tǒng)一根據(jù)機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的要求，案卷應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。1、案卷排列要系統(tǒng)化，2002年以前形成的檔案，每一年度內(nèi)案卷排列，要遵循永久、長(zhǎng)期分開，十年一個(gè)目錄號(hào)，同一目錄號(hào)內(nèi)案卷大流水排列的

10、原則。同一年內(nèi)的永久、長(zhǎng)期兩部分檔案，按分類方案，將同一問題（或機(jī)構(gòu)）的檔案排列在一起，以保持案卷與案卷之間的聯(lián)系；2003年以后的檔案按遼市檔發(fā)20049號(hào)關(guān)于印發(fā)遼陽(yáng)市歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則的通知整理。2、編制檔號(hào)。按照檔號(hào)編制規(guī)則（DA/T13-94）要求，根據(jù)案卷的排列順序編寫案卷檔號(hào)。3、編制案卷目錄。編制案卷目錄要以全宗為單位，將同一全宗，不同目錄內(nèi)的案卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別編制案卷目錄。案卷目錄項(xiàng)目包括案卷號(hào)、題名、起止年度、總頁(yè)數(shù)、保管期限、備注。案卷目錄的填寫必須同案卷上所填項(xiàng)目完全一致。案 卷 目 錄 年度： 保管期限案卷號(hào)題 名起止年度總頁(yè)數(shù)保管期限備注十二、數(shù)據(jù)采集檔案

11、案卷級(jí)、文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)采集按遼陽(yáng)市文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）（附件：4）規(guī)定執(zhí)行。檔案全文數(shù)據(jù)采集應(yīng)符合遼陽(yáng)市檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）（附件：5）規(guī)定。十三、檢索工具向市檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交下列材料1、報(bào)送本單位重點(diǎn)檔案（永久）全文數(shù)據(jù)。2、報(bào)送所移交檔案案卷級(jí)、文件級(jí)機(jī)讀目錄。3、編制文件字號(hào)目錄。將本機(jī)關(guān)及上級(jí)主管部門同一年來文、發(fā)文按文件發(fā)文序號(hào)排列編制文件字號(hào)目錄。文 件 字 號(hào) 目 錄文件字號(hào)文件日期文 件 題 名全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)頁(yè)號(hào)案卷級(jí)、文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)采用DBF格式。紙質(zhì)檢索工具：案卷目錄（一式二份）、卷內(nèi)文件目錄（一份）、文件字號(hào)目錄（一份）；2002年立卷改革后檔案移交時(shí)報(bào)送歸檔文件目錄（一份）、文件字號(hào)目錄（一份）。紙質(zhì)檢索工具紙型為A4，字體均為仿宋-GB2312；紙質(zhì)檢索工具不裝訂，待移交進(jìn)館后統(tǒng)一裝封。十四、全宗指南、組織沿革等編研材料全宗指南由封頁(yè)、全宗構(gòu)成者沿革、全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹、備注五部分組成。組織沿革由機(jī)關(guān)成立的時(shí)間、原因；撤消的時(shí)間、原因；機(jī)關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)和隸屬關(guān)系及其演變，內(nèi)部機(jī)構(gòu)和直屬單位的設(shè)置及其演變，機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)