訂單作業(yè)程序(QP-06)

1、 檔案名稱(chēng)訂單作業(yè)程序文件編號(hào)QP-06主辦單位業(yè)務(wù)部版本別A0頁(yè)碼Page 1 of 6發(fā)行日期:製 作:審 查:核 準(zhǔn): 文件名稱(chēng)訂單作業(yè)程序文件編號(hào)QP-06主辦單位業(yè)務(wù)部版 本 別A0頁(yè) 次Page 2of 6異動(dòng)日期修 訂 者版本文件異動(dòng)記錄2006-3-1毛定輝A0制定 文件名稱(chēng)訂單作業(yè)程序文件編號(hào)QP-06主辦單位業(yè)務(wù)部版 本 別A0頁(yè) 次Page 3of 61. 目的確?？蛻?hù)的訂單或排程都能有效地、確實(shí)地被執(zhí)行2. 適用範(fàn)圍本規(guī)定適用于本公司所有客戶(hù)的訂單或生産産品交貨排程3. 權(quán)責(zé)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)客戶(hù)訂單的接收、評(píng)審、修訂通知、出貨通知及相關(guān)事宜的處理4. 定義（無(wú)）5. 內(nèi)容5.

2、1. 産品要求的確認(rèn)及訂單的評(píng)審：5.1.1 業(yè)務(wù)部接收到客戶(hù)發(fā)來(lái)的交貨訂單後，依客戶(hù)訂單所需求産品的品名、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行訂單交期的審查。業(yè)務(wù)部人員接收到産品訂單後，轉(zhuǎn)換成內(nèi)部生産訂單依核準(zhǔn)權(quán)限呈請(qǐng)經(jīng)理級(jí)以上主管簽核後轉(zhuǎn)交資材部、研發(fā)部、品保部、生產(chǎn)部於生産訂單上進(jìn)行會(huì)簽。並由生管負(fù)責(zé)人對(duì)其訂單確認(rèn)交期，排出生産進(jìn)度。以利業(yè)務(wù)部據(jù)此回復(fù)客戶(hù)交期。5.1.2 業(yè)務(wù)人員每月定期或不定期跟客戶(hù)溝通，瞭解客戶(hù)對(duì)産品的持續(xù)需求量，開(kāi)立生産訂單交生管作業(yè)，資材單位依生産訂單作備料工作。5.1.3 當(dāng)接獲客戶(hù)口頭、電訂訂單時(shí)，由業(yè)務(wù)知會(huì)客戶(hù)，請(qǐng)客戶(hù)于48小時(shí)內(nèi)回復(fù)正式書(shū)面訂單。5.2. 訂單的執(zhí)行：資材部

3、接收到訂單後，依據(jù)生産管理作業(yè)程序及時(shí)安排備料和生産。5.3. 訂單的修改：業(yè)務(wù)部人員應(yīng)時(shí)時(shí)註意“生産進(jìn)度控制”以了解客戶(hù)訂單之生産進(jìn)度，遇有進(jìn)度落後造成交期延誤時(shí)應(yīng)設(shè)法了解原因，採(cǎi)取必要補(bǔ)救，交期延誤無(wú)法避免時(shí)，資材部人員務(wù)必及時(shí)通知業(yè)務(wù)部，然后由業(yè)務(wù)部人員與客戶(hù)協(xié)商調(diào)整。5.3.1 交期或數(shù)量的變更：業(yè)務(wù)部通過(guò)確認(rèn)後以更改過(guò)的生產(chǎn)訂單通知資材部。並將更改過(guò)的確切訂單發(fā)至資材部及相關(guān)部門(mén)。資材部對(duì)變更內(nèi)容進(jìn) 文件名稱(chēng)訂單作業(yè)程序文件編號(hào)QP-06主辦單位業(yè)務(wù)部版 本 別A0頁(yè) 次Page 4 of 6行評(píng)審，並在變更過(guò)的生產(chǎn)訂單簽名確認(rèn)，登記重排、或追加生産，業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客戶(hù)。5.3.2

