內(nèi)部溝通管理制度(試行稿)

1、內(nèi)部溝通管理制度 制度編號(hào)：DH-擬定部門：綜合管理部 2014年05月 日發(fā)布 內(nèi)部溝通管理制度目錄第一章 總則第二章 內(nèi)部信息溝通類別第三章 內(nèi)部信息溝通工作要求第四章 附則第一章 總 則第1條 為提高工作效率，避免出現(xiàn)因內(nèi)部各環(huán)節(jié)溝通不及時(shí)或不順暢導(dǎo)致的工作脫節(jié)現(xiàn)象，促進(jìn)公司內(nèi)部運(yùn)營(yíng)和管理信息在內(nèi)部各管理層級(jí)之間的有效溝通和充分利用，特制定本制度。 第2條 適用范圍：公司內(nèi)部涉及到股東之間溝通、文件材料溝通、會(huì)議精神溝通及其他形式溝通時(shí)均適用。第二章 內(nèi)部信息溝通類別第3條 內(nèi)部信息溝通類別包括：正式溝通、非正式溝通。公司組織內(nèi)部的溝通渠道有如下四種形式：（1）文件溝通（2）會(huì)議溝通（3

2、）面談（4）非正式溝通第4條 文件類信息溝通：1）規(guī)章、制度類文件A.規(guī)定各種規(guī)章制度（含試行性制度）及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長(zhǎng)，一般不針對(duì)具體個(gè)人、具體時(shí)間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度；B.公司制定的制度規(guī)章，由總經(jīng)理簽發(fā)。2）聯(lián)絡(luò)、通知類文書A.進(jìn)行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報(bào)等文書。一般適用期較短，針對(duì)性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價(jià)值或存檔年限短。另外，有些臨時(shí)性或也可采用此類形式。B.各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會(huì)等事宜辦理都可用內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函形式體現(xiàn)、傳遞。C.上級(jí)主管、上級(jí)部

3、門的事項(xiàng)通知、指令的傳達(dá)、發(fā)布,也都可用內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函形式體現(xiàn)。3）呈批件、報(bào)告、報(bào)表類文書A.下級(jí)呈報(bào)上級(jí)、下屬部門呈報(bào)直接主管部門、主管部門向公司領(lǐng)導(dǎo)的呈批件、述職報(bào)告、專項(xiàng)工作匯報(bào)及各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)表等，分為定期及不定期的呈遞；B.須定期呈報(bào)有：母公司：個(gè)人年度工作計(jì)劃標(biāo)、個(gè)人月度工作計(jì)劃表、年度財(cái)務(wù)預(yù)算、月度資金平衡預(yù)算、月度的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表、年度審計(jì)報(bào)告、年度經(jīng)營(yíng)管理報(bào)告等；子公司：下月生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、當(dāng)月生產(chǎn)報(bào)表、月度銷售計(jì)劃表、年度和月度財(cái)務(wù)收支預(yù)算、采購資金計(jì)劃表、年度和月度的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表、季度和年度的經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告等；下級(jí)主管對(duì)上級(jí)主管的述職報(bào)告、工作報(bào)告。C.不定期呈報(bào)專項(xiàng)工作

4、報(bào)告；具體事項(xiàng)呈報(bào)核準(zhǔn)。4）會(huì)議記錄類文書A.各類會(huì)議由主持人指定人員做會(huì)議記錄，重要會(huì)議須在會(huì)議后兩天內(nèi)形成會(huì)議紀(jì)要并由參會(huì)人員簽字確認(rèn)；B.對(duì)會(huì)議決議涉及具體工作安排，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，經(jīng)主持人指定專人進(jìn)行追蹤、確認(rèn)；C.對(duì)會(huì)議決議涉及一般事項(xiàng)的規(guī)定須傳達(dá)、通知、知會(huì)的，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)放相關(guān)部門及人員。5）文件溝通途徑說明A.審批、發(fā)布公司性制度由綜合部組織制定，經(jīng)所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理簽發(fā)； 各部門內(nèi)部制度由部門領(lǐng)導(dǎo)制定人員擬定，報(bào)總經(jīng)理認(rèn)可后由部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。B.發(fā)放記錄對(duì)傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對(duì)象在傳閱記錄表簽章記錄；對(duì)正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在文

5、件分發(fā)記錄表上簽收登錄。C文件存檔由綜合部或行政部負(fù)責(zé)，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。第5條 會(huì)議溝通詳見公司會(huì)議管理制度。 第6條 面談各級(jí)主管應(yīng)定期或不定期與下屬進(jìn)行當(dāng)面交談，主動(dòng)了解其工作進(jìn)展并做出指導(dǎo)，下屬應(yīng)反饋部門及人員的動(dòng)態(tài)并提出合理化建議，以增進(jìn)彼此了解、提高工作效率，原則上：總經(jīng)理與副總經(jīng)理及直管的部門經(jīng)理每個(gè)月應(yīng)有一次不少于1小時(shí)的面談；總經(jīng)理與其他管理人員每季度應(yīng)有一次不少于30分鐘的面談；部門經(jīng)理與其部門人員每月應(yīng)有一次不少于30分鐘的面談。第7條 非正式溝通方式非正式的溝通方式有：電話、短信、電子郵件、培訓(xùn)、調(diào)查、QQ留言、微信留言、非正式的面談等。適合采用正式溝通

