供應(yīng)部管理制度

1、 供應(yīng)部管理制度目錄簡介-03供應(yīng)部崗位職責-04供應(yīng)部員工工作職責 -05供應(yīng)部人員工作標準-07供應(yīng)部工作流程-08采購方式確定依據(jù)-09關(guān)于供應(yīng)商的管理-10關(guān)于采購價格管理 -11關(guān)于采購品質(zhì)管理-12關(guān)于倉儲管理的規(guī)定-12 簡介供應(yīng)部管理體系：公司設(shè)立供應(yīng)部，具體負責公司各物料需求部門的集中專門的采購工作。供應(yīng)部設(shè)立供應(yīng)部主任，主持物料采購和倉儲物流工作，部門設(shè)置了大宗原料采購、設(shè)備和輔材采購、倉儲管理、物流管理等崗位人員的組織體系。為規(guī)范公司的采購行為兼顧質(zhì)量與成本，在保證為公司各生產(chǎn)單位正常運行的情況下，提高采購質(zhì)量降低采購成本，配合公司預(yù)算制度的推行提高對供應(yīng)商的談判能力以獲

2、得較優(yōu)性價比的采購物料特制定本規(guī)定。一 供應(yīng)部崗位職責直接上級：總經(jīng)理； 部門性質(zhì)：負責采購生產(chǎn)所需物資采購、倉儲管理、物流發(fā)貨工作； 管理權(quán)限：受總經(jīng)理委托，行使對采購、倉儲物流的管理權(quán)限，并承擔執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務(wù)； 管理職能：合理地組織采購，并及時供應(yīng)生產(chǎn)所需的物資； 供應(yīng)部職責：1.制訂本部的工作計劃和目標； 2.了解市場上公司所需采購的物資、備品的變化的情況； 3.調(diào)查研究本行業(yè)采購物資、備品的規(guī)律； 4.了解原料、物資需求及消耗情況，落實采購計劃執(zhí)行情況。合理調(diào)配采購進度，控制原料積壓的資金風險；5.監(jiān)督執(zhí)行招投標工作流程，嚴格控制物資的比價采購和招標采購工作

3、程序；6.控制資金按合同進度支付，防范業(yè)務(wù)風險。7對主要供應(yīng)商進行等級、品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)、信用等能力的評估； 9.檢查、考核、評比采購人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力；10.建立物資進、存、發(fā)放臺賬，做好賬務(wù)管理工作；11建立定期盤庫制度，物資庫存報表制度；12.落實倉庫管理安全職責，按規(guī)定進行考核；13.制定公司物流物流管理制度和工作標準14.對物流運費進行招標比價，做好客戶的發(fā)貨服務(wù)工作。10.完成臨時交辦的其他事項。二 供應(yīng)部員工工作職責一、采購人員工作職責直接上級：供應(yīng)部主任負責對象：物資的采購、供應(yīng)工作目標：要求將公司所需保質(zhì)、保量安全及時的送到公司職責與責任：一：服從分配聽從指揮，

4、并嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度和有關(guān)規(guī)定；二：熱愛本職工作，注意市場信息的積累，熟悉市場行情，努力降低采購成本；三：采購必須憑采購計劃進行，采購計劃按OA流程簽批后生效；四：采購工作要細、采購要精、行動要快、質(zhì)量要高；五：采購員做好審核供貨合同簽訂過程的合理性、合法性，維護公司經(jīng)濟利益不受損失；六：采購員負責對所采購物資、材料的數(shù)量、質(zhì)量的核對工作；七：嚴把質(zhì)量關(guān)、價格關(guān)不采購假冒偽劣不符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品，及時做好入庫工作；八：負責保存采購工作的必要原始記錄做好統(tǒng)計定期上報；九：完成上級交辦的其他工作。二、倉儲物流人員工作職責直接上級：供應(yīng)部主任負責對象：物資的倉儲、發(fā)貨運輸工作目標：物資安全、

