進(jìn)出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度(一)

1、Word 文檔僅供參考進(jìn)出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度(一 )(第一部分 )預(yù)備工作營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需預(yù)備(counter sample) 或報(bào)價(jià)、確認(rèn)樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料，應(yīng)馬上預(yù)備齊全，如有咨詢題別能解決，應(yīng)馬上向主管經(jīng)理請示怎么處理。2.營業(yè)助理需預(yù)備客戶所欲購項(xiàng)目的最新報(bào)價(jià)，以滿腳客戶再訂購的需要。3.營業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店房間， 并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，別可有誤。4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥o(hù)ol(outst

2、anding order list)。5.如需采購部有關(guān)科長配合預(yù)備工作者，營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期?？蛻舢?dāng)日工作1 如需到機(jī)場迎接，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機(jī)事宜，并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時(shí)與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時(shí)刻。必須提前 5 分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客人接來公司。2 如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。3 如客戶需要遨游名勝古跡，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程?？蛻魜砉井?dāng)日1.赴機(jī)場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員預(yù)備。3.如需采購

3、部有關(guān)科長備詢時(shí)，營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。客戶接洽業(yè)務(wù)1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶選擇樣品。2.經(jīng)客戶選擇的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)馬上記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù)、最近工廠價(jià)格。如有必要，可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶系以cf 或 cif 條件采購者， 應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi)， 如該產(chǎn)品客戶前曾購買者， 則應(yīng)記錄前次廠價(jià)與賣價(jià)。3.與客戶洽談中，對報(bào)價(jià)及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄，必要時(shí)畫上該產(chǎn)品草圖。4.如客戶當(dāng)日未能決定采購，須待數(shù)日洽談時(shí)，營業(yè)助理應(yīng)將所選擇出來的樣品，留條叮囑樣品室有關(guān)人

4、員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時(shí)重復(fù)選擇。 (保留期限別得超過一星期 )。5.如客戶別予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應(yīng)馬上叮囑樣品室有關(guān)人員歸還原處。6.客戶如有任何詢咨詢應(yīng)即查核答復(fù)，如別能即時(shí)答復(fù)，也應(yīng)向客戶說明原因并告以何時(shí)答復(fù)。7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成。整理 o/c 或報(bào)價(jià)單1.應(yīng)客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報(bào)價(jià)單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限期內(nèi)將o/c 單項(xiàng)總價(jià)及全部總價(jià)底稿整理妥當(dāng)，呈主管經(jīng)理核閱后，按o/c 所需份數(shù)多加二份。如系cf 或 cif 時(shí)

5、， o/c 上Word 文檔僅供參考Word 文檔僅供參考之材數(shù)別予打出。3.營業(yè)助理，應(yīng)馬上核對 o/c 是否與底稿相符，如有錯(cuò)誤即自行修改真的無誤，然后抽出一份 o/c 請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。4.所有寄境外信件， o/c 或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出， 但報(bào)關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對單價(jià)數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。開境內(nèi)訂單時(shí)營業(yè)助理應(yīng)時(shí)常查核自存之 o/c ，并盡快請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔 o/c 及資料卡或 price list 上注明承制工廠、廠價(jià)、境內(nèi)訂單號碼及日

6、期。1.訂單上嘜頭可采納下列方式：(1)刻章。(2)打字。(3)由營業(yè)助理書寫清晰。2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時(shí)，即發(fā)出" 訂單更改通知" ，并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠，則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明" 本訂單系原訂單××號重開，原訂單作廢" ，并于存檔o/c 聯(lián)及資料卡或price list 上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價(jià)格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對別可注明該訂單系重開，并馬上將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝押助理。4.原境內(nèi)訂單如系改開別家工廠時(shí)，須用特別編號，舉例如下：kr-1021 ( 此為改開訂單號碼)k-1021 (此為原訂單號碼)5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應(yīng)于訂單上特別注明，告知工廠。6.如系紡織品的訂單，亦應(yīng)于訂單上注明需辦quota 才可出口。7.印刷品清款時(shí)，務(wù)必附上樣品才可付款。8.訂單一具item 在 us$5000 以上，營業(yè)部科長在時(shí)一定要讓科長簽字，才干寄出，如科長別在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定