i6進銷存管理實施手冊運行體系文件

1、i6/Intfii6/Intfi 進銷存管理系統(tǒng)進銷存管理系統(tǒng)實施手冊運作體系文件實施手冊運作體系文件文件編號：文件編號： NGNG i6/Inti/i6/Inti/進銷存進銷存 起草部門：起草部門： 客戶支持中心客戶支持中心 撰撰 稿稿 人：人： 發(fā)版日期：發(fā)版日期： 20022002 年年 1111 月月 3030 日日 版本標識：版本標識： 1.01.0 版版 杭州新中大軟件有限公司杭州新中大軟件有限公司保密文件保密文件 內部使用內部使用目目 錄錄第一部分第一部分 進銷存業(yè)務管理項目實施前準備進銷存業(yè)務管理項目實施前準備.2第二部分第二部分 進銷存業(yè)務管理項目需求調研進銷存業(yè)務管理項目需

2、求調研.6第三部分第三部分 解決方案設計解決方案設計.8第四部分第四部分 運行與維護運行與維護.10第五部分第五部分 項目驗收階段項目驗收階段.13第一部分第一部分 進銷存業(yè)務管理項目實施前準備進銷存業(yè)務管理項目實施前準備1 1目的目的1 11 1 確定項目的范圍、目標和方法。1 12 2 確定項目的工作計劃。1 13 3 進行項目的總動員及確定項目組織1 14 4 確定重要必備文檔。2 2工作程序工作程序2 21 1 確定項目的范圍、目標和方法： *項目的實施范圍：目標，里程碑，成功因素*項目的實施方法：管理，環(huán)境，其他業(yè)務需求*特別技術處理策略：重點的、關鍵的技術處理策略、*項目的實施政策

3、，風險和假設*驗收標準和需求改變管理2 22 2 確定項目的工作計劃： 統(tǒng)一規(guī)劃，模塊分步分階段實施2 23 3 項目實施前的動員和培訓231 管理層培訓班培訓對象：決策層、重要行政管理層培訓內容：項目的目的及意義、討論項目的階段計劃、項目需要的管理層相關配合工作、總體需求調研總體解決方案設計第一階段詳細方案設計第二階段詳細方案設計第*階段詳細方案設計第一階段模塊實施上線第一階段模塊并行運行第一階段模塊實施驗收第二階段模塊并行運行第二階段模塊實施驗收第二階段模塊實施上線第*階段模塊并行運行第*階段模塊實施驗收第*階段模塊實施與上線項目成員組需要的權力、項目成員組需要調用的資源培訓目標：確定項目

4、組織結構、項目成員組及其權力培訓流程：關鍵檢查點：項目實施組通知相關領導的簽收； 準備的培訓環(huán)境確認培訓紀要的相關與會領導確認232 項目實施組織項目實施組織機構確定項目組織的目的：建立一套完善的組織機構來領導與執(zhí)行項目的實施，確定組織結構及相應的職責，保證系統(tǒng)實施過程的順利高效進行。項目組織結構框架：根據項目實施和組織關系: 客戶方 新中大公司 項目實施和組織關系整合的項目實施組織機構：確定培訓目的進行培訓準備發(fā)放培訓通知培訓簽到培訓執(zhí)行培訓總結與紀要總經理（廠長）領導委員會項目負責人項目核心組項目職能組項目職能組項目職能組新中大經營主管新中大項目經理項目小組成員（高級顧問 技術支持 軟件產

5、品 客戶培訓）管理咨詢233 項目實施動員大會會議對象：項目實施的所有參與人員會議內容：項目的目的及意義、討論項目的階段計劃、項目需要的相關配合工作、項目成員組的權力、項目成員組需要調用的資源會議工作流程：關鍵檢查點：項目實施組通知相關領導的簽收； 準備的會議環(huán)境確認會議紀要的相關與會領導確認2 24 4 確定項目實施的階段計劃241 方法：必須完成什么？（What） 項目參與成員?（Who） 執(zhí)行方式？（How）期限？（When） 所需要的成本？（How much） 所需要的資源？242 階段：初步確定項目實施階段，可以按照 WBS：Work Breakdown Structure 等方法進