4、暫停生産/開(kāi)放生産/直接生産/限量生産：業(yè)務(wù)部以聯(lián)絡(luò)單通知各相關(guān)部門(mén)並依此為據(jù)安排作業(yè)。5.3.3 取消訂單：客戶(hù)以書(shū)面形式或電話通知業(yè)務(wù)取消訂單，業(yè)務(wù)部要盡力向客戶(hù)爭(zhēng)取正常出貨，溝通無(wú)效狀態(tài)下，業(yè)務(wù)人員依聯(lián)絡(luò)單通知資材部：取消生産事宜，如已屬在生産過(guò)程中再停産，統(tǒng)計(jì)一切損失交業(yè)務(wù)部由業(yè)務(wù)人員與客戶(hù)接洽處理。5.3.4 因特殊因素?zé)o法完成生産計(jì)劃，提出修改訂單合約時(shí)，由業(yè)務(wù)人員與客戶(hù)協(xié)調(diào)相關(guān)事宜，如是否可更改交期等，同時(shí)業(yè)務(wù)人員要時(shí)刻跟進(jìn)生産進(jìn)度，不斷與資材部確認(rèn)交期，以“品質(zhì)第一，顧客至上”為工作理念，直到給客戶(hù)一個(gè)滿意的答復(fù)。5.4. 出貨：5.4.1 生産過(guò)程中，業(yè)務(wù)人員隨時(shí)跟進(jìn)所負(fù)責(zé)訂

5、單産品的生産進(jìn)度，品保負(fù)責(zé)從進(jìn)料到成品的各個(gè)流程的品質(zhì)驗(yàn)收，業(yè)務(wù)依出貨通知單通知資材備貨。等資材部備貨完畢，由資材部相關(guān)人員電話通知品保部做出貨前的最後品檢動(dòng)作，進(jìn)行品檢合格之産品，由品保貼合格標(biāo)簽並交生產(chǎn)部入庫(kù)，同時(shí)通知資材部依據(jù)出貨通知單交貨排程，準(zhǔn)時(shí)安排出貨動(dòng)作。5.5. 出貨後退貨：當(dāng)客戶(hù)在出貨後要求退貨時(shí)，業(yè)務(wù)部人員必須負(fù)責(zé)及時(shí)與客戶(hù)接洽，確認(rèn)客戶(hù)退貨原因（屬品質(zhì)問(wèn)題請(qǐng)品保部處理），開(kāi)出【退回單】（一式四份），通知相關(guān)部門(mén)辦理退貨入庫(kù)。5.6. 出貨後的接續(xù)工作：文件名稱(chēng)訂單作業(yè)程序文件編號(hào)QP-06主辦單位業(yè)務(wù)部版 本 別A0頁(yè) 次Page 5of 65.6.1. 業(yè)務(wù)人員就每月3

6、0或31號(hào)相關(guān)客戶(hù)訂單已出貨狀況做一份 公司 月對(duì)帳請(qǐng)款明細(xì)確認(rèn)單，F(xiàn)AX給客戶(hù)核對(duì)確認(rèn)，做正式向客戶(hù)請(qǐng)款前的準(zhǔn)備工作。5.6.2. 財(cái)務(wù)部定期（每月31號(hào)）提供應(yīng)收帳款明細(xì)表，由業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)催客戶(hù)按協(xié)商條款盡快付清應(yīng)付貨款。當(dāng)客戶(hù)將款項(xiàng)滙入開(kāi)戶(hù)銀行，業(yè)務(wù)人員確認(rèn)後應(yīng)開(kāi)出繳款明細(xì)表（一式兩份）交財(cái)務(wù)部沖銷(xiāo)貨款處理（財(cái)務(wù)部會(huì)依此更新應(yīng)收帳款明細(xì)表並開(kāi)出新的應(yīng)收帳款明細(xì)表），表示貨款收到，全單交易就此結(jié)束。5.7. 售后服務(wù)：業(yè)務(wù)人員不定時(shí)拜訪客戶(hù)，以了解客戶(hù)對(duì)公司産品、公司服務(wù)等滿意程度，向公司反映情況，力求公司在不斷完善中求發(fā)展。6. 相關(guān)文件記錄：（附件提供表單參考）6.1. 客戶(hù)訂單6.2. 生產(chǎn)訂單6.3. 聯(lián)絡(luò)單6.4. 退貨單6.5. 公司 月對(duì)帳請(qǐng)款明細(xì)確認(rèn)單6.6 應(yīng)收帳款明細(xì)表（財(cái)務(wù)部發(fā)行）；6.7 繳款明細(xì)表；文件名稱(chēng)訂單作業(yè)程序文件編號(hào)QP-06主辦單位業(yè)務(wù)部版 本 別A0頁(yè) 次Page 6of 67. 業(yè)務(wù)部檔案記錄一覽表：序號(hào)文件名稱(chēng)核準(zhǔn)權(quán)限保存期限01生産訂單課長(zhǎng)級(jí)以上保存兩年02客戶(hù)訂單經(jīng)理級(jí)以上保存兩年03出貨通知單經(jīng)理級(jí)以上保存兩年04聯(lián)絡(luò)單課長(zhǎng)級(jí)以上保存兩年05退貨單課長(zhǎng)級(jí)以上保