采購部管理制度與工作流程97914

1、XXXXX公司采購管理制度與工作流程編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 時 間： 采購管理制度與工作流程一、目的：為規(guī)范采購流程，預(yù)防采購過程中的各種弊端，提高采購工作的效率和質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。二、適用范圍：適用于本公司備品備件、包裝材料、生產(chǎn)消耗類物品、輔材、勞保用品、辦公用品等的采購管理（不含生產(chǎn)原材料的采購）。三、采購管理基本規(guī)定：1.采購計劃審批規(guī)定：采購計劃由各部門及各生產(chǎn)工段負(fù)責(zé)申報，經(jīng)部門或工段領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一報采購主管審批。2.采購計劃執(zhí)行規(guī)定：對于審批通過的采購計劃，按照以下原則執(zhí)行采購價值在1萬元以內(nèi)的物品，由采購主管核定價格后負(fù)責(zé)批準(zhǔn)執(zhí)行采購；價值在1萬元以上10

2、萬元以下的物品，由采購主管審核詢價記錄表后報公司經(jīng)理審批通過后，執(zhí)行采購；價值在10萬元以上50萬元以下的大額采購，由北盛公司內(nèi)部組織招議標(biāo)（北湖公司參與監(jiān)督）報北盛公司辦公會審批通過后，執(zhí)行采購；價值50萬元以上的大額采購，報北湖公司組織招標(biāo)后，執(zhí)行采購；3.采購價格核定規(guī)定：所有需采購前簽定合同的，必須按照上述規(guī)定確定價格并報領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行采購；如遇到備件加工、小額標(biāo)準(zhǔn)件、消耗品采購等暫無法核定價格或需先執(zhí)行采購后簽訂合同的，可先行采購，再按月度、季度或年度統(tǒng)計匯總后，按照比價情況或核價標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核價后報領(lǐng)導(dǎo)審批，再簽訂合同。4.采購驗收及入庫規(guī)定：所有采購物品的驗收入庫由設(shè)備部采購計劃員和

3、計劃申報部門負(fù)責(zé)人根據(jù)采購計劃單共同負(fù)責(zé)簽收，其它人員簽收無效。四、采購管理流程及規(guī)定：1、 采購基本流程采購計劃申報采購計劃審批審批未過尋找供貨商詢價價1萬元以下1萬-10萬10萬-50萬50萬以上參考比價議價主管審批詢價、比價內(nèi)部招議標(biāo)報北湖公司經(jīng)理審批辦公會審批北湖公司招標(biāo)合同洽談合同審批合同簽訂交貨驗收入庫發(fā)票、結(jié)算不合格退貨采購流程如下圖所示：2、采購基本流程的相關(guān)規(guī)定：1）采購計劃申報：采購計劃的申報由各部門負(fù)責(zé)，原則上采購計劃每個月統(tǒng)一申報一次，采購計劃員在收到采購計劃申報單后首先核查庫存量，進(jìn)行預(yù)審，再報采購主管審批。2）供應(yīng)商的選擇：供應(yīng)商的選擇與考核，一般從經(jīng)營情況、供應(yīng)能

4、力、品質(zhì)能力等方面評定，并定期從質(zhì)量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合評價。3）詢價、比價、議價 ：采購計劃員在接到批準(zhǔn)的采購計劃后，首先查詢以往采購價格，再進(jìn)行詢價、比價，對價值1萬元以內(nèi)的物品，由采購主管領(lǐng)導(dǎo)審批并執(zhí)行采購；對價值1萬元以上10萬元以內(nèi)的物品必須編制詢價、比價表（詢價單位至少三家）報采購主管領(lǐng)導(dǎo)審批后再報公司經(jīng)理審批后執(zhí)行采購。對于價值10萬元以上的采購計劃按照規(guī)定執(zhí)行后續(xù)流程。4）招標(biāo)：招標(biāo)分為內(nèi)部招議標(biāo)和上級公司組織招標(biāo)兩種，內(nèi)部招議標(biāo)由XXX公司采購主管聯(lián)合招議標(biāo)小組成員并邀請上級公司相關(guān)部門進(jìn)行招議標(biāo)工作，再將招議標(biāo)結(jié)果報公司經(jīng)理審批。報上級公司招標(biāo)的，首先向