6、行階段工作主題具體內容第一階段第二階段第三階段243 項目實施計劃甘特圖：可以采用 MS Project 等工具編制項目實施進度控制表，標確定會議目的進行會議準備發(fā)放會議通知會議簽到會議執(zhí)行會議紀要項目實施領導委員會項目實施核心小組長高級管理咨詢小組新中大項目實施小組外部管理實施咨詢各管理職能實施組軟硬技術實施職能組數(shù)據處理實施職能組教育與培訓職能組各實施項目小組明項目進度的時間、進度、里程碑等內容，如：階段標志階段標志第 1 段第 2 段第 3 段第 4 段第 5 段第 6 段第 7 段第 8 段第 9 段第 10段項目準備項目調研項目規(guī)劃基 礎 培 訓基礎數(shù)據組織初始數(shù)據驗收操 作 培 訓

7、項目上線軟件正式上線并 行 階 段報 表 出 具項目驗收3 3控制表單控制表單i6_intfi_00_01001：i6_intfi_00_01002：i6_intfi_00_01003：i6_intfi_00_01004：i6_intfi_00_01005：i6_intfi_00_01006：i6_intfi_00_01007：i6_intfi_00_01008：i6_intfi_00_01009：第二部分第二部分 進銷存業(yè)務管理項目需求調研進銷存業(yè)務管理項目需求調研1 1目的目的1 11 1 確定階段調研內容1 12 2 克服調研障礙、獲得充分調研1 13 3 確定業(yè)務現(xiàn)狀與期望報告2 2工

8、作程序工作程序2 21 1 調研的內容2 21 1 .1.1 公司（集團）組織結構組織結構調研 內容：描述公司（集團）的組織構成，包括分子公司、部門隸屬關系 工具：畫出公司（集團）樹狀組織結構圖 方法：請對方出示、協(xié)助分析2 21 12 2 公司（集團）資本結構資本結構調研 內容：描述公司（集團）的內外資本投資結構關系工具：畫出公司（集團）樹狀資本結構圖 方法：請對方出示、協(xié)助分析2 21 13 3 公司（集團）信息化環(huán)境信息化環(huán)境調研 內容：描述公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)軟硬件環(huán)境與計劃采用的新環(huán)境工具：記錄到相應的調研清單列表中 方法：請對方出示、協(xié)助分析2 21 14 4 公司（集團）全面進銷存

9、業(yè)務管理政策與組織信息方式全面進銷存業(yè)務管理政策與組織信息方式調研 內容：描述公司采用的進銷存制度，以及需要綜合提供與分類提供的相關信息工具：記錄到相應的調研清單列表中 方法：請對方出示、協(xié)助分析2 21 15 5 公司（集團）進銷存業(yè)務管理機構組織進銷存業(yè)務管理機構組織調研 內容：描述公司（集團）進銷存業(yè)務管理部門內部的組織結構關系工具：畫出公司（集團）進銷存業(yè)務管理部門的樹狀組織結構圖 方法：請對方出示、協(xié)助分析2 21 16 6 公司（集團）進銷存業(yè)務管理機構業(yè)務流程業(yè)務流程調研 內容：描述公司（集團）進銷存業(yè)務管理部門的業(yè)務處理與單據傳遞流程工具：畫出公司（集團）進銷存業(yè)務管理工作業(yè)務

10、流程圖 方法：請對方出示、協(xié)助分析2 22 2 調研的技巧2 22 21 1 采用關鍵崗位問答調研表 技巧：盡可能采用選擇與判斷方式盡可能降低客戶對問題的分析難度在確定性較差時采用多崗位調研，再經過討論等進行統(tǒng)一可以采用個別座談會方式進行2 22 22 2 采用問題討論會2 23 3 修改并確定業(yè)務現(xiàn)狀與期望報告 根據各種調研表單匯總產生調研情況匯總報告，以確定項目的實施方案：包括業(yè)務流程重組方案、網絡與系統(tǒng)集成方案、軟件實現(xiàn)方案、操作培訓方案、系統(tǒng)安全與維護管理方案等。3 3控制表單控制表單表單：i6_intfi_02_00001、i6_intfi_02_00002、i6_intfi_02_