5、整潔、高效儲存，物流發(fā)貨及時職責與責任：一、按照企業(yè)倉庫存放品的物理性質(zhì)合理設(shè)計存放區(qū)域，根據(jù)存放品的物料特性設(shè)計合理的擺放地點、擺放位置和擺放規(guī)則，確保庫容得到最大化利用。二、負責貨物出、入庫驗收手續(xù);三、建立物資進、存、發(fā)放臺賬，做好賬務(wù)管理工作；四、定期盤庫，定期向財務(wù)部等相關(guān)部門提交庫存盤點數(shù)據(jù)；每日提供準確的物資庫存量數(shù)據(jù)、庫存日報表、發(fā)貨明細表等；五、嚴把出入庫物資的質(zhì)量，對不合格物資拒絕接收。六、按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定，落實安全防范措施，做好防火、防盜、防澇工作；每天做好倉庫的衛(wèi)生清潔工作，保證庫內(nèi)清潔、整齊。七、執(zhí)行公司物流物流管理制度和工作標準，制定月度物流工作計劃；八、組織運輸價

6、格招標工作；三 部門各崗位工作標準一、供應(yīng)部主任崗位工作標準 1.工作積極主動，認真負責，恪守職責。 2.工作作風硬朗，實事求是，不卑不亢。 3.誠實守信，務(wù)實求新。 4.加強物料需求計劃，合理儲備，保證生產(chǎn)正常進行。 5.加速庫存周轉(zhuǎn)率，降低成本。 6.及時上報各類報表，數(shù)據(jù)準確，信息流通。 7.加強部門安全教育，預(yù)控風險，確保無事故發(fā)生。 8.強化部門5S管理意識，加強制度建設(shè)。 9.嚴格執(zhí)行公司決議，不越權(quán)處理相關(guān)事務(wù)。二、供應(yīng)部職工崗位工作標準1.服從直接上級領(lǐng)導，積極配合主管做好管理工作。2.認真負責，誠實守信。3恪守職責，一絲不茍。4.嚴格按手續(xù)辦事，無手續(xù)或手續(xù)不全一律拒絕出入庫

7、。5.賬目清楚，標識齊全。6.隨時掌握庫存動態(tài)，及時提供各類庫存信息。7.按5S標準做好分管工作。四 供應(yīng)部工作流程1.供應(yīng)部主程序：請購-入庫-保管-出庫（發(fā)貨）-盤點2.供應(yīng)部根據(jù)庫存情況及生產(chǎn)需求計劃制定采購計劃，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核及總經(jīng)理批準后進行采購。3.供應(yīng)部根據(jù)采購計劃及到貨入庫清單核對采購物資數(shù)量、品種、規(guī)格確保無差錯，由質(zhì)量檢驗員驗證后入庫。制劑產(chǎn)品與包裝車間交接，經(jīng)質(zhì)檢合格后入庫并登記入賬。4.對入庫物資進行分類存放，堆碼整齊并懸掛標志牌，同時要定期巡視保養(yǎng)清潔。5 .原材料按采購計劃憑領(lǐng)用單出庫，制劑產(chǎn)品按銷售出庫單發(fā)貨。6.定期、不定期對庫存物資盤點和檢查 ，與賬面數(shù)量相對

8、，發(fā)現(xiàn)異常查明原因上報處理。并做好盤點報表報財務(wù)部門。五 采購方式確定依據(jù)采購部根據(jù)下列五項原則確定最有利的采購方式： 適質(zhì)、適量、適價、適時、適地1采購方式物料采購方式一般有下列幾種：（1）集中計劃招標采購 日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的大宗原材料、包材、設(shè)備及配件價值3萬元以上的以及服務(wù)類項目價值3萬元以上的實行招標采購。具體參照山東大成生物化工有限公司建設(shè)項目招標投標管理辦法。（2）合約采購經(jīng)常使用之大宗物料，供應(yīng)部應(yīng)按規(guī)定選定戰(zhàn)略合作供應(yīng)商，議定供應(yīng)價格及交易條件，辦理合約采購，以確保物料供應(yīng)來源，簡化采購作業(yè)。采購方法同上，依定時或定量之方式進行采購。（3）一般采購除（1）（2）之外的物料，采購