6、方式的盡量采用不采用非正式溝通方式，在條件不允許或不方便的情況下可采用非正式溝通，但須信息發(fā)出方明確傳遞信息并予以后期跟蹤，信息接收方若有模糊點(diǎn)須主動(dòng)再次詢問直到獲得明確信息。第三章 內(nèi)部信息溝通工作要求第8條 文書類信息溝通1、文件溝通：對(duì)于集團(tuán)、公司下發(fā)的各類文件，各部門必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫徹實(shí)施，以確保文件內(nèi)容溝通、執(zhí)行到位；2、工作類報(bào)告：類似于報(bào)告的溝通方式還有請(qǐng)示、向公司上一級(jí)主管提出意見或建議等。需要批復(fù)或口頭上給予反饋，從而形成上下信息交流上的互動(dòng)；3、簡(jiǎn)報(bào)：用于匯總和反映行業(yè)、公司、部門、人員等綜合信息而專門制作的報(bào)刊類材料。由綜合部安排專人每月制作公司簡(jiǎn)報(bào)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門，

7、內(nèi)容可涵蓋公司發(fā)生的大事記、所獲榮譽(yù)、各部門工作進(jìn)展、財(cái)務(wù)收支狀況、各項(xiàng)目完成工程量、業(yè)績(jī)狀況等內(nèi)容。第9條 會(huì)議溝通：1、股東會(huì)、董事會(huì)：參照公司章程執(zhí)行；2、總經(jīng)理辦公會(huì)：原則上每月5日召開，主要內(nèi)容是對(duì)照上月部門和個(gè)人的月度工作計(jì)劃考核實(shí)際執(zhí)行情況，并部署和調(diào)整當(dāng)月工作計(jì)劃，或針對(duì)經(jīng)營(yíng)管理中的重大事宜予以討論并確定應(yīng)對(duì)方案； 3、周例會(huì)：每周一上午召開，原則上時(shí)間不超過一個(gè)小時(shí)，主要是聽取各部門和人員工作進(jìn)展中的困難，確定本周主要工作事項(xiàng)；4、專項(xiàng)會(huì)議：公司和部門都可不定期召開專題回憶（包括技術(shù)討論會(huì)），由會(huì)議召集部門提前召集相關(guān)部門和人員參加，同時(shí)告知會(huì)議議題并分發(fā)會(huì)議材料；5、其它不

8、定期會(huì)議由回憶召集方臨時(shí)安排。會(huì)議溝通須講究會(huì)議效率，事前要有議案并有預(yù)溝通，會(huì)議須形成決議，不能議而不決，會(huì)議決議須及時(shí)執(zhí)行，重大事宜須安排專人進(jìn)行跟蹤、檢查、評(píng)估、反饋。第10條 越級(jí)溝通對(duì)于正常的工作，各級(jí)工作人員要養(yǎng)成一種逐級(jí)上報(bào)的習(xí)慣。 但當(dāng)工作中出現(xiàn)如下情況時(shí)，可以進(jìn)行越級(jí)溝通：1、下級(jí)對(duì)上級(jí)匯報(bào)的工作內(nèi)容，提出的意見和建議，多次得不到答復(fù)；2、下級(jí)對(duì)上級(jí)的管理方式產(chǎn)生意見，需要投訴時(shí)；3、下級(jí)發(fā)現(xiàn)上級(jí)的違規(guī)行為時(shí)；4、個(gè)人對(duì)公司的改革、發(fā)展有建議或意見時(shí)。 第11條 本管理制度由綜合部擬定并負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。對(duì)于監(jiān)督檢查，各部門需予以全面配合。部門和員工的執(zhí)行情況與其績(jī)效考核關(guān)聯(lián)。第四章 附 則第12條 本制度由公司綜合管理部擬定,自總經(jīng)理簽發(fā)之日起施行。附件：1、公司會(huì)議制度 2、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函 3、月度工作計(jì)劃表 4、會(huì)議記錄模板 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函聯(lián)絡(luò)發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)絡(luò)事宜發(fā)起日期接收部門接收人抄送至聯(lián)絡(luò)事宜描述：期望反饋時(shí)間聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)簽字接收人員簽字 月度工作計(jì)劃表部門：人員：項(xiàng)目工作目標(biāo)實(shí)施方案所需協(xié)助完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)實(shí)施進(jìn)度完成情況原因分析下步安排重點(diǎn)工作日常工作臨時(shí)性工作自 評(píng)上級(jí)評(píng)定備注:1、重點(diǎn)工作、日常工作為月初必填項(xiàng)，臨時(shí)工作為月末填寫項(xiàng)目,要求具體真實(shí)。 2、工作內(nèi)容、實(shí)施方案、實(shí)施進(jìn)度為月初必填項(xiàng)，完成情況及原因分析為