11、00003、i6_intfi_02_00004、i6_intfi_02_00005、i6_intfi_02_00006、 i6_intfi_02_00007、 i6_intfi_02_00008、 i6_intfi_02_00009、 i6_intfi_02_00010、 i6_intfi_02_00011、 i6_intfi_02_00012、 方法培訓討論引導建議方案確定方案第三部分第三部分 解決方案設計解決方案設計1 1目的目的1 11 1 研究客戶需求的應用實現(xiàn)可能1 12 2 把系統(tǒng)應用各方面實現(xiàn)的最佳方法集合編制成書面的實現(xiàn)方案1 13 3 最終使項目的應用實現(xiàn)完全可控2 2工作程

12、序工作程序2.12.1 客戶需求定義與企業(yè)建模要領客戶需求定義與企業(yè)建模要領2.1.12.1.1 客戶需求定義客戶需求定義的核心內容是流程定義、功能定義、數(shù)據定義流程定義、功能定義、數(shù)據定義。2.1.12.1.11 1 流程定義：流程定義：所謂流程定義就是要確定哪些業(yè)務流程、哪些流程環(huán)節(jié)需要計算機化。2.1.12.1.12 2 功能定義：功能定義：所謂功能定義就是要確定哪些部門、哪些崗位、哪些工作職責、哪些工作步驟需要計算機化。2.1.12.1.13 3 數(shù)據定義：數(shù)據定義：所謂數(shù)據定義就是要確定哪些業(yè)務單據需要計算機輸入、哪些業(yè)務報表需要計算機輸出，這其中包括了輸入輸出的詳細內容。2.1.1

13、2.1.1 企業(yè)建模要領企業(yè)建模要領企業(yè)管理模型體現(xiàn)為組織結構、業(yè)務流程、業(yè)務數(shù)據，相應的建?；顒臃Q之為組織建模、流程建模、數(shù)據建模。2 21 11 11 1 組織建模：組織建模：組織建模按部門、崗位、職責、工作步驟方式展開，其目的是描述員工的本職工作。2 21 11 12 2 流程建模：流程建模：業(yè)務流程描述了企業(yè)與客戶和供應商、企業(yè)內部部門之間、員工之間的業(yè)務往來情況以及員工本職工作進行的具體過程，包括了銷售流程、庫存管理流程、采購流程、報銷流程、付款流程。2 21 11 13 3 數(shù)據建模：數(shù)據建模：數(shù)據建模主要描述業(yè)務數(shù)據（單據與報表）的內容及其間的關系。2 22 2 根據客戶管理需求

14、確定業(yè)務流程重組方案業(yè)務流程重組方案2 22 2 .1.1 業(yè)務流程重組的依據：根據現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的質量要求（相關性、可靠性、實時性/集成性、安全性等） ，同時依據價值工程分析法，依據管理會計與財務會計全面整合的要求進行設計。2 22 2 .2.2 業(yè)務流程重組的內容：包括進銷存業(yè)務管理作業(yè)流程的重構，重新確定進銷存業(yè)務管理的必要崗位，根據崗位重新安排角色分工。2 23 3 根據客戶管理需求確定網絡與系統(tǒng)集成方案網絡與系統(tǒng)集成方案2 23 3 .1.1 網絡與系統(tǒng)集成方案設計的依據：數(shù)據存量大小、客戶端操作總數(shù)量與并發(fā)數(shù)量、客戶的網絡與數(shù)據安全要求、客戶的投資預期、客戶應用的業(yè)務需求2