9、部依采購計劃辦理詢價，比價采購。2其他注意事項（1）專業(yè)材料、用品或項目，采購部應(yīng)會同使用部門和專業(yè)職能共同詢價與議價。（2）供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與采購計劃規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購部應(yīng)送使用部門確認后方可議價。（3）詢價的供應(yīng)商應(yīng)屬合格供應(yīng)商或符合公司供應(yīng)商評價制度的供應(yīng)商。 六 供應(yīng)商管理1.目的:對采購進行控制和管理，確保采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的要求。2.適用范圍：適用于對合格供方的選擇、評價和復審。3.對供應(yīng)商的評價和選擇3.1 評價內(nèi)容 業(yè)績評定-由供應(yīng)部根據(jù)近年來供方供貨業(yè)績填寫“供方評價表” 書面調(diào)查-要求供方填寫“供方調(diào)查表”，對已通過質(zhì)量認證的供方索取認證證書復印件。 樣品檢

10、驗-由質(zhì)量管理部抽取有代表性的樣品進行檢驗，做出合格、不合格的評價。 現(xiàn)場調(diào)查-由供應(yīng)部組織有關(guān)部門到供方現(xiàn)場調(diào)查。 評價試驗、工業(yè)試驗。 借鑒其他單位使用經(jīng)驗。3.2 合格供方條件 產(chǎn)品符合規(guī)定要求，具備合法的生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)。 具備持續(xù)、穩(wěn)定的原料來源。 具有符合要求的質(zhì)量保證能力，檢驗?zāi)芰?；能?zhí)行本公司環(huán)境保護和職業(yè)健康安全管理方面的有關(guān)規(guī)定。 有良好的供應(yīng)業(yè)績。 價格合理。 服務(wù)優(yōu)良。3.3 對供應(yīng)商評價的實施由供應(yīng)部負責組織、整理材料，填寫供方評價表，組織生產(chǎn)管理部、質(zhì)量管理部、財務(wù)部對候選合格供方進行綜合評價，最終確定合格供方并會簽供方評價表。3.4 供應(yīng)商檔案管理供應(yīng)部建立合格供方檔

11、案，將合格供方名單、供方調(diào)查表、供方質(zhì)量承諾證明材料、進貨的檢驗報告單，質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全認證證書復印件等與供方有關(guān)的質(zhì)量記錄收集建檔。4.對合格供應(yīng)商的復審 由供應(yīng)部組織年底對供方進行業(yè)績評價，索要更新的資質(zhì)文件，對化工原料供方，其年供貨合格率低于90%的、且對最終產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境有重要影響的應(yīng)予以淘汰。對包裝材料供方，其年供貨合格率低于85%的應(yīng)予以淘汰。供應(yīng)部根據(jù)復審結(jié)果，發(fā)布新的合格供方名單。七 關(guān)于采購價格管理 為確保采購物料質(zhì)優(yōu)價廉，最大限度的降低采購成本，規(guī)范采購價格審核管理，各項原物料采購時，價格的審核、批準程序。價格審核規(guī)定1報價依據(jù)（1） 通用物料由技術(shù)部、質(zhì)監(jiān)部、生產(chǎn)

12、部等提供采購材料標準，作為供應(yīng)部成本分析的基礎(chǔ)，也作為供應(yīng)商報價的依據(jù)。（2） 非通用物料，一般由供應(yīng)商先提供樣品，供分管職能部門確認可用后，方予報價。2價格審核（1）供應(yīng)商接到采購標準后，于規(guī)定期限內(nèi)提出報價單。（2）采購部一般應(yīng)挑選三家以上供應(yīng)商詢價，以作招標、比價、議價依據(jù)。（3）采購人員在OA提出比價采購申請流程，由部門領(lǐng)導初審，報財務(wù)總監(jiān)審核，若通過報總經(jīng)理批準。（4）供應(yīng)部主任審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由主任親自與供應(yīng)商議價。（5）供應(yīng)部主任審核后價格，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。（6）比價采購申請經(jīng)核準后，供應(yīng)部采購并存檔

