辦公室人員管理制度2

1、辦公室人員管理制度 21 總則1.1 為了加強辦公室管理 ,明確公司內(nèi)部管理職責(zé) , 使內(nèi)務(wù)管理 工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化 ,結(jié)合實際情況 ,特制訂本制度 .1.2 本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定 .1.3 切合公司實際 , 根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求 力求使辦公室各項工作按照制度進行 , 保證公司的辦公事務(wù)有效開 展.1.4 辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé) , 簡化辦理流程 , 合理高效 開展工作.2 職責(zé)范圍2.1 辦公室管理人員直接受總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo) , 在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下主持 開展辦公室的各項工作 .2.2 負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、 一般性文書的整理匯 編

2、、資料信息收集編撰等文字工作 .2.3 負(fù)責(zé)辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作 , 保證 各項事務(wù)有序開展 .2.4 收集員工信息 ,上傳下達各種指令 ,及時做出整理 .2.5 負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護和改善 , 做好來客接待 以及來電接聽的工作 , 對外準(zhǔn)確、有效地宣傳公司 .3 工作規(guī)范3.1 辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范 , 行為規(guī)范等等 .3.2 辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作 . 4 辦公室事務(wù)管理4.1 文書管理制度 文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并 設(shè)有特定版頭的文書 . 檔案是文書基礎(chǔ)上形成的 , 檔

3、案是文書的延續(xù) .4.1.1 文件管理制度4.1.1.1 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文 件、各類合同文件等 .4.1.1.2 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦 公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行 .4.1.1.3 公司對內(nèi)公開文件由辦公室人員負(fù)責(zé)起草和審核 , 總經(jīng) 理批準(zhǔn).4.1.1.4 凡寄至公司的文件、郵件等 , 由辦公室簽收并做好相應(yīng) 記錄.4.1.1.5 機密文件由辦公室主任保管 , 辦公室人員對一般性文件 進行分類管理 , 定期整理并制作相關(guān)報表 .4.1.1.6 公司人員因工作需要可借閱一般性文件 ,需提出申請 ,對有密級程度的文件 , 需要總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱

4、4.1.1.7 根據(jù)文件屬性、類別進行編號整理 , 定期對文件進行歸 檔整理 , 做好相應(yīng)的文字記錄 , 以備查閱 . 保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的 同步更新 .4.1.1.8 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性 , 對文書進行整理銷 毀;須總經(jīng)理審批同意 , 方可銷毀.4.1.1.9 辦公室主任為第一責(zé)任人 , 若發(fā)現(xiàn)文件丟失 , 辦公室人員 必須查明原因 ,如實向總經(jīng)理報告 ,若未查明原因 ,則由辦公室負(fù)責(zé)承 擔(dān).4.1.2 檔案管理制度4.1.2.1 辦公室人員要維護檔案的真實性和可查閱性 , 使檔案管 理更科學(xué)、更專業(yè) ,及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料 , 提高檔案 管理質(zhì)量與效率 .4.

5、1.2.2 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、 其他應(yīng)存檔的信息資料 .4.1.2.3 根據(jù)文書整理和文件整理編號 , 對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的 歸檔、整理、備注 .4.1.2.4 檔案接收、移交 , 必須做好嚴(yán)格記錄 .4.2 辦公用品管理制度4.2.1 辦公室人員要做好辦公用品管理 , 規(guī)范辦公用品管理各項 程序,節(jié)約辦公經(jīng)費 ,提高利用效率 .4.2.2 辦公室人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作 , 權(quán)責(zé)一致嚴(yán) 格要求, 無私自挪用現(xiàn)象 .4.2.3 辦公用品保管實行“日清日結(jié) , 出入庫等量、月末查存統(tǒng) 計”原則.4.2.4 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記

6、由辦公室全權(quán)負(fù)責(zé) .4.2.5 根據(jù)物品所屬類別 ,對辦公用品進行及時出入庫登記 , 注明 名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等 ,做到賬物相符 .4.2.6 任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室 , 不得私自挪用 辦公用品.4.2.7 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品 .4.2.8 管理員定期對辦公用品進行盤查 ,核實庫存, 保證出入庫等 量.4.3 會議管理制度4.3.1 收集會議議題 ,根據(jù)選定的議題收集會上所需資料 , 擬定會 議時間、地點等做好會議通知工作 .4.3.2 會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護 , 行政 專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄 .4.3.3 行

7、政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項 , 及時整理 好會議記要或者會議決議 ,打印并張貼 .4.3.4 按照時間排列 , 將所有會議記錄文字資料和電子資料同步 整理并歸檔 .4.3.5 會議記錄為公司的機要檔案 ,保管人員不得擅自外泄 . 如需 查閱需向總經(jīng)理申請4.3.5 按照制度規(guī)定 ,嚴(yán)格會議管理 ,參會人員準(zhǔn)時參加會議 ,并遵守會議紀(jì)律 .4.4 日常事務(wù)管理4.4.1 接待管理4.4.1.1 來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分 , 為使接待工作規(guī) 范有序,維護公司的良好形象 , 對接待工作做具體的要求 .4.4.1.2 以主動、熱情、禮貌為原則 , 接待人員應(yīng)落落大方 , 以禮 相待.按照接待要求 ,嚴(yán)格自己要求 ,做到言行、禮儀規(guī)范 .4.4.1.3 接待人員問清來者意圖 , 引領(lǐng)其見所需見的人員 , 并奉上 茶水, 做好一系列的后續(xù)工作 .4.4.2 后勤管理4.4.2.1 為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度 , 充分發(fā)揮和調(diào)動員工的 積極性和主動性 , 根據(jù)實際嚴(yán)格執(zhí)行 .4.4.2.2 辦公室后勤人員管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記 匯總管理工作 .4.4.2.3 辦公室后勤人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護 , 及時 提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作 .4.5 其他事