15、23 3 .2.2 網絡與系統(tǒng)集成方案設計的內容：數(shù)據庫服務器設計、客戶端操作系統(tǒng)配置、網絡聯(lián)接方案設計、打印方案設計、網絡安全設計、數(shù)據安全與備份方案設計2 23 3 .3.3 網絡與系統(tǒng)集成方案設計的方法：綜合考慮客戶的各方面需求、提供各種需求的備選方案、與客戶一起座談與討論，最終確定全面解決方案的幾種備選方案，并由客戶自主選一確定2 24 4 根據客戶管理需求確定軟件實現(xiàn)方案軟件實現(xiàn)方案2 24 4 .1.1 軟件實現(xiàn)方案的內容：整理整理 原倉庫物料余額、庫位余額表、月末結存表、批號余額表、銷售產品價格列表、供應商報價、銷售計劃、采購計劃；提出提出 軟件應用基礎編碼方案、新舊產品大類對照

16、表、新舊物料對照表、新舊倉庫對照表、新舊庫位對照表、崗位操作手冊、特殊業(yè)務操作手冊2 24 4 .2.2 軟件實現(xiàn)方案的設計：根據對原有進銷存業(yè)務管理系統(tǒng)和管理層對進銷存業(yè)務管理信息系統(tǒng)期望的調研，明確進銷存業(yè)務管理的需求，分析軟件的對照實現(xiàn)辦法與備選方案，再經與項目實施小組、與管理層的討論，由管理層確定最終的實現(xiàn)方案；確定方案之前要求對所有方案全部在軟件中個別測試，并驗證通過。2 25 5 根據客戶管理需求確定培訓實施方案培訓實施方案2 25 5 .1.1 培訓實施方案的內容：計算機操作基礎培訓、軟件操作入門培訓、軟件操作提高與特殊業(yè)務培訓、進銷存業(yè)務管理領導培訓、系統(tǒng)管理員培訓。2 25

17、5 .2.2 培訓實施方案的設計：編制培訓計劃，包括確定培訓內容、培訓時間、培訓地點、培訓資料、培訓設備、培訓對象（參與人員） ；培訓應該隨著項目進度與時具進，可以采用甘特圖方式進行培訓項目進程控制。2 26 6 根據客戶管理需求確定系統(tǒng)管理與維護方案系統(tǒng)管理與維護方案2 26 6 .1.1 系統(tǒng)管理與維護方案的內容：主要是與客戶一起制定各種制度、職責與規(guī)范，按崗位分包括一般操作人員職責規(guī)范、系統(tǒng)管理員操作職責規(guī)范；按軟件操作級別業(yè)務操作職責規(guī)范、系統(tǒng)與網絡安全防范制度等。2 26 6 .2.2 系統(tǒng)管理與維護方案的設計：協(xié)助進銷存業(yè)務管理與信息系統(tǒng)管理的主管部門、討論會等方式，新中大提供參考

18、資料，一般由客戶方負責確定起草人，形成討論稿，最終經會議或主要負責人討論確定。3 3控制表單控制表單表單：培訓i6_intfi_01_00001、i6_intfi_01_00002、i6_intfi_01_00003i6_intfi_01_00004、第四部分第四部分 運行與維護運行與維護1 1目的目的1 11 1 明確工作目標與階段可控1 12 2 工作內容明確與責任落實1 13 3 問題便于追索與可控2 2工作程序工作程序2 21 1 基礎培訓階段基礎培訓階段2 21 11 1 基礎培訓的內容：主要包括操作系統(tǒng)、字處理操作等的計算機基礎知識培訓；新中大軟件的基本概念、操作風格、軟件基本操作

19、流程等的基礎性培訓2 21 12 2 培訓的方式：建議采取集中培訓，找固定的電算化多媒體培訓教室進行，集中授課2 22 2 基礎數(shù)據建立階段基礎數(shù)據建立階段2 22 21 1 基礎數(shù)據建立內容：主要把軟件的基礎設置內容按管理的規(guī)劃要求實現(xiàn)，同時按規(guī)劃的要求對基礎編碼數(shù)據全部輸入軟件系統(tǒng)，并進行全面校驗與核對2 22 22 2 基礎數(shù)據建立的要求：全面嚴格地貫徹系統(tǒng)規(guī)劃的內容，并在實踐中對遇到的問題進行充分的研討與分析后找到合適的方法處理2 23 3 初始化完成確認階段初始化完成確認階段2 23 31 1 初始化完成確認的內容：包括基礎數(shù)據的編制規(guī)范、內容的全面性與完整性，編碼方案包括地區(qū)、部門