5、上級公司提交采購申請，通過后，再將相關(guān)采購要求和技術(shù)參數(shù)等資料報上級公司相關(guān)部門，落實招標(biāo)工作。5）合同的洽談及簽訂：采購合同的洽談及簽訂要根據(jù)采購商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同，必須明確價格、付款方式、供貨周期、貨運方式、質(zhì)量保證等情況。6）交貨簽收：貨物的簽收必須由采購計劃員負(fù)責(zé)，確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無誤，以審批的采購申請單或合同為簽收依據(jù)。并在入庫后負(fù)責(zé)登記入、出庫信息情況，制作臺帳。7）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫，不合格的，需由采購計劃員聯(lián)系退、換貨。8）結(jié)算票據(jù)：貨物入庫后，由采購計劃員負(fù)責(zé)索要發(fā)票并交庫管員辦理入庫手續(xù)，并核

6、定發(fā)票的真實性合法性，再交財務(wù)部門辦理掛帳及結(jié)算手續(xù)。 3.臨時性緊急采購的流程及規(guī)定：如因生產(chǎn)或設(shè)備檢修急需，遇到緊急采購的物品，首先由采購計劃員將緊急采購的情況報采購主管，在采購主管批準(zhǔn)權(quán)限范圍內(nèi)的物品可以由采購主管批準(zhǔn)先行采購，再補填申報計劃。如超出采購主管權(quán)限范圍，則由采購主管匯報總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理同意后執(zhí)行采購，再補填申報計劃并議價，補簽采購合同。4.先行采購后簽定合同的流程及規(guī)定：對于機加工制造的備品備件或是備件維修一是需要有長期的穩(wěn)定合作單位，二是部分加工或維修的備件無法事先確定價格，三是小額標(biāo)準(zhǔn)件、消耗品等之類的采購比較零散，因而這些采購項目都無法事先簽訂采購合同?？梢圆扇∠炔少?/p>

7、后核價，再簽訂合同的方式執(zhí)行。對此類采購的核價根據(jù)情況按月、季、年度進(jìn)行匯總核價后，再報公司辦公會審批，通過后簽訂合同。采購計劃員根據(jù)實際回貨情況，登記入、出庫信息，制作臺帳。核價通過并簽訂合同后，通知往來單位開具發(fā)票，再由庫管員按發(fā)票實際金額辦理入、出庫手續(xù)，最后交財務(wù)部門辦理掛帳及結(jié)算手續(xù)。五、責(zé)任與考核1.不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理，已于供方簽定購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人承擔(dān)。2.對于采購回貨延遲，導(dǎo)致生產(chǎn)受影響的，追究相關(guān)責(zé)任人原因，由相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)，考核責(zé)任人或部門500元/次；3.未經(jīng)比價即進(jìn)行采購的，采購價格明顯高于比價結(jié)

8、果的，價格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報價是，與供應(yīng)商串通抬高價格，從中謀取私利，或未認(rèn)真比價而導(dǎo)致采購價格明顯過高的，經(jīng)查實后采購人員承擔(dān)相應(yīng)損失，損失額在5000元以上的責(zé)令其下崗。4.采購計劃申報部門必須按照實際需要填報申請單，因填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請購物資信息的，采購員有權(quán)拒絕采購。采購計劃單必須由部門主管簽字，無部門主管簽字的，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃的，經(jīng)查實后按1000元/次進(jìn)行考核。5.采購員對采購物品的質(zhì)量負(fù)責(zé)，對質(zhì)量明顯存在異議仍接收入庫的，采購損失由采購員承擔(dān)。6.采購員必須對采購回貨物資認(rèn)真進(jìn)行清點確認(rèn)，并保存好物資回貨簽收單，做好物資入出庫臺帳，若發(fā)現(xiàn)數(shù)量或質(zhì)量問題，必須及時匯報采購