文件管理制度58323

1、xx科技有限公司文件管理制度受控狀態(tài)：編號(hào)：MG/QS01-20160919版本號(hào)/修訂次：A/0編制： 時(shí)間：20160919審核： 時(shí)間：批準(zhǔn)： 時(shí)間：變更記錄：變更原因：1 目的為加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善公司的質(zhì)量管理制度，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2 范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的文件與外來(lái)文件、資料識(shí)別，以及質(zhì)量管理體系實(shí)施過(guò)程中有關(guān)質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)。3 責(zé)任質(zhì)量負(fù)責(zé)人本企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量管理文件的起草、修訂、審核、分發(fā)、保管，以及收集意見(jiàn)對(duì)各文件的修改、撤銷、替換、銷毀。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門管理制度文件的具體執(zhí)

2、行，在評(píng)審意見(jiàn)分歧較大時(shí)，通過(guò)傳閱或會(huì)審提供意見(jiàn)和建議?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本制度的批準(zhǔn)與廢除、并督促各部門對(duì)本制度的實(shí)施。4文件格式與結(jié)構(gòu)4.1 文件編號(hào)格式 ×× / ×× ×× ×××× 編制日期（收集或發(fā)文日期）順序號(hào)（或該部門員工編號(hào)）分類號(hào)（或分發(fā)部門編號(hào)）企業(yè)代號(hào)（MG）4.11 企業(yè)代號(hào)杭州妙潔日化科技有限公司縮寫：MG。4.12 分類號(hào)代表此文件在該系列文件中的種類。（1） 質(zhì)量體系文件編號(hào)QM 質(zhì)量手冊(cè) ( Quality manual) QP 程序文件 (Quality

3、program file)QR 質(zhì)量記錄 (Quality record)QS管理制度 (Quality control system)SOP 標(biāo)準(zhǔn)操作程序 (Standard Operating Procedure)QI 檢測(cè)作業(yè)指導(dǎo)書 (Inspection work instruction)QO其它 (Others)（2） 外來(lái)文件編號(hào)FG 法律法規(guī)（生產(chǎn)規(guī)范） GB 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)JS 技術(shù)資料（如工藝配方資料）QT 顧客和供方等相關(guān)方文件（如供方檢測(cè)）4.13 順序號(hào)代表此文件在該種類文件中的編號(hào)；外來(lái)包括文件法律法規(guī)和收集的文件,法律法規(guī)的編號(hào)則不改變其原有的編號(hào)或其他按收集先后順序的編

4、號(hào)。4.14 編制日期(收集日期)即表示該文件的編制日期。外來(lái)文件收集日期。如：MG/GB9001-2008-20160922代表國(guó)標(biāo)GB9001-2008于2016年09月22日收集。5文件的制定編號(hào)及修訂5.1 文件的制定標(biāo)準(zhǔn)與裝訂標(biāo)準(zhǔn)文件統(tǒng)一用A4紙打印或復(fù)制，標(biāo)題采用宋體三號(hào)加黑居表格中，正文一號(hào)標(biāo)題采用宋體五號(hào)加黑字體，正文采用宋體五號(hào)，數(shù)字與符號(hào)采用新羅馬字體，1.5倍行間距，于左側(cè)活頁(yè)裝訂。5.1文件編號(hào)的唯一性 質(zhì)量管理體系文件的文件編號(hào)一經(jīng)啟用，不得隨意變動(dòng)；每個(gè)文件的編號(hào)均有專一性，在其生效期內(nèi)不變，在其作廢后也不得被其它文件再次啟用。5.2 文件的修訂與換版體系文件再版（

5、修訂）之前允許進(jìn)行手寫修改，但須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。具體修改按填寫質(zhì)量管理文件更改申請(qǐng)單，由制定人執(zhí)行修改，非受控文本不負(fù)責(zé)修改。文件新訂或換版后，需新增的文件編號(hào)，納入質(zhì)量管理體系的文件，必須依據(jù)本制度進(jìn)行統(tǒng)一編碼。6 文件的受控級(jí)別公司文件的受控級(jí)別分為：保密、受控與普通；保密文件需加蓋保密公章，受控文件需加蓋受控公章。7 文件的審批與印制7.1 文件的審核質(zhì)量負(fù)責(zé)人起草的初稿、初審，再由質(zhì)量負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的部門，組織以傳閱或會(huì)議的形式進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審后，由編（修）人與會(huì)審部門對(duì)文件會(huì)審意見(jiàn)逐條確認(rèn)并修改（如需再次會(huì)審，仍執(zhí)行會(huì)審程序）后，一并交給由文件管理部門審核文件形式及制定程序是否