20、、產品大類、客戶類型、供應商類型；編碼規(guī)則包括部門編碼、人員編碼、往來單位（內部組織、供應商編碼、客戶編碼）編碼、產品大類編碼、物料主文件編碼、地區(qū)編碼、倉庫編碼、庫位編碼、國家編碼、省轄市編碼、市編碼等；將確定編碼方案及編碼規(guī)則所有基礎數(shù)據錄入到基礎數(shù)據 ；還包括其它的一些基礎數(shù)據如計量單位、質量等級、結算方式等；庫存管理初始化的正確性與完整性；具體庫存初始化包括倉庫設置、庫位設置、庫存選項設置、物料初始、倉庫初始、庫位初始、批號初始、跌價準備等；庫存基礎數(shù)據還包括銷售管理初始化的正確性與完整性；具體銷售初始化包括：銷售選項設置、產品價格初始、客戶產品折率初始、地區(qū)產品扣率初始等，銷售的基礎

21、數(shù)據還包括銷售發(fā)票類型設置、銷售憑證模板設置、客戶類型設置、費用項目設置、退貨原因設置等；采購管理初始化的正確性與完整性；具體采購初始化包括采購選項設置、供應商（某物料）報價；采購的基礎數(shù)據還包括采購退貨原因、供應商類型、采購發(fā)票類型、采購憑證模板設置。2 23 32 2 初始化完成確認的方法：對所有完成的初始數(shù)據首先打印成紙質材料，采用交叉檢驗法，進行全面的勾對校驗；對檢驗的內容不正確部分進行修正，對疑問部分再行討論，尋求合理的解決途徑；最終需要客戶方對打印成紙質材料進行簽字確認2 24 4 日常操作培訓日常操作培訓2 21 11 1 日常操作培訓的內容：按崗位編寫具體業(yè)務的操作手冊，然后對

22、操作人員按崗位進行培訓組織與實施2 21 12 2 培訓的方式：建議采取分崗位集中培訓，找固定的電算化多媒體培訓教室進行，集中授課，根據公司業(yè)務實踐進行練習，進行集中指導2 25 5 運行過程中問題反饋與處理運行過程中問題反饋與處理2 25 51 1 運行過程中的問題：包括原先規(guī)劃沒有預見的管理需求與業(yè)務處理辦法；客戶對原來確認的管理需求突然要求項目組對實現(xiàn)方法進行重大變更；軟件中存在的功能不足、不穩(wěn)定或錯誤等等。2 25 52 2 運行過程中軟件問題的反饋：對于軟件問題，應盡快尋找變通解決辦法，同時盡快與當?shù)胤种C構服務部聯(lián)系，確認是否為軟件問題，確認為軟件問題后，按 ISO9000 體系的

23、要求及時反饋給客戶支持中心，對特別重大問題，可以提交比較詳細的問題報告直接傳遞到客戶支持中心經理或產品經理，以獲得最快的解決辦法。2 25 53 3 運行過程中管理需求調整的處理：包括原有設計中沒有充分的考慮或者客戶需求突然變化（有充分理由） ；首先尋找軟件層的解決辦法，進行處理；如果通過軟件上的操作處理還沒有找到處理辦法,考慮是否可以暫時采取數(shù)據庫中對數(shù)據調整進行解決。2 26 6 上線完成上線完成2 26 61 1：上線完成檢驗的標準：對于進銷存業(yè)務管理主要是第一個月的運行結果主要是報表能夠順利提供2 26 62 2：上線完成檢驗的方法：能夠及時提供各種進銷存業(yè)務報表，并且把進銷存業(yè)務報表與手工報表進行對比，檢查數(shù)據的一致性。2 26 63 3：上線完成總結報告