13、，發(fā)票結(jié)算時由財務(wù)部按原申請審核。八 關(guān)于采購品質(zhì)管理規(guī)范采購過程的品質(zhì)管理規(guī)定，使采購品質(zhì)管理有章可循。采購品質(zhì)管理規(guī)定1文件資料要求物料訂購前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在商務(wù)和技術(shù)合同內(nèi)予以明確規(guī)定：（1）訂購物料的規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。（2）產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。（3）各種檢驗規(guī)范、標準或適用規(guī)格。（4）所需產(chǎn)品認證要求或工廠質(zhì)量管理體系認證要求。2合格供應(yīng)商選擇物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準外，均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：（1）經(jīng)本公司調(diào)查，列入合格供應(yīng)商名單。（2）提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。（3）類似物料以往采購良好記錄。（4）同業(yè)中排名靠前者。九 倉儲

14、管理制度第一章  總則第一條  為使倉庫管理工作規(guī)范化，保證倉庫和庫存物資的安全完整，更好地為公司經(jīng)營管理服務(wù)，結(jié)合本公司的具體情況，特制訂本規(guī)定。第二條  倉庫管理工作的任務(wù)：（一） 根據(jù)本制度做好物資出庫和入庫工作，并使物資儲存、供應(yīng)、發(fā)貨各環(huán)節(jié)平衡銜接。（二） 做好物資的保管工作，據(jù)實登記倉庫實物帳，及時編報庫存報表，經(jīng)常清查、盤點庫存物資，做到帳、卡、物相符。（三） 積極開展廢舊物資的回收、整理、利用工作。協(xié)助做好積壓物資的處理工作。（四） 做好倉庫安全保衛(wèi)、防火及衛(wèi)生工作，確保倉庫和物資的安全，保持庫容整

15、潔。第三條  公司各部門所購一切物資材料，嚴格履行先入庫、后領(lǐng)用的規(guī)定，如屬直提使用部門或場所，亦必須事后及時補辦出、入庫手續(xù)。   第四條  本規(guī)定適用于公司所有庫管部門及庫管部門工作人員。第二章  入庫管理規(guī)定第五條  采購物資抵庫后，庫管員要按照已核準的“采購計劃”和“送貨單”仔細核對物資的品名、規(guī)格、型號、數(shù)量及外包裝是否完好無損。核對無誤后將到貨日期及實收數(shù)量填記于“采購計劃”，同時辦理入庫手續(xù)。第六條  如發(fā)現(xiàn)單貨不符、外包裝破損或其他質(zhì)量問題，要及時向上級反映，同時通知售后服務(wù)部門、采購部門

16、和廠家代表（如有），共同現(xiàn)場鑒定，必要時拍照記錄。原則上單貨不符的物資不得接受，如采購部門要收下該物資時，庫管員要告知上級，并于單據(jù)上注明實際收貨情況，并會簽采購部門。第七條  物資抵庫但庫管部門尚未收到“采購計劃”時，庫管員應(yīng)先咨詢采購部門，確認無誤后始得辦理入庫手續(xù)。第八條  發(fā)生退庫或退貨產(chǎn)品時要認真審核“退貨單”或有關(guān)憑證，核查批準手續(xù)是否齊全，認真記錄退庫或退貨產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量狀況。退庫或退貨產(chǎn)品要單獨存放，如可重新銷售應(yīng)優(yōu)先出庫。    對于使用單位退回的物資，庫管員要依據(jù)退庫原因，研判處理對策，如原因系由于供應(yīng)商所造成的，