6、符合要求。文件審核定稿后，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)再次審核。7.2 文件的批準(zhǔn)審核通過(guò)的文件，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)并注明日期，并送至總經(jīng)理處簽署生效日期，定稿，準(zhǔn)予頒布。7.3 文件的印制各種標(biāo)準(zhǔn)文件的復(fù)制，在公司統(tǒng)一復(fù)制；各種記錄根據(jù)實(shí)際情況及內(nèi)容由辦公室送印刷廠印刷。8 文件的分發(fā)與回收、作廢8.1質(zhì)量管理體系的文件由品控部頒發(fā)，并在文件生效之日前發(fā)放；發(fā)放的文件應(yīng)當(dāng)是質(zhì)量負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理簽字生效的文件；8.2質(zhì)量管理體系文件在發(fā)放前，應(yīng)編制擬發(fā)放文件的目錄，對(duì)質(zhì)量管理制度、質(zhì)量工作程序及質(zhì)量管理職責(zé)，詳細(xì)列出文件名稱、編碼、受控級(jí)別、使用部門等項(xiàng)內(nèi)容；8.3質(zhì)量管理體系文件在發(fā)放時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)

7、放范圍，明確相關(guān)組織、機(jī)構(gòu)應(yīng)領(lǐng)取文件的數(shù)量；8.4質(zhì)量管理體系文件在發(fā)放時(shí)應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)，文件的發(fā)放應(yīng)有記錄，內(nèi)容包括：日期、文件編號(hào)、文件名稱、接收部門、份數(shù)、發(fā)放號(hào)、簽收人，并注明受控狀態(tài)，填寫文件發(fā)放記錄表。文件的發(fā)放號(hào)應(yīng)具有唯一性，其結(jié)構(gòu)與文件的編號(hào)一致，但序號(hào)代表發(fā)放部門編號(hào)，順序號(hào)代表該部門人員的具體編號(hào)，時(shí)間則為發(fā)放時(shí)間。部門編號(hào)：GL 管理部門（總經(jīng)理）PK 品控部JS 技術(shù)部BG 辦公室CW 財(cái)務(wù)部XS 銷售部CG 采購(gòu)部SC 1生產(chǎn)一部（粉體）SC2 生產(chǎn)二部（液體）CK 倉(cāng)庫(kù)HQ 后勤部如發(fā)放號(hào)：MG/PK01-20160919，則表示該文件于2016年9月19日由杭州妙

8、潔日化科技公司的品控部門編號(hào)為01的員工持有。8.5文件需要收回的，應(yīng)填寫文件回收記錄表，以防止無(wú)效的或作廢的文件非預(yù)期使用。8.6 文件需要作廢的，由品控部負(fù)責(zé)收回并留存，審核后并負(fù)責(zé)在固定處保存2年，并填寫作廢文件留存清單。8.7 作廢的文件需要銷毀的，應(yīng)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)向總經(jīng)理申請(qǐng)銷毀，并填寫文件銷毀登記表。9 文件的借閱與復(fù)制質(zhì)量管理體系文件原則上不允許公司外部人員借閱與復(fù)制，特殊情況經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，填好文件借閱復(fù)制記錄表留檔備查。10 外來(lái)文件外來(lái)文件需填寫外來(lái)文件清單，應(yīng)該包括文件編號(hào)、文件名稱、接收部門、份數(shù)、簽收人，并注明受控狀態(tài)。11 質(zhì)量管理體系文件的控制規(guī)定11.1 質(zhì)

9、量管理體系文件應(yīng)確保其合法性和有效性，文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)；11.2 文件的編制符合有關(guān)法律、法規(guī)及行政規(guī)章；11.3 必要時(shí)需要對(duì)文件進(jìn)行修訂；11.4 各類文件應(yīng)標(biāo)明其類別編碼，并明確其使用范圍11.5 對(duì)記錄文件的控制，應(yīng)確保其完整、準(zhǔn)確、有效。12 記錄類文件保存期限12.1 保存期限劃分公司記錄類文件保存期限分為視情況立即作廢，短期保存（5年）、長(zhǎng)期保存（15年）、永久保存。12.2 保存期限劃分規(guī)則（1） 各部門依質(zhì)量記錄保存期保存，超過(guò)期限的由各部門整理、編制目錄后交品控部休存或銷毀。（2） 對(duì)于管理制度類，由于換版或修訂或儀器、則原版文件按視情況立即作廢處理；設(shè)備的作廢，則該設(shè)備的操作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程、該具體設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、清潔等記錄按視情況立即作廢處理；對(duì)于員工健康個(gè)人檔案等記錄類文件，員工正式離職后，按視情況作廢文件處理。（3）對(duì)于涉及產(chǎn)品的一般物料采購(gòu)、批生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)記錄、檢查記錄、投訴記錄一般按照短期保存，保存年限過(guò)期后，按作廢文件處理、留存2年，最終由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)銷