17、要立即通知采購部門。第九條  入庫時要認真查抄入庫號碼，填寫入庫號碼單。每日業(yè)務(wù)結(jié)算，及時將入庫號碼單報至統(tǒng)計員處輸入計算機。第三章  出庫管理規(guī)定第十條  辦理出庫時要認真審核“出庫單”或“領(lǐng)用單”，核查出庫批準手續(xù)是否齊全，嚴格依據(jù)所列項目辦理出庫，并核簽有關(guān)單據(jù)。發(fā)現(xiàn)計算有誤時要立即通知開票人員更正后發(fā)貨。第十一條  發(fā)放物資時要堅持“推陳儲新、先進先出、按規(guī)定供應(yīng)、節(jié)約”的原則，發(fā)貨堅持一盤底、二核對、三發(fā)貨、四減數(shù)。同時堅持單貨不符不出庫、包裝破損不出庫、殘損變形不出庫。第十二條  出庫時要認真查抄出庫號碼，填寫出庫號碼單。

18、每日業(yè)務(wù)結(jié)算，及時將出庫號碼單報至統(tǒng)計員處輸入計算機。第四章  物資儲存保管規(guī)定第十三條  物資的儲存保管，原則上應(yīng)以物資的屬性、特點和用途規(guī)劃設(shè)置倉庫，并根據(jù)倉庫的條件考慮劃區(qū)分工，合理有效使用倉庫面積。    凡吞吐量大的落地堆放，周轉(zhuǎn)量小的用貨架存放。落地堆放以分類和規(guī)格的次序排列編號，上架的定位編號。第十四條  物資堆放的原則是：（一） 本著“安全可靠、作業(yè)方便、通風良好”的原則合理安排垛位和規(guī)定地距、墻距、垛距、頂距。（二） 按物資品種、規(guī)格、型號等結(jié)合倉庫條件分門別類進行堆放，要做到

19、過目見數(shù)、作業(yè)和盤點方便、貨號明顯、成行成列、文明整齊。第十五條  建立碼放位置圖、標記、物料卡并置于明顯位置。    物料卡上載明物資名稱、編號、規(guī)格、型號、產(chǎn)地或廠商、有效期限、儲備定額。第十六條  庫存物資在裝卸、搬運過程中要輕拿輕放，不可倒置，保證完好無損。第十七條  倉庫建立庫存數(shù)量帳，每日根據(jù)出入庫憑單及時登記核算，月終結(jié)帳和實盤完畢后與財務(wù)部門對帳。第十八條  經(jīng)常進行盤點，做到日清月結(jié)，按規(guī)定時間編報庫存日報和庫存月報。每月必須對庫存物資進行實物盤點一次，并填報庫存盤點表。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損或變質(zhì)

20、，必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，提出處理建議，呈報上級和有關(guān)部門，未經(jīng)批準不得擅自調(diào)帳。積極配合財務(wù)部做好全面盤點和抽點工作，定期與財務(wù)部門對帳，保證帳表、帳帳、帳物相符。第十九條  倉庫環(huán)境衛(wèi)生要每日清掃并作好保持工作，每次作業(yè)完畢要及時清理現(xiàn)場，保證庫容整潔。第二十條  做好各種防患工作，確保物資的安全保管。預(yù)防內(nèi)容包括：防火、防盜、防潮、防銹、防腐、防霉、防鼠、防蟲、防塵、防爆、防漏電。第二十一條  確實做好安全保衛(wèi)工作，嚴禁閑人進入庫區(qū)。建立和健全出入庫登記制度。第二十二條  確實做好防火安全工作，庫區(qū)內(nèi)嚴禁吸煙、攜入易燃易爆物品和明火作業(yè)。對庫區(qū)的電燈、電線、電閘、消防器具、設(shè)施要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)故障及時維修排除，不得擅自挪動或挪用消防器具。第五章  庫存控制與分析管理規(guī)定第二十三條  庫管部門要會同有關(guān)部門（財會、采購、銷售等）協(xié)商制訂合理采購批量和庫存安全量，降低存貨總成本，加速資金周轉(zhuǎn)，提高資金的使用效果。第二十四條  做好倉庫與采購、銷售環(huán)節(jié)的銜接工作，在保證經(jīng)營供應(yīng)、管理需要等合理儲備的前提下，力求減少庫存量。第二十五條  定期進行庫存物資結(jié)構(gòu)與周轉(zhuǎn)分析，及時上報預(yù)警信息，協(xié)助